L’intégration des e-mails de leads est une puissante fonctionnalité Djaboo qui vous permet d’intégrer des leads à partir de votre adresse e-mail. Vous pouvez configurer un redirecteur d’e-mails à partir de n’importe quel formulaire que vous utilisez et vous obtiendrez les prospects dans le CRM.

Éq. Vous utilisez 4 formulaires sur différents sites Web, que vous configurez dans vos redirecteurs cPanel lorsque vous recevez un e-mail de l’un de ces formulaires pour le transmettre aux e-mails des prospects que vous avez configurés dans Configuration -> Leads -> Intégration des e-mails .

Cette fonctionnalité est très sensible, alors assurez-vous de lire attentivement les explications.

Il est recommandé de commencer avec un nouvel e-mail de marque pour cette fonctionnalité qui sera utilisé uniquement pour le transfert d’intégration de prospects. Aucune réponse, rédaction d’e-mails à partir de ce compte de messagerie. En attendant, c’est votre responsabilité pour les résultats indésirables.

Accédez à Configuration-> Leads -> Email Integration .

Par défaut, cette fonctionnalité sera inactive. Lorsque vous configurez l’intégration de la messagerie, vous pouvez la définir sur active afin que le cron puisse traiter les e-mails s’il en est trouvé.

1. Serveur IMAP – Vos prospects envoient des e-mails au serveur IMAP.
2. Adresse e-mail (Connexion)
3. Mot de passe
4. Cryptage (SSL/TLS/Aucun cryptage)
5. Supprimer l’e-mail après l’importation –  Si vous cochez cette option, l’e-mail sera supprimé après une importation réussie.
6. Marquer automatiquement comme public – Marquer automatiquement ce prospect comme public, les prospects publics sont visibles par tous les membres du personnel.
7. Dossier – La valeur par défaut est INBOX – Si vous utilisez Gmail, vous ne pouvez pas passer à ex. Réseaux sociaux, forums, mise à jour, laissez-le à INBOX
8. Vérifier toutes les (minutes) – Le cron vérifiera les nouveaux e-mails toutes les X minutes que vous avez configurées ici. Il est recommandé que ce champ soit supérieur à 10 minutes. Ne modifiez pas trop la base de données.
9. Ne vérifier que les e-mails non ouverts – Par défaut, le cron ne vérifiera que les e-mails non ouverts. Après avoir vérifié l’e-mail, cet e-mail sera défini comme ouvert afin qu’il ne soit pas vérifié la prochaine fois.  Ceci est utilisé pour éviter de vérifier tous les e-mails encore et encore à chaque exécution cron. Exemple si vous avez 40 000 emails, le CRON sera très lent et vous ne serez pas satisfait des résultats. Dans ce cas, si ce champ est coché, tout fonctionnera correctement.
10. Source par défaut – Après l’importation du prospect, ajoutez la source . Ex. Intégration de la messagerie
11. Statut par défaut – Le statut par défaut à attribuer après l’importation
12. Responsable du nouveau prospect – attribue automatiquement la responsabilité de ce prospect.
    
13. Notifier lors de l’importation d’un prospect – Voulez-vous être averti lorsqu’un nouveau prospect est importé depuis l’intégration de messagerie
14. Avertir si le prospect envoie un e-mail plusieurs fois – Ceci est utilisé lorsqu’un prospect envoie un e-mail plusieurs fois. Ex. le prospect envoie un e-mail et est importé, puis envoie un autre e-mail, mais le prospect existe déjà dans la base de données. Ainsi, lorsque vous affichez ce prospect sur le côté droit, vous pouvez voir tous les e-mails de cet envoi de prospect. Si cette option est cochée et que le prospect envoie plusieurs e-mails, vous en serez informé.

 Si le lead a le statut CLIENT, rien ne se passera et aucun email ne sera enregistré dans la base de données.

• Notification –  Membres du personnel ayant un rôle ou membres du personnel spécifiques – Si vous ne sélectionnez aucun personnel ou rôle, personne ne sera averti, peu importe si les champs de notification ci-dessus sont cochés.

Les administrateurs ne seront pas avertis lorsqu’un prospect est importé depuis un e-mail s’il n’est pas coché.

