Exemples gratuits de modèles de contrat de photographie commerciale

Pour vous aider à développer votre entreprise, nous avons créé un modèle de contrat de photographie commerciale assez simple mais fiable en versions Word et PDF afin que vous puissiez l’utiliser à plusieurs reprises.

Qu’y a-t-il dans ce modèle ?

• Confidentialité des clients 

• Indemnité

• Modalités de paiement

Qu’est-ce qu’un contrat de photographie commerciale ?

Un contrat de photographie commerciale est un type de contrat très spécifique axé sur les images utilisées pour vendre ou promouvoir une entreprise ou une entité. Fondamentalement, la photographie contribuera à rendre l’entité plus prospère sur le plan commercial.

Étant donné que ces images vont être utilisées pour des publicités, il est important d’avoir des clauses qui indiquent comment les images peuvent être utilisées, potentiellement pendant combien de temps, et si elles peuvent être modifiées. Dans un sens, un contrat de photographie commerciale peut être assorti d’un accord de licence. De plus, selon les besoins du client, le contrat peut inclure un transfert de droits d’auteur au lieu d’un accord de licence.

Qu’est-ce que la photographie commerciale ?

La photographie commerciale est une image prise en vue de promouvoir un produit, une marque, un service, ou une entreprise. Les images peuvent être utilisées sur les cartes de visite, les brochures, les flyers, etc. Mais elles peuvent aussi être utilisées pour rendre le site Web de l’entreprise plus attrayant.

Contrairement à la publicité traditionnelle qui est diffusée à travers les médias tels que la télévision ou la radio, les photographies commerciales sont diffusées vial e Web, les textos, ou les médias sociaux.

Contrairement à la publicité traditionnelle qui est financée par les annonceurs (par exemple, une entreprise de télécommunications peut financer un spot publicitaire diffusé sur la radio) les photographies commerciales sont souvent financées par l’entreprise. Ainsi, les images sont souvent un outil utile pour montrer au monde comment l’entreprise est innovante et pour attirer des clients.

Quels sont les types de contrats de photographie commerciale ?

La photographie commerciale est composée de plusieurs types de contrats. Le contrat de travailleur indépendant est utilisé pour les photographes professionnels qui vendent leurs services à des clients. Le développement et la copie d’épreuves sont aussi inclus dans le coût initial ou à la fin du contrat. Le contrat de publication est utilisé pour la vente de droits sur les photos d’un photographe professionnel. C’est le contrat le plus courant. Le contrat de licence permet aux clients de télécharger des images en ligne, et ils peuvent aussi l’utiliser pour des affiches ou des éléments de design.

Quand utiliser un contrat de photographie commerciale ?

Vous avez besoin d’un contrat de photographie commerciale :

• Fournir un résumé des services fournis.

• Pour éviter tout malentendu ou malentendu.

• Comprendre les détails complexes des services.

• Pour protéger les droits et les intérêts des deux parties et minimiser les risques de toute exploitation potentielle.

Conditions importantes

Comment rédiger un contrat de photographie commerciale ?

Étape 1 : Détails des travaux

La première chose à faire pour vous serait de vous assurer que tous les détails des travaux sont mentionnés dans le contrat. Couvrez clairement les 5W et 1H (quoi, quand, où, pourquoi, qui et comment) dans le document, afin qu’il soit plus facile de comprendre qui est qui et quel est le travail qui est effectué. Mentionnez tous les détails concernant la séance photo, l’heure, la date, le lieu, etc. qui doivent figurer dans le contrat. Ajoutez les détails du client pour lequel vous allez travailler afin que vous sachiez clairement ce que vous devez faire.

Étape 2 : Services fournis

Donnez une liste de tous les services et produits que vous fournirez aux clients. Mentionnez également le prix de chacun des services que vous leur fournissez. Mentionnez le type de photos que vous prendriez et combien cela coûterait pour chaque photo, en fonction du type de photo et de la plate-forme sur laquelle ils souhaitent la partager. De cette façon, il serait assez clair sur ce qui a été convenu par les deux parties impliquées dans le contrat Word.

Étape 3 : Ajoutez les détails de paiement

C’est l’une des étapes les plus importantes dans le processus de conclusion d’un contrat. C’est ici que vous ajoutez tous les détails nécessaires au paiement. C’est là que vous mentionnez également les frais d’annulation le cas échéant. Indiquez clairement ce que vous facturez pour le service que vous fournissez et si vous prélevez des taxes, ajoutez-le également. Vous devez donner au client la possibilité de choisir le mode de paiement avec lequel il est à l’aise pour effectuer le paiement. Mentionnez-le également dans le contrat.

