Modèle de facture de sous-traitant

L’idée ici est simple : vous donner une structure de facture sous-traitance claire, un guide pour rédiger une facture conforme, et des exemples concrets (clients réguliers, plusieurs projets, bâtiment, prestation de service). Le tout avec une méthode facile à suivre, que vous travailliez dans Word, Excel, Google Docs ou Google Sheets.

Résumé

• Une facture en sous-traitance doit être précise, complète et facile à traiter par votre client ou son comptable.
• Les points qui débloquent le règlement : numérotation de la facture, date, date d’émission de la facture, échéance, description du travail, montant total, conditions de paiement.
• Les mentions obligatoires varient selon votre situation (TVA, auto-entrepreneur, prestations, vente de produit).
• Un modèle Word est pratique pour la mise en page, une facture Excel sécurise les calculs, et le PDF est idéal pour l’envoi.
• Un devis et un contrat bien posés réduisent les litiges et les factures impayées.

Avec un outil comme Djaboo, vous pouvez envoyer des factures, suivre les règlements, et recevoir des alertes en cas de facture en attente, sans multiplier les tableaux.

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Avis clients

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Facture de sous-traitant : à quoi ça sert, au-delà d’être payé ?

Oui, une facture sert à être payé. Mais en sous-traitance, elle sert aussi à poser un cadre de confiance. Votre client a besoin d’un document qui résume la transaction : ce qui a été fourni, dans quel cas, à quel prix, sur quelle période, et comment payer.

Une facture bien rédigée permet de :

• justifier votre travail (lot, prestation, temps passé, livrable) ;
• limiter les demandes du type “vous pouvez détailler ?” ;
• prouver l’accord commercial, surtout si un devis ou un contrat existe ;
• organiser votre gestion : suivi, comptabilité, fiscal, impôts.

Et surtout : elle réduit les délais de paiement, parce qu’elle est “validable” en une lecture.

Modèle de facture de sous-traitant : la structure qui marche à tous les coups

Le plus efficace, c’est de partir d’un modèle simple, avec des champs fixes. Vous gagnez du temps, vous évitez l’oubli d’une mention, et vous gardez une présentation professionnelle.

Les blocs indispensables à inclure

1. Entreprise / prestataire : nom, adresse, coordonnées, éventuellement logo.
2. Client : coordonnées du client + adresse de facturation.
3. Références : numéro, date, émission de la facture, échéance.
4. Description du travail : services fournis, quantité, prix, montant.
5. Total : montant total à payer (et TVA/taxe si appliquée).
6. Conditions de paiement : délai, mode de règlement, pénalités si vous en appliquez.

C’est basique, mais c’est exactement ce que le comptable attend.

Mentions obligatoires : ce que vous devez vérifier avant d’émettre une facture

Les mentions obligatoires ne sont pas là pour vous compliquer la vie. Elles évitent surtout que la facture soit rejetée.

Sans rentrer dans un cours complet, gardez ce réflexe : avant d’émettre une facture, vérifiez que vous avez au minimum :

• une référence unique (numéro de la facture) ;
• une date et une date d’émission de la facture ;
• l’identité du prestataire et du client (coordonnées) ;
• la description des services ou du produit ;
• le montant total et les détails de TVA si applicable ;
• les conditions de paiement et le délai de paiement.

Astuce simple : gardez une facture vierge (votre base) et remplissez toujours les mêmes champs, dans le même ordre.

Numérotation de la facture : une règle simple qui vous évite le chaos

La numérotation de la facture doit être cohérente et sans trous “bizarres”. Vous pouvez faire très simple :

• 2026-001, 2026-002, 2026-003… ou
• ST-2026-001 si vous voulez distinguer la sous-traitance.

Le but n’est pas d’être créatif, c’est d’être retrouvable. Quand un client vous dit “renvoyez-moi la facture”, vous devez la sortir en 10 secondes.

Conditions et délai de paiement : ce que vous devez écrire noir sur blanc

C’est un point sous-estimé. Beaucoup de factures se retrouvent bloquées parce qu’on ne sait pas quand payer, ou comment.

Soyez explicite :

• “Paiement à réception” ou “Paiement à 30 jours” ;
• mode de règlement (virement, carte, etc.) ;
• référence à rappeler (numéro).

Si vous gérez des clients réguliers, vous pouvez ajouter une condition standard (ex : paiement sous 15 jours). Et si vous travaillez avec des gros donneurs d’ordre, adaptez-vous à leurs délais, mais gardez une trace.

TVA, taxe, CGI : comment présenter les montants sans créer d’erreur

La TVA peut être un vrai sujet, surtout quand on alterne :

• prestation de service,
• vente,
• sous-traitance bâtiment,
• et parfois auto-entrepreneur.

La règle pratique : vos montants doivent être cohérents et lisibles. Si TVA appliquée : affichez HT, TVA, TTC. Si TVA non appliquée selon votre situation : faites apparaître la mention adaptée (CGI, selon le cas).