Après avoir configuré, tous les champs ENREGISTREZ la configuration de la messagerie et testez la connexion en cliquant sur le bouton TEST CONNEXION IMAP sur le côté droit

Échecs d’authentification #

Si votre authentification échoue, il y a plusieurs causes probables :

• Vous avez un mauvais nom d’utilisateur ou mot de passe
• Votre connexion est redirigée vers un autre serveur (comme ci-dessus)
• Vous avez spécifié l’authentification sans cryptage

Problèmes courants avec Gmail ou G Suite – Nom d’utilisateur ou mot de passe invalide #

Un nom d’utilisateur ou un mot de passe invalide lors de l’utilisation de Gmail ou de G-Suite peut être une erreur courante si vous n’avez pas activé les applications moins sécurisées. Cependant, il est recommandé de vérifier d’abord si votre mot de passe est correct.

G Suite #

1. Connectez-vous à la console d’administration Google.
2. Cliquez sur Sécurité > Paramètres de base.
3. Sous Applications moins sécurisées, sélectionnez Accéder aux paramètres pour les applications moins sécurisées.
4. Dans la sous-fenêtre, sélectionnez le bouton radio Autoriser les utilisateurs à gérer leur accès aux applications moins sécurisées.
5. Si vous ne recevez pas les e-mails et que votre e-mail de test de configuration SMTP indique que la configuration fonctionne correctement, consultez les articles suivants :
   1. https://productforums.google.com/forum/#!topic/Apps/M7TiKQAWhq4
   2. https://support.google.com/a/answer/55299?hl=fr

Compte Gmail régulier #

1. Connectez-vous à votre compte utilisateur.
2. Visitez :  https://www.google.com/settings/security/lesssecureapps
3. Activer.

Authentification à 2 facteurs activée #

Si vous  avez activé l’authentification à 2 facteurs  sur votre compte Google, vous  DEVEZ  générer un mot de passe d’application et ajouter le mot de passe dans le champ du mot de passe.

Cliquez  ici  pour savoir comment générer un mot de passe d’application.

Remarques #

• Une fois le prospect importé, l’e-mail sera configuré pour s’ouvrir.
• Cette fonctionnalité ne remplit pas automatiquement les champs des prospects, seuls l’e-mail et le nom seront automatiquement renseignés. Si l’expéditeur a configuré le NOM dans le client de messagerie, il sera automatiquement renseigné dans le champ du nom du prospect, sinon l’e-mail sera pris comme nom car les clients de messagerie ajoutent l’e-mail comme nom si aucun nom n’est spécifié. Si vous souhaitez que des champs supplémentaires soient renseignés, vous devez formater votre e-mail en HTML comme expliqué ici
• Définissez le prospect comme indésirable si le prospect importé n’est pas précis pour éviter une double importation. Si vous supprimez le prospect et que ce prospect, envoyer à nouveau un e-mail, sera à nouveau importé. Mieux vaut le mettre en courrier indésirable.
• Si vous avez décoché  Ne vérifier que les e-mails non ouverts –  tous les e-mails seront vérifiés encore et encore, tandis que seuls les e-mails non ouverts seront vérifiés.
• Si la fonctionnalité d’intégration de messagerie est définie sur active et que le CRON ne peut pas se connecter au serveur IMAP, l’activité sera enregistrée. Pour vérifier l’activité, accédez à Utilitaires -> Journal d’activité et recherchez [CRON] Échec de la connexion à l’intégration de la messagerie électronique principale IMAP
• Si le prospect existe dans Djaboo après avoir vérifié l’e-mail et que ce prospect a le statut indésirable  , l’e-mail ne sera pas enregistré dans la base de données et aucune notification ne sera reçue.
• Si le prospect est déjà ajouté manuellement dans Djaboo , vous recevrez une notification indiquant que ce prospect envoie un e-mail et l’objet et le corps de l’e-mail seront connectés au profil du prospect.

• Si des pièces jointes trouvées dans l’e-mail seront automatiquement importées pour ce prospect.

Importer des e-mails à partir d’une adresse e-mail existante #

Si vous ne souhaitez pas utiliser une toute nouvelle adresse e-mail pour cette fonctionnalité, vous devez configurer l’intégration de la messagerie des prospects de différentes manières.

1. Décochez le champ  Vérifier uniquement les emails non ouverts
2. Accédez à Configuration->Modèles d’e-mail et désactivez le modèle d’e-mail ( Nouveau prospect attribué au membre du personnel ) pour envoyer une notification lorsque le prospect est attribué.
3. Si vous avez plus de 1 000 e-mails, décochez tous les paramètres de notifications pour éviter de recevoir 1 000 notifications dans le CRM.
4. Laissez le cron s’exécuter 1 fois et vérifiez tous les e-mails. Une fois tous les prospects de votre courrier électronique importés, revenez aux anciens paramètres mentionnés ci-dessus.