Étape 4 : Mentionnez la protection juridique

Vous devez mentionner toutes les informations légales nécessaires dans le contrat. Cela inclut les lois de l’État qui doivent être suivies, la perte de dommages, la confidentialité du client, les détails de la reprise le cas échéant, des clauses telles que l’indemnité, etc., la clause de résiliation, etc. Ajouter tout cela dans le contrat aidera non seulement le client, mais cela vous assurera également de ne rien manquer et d’avoir des ennuis plus tard.

Étape 5 : Livraison et signatures

Une fois que vous avez toutes les pintes ensemble, assurez-vous de revoir le contrat avant de le faire signer. De cette façon, vous pouvez être sûr que le client a lu tous les détails et les a également acceptés. Il serait maintenant temps de demander à votre client comment il voudrait que les photos lui soient livrées. Une fois que vous les avez tous en place, assurez-vous de faire signer le contrat et d’en donner également une copie au client.

Que doit contenir un contrat de photographie commerciale ?

ACCORD : Ce terme définit simplement les parties participantes, explique qu’il n’y a pas d’autres accords, crée une attente fixe concernant les dépenses (par exemple, les tarifs sont limités dans le temps) et la manière dont tout changement apporté au projet est géré.

PAIEMENT : dans ce terme, vous détaillez vos attentes en matière de paiement, les délais, les frais de retard, la taxe de vente et les taxes ou frais supplémentaires, ainsi que la manière dont le paiement affecte la licence. La plupart des photographes commerciaux n’accordent pas les droits de licence tant que le paiement n’est pas reçu dans son intégralité, et si vous êtes l’un de ces photographes, vous voudrez le détailler ici.

DÉPENSES SUPPLÉMENTAIRES : Si  votre mission de photographie commerciale entraîne des dépenses supplémentaires au cours du travail, le client doit être conscient de la manière dont les dépenses supplémentaires seront gérées. Ce terme détaille comment ces dépenses sont gérées et quand le paiement est dû. (Votre formulaire de commande de modification doit être mentionné dans ce terme.)

RETOUCHE/POST-TRAITEMENT (facultatif) : C’est un terme que de nombreux photographes commerciaux n’incluent pas dans leurs contrats, mais je pense que c’est un terme important, car il y a tellement de divergences dans les attentes des clients en ce qui concerne ce qu’ils attendent d’un photographe de faire ou de ne pas faire avec les images suite à un shooting. C’est une bonne idée de définir tout post-traitement que vous avez l’intention de faire après un tournage, et aussi de détailler, au mieux de vos capacités, ce qui n’est pas inclus. C’est aussi une bonne idée d’inclure votre taux horaire de retouche pour les travaux supplémentaires afin qu’ils sachent ce que c’est.

JOURNEE DE TRAVAIL : vous définissez ici votre journée de travail standard, ainsi que les frais d’heures supplémentaires pour vous et votre équipe. Ici, vous pouvez également imposer des limites au nombre maximum d’heures de travail que vous travaillerez dans une journée, ou le garder ouvert. (Bien que cela se produise très rarement, les photographes sont connus pour prendre des photos pendant 14/16/18 heures ou plus.)

AUTORISATION DE MODÈLE/DE PROPRIÉTÉ (facultatif) : Certains clients de photographie commerciale s’attendent à ce que vous fournissiez des autorisations de modèle et/ou de propriété, certains ne le demandent jamais et certains ont les leurs. Certains les attendent de l’agence artistique, et certains veulent une décharge signée de toutes les personnes impliquées (la vôtre, celle de l’agence, la leur). Certains s’en foutent et n’en parlent jamais à personne. Vous pouvez décider si vous souhaitez garantir les décharges signées pour vos clients dans ce délai, ou vous dégager de toute responsabilité. Il vaut toujours mieux être sur-protégé que sous-protégé, et vous pouvez toujours déclarer qu’ils sont “disponibles sur demande”.

LIVRABLES (optionnel): C’est un autre terme que vous ne trouverez pas souvent dans les contrats des photographes commerciaux, mais je pense que c’est une bonne idée car cela communique au client ce qu’il peut s’attendre à recevoir en termes de fichiers. Cela évite les problèmes avec eux pensant qu’ils reçoivent différents types de fichiers ou une résolution de fichier différente de celle que vous finissez par livrer. Utilisez ce terme pour définir exactement le type de livrables qu’ils recevront (fichiers TIFF x résolution 300 dpi) et comment ils seront livrés. Dans la photographie de détail, ce détail n’a pas d’importance, mais si vous créez des images commerciales qui seront imprimées sur des emballages distribués dans tout le pays pour un produit de plusieurs millions de dollars, vous pouvez parier que le type et la taille du fichier que vous livrez à votre client questions.

