Exemples gratuits de modèles de contrat de planification d’événements

Pour vous aider à développer votre entreprise, nous avons créé un modèle de contrat de planification d’événements assez simple mais fiable en versions Word et PDF afin que vous puissiez l’utiliser à plusieurs reprises.

Qu’y a-t-il dans ce modèle ?

• Prestations de service

• Paiement

• Annulation/résiliation

Qu’est-ce qu’un contrat de planification d’événements ?

Contrat d’événement signifie deux parties impliquées (c’est-à-dire, l’organisateur d’événements et le client) dans un contrat pour la fourniture d’un lieu, d’un hébergement, d’équipements, de transport, de divertissement, de restauration ou d’autres biens ou services moyennant l’échange d’une compensation.

Qu’est-ce que la planification d’événements ?

La planification d’événements est le processus de préparation d’un événement, et en particulier pour ceux qui sont exécutés dans des lieux publics ou privés. Il peut être comparé à un service de planification de mariage où il y a plusieurs parties impliquées dans la fourniture de diverses prestations.

Quels sont les types de contrats de panification d’événements ?

Il y a plusieurs types de contrats d’événements qui sont fournis par des planificateurs d’événements.

Contrat de local d’événement

Contrat de local d’événement est un accord conclu entre le propriétaire/locataire d’un lieu de planification de l’événement, le planificateur d’événements et l’organisateur d’événements pour fournir les services requis par le client. Le propriétaire/locataire d’un lieu accordera la location du lieu à l’organisateur d’événements. En retour, le planificateur d’événements se charge de la préparation et le service sur place des événements, tandis que l’organisateur d’événements s’occupe de l’invitation des participants, etc. Le contrat garantit que les lieux seront disponibles pour la planification d’événement à une date et à une heure précises.

Contrat de traiteur d’événement

Contrat de traiteur d’événement est un accord entre le traiteur local et le planificateur d’événements. Le traiteur local fournit les services requis pour l’organisation de l’événement. En retour, le planificateur d’événements assure la promotion de l’événement et s’occupe de la gestion de la salle. Le contrat garantit que les services requis à un taux donné seront fournis à un prix convenu.

Contrat de gestion d’événement

Contrat de gestion d’événement est un accord entre le planificateur d’événements et son client. Sous l’accord, le planificateur d’événements organise toutes les démarches pour l’événement en échange de la commission de service, qui est généralement calculée en pourcentage du budget ainsi que sur la base d’un pourcentage des ventes.

Contrat de promotion d’événement

Contrat de promotion d’événement est un accord entre le planificateur d’événements et son client. Sous l’accord, le planificateur d’événements s’engage à promouvoir l’événement en échange d’une rémunération fixée.

Comment puis-je faire un contrat de planification d’événements ?

Un contrat de lieu d’événement est un document juridique qui lie l’accord entre un propriétaire de lieu d’événement et un client.

Un contrat de lieu d’événement est un élément crucial dans la planification d’un événement. Un événement ne peut pas et ne doit pas avoir lieu dans un événement choisi sans lui. Donc, si vous êtes propriétaire d’un lieu événementiel, assurez-vous d’obtenir un contrat de lieu événementiel avant de laisser des clients utiliser votre propriété.

Voici les étapes pour établir un contrat de lieu d’événement :

Étape 1 : Spécifiez les noms des deux parties

Votre nom en tant que propriétaire de la salle et le nom du client doivent être clairs dans le contrat. Vous êtes tous les deux les parties contractantes. Et donc vous devriez le manifester dans le document. Avec vos noms sur le contrat, il y aura une clarté sur qui est responsable si des mises à jour ou des problèmes importants surviennent concernant l’accord.

Étape 2 : Spécifiez la date/heure de début et la date/heure de fin

Il est important de préciser combien de temps le client utilisera votre site. Alors posez-lui la question. Et puis précisez la date/l’heure de début et de fin de l’utilisation du lieu par le client. La durée d’utilisation du lieu par les clients sera un facteur déterminant le paiement total de la location.

Étape 3 : Afficher la répartition du paiement et sa date d’échéance

Donnez au client des informations détaillées sur le paiement. Montrez-lui comment il s’est accumulé jusqu’à un montant spécifique. Vous pouvez le présenter sous forme de devis. Ce faisant, le client ne s’opposera pas au paiement total. La répartition des paiements permettra au client de comprendre pourquoi il doit payer un certain montant. Et aussi, n’oubliez pas d’imposer une date d’échéance pour le paiement.

Étape 4 : Établir des sanctions en cas de retard de paiement et de dommages-intérêts

En tant que propriétaire du site, vous devez vous protéger si jamais le client devient un handicap. Ce que nous entendons par là, c’est lorsqu’un client ne paie pas à temps et cause des dommages importants à votre propriété. Pour cela, vous devez établir des sanctions. Ces sanctions pourraient être des astreintes ou le remplacement des biens endommagés. Pour les infractions graves et graves, le dépôt d’une plainte contre le client est une conséquence valable.

Conditions importantes

Que faut-il inclure dans un contrat d’organisation d’événements ?

Avoir un contrat en place lors de la planification d’un événement garantit que toutes les parties ont une compréhension claire du travail en cours ainsi que des aspects supplémentaires de l’entreprise de planification d’événements.

Lors de la rédaction de votre contrat de planification d’événements, assurez-vous d’inclure :

• Une liste des services fournis :

• L’accord doit contenir des attentes claires quant aux services fournis et à la nature de ces services.

• Les services qui ne sont pas spécifiquement définis peuvent être mal compris, entraînant des attentes non satisfaites.

