Menu Dossiers RH Dans Le Module Dossiers RH
Dernière création le 04 juillet 2023
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L’écran HR Records est utilisé pour créer et gérer les données d’informations sur les employés de l’entreprise. Si le candidat réussit l’entretien et est transféré, les informations du candidat sont également stockées sur cet écran et considérées comme un employé officiel de l’entreprise.

1. Membre du personnel

1.1. Nouvelle équipe

• Étape 1 : Sélectionnez le menu Dossiers RH -> Nouveau membre du personnel
• Étape 2 : Le système affichera l’écran Informations sur l’employé avec deux onglets Profil et Informations associées -> Procédez à la saisie des données nécessaires -> Cliquez ensuite sur Enregistrer pour enregistrer l’opération ou sélectionnez Fermer pour fermer l’écran et annuler la dernière action.

1.2. Afficher des informations sur le personnel

Sélectionnez la ligne de données correspondante pour afficher les informations -> Sélectionnez Afficher

1.3. Modifier le personnel

Remarque : Lorsque les employés se connectent au système avec leur propre compte, ils peuvent également modifier les informations de leur profil. Les données modifiées avec succès seront affichées de manière synchrone avec l’écran du profil du personnel de l’employé correspondant lorsque l’administrateur consultera les informations.

Sélectionnez la ligne de données correspondante pour modifier les informations -> Sélectionnez Modifier

1.4. Supprimer le personnel

Méthode 1 : Sélectionnez la ligne de données correspondante à supprimer -> Sélectionnez Supprimer

• Remarque : Il n’est pas recommandé de supprimer les employés qui ont d’autres données contraignantes pour éviter que les tâches assignées par les employés affectés ne soient pas consultées à nouveau sur les écrans pour obtenir les données des écrans des employés. Seuls les employés nouvellement créés sans données contraignantes doivent être supprimés

Méthode 2 : supprimer beaucoup de données

• Étape 1 : A l’écran -> Procéder à la sélection des données à supprimer -> Sélectionner la fonction Actions groupées
• Remarque : Il n’est pas recommandé de supprimer les employés qui ont d’autres données contraignantes pour éviter que les tâches assignées par les employés affectés ne soient pas consultées à nouveau sur les écrans pour obtenir les données des écrans des employés. Seuls les employés nouvellement créés sans données contraignantes doivent être supprimés
• Étape 2 : Le système affiche l’écran d’action groupée -> Si vous êtes sûr de supprimer toutes les données sélectionnées, sélectionnez Supprimer en masse -> Sélectionnez ensuite Confirmer.
• Étape 3 : Le système affichera un message de confirmation. Lorsque vous êtes sûr de vouloir supprimer la ligne de données, sélectionnez OK ou sélectionnez Annuler pour annuler l’opération.

Méthode 3 : supprimer toutes les données

• Étape 1 : Sur l’écran HR Records -> Procédez pour choisir d’afficher toutes les données
• Étape 2 : Cochez la case en haut -> Sélectionnez la fonction Actions groupées
• Étape 3 : Le système affiche l’écran d’action groupée -> Si vous êtes sûr de supprimer toutes les données sélectionnées, sélectionnez Supprimer en masse -> Sélectionnez ensuite Confirmer.
• Étape 4 : Le système affichera un message de confirmation. Lorsque vous êtes sûr de vouloir supprimer la ligne de données, sélectionnez OK ou sélectionnez Annuler pour annuler l’opération.

1. Importer depuis Excel

• Étape 1 : Accédez au menu Enregistrements RH -> Sélectionnez Importer depuis Excel
• Étape 2 : Le système affichera un écran pour importer du personnel -> Sélectionnez Créer un fichier d’échantillon -> Sélectionnez la fonction pour télécharger le fichier Excel sur l’ordinateur -> Procédez à l’importation des données requises -> Téléchargez le fichier sur le système (2 ) -> Sélectionnez Importer (3). Si le fichier contient des erreurs, passez à l’étape 3

*Note:

o Les champs Prénom, Nom, Email, Statut, Poste sont des champs obligatoires et ne peuvent pas être laissés vides.

o Seules les colonnes orange et bleue sont autorisées à saisir et modifier des données

o Il n’est pas permis de saisir ou de modifier les colonnes rouges

o La colonne Sexe ne peut saisir que des valeurs masculines ou féminines.

o Entrez la colonne Anniversaire au format « aaaa-mm-jj »

o La colonne Statut peut saisir la valeur Travail ou congé maternité ou inactivité

o La colonne Workplace obtient sa valeur à partir de l’écran Workplace dans le menu Paramètres

o La colonne du responsable direct peut obtenir les données du champ Code du personnel dans le menu Dossiers RH.

o La colonne Nom du rôle peut être obtenue à partir de l’écran Rôles du module de configuration.

o Si vous n’entrez pas de mot de passe, le système utilisera automatiquement le mot de passe par défaut lors de la connexion pour les employés, soit 123456.

• Étape 3 : Si le fichier contient une erreur, le système affichera un message -> Sélectionnez Télécharger le fichier d’erreur -> Effectuer la correction d’erreur -> Choisissez Fichier -> Importer

1. Personnel d’exportation

• Étape 1 : Allez dans le menu HR Records -> Cochez les employés qui doivent être exportés -> Sélectionnez la fonction Export Staffs
• Étape 2 : Le système affichera un message indiquant que les données ont été regroupées avec succès -> Sélectionnez la fonction Télécharger le personnel pour télécharger les données sur l’appareil.
• Remarque : les fichiers exportés peuvent être utilisés dans cette fonction pour modifier des informations et réimporter des données dans le système.

1. Graphique

Accédez au menu Enregistrements RH -> Sélectionnez le graphique

Le système affichera l’écran Tableau du personnel sous la forme d’une arborescence pour montrer quels employés appartiennent à qui dans le système. Le système affichera l’écran Tableau du personnel sous la forme d’une arborescence pour montrer quels employés appartiennent à qui dans le système.