Modèle de facture pro forma

Définition de la facture proforma : à quoi sert ce document ?

La définition de la facture proforma est simple : c’est un document qui ressemble à une facture, mais qui sert d’information préalable. On l’utilise pour présenter une proposition chiffrée détaillée, souvent avant paiement, avant livraison, ou avant validation interne.

Concrètement, la facture proforma vous aide à :

• cadrer un prix (et parfois un prix unitaire) avant d’engager la production ou l’expédition,
• détailler une ligne par article, avec quantité et description,
• lister les produits ou services (ou une marchandise) attendus,
• servir de support de validation (côté achat, direction, compta…),
• sécuriser une transaction quand il y a des étapes (acompte, commande, transport).

C’est aussi un bon moyen de rédiger vos factures de manière cohérente : même logique, même structure, même présentation.

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Différence entre une facture proforma et une facture définitive

La différence entre une facture proforma et une facture définitive, c’est la valeur “officielle”.

• La proforma : document préparatoire, pour présenter et faire valider.
• La facture définitive : document final, qui formalise réellement la vente et la facturation.

Autre point important : l’émission de la facture définitive se fait après un déclencheur (paiement, livraison, fin de prestation). La proforma, elle, arrive avant, quand vous devez aligner tout le monde sur le contenu : prix, quantité, conditions, etc.

Mentions obligatoires sur une facture proforma : ce qu’il faut mettre (sans se compliquer)

Même si ce n’est pas la facture finale, c’est une bonne habitude de respecter les mentions obligatoires “de base” pour éviter les allers-retours et les incompréhensions.

À inclure dans votre proforma :

• votre adresse et vos coordonnée (nom, contact),
• un numéro de facture (ou un numéro “Proforma”, mais unique),
• une date d’émission de la facture (ou date d’édition) + la date de validité si vous voulez cadrer l’offre,
• la description de chaque produit ou service, avec quantité, prix unitaire, et total,
• les infos sur la tva (si applicable, ou mention si non),
• vos conditions de vente et modalités de paiement (acompte, délais, moyen de paiement).

Même si la proforma n’est pas la facture finale, elle doit être complet et lisible, sinon elle perd son intérêt.

Numéro de facture et numérotation de facture : le réflexe qui évite le chaos

Oui, même une proforma mérite un vrai système.

Le duo numéro de facture + numérotation de facture vous évite :

• les doublons,
• les documents introuvables,
• les confusions quand vous devez convertir une facture proforma plus tard.

Astuce simple : utilisez une séquence dédiée, par exemple PRO-2026-001, PRO-2026-002… (et gardez une séquence séparée pour la facture finale).

Facture proforma en PDF : quand c’est le meilleur format

La facture proforma en PDF est parfaite quand vous voulez un rendu propre et “figé” :

• la mise en page reste intacte,
• personne ne modifie les montants par erreur,
• c’est simple à transmettre et à archiver.

En pratique, vous préparez la proforma dans un outil ou un tableur, puis vous envoyez en PDF pour validation.

Modèles de facture proforma en Excel : utile si vous aimez les tableaux

Les modèles de facture proforma en Excel sont très pratiques si vous avez :

• beaucoup d’articles,
• des calculs (totaux, remises),
• des variations de quantités et de prix.

Avec Excel, vous pouvez aussi préparer plusieurs versions rapidement (option A / option B), puis exporter en PDF pour l’envoi.

Conditions de vente, paiement et TVA : ce qui change tout (et évite les disputes)

Une proforma “qui marche” ne se limite pas aux chiffres. Elle doit cadrer les règles.

Dans vos conditions de vente, précisez :

• ce qui déclenche la production / livraison,
• les délais,
• les conditions d’annulation (si nécessaire),
• les modalités de paiement (acompte, solde, échéance).

Et côté tva, soyez clair. Si TVA applicable : taux + base + total. Si non applicable : mention correspondante. L’objectif est que votre document soit compréhensible sans appel.

