L’écran Q&A permet de créer des sujets liés au travail des départements afin que le responsable puisse répondre aux demandes des employés lorsqu’ils ont besoin d’assistance.

Créer un groupe -> Créer un article -> Support

1. Groupes

L’écran Groupe est utilisé pour créer et gérer des groupes, un groupe contiendra de nombreux articles

1.1. Créer un groupe

Méthode 1 : Créer des groupes directement via l’écran de gestion des groupes

• Étape 1 Sur l’écran Q&A -> Sélectionnez la fonction Groupes
• Étape 2 : Le système affichera l’écran de gestion du groupe -> Procédez à la sélection de la fonction Nouveau groupe
• Explication : les chiffres après le nom du groupe indiquent le nombre d’articles dans le groupe correspondant et le champ actif indique que le groupe peut être utilisé pour créer des articles de ce groupe.
• Étape 3 : Le système continue d’afficher l’écran Nouveau groupe -> Procédez à la saisie des données nécessaires à la création -> Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer l’opération ou sélectionnez Fermer pour annuler l’opération et revenir à l’écran principal
• Explication:

o Le champ Nom du groupe permet de saisir le nom du groupe, du sujet ou du département.

o Le champ Couleur permet de sélectionner la couleur d’affichage du groupe lors de la visualisation des données avec le style Kanban

o Le champ Description est utilisé pour décrire plus d’informations sur le groupe.

o Le champ Ordre permet de saisir l’ordre de priorité d’affichage du groupe, plus le numéro de commande sera affiché en premier

Si le champ Désactivé est sélectionné, ce groupe sera toujours créé avec succès mais ne sera pas utilisé à d’autres fins, comme la création d’un article de ce groupe ne le sera pas. Si Désactivé n’est pas sélectionné, le groupe nouvellement créé peut être utilisé. * Remarque : si le groupe désactivé dispose déjà de données d’articles, tous les articles du groupe seront également masqués.

Méthode 2 : créer un groupe indirect en créant des articles

• Étape 1 Sur l’écran Q&A -> Sélectionnez la fonction Nouvel article dans l’écran
• Étape 2 : Le système affichera l’écran Ajouter une nouvelle gestion -> Procéder à la sélection de la fonction
• Étape 3 : Le système affichera l’écran Nouveau groupe -> Entrez les données nécessaires à créer -> Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer l’opération ou sélectionnez Fermer pour annuler l’opération et revenir à l’écran principal. Les données une fois créées avec succès seront stockées sur l’écran de gestion des groupes.

1.2. Modifier le groupe

Sur l’écran Q&A -> Sélectionnez la fonction Groupes -> Sélectionnez la fonction correspondant à la ligne à éditer

1.3. Supprimer le groupe

Sur l’écran Q&A -> Sélectionnez la fonction Groupes -> Sélectionnez la fonction correspondant à la ligne à supprimer

2. Article

Créer un article consiste à créer des problèmes qui appartiennent à un groupe ou à un certain département

2.1. Ajouter un nouvel article

• Étape 1 : Sur l’écran Q&A -> Sélectionnez la fonction Nouveaux articles
• Étape 2 : Le système affichera l’écran Ajouter un nouveau -> Procédez à la saisie des données nécessaires pour créer un nouvel article -> Sélectionnez la fonction Enregistrer pour enregistrer l’opération saisie ou sélectionnez Revenir en arrière pour annuler l’opération et revenir au nouvel article. . à propos de l’écran d’accueil
• Explication:

o Le champ Objet permet de saisir le nom de l’article

o Le champ Groupe obtient ses données de l’écran Groupes configuré à partir de 10.1.1.

o La fonction désactivée, lorsqu’elle est sélectionnée, signifie que cet article n’est plus utilisé, l’article sera affiché barré.

o La fonction Afficher aux employés est utilisée pour permettre à cet article d’être affiché pour que tous les autres employés du système puissent le voir et peuvent demander de l’aide -> Sélectionnez la personne responsable de répondre

L'article remet cela en question (le gestionnaire de la personne demande de l'aide pour ce champ d'article). Si le responsable n'est pas sélectionné, cet article ne sera visible que par le personnel et ne pourra pas traiter la demande de support .

o Le champ Fichier joint est utilisé pour télécharger des fichiers liés à cet article, si le personnel autorisé peut voir ce fichier lors de la création réussie d’un nouveau.

o Le champ Description de l’article permet de saisir une description supplémentaire pour cet article.

2.2.  Voir les articles d'informations

Méthode 1 : pour l’écran KanBan

• Étape 1 : Sur l’écran Q&A -> le système affiche les données de l’article au format KanBan -> sélectionnez le nom de l’article pour afficher les informations
• Étape 2 : Le système affichera l’écran d’informations détaillées de l’article correspondant