Introduction à Appointly – Module de rendez-vous Djaboo

Appointly s’adapte parfaitement à tout type de rendez-vous avec la possibilité d’intégrer un formulaire sur vos sites web. #

Appointly est un module Djaboo qui vous permet de planifier des rendez-vous sur votre CRM et à partir d’un formulaire externe et de gérer facilement vos rendez-vous. Le module est également conçu pour créer rapidement des rendez-vous afin de faciliter votre communication avec vos contacts et vous pouvez également inclure du personnel en tant que participants. , sujet, description, date et heure et de nombreuses autres fonctionnalités. 

Appointly propose aux utilisateurs d’ajouter un formulaire de demande de rendez-vous à l’un de vos sites Web et les clients peuvent directement demander un rendez-vous.

Les rendez-vous peuvent être créés avec une heure de début et un lieu spécifiques avec l’option d’inclure un contact interne, externe ou un responsable et d’inclure également le personnel en tant que participants. Le module est flexible avec un design simple et agréable et facile à utiliser. 

Il offre des options car le formulaire externe peut être intégré à n’importe quel site Web, interne, contact interne, contact externe, prospect, notifications par e-mail et SMS , nom, e-mail, emplacement, approuver le rendez-vous, annuler le rendez-vous (raison), confirmer comme terminé et bien d’autres plus d’autres fonctionnalités à venir.

Appoinly inclut également des rappels d’options supplémentairesc’est une nouvelle fonctionnalité dans Appointly où les clients externes ou internes peuvent demander un rappel de votre entreprise, car tous les clients ne sont pas situés dans le même pays que celui dans lequel nous travaillons. Les rappels peuvent être gérés par les administrateurs ou la personne responsable des rappels. Pour gérer les rappels individuels et prendre des notes. Cette option peut être activée/désactivée selon vos besoins. Les champs personnalisés, le suivi des e-mails et les commentaires sont également disponibles pour les rendez-vous à partir de la version 1.1.4, qui prend également en charge les notifications en direct et les modèles d’e-mail.

Caractéristiques #

• API Google Agenda
• Demander un rappel
• Rappels
• Rappels assignés
• Notes de rappel
• Les champs personnalisés
• Suivi des e-mails
• Convertir en tâche (peut être lié à un projet, une facture, un client, une estimation, un contrat, un ticket, une dépense, un prospect et une proposition)
• Convertir en prospect
• Feedacks de rendez-vous. Les clients dont les rendez-vous sont terminés peuvent ajouter une évaluation et un commentaire. Le personnel peut demander une rétroaction.
• Intégrer le formulaire (iFrame) à l’un de vos sites Web (peut être ajouté à plusieurs sites Web)
• Autorisations du personnel ( Afficher-Global, Afficher-Propriétaire, Modifier, Supprimer )
• Notifications push en direct (rappels, nouveau rendez-vous, rendez-vous annulé, demande d’annulation, mise à jour, notifications de retour d’information, notifications de rappel)
• Widget de tableau de bord
• API Google Agenda
• Synchronisation du calendrier des rendez-vous d’aujourd’hui
• Option pour modifier le rendez-vous
• Option pour supprimer un rendez-vous
• Possibilité d’annuler le rendez-vous
• Option définir le filtre de table par défaut
• L’option permet aux clients de prendre des rendez-vous connectés ou avant de se connecter
• Événements de type calendrier
• Notes de rendez-vous
• Types de rendez-vous
• Événements de couleur de type calendrier dans la zone du personnel et des clients
• Prise de rendez-vous directement depuis l’espace clients
• Vue générale des rendez-vous
• Vue de rendez-vous générale distincte pour le client URL du client public externe (haché et unique)
• Vue générale des rendez-vous séparée pour le personnel interne URL CRM privée participant
• Affecter plusieurs participants du personnel
• Nomination interne (contacts)
• Nomination interne (responsables)
• Nomination externe
• Formulaire iFrame externe (Contact)
• Notifications SMS et rappels de notification
• Notifications par e-mail et rappels par e-mail
• Notifications de rappel
• Envoyer un rappel précoce
• Journaux d’accès
• Reporter un rendez-vous (Marquer comme en cours)
• Modèles d’e-mails
  • Nomination approuvée pour (personnel et participants)
  • Rendez-vous annulé pour (personnel et participants)
  • Nomination approuvée pour (Contact)
  • Rendez-vous annulé à (Contact)
  • Rappel de rendez-vous à (personnel et participants)
  • Rappel de rendez-vous à (Contact)
  • Rappels attribués à (personnel)
  • Nouveau rappel à (personnel)
  • Rétroaction reçue au (personnel)
  • Commentaires mis à jour pour (personnel)
• Modèles de SMS
  • Remarque : Assurez-vous que tous vos modèles de SMS dans Paramètres->Configuration->SMS sont remplis avec du contenu comme indiqué dans l’exemple ci-dessous ou les SMS ne seront pas envoyés si vos modèles de SMS sont vides.
  • Nomination approuvée pour (Contact)
  • Rendez-vous annulé à (Contact)
  • Rappel de rendez-vous à (Contact)
• Widget des rendez-vous du jour du tableau de bord
  • Ajoutez le widget des rendez-vous d’aujourd’hui à votre tableau de bord
• Tous vos rendez-vous sont affichés et synchronisés avec votre calendrier
  • Rendez-vous directement ouvert depuis le calendrier
  • Événements colorés du calendrier
• Manipulation flexible de la date et de l’heure
  • Indicateur d’heures et de dates chargées
  • Également disponible sous forme externe
• Notifications par e-mail et SMS :
  • Envoyer des notifications par e-mail et SMS aux contacts/participants lors de la création, de l’approbation ou de la modification d’un rendez-vous existant
  • Modèles d’e-mails pour les rendez-vous (prêts à traduire)
  • Contenu et sujet personnalisés
  • Les champs personnalisés
  • Commentaires
  • Rappels
  • Modèles d’e-mails et SMS d’administration personnalisés
  • Confirmation de rendez-vous
  • Annulation de rendez-vous
  • Contenu HTML via l’éditeur TinyMCE dans les modèles d’e-mail
  • Statuts personnalisés pour différents statuts de rendez-vous : en attente, approuvé, annulé, confirmé, à venir
  • Champs de fusion de modèles, dans les modèles de SMS et d’e-mail
  • Crochets d’action
• Filtres de tableau
  • Tous
  • Approuvé
  • Non approuvé
  • Annulé
  • Fini
• Recherche en direct, Recherche de prospects en direct
• Source : par ex. Interne (Contact) / Externe / Lead (Peut être marqué comme Externe depuis Inside CRM ou Contact externe depuis n’importe quel site Web que vous avez ajouté Formulaire d’intégration sur rendez-vous)
• Pointeurs de date d’échéance de rendez-vous
• Pointeurs de dates de rendez-vous occupés (peuvent être désactivés)