Facture électronique : la place de la proforma dans une facturation moderne

La Facture électronique concerne surtout la facture finale, mais la proforma garde un rôle : elle prépare le terrain.

Quand vous travaillez avec des achats structurés, une proforma peut être le document qui circule en interne pour validation, avant que la facture finale soit émise via le bon canal.

En clair : proforma = alignement et validation, facture finale = exécution et comptabilisation.

Transactions internationales, douane et marchandise : pourquoi la proforma est souvent demandée

Dès que vous sortez du cadre “local”, la proforma devient ultra utile.

Dans les transactions internationales, on vous la demandera souvent pour :

• déclarer une valeur,
• préparer des documents de transport,
• gérer la douane,
• détailler la marchandise (nature, quantité, valeur).

Dans ce contexte, la proforma sert de base documentaire : vous formalisez précisément ce qui part, à quel prix, et à quelles conditions.

Exemple de facture proforma : un modèle “rempli” (structure simple)

Voici un Exemple de facture proforma (structure) :

1. En-tête

• Coordonnées + adresse
• Numéro (PRO-2026-014)
• Date d’émission + date de validité

1. Tableau

• Ligne 1 : Article / produit, quantité, prix unitaire, total
• Ligne 2 : Service (si besoin), quantité, prix, total

1. Totaux

• Total HT (si vous utilisez une base ht)
• TVA
• Total à régler

1. Bas de page

• Conditions de vente
• Modalités de paiement
• Mention “Proforma – document préalable” (utile pour lever toute ambiguïté)

Convertir une facture proforma en facture définitive : la méthode propre

Quand tout est validé (et parfois après paiement d’un acompte), vous allez convertir une facture proforma en facture définitive.

Méthode simple :

1. dupliquez la proforma (ne modifiez pas l’original, archivez-le),
2. basculez sur la série de numérotation des factures finales,
3. vérifiez la TVA, les totaux, et la date,
4. émettez la facture finale à la bonne date (c’est là que l’émission de la facture définitive prend tout son sens),
5. envoyez et archivez.

C’est aussi ici que vous passez d’un document d’information à un document comptable.

Comment créer une facture proforma avec un modèle de facture

Si vous voulez aller vite sans sacrifier la clarté, voilà une routine simple :

1. Prenez un modèle de facture et adaptez-le en version proforma
2. Ajoutez vos coordonnées, l’adresse, et un numéro unique
3. Remplissez les lignes : article / produit / service, quantité, prix unitaire
4. Ajoutez le total, les conditions de vente, et le paiement
5. Exportez en PDF
6. Envoyez pour validation
7. Quand c’est OK : créer une facture définitive et l’émettre

Si vous utilisez Word, vous pouvez faire une version propre et rapide : Word est pratique pour une mise en page stable, surtout si vous avez peu de lignes. Si vous aimez les calculs : Excel. Et si vous cherchez l’équilibre : un outil qui permet de générer une facture en quelques clics.

FAQ – Facture proforma

À quel moment demander une facture proforma ?

Vous pouvez demander une facture proforma quand vous avez besoin d’un document détaillé avant paiement : validation interne, acompte, commande, export, etc.

Une proforma remplace-t-elle un devis ?

Souvent, elle complète le devis. Le devis fixe l’engagement, la proforma détaille la future facture avec la structure “facture”. D’où l’intérêt du duo devis et factures bien organisé.

Est-ce obligatoire ?

Pas toujours. Mais c’est très utile dès que la vente n’est pas immédiate ou que vous devez sécuriser les conditions avant livraison.

Peut-on éditer une facture proforma après envoi ?

Oui : vous pouvez éditer une facture proforma et renvoyer une version corrigée. Gardez juste une trace propre des versions si vous faites plusieurs allers-retours.

Conclusion : la proforma, c’est la facture qui évite les surprises

Une proforma bien faite, c’est moins de flou, moins de contestations, et une validation plus rapide. Avec un bon modèle de facture proforma, vous posez tout : produits ou services, prix, quantité, TVA, conditions, paiement… puis vous passez sereinement à la facture définitive.