• Les services fournis peuvent inclure la restauration, le personnel de l’événement sur place, le marketing et l’équipement audiovisuel, mais il est important de spécifier également les services qui ne sont pas inclus.

• Énumérez clairement ces tâches dans le contrat afin que le client comprenne parfaitement quels services vous exécuterez et n’exécuterez pas.

• Utilisez un langage large dans le contrat pour vous protéger contre l’exécution d’un service en dehors de votre zone de confort.

• Détaillez les fournisseurs avec lesquels vous travaillez et les services qu’ils fournissent

• Calendrier de paiement :

• Spécifiez tous les détails de paiement dans le contrat du planificateur d’événements.

• Décrivez un budget estimé pour l’événement afin de donner au client une idée générale de ce à quoi s’attendre.

• Ne vous souciez pas des estimations trop détaillées, car vous pourrez toujours renégocier le budget plus tard.

• Indiquez la date d’échéance du dépôt initial dans le contrat et notez qu’aucun travail ne commencera tant que le dépôt n’aura pas été reçu.

• Indiquez la date à laquelle le paiement final doit être reçu pour la prestation des services.

• Votre calendrier de paiement doit correspondre au mieux à vos besoins commerciaux et de trésorerie, y compris les frais et taxes supplémentaires.

• Conditions d’annulation :

• L’inclusion d’une clause d’annulation dans votre contrat vous assure d’être payé si l’hôte de l’événement doit annuler ses plans ou se retirer.

• Les clauses d’annulation doivent indiquer que tous les frais ou acomptes versés jusqu’à l’annulation ne sont pas remboursables.

• Ces conditions protègent vos revenus et diminuent la probabilité qu’un client annule, en particulier lorsque quelqu’un a beaucoup d’argent à perdre.

• Ces clauses doivent indiquer ce qui constitue une annulation d’événement valide et combien de temps le client doit annuler avant d’être facturé du montant total.

• Clause de résiliation :

• Également connue sous le nom de clause de force majeure, une clause de résiliation offre au planificateur des protections juridiques si les services sont annulés pour des raisons indépendantes de sa volonté.

• Les circonstances indépendantes de sa volonté comprennent les ouragans, les tornades et les inondations.

• Cette clause donne au planificateur le pouvoir d’annuler toutes les obligations et tous les services sous certaines conditions extrêmes.

• La clause doit définir quelles circonstances sont couvertes, qui a le pouvoir d’annuler des services et ce qui se passe si ces services sont annulés.

• Clause d’indemnisation :

• Cette clause protège le planificateur d’événements contre les poursuites judiciaires dues à la négligence du client.

• Avec cette clause, un client ne peut pas vous tenir, vous ou votre entreprise de planification, responsable des dommages, blessures ou pertes qui surviennent en raison de leurs actions.

• Clause d’annulation (de votre fait) :

• Dans certains cas, le planificateur d’événements peut vouloir se retirer à mi-chemin du contrat.

• Cette clause doit spécifier les scénarios dans lesquels vous pouvez choisir de vous retirer, y compris les demandes de dernière minute déraisonnables ou le manque de personnel.

• Énoncez les dispositions pour le client si vous reculez, comme la recherche d’un planificateur tiers ou le remboursement des dépôts.

Pourquoi les contrats sont-ils importants pour un événement ?

Dans certaines situations, les ramifications peuvent être à la fois préjudiciables et coûteuses. La mise en place d’un contrat de planification d’événements garantit que vous et votre client avez une compréhension claire du travail qui sera effectué et des autres aspects nécessaires à la conduite des affaires ensemble. Lors de l’élaboration de votre contrat de planification d’événements, assurez-vous d’inclure ces cinq éléments.

Comment négocier un contrat événementiel ?

Règles de négociation

Appliquer les règles de négociation commerciale le cas échéant. Gardez à l’esprit les domaines suivants : la préparation des négociations, le choix des moyens de négociation, la prise de contact entre les parties, le début du processus de négociation, l’identification des options d’accord, etc.

• Demandez une proposition sans leur donner vos chiffres de budget :

Connaître le budget de votre client à l’avance est essentiel pour le qualifier de source de revenu principale. Cependant, certains prospects hésiteront à discuter de leur nombre avec vous.

• Ne vous concentrez pas sur un seul lieu mais obtenez plusieurs propositions :

Vous pouvez appliquer le même lieu à plusieurs points de l’ordre du jour. Même si vous commencez avec seulement deux options de budget (disons un haut et un bas), ne pensez pas uniquement au lieu. Essayez de trouver quelque chose d’autre qui peut être inclus.

• Ne vous fiez pas à un bon argumentaire de vente :

Vous aurez besoin d’une base solide pour livrer votre argumentaire de vente. Cependant, rappelez-vous que les gens ne sont pas toujours disposés à lire ou à écouter de longues récitations sur vos intentions de vente et vos taux de revenus, etc. Choisissez simplement les meilleures informations que vous devez partager avec eux.

• Utilise Internet :

En utilisant efficacement, le courrier électronique et le Web sont de bons canaux de communication que les dirigeants d’entreprise peuvent utiliser pour les négociations. Utilisez des sources Internet pour combler les lacunes de vos connaissances en matière de négociation.

• Comment avoir le meilleur prix :

Vous payez effectivement pour un actif que vous avez déjà acheté. Une fois votre contrat terminé, vous avez un choix à faire. Si vous êtes satisfait des conditions de votre contrat événementiel existant, vous pouvez passer à une offre moins chère ou à un tarif à l’utilisation en tant que client fidèle, ou vous pouvez marchander pour obtenir une meilleure offre. Quoi qu’il en soit, vous devriez pouvoir réduire votre facture mensuelle en négociant avec vos fournisseurs d’événements.