Informations Complémentaires #

• Lorsqu’un nouveau rendez-vous est créé depuis l’extérieur du formulaire externe (iFrame), si vous n’avez sélectionné aucun participant et cliquez sur Approuver le rendez-vous, vous serez défini comme participant au rendez-vous par défaut. Une notification d’approbation sera envoyée à tous les participants et contacts.
• Si vous modifiez un rendez-vous externe existant et modifiez le contact actuel, lorsqu’un nouveau contact est ajouté, un e-mail et un SMS seront envoyés au contact nouvellement ajouté, même si des participants du personnel sont ajoutés, ils recevront également des notifications.
• La date et l’heure sont récupérées automatiquement directement depuis la configuration de votre CRM dans Configuration->Paramètres->Localisation
• Le rendez-vous peut être créé en interne depuis le CRM.
  • Interne (responsable)
  • Interne (Contact)
  • Externe (contact)
• Nomination externe
  • Client externe à partir du formulaire d’intégration ajouté à l’un de vos sites Web. Voir dans Paramètres->Configuration->Rendez-vous
• Ajout d’un crochet d’action au formulaire externe, c’est (facultatif)

Guide de configuration de Google Agenda #

Retrouvez comment faire ici

Connexion à l’API Google Agenda #

Naviguez d’abord dans votre CRM dans Configuration->Paramètres->Rendez-vous et remplissez les champs Identifiant client de l’API Google Calendar et Secret de l’API Google Calendar et cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez maintenant cliquer sur Rendez-vous et Tableau de bord dans le menu de votre barre latérale.

Après avoir cliqué sur Se connecter dans votre tableau de bord des rendez-vous, si vous avez correctement configuré votre agenda Google et inséré correctement vos informations d’identification, vous devriez obtenir quelque chose comme ceci. Une nouvelle fenêtre contextuelle s’affichera pour choisir votre compte Google auquel vous accorderez l’accès à l’application.

Après avoir sélectionné votre compte, vous verrez probablement un message ” Cette application n’est pas vérifiée “, il est de votre responsabilité de vous assurer que le projet/application que vous avez créé est vérifié , vous pouvez cliquer ici pour en savoir plus comment vérifier votre application, sinon cliquez sur Avancé puis  sur [Nom de l’application] (non sécurisé) juste pour tester cette fonctionnalité pour votre propre compte.

Le processus de vérification  est clairement expliqué par Google et toutes les étapes pour vérifier votre application, car Djaboo ne détient aucune donnée pour votre entreprise, vous devrez le vérifier vous-même car vous utiliserez l’API Google Calendar .

Vous avez terminé et êtes prêt à utiliser l’API Google Calendar, félicitations.

Quelques informations supplémentaires à prendre en compte #

Par défaut, les événements de Google Agenda sont extraits des 12 derniers mois à partir du mois en cours.

1. Après avoir créé un rendez-vous et l’avoir synchronisé avec vos événements Google Calendar dans le tableau de bord des rendez-vous, une petite icône Google s’affichera. Notez que chaque utilisateur qui a synchronisé son rendez-vous avec google ne pourra accéder qu’à ce lien, les liens ne seront affichés qu’à l’utilisateur qui a ajouté/créé la réunion. Si un rendez-vous est soumis via un formulaire externe lorsque la personne responsable clique sur modifier le rendez-vous et enregistre le rendez-vous, le rendez-vous sera automatiquement ajouté à vos événements de calendrier Google si coché.

2. Si vous souhaitez supprimer votre application vérifiée de votre navigateur ou si vous rencontrez un problème de connexion avec l’API Google Calendar, ouvrez https://myaccount.google.com/u/0/permissions et supprimez votre application ajoutée et vous pourrez synchroniser encore. Cela peut se produire si vous avez récemment changé votre mot de passe Gmail ou supprimé votre application de Google Apps, puis vous êtes connecté à partir d’un autre PC ou si vous n’avez pas été actif pendant 6 mois.

Erreurs connues : { “error”: “invalid_grant”, “error_description”: “Le jeton a expiré ou a été révoqué.” } . À ce sujet, reportez-vous au n ° 1