ARCHIVAGE : Il s’agit d’un autre terme que vous ne trouverez pas toujours dans les contrats de photographie commerciale, mais il évite une situation délicate où le client achète des droits à perpétuité, puis revient trois ans plus tard après avoir perdu certains fichiers, s’attendant à ce que vous les ayez toujours. Précisez combien de temps vous archiverez les fichiers de vos clients et si vous offrez une option pour prolonger la durée d’archivage moyennant des frais supplémentaires. Vous ne voulez jamais être tenu légalement responsable des fichiers si vous n’avez jamais promis de les archiver en premier lieu.

PERTE OU DOMMAGE :  Si le client finit par perdre ou endommager des fichiers une fois qu’ils sont en sa possession, ce terme vous aidera à être payé pour le temps et l’argent nécessaires pour remplacer ces fichiers. La dernière chose que vous voulez faire est de payer un disque dur et une expédition le lendemain sans être remboursé. Définissez les frais de remplacement de produit que vous avez dans ce terme. Ce terme indique également clairement que vous n’êtes pas légalement responsable des fichiers que le client perd et/ou endommage.

REFUS DE PRODUIT : De nombreux nouveaux photographes commerciaux ont été brûlés par des clients qui décident, après le tournage, qu’ils n’aiment pas les photos, puis refusent de payer tout solde dû sur les frais et dépenses. Ce terme vous protège de ce qui se passe et indique clairement que, sauf si des frais de rejet de produit ont été convenus à l’avance, le client n’a pas le droit de rejeter les images. Il définit également l’attente qu’un représentant du client soit présent lors du tournage afin d’approuver le contenu en cours de création en temps réel.

CONFIDENTIALITÉ DU CLIENT : il s’agit d’un autre terme que vous ne trouverez pas souvent dans un contrat de photographie commerciale (bien qu’il soit généralement attendu et compris dans l’industrie de la photographie commerciale), mais l’utilisation de ce terme peut inspirer confiance aux nouveaux clients qui n’ont jamais travaillé avec vous auparavant. . Dans ce terme, vous vous engagez à ne pas partager d’informations confidentielles avec qui que ce soit si cela n’est pas absolument nécessaire à la réalisation du projet. De nombreux clients (en particulier les grands clients et les agences) vous feront signer une NDA, mais c’est bien de l’avoir en plus d’une NDA, car certaines entreprises qui débutent dans la photographie commerciale ne réalisent pas qu’elles ont besoin d’une NDA, et voyant ce terme sur votre contrat peut aider à apaiser les craintes qu’ils pourraient avoir concernant la divulgation de leurs secrets commerciaux au public.

FRAIS D’ANNULATION :  Ce terme explique le fonctionnement de votre processus d’annulation, ainsi que les frais associés à l’annulation et/ou au report. Vous pouvez également inclure la façon dont vous gérez les changements liés aux conditions météorologiques, qui ne sont la faute de personne, mais qui vous exposent néanmoins à des frais de prise de vue supplémentaires si le client ne comprend pas qu’il sera responsable de frais supplémentaires pour tout ce qui est hors de votre contrôle. .

RE-SHOOT : Si le client n’est pas satisfait, ou le talent ne coopère pas, ou les images ne répondent pas à ses attentes, et qu’il demande un re-shoot, vous serez couvert si vous définissez dans ce terme quelles sont vos attentes concernent les reprises. Indiquez quels sont vos frais pour les jours de reprise et quand ces frais sont dus.

COPYRIGHT / LICENCE : Tout comme vous le feriez avec vos clients privés, avec tout client commercial, vous devez communiquer votre propriété légale (copyright) de vos images, et indiquer clairement que vous conserverez le copyright sur les images jusqu’à ce qu’un transfert de copyright est tiré. C’est aussi une bonne idée d’expliquer dans ce terme comment fonctionnent les renouvellements de licence et quelles sont vos attentes vis-à-vis de vos clients lorsque leur licence expire. 

INDEMNITÉ :  Ce terme est le fondement juridique du contrat de photographie commerciale, et vous indemnise et vous dégage de toute responsabilité, réclamation et dépense de toute nature et origine, et indique clairement que votre responsabilité ne dépassera pas le coût total du projet (honoraires et dépenses).

VARIATION : Ce terme explique simplement qu’il n’y a pas d’autres versions ou variations de cet accord à moins qu’elles n’aient été convenues par écrit par les deux parties.

ACCEPTATION DU DEVIS : Dans ce terme, le client accepte les termes inclus et comprend qu’ils sont bloqués une fois qu’il a signé le devis, et que toute modification supplémentaire du projet ayant un impact sur les frais (licences et frais d’accompagnement, frais de photographie, dépenses) exigera un ordre de modification signé.