Si vous hésitez, validez une fois votre structure avec votre comptable, puis ne changez plus. La stabilité évite l’erreur.

Devis et contrat : le duo qui rend la facture “indiscutable”

En sous-traitance, un devis et un contrat ne sont pas du luxe. Ils protègent les deux parties.

• Le devis fixe l’estimation : périmètre, prix, délai, modalités.
• Le contrat (ou bon de commande) fixe la règle du jeu : livrables, validation, pénalités, confidentialité, conditions.

Résultat : quand la facture est émise, elle n’arrive pas “surprise”. Elle correspond à un accord commercial déjà clair, et le règlement suit plus facilement.

Word, Excel, Google Docs : choisir le bon outil pour créer une facture

Vous pouvez réaliser une facture de plusieurs façons. L’important, c’est la fiabilité.

Word (DOC / DOCX)

Idéal pour une mise en page propre et professionnelle. Vous ajoutez votre logo, vos coordonnées, et vous éditez une facture rapidement.

Facture Excel (XLS) ou Google Sheets

Parfait quand vous avez plusieurs lignes, plusieurs projets, ou des calculs. Excel limite les erreurs sur le total, surtout si vous additionnez des lots, des temps ou des frais.

PDF

Le PDF est souvent le meilleur format final : stable, imprimable, et difficile à modifier. Même si vous faites la création d’une facture dans Word ou Excel, vous exportez ensuite en PDF pour l’envoi.

Établir une facture en sous-traitance : méthode en 12 étapes

Voici une routine simple, qui tient même quand vous êtes sous pression :

1. Télécharger le modèle de facture (ou dupliquer votre document de base).
2. Remplir vos informations d’entreprise (adresse, coordonnées).
3. Ajouter le client et ses coordonnées du client.
4. Donner un numéro unique.
5. Ajouter la date et la date d’émission de la facture.
6. Indiquer l’échéance.
7. Décrire la prestation : travail, lot, service, produit.
8. Préciser quantité, prix, et montant par ligne.
9. Vérifier le montant total (et TVA/taxe si besoin).
10. Mentionner les conditions de paiement.
11. Sauvegarder (fichier source + PDF).
12. Envoyer la facture par e-mail (et au bon contact).

Ce processus est volontairement “mécanique”. C’est ce qui vous fait gagner du temps.

Description des services fournis : exemples concrets (clients récurrents, plusieurs projets, bâtiment)

La description est souvent la zone la plus floue… et celle qui déclenche les allers-retours. Pour facturer vite, soyez clair.

Client récurrent ou régulier

• “Prestation de service – maintenance hebdomadaire – semaine du … au …”
• “Intervention mensuelle – support technique – période …”

Vous pouvez aussi regrouper par mois, c’est souvent plus simple pour la gestion.

Plusieurs projets sur une même période

• “Projet A – réalisation – lot 1”
• “Projet B – livraison – ajustements”

L’idée : une ligne = une action identifiable.

Sous-traitant bâtiment

• “Main-d’œuvre – pose – zone X”
• “Fourniture / produit – quantité – référence”
• “Déplacement / chantier” (si facturé)

La facture bâtiment passe mieux quand vous séparez main-d’œuvre et matériaux. Et si un matériau est fourni, indiquez-le clairement.

Facture proforma : dans quel cas l’utiliser ?

La facture proforma est utile quand le client a besoin d’un document avant paiement (ou avant livraison), mais que ce n’est pas encore une facture définitive.

Cas typiques :

• acompte demandé avant démarrage ;
• besoin d’un document pour un service achat ;
• validation interne avant que la facture finale soit émise.

C’est un outil commercial pratique, tant que vous ne la confondez pas avec la facture finale.

Factures électroniques : utile ou pas pour un sous-traitant ?

Les factures électroniques deviennent de plus en plus courantes, surtout en B2B. Sans entrer dans la technique, retenez ceci : plus votre document est structuré (références, dates, lignes, total), plus il s’intègre facilement dans les processus du client.

Même si vous envoyez un PDF par e-mail, une facture bien structurée est déjà un pas vers une gestion plus moderne.

Factures impayées : comment réagir sans perdre votre temps

Les factures impayées arrivent, même quand tout est bien fait. L’objectif est de rester factuel et organisé.

Une méthode simple :

• J+3 après échéance : rappel cordial + renvoi du document.
• J+10 : relance plus ferme + demande d’une date de règlement.
• J+20 : dernier rappel clair.

Gardez une trace : date d’envoi, réponse, donnée de paiement annoncée. Ça vous protège et ça accélère la résolution.

Erreur de facturation : les 7 pièges classiques à éviter

Voici les erreurs qui bloquent le plus souvent le paiement :

1. numéro absent ou incohérent (numérotation) ;
2. coordonnées du client incomplètes ;
3. description trop vague (“travaux”, “service”) ;
4. total faux (calcul manuel) ;
5. conditions de paiement absentes ;
6. TVA appliquée “au hasard” ;
7. facture envoyée au mauvais contact.

La solution : un modèle stable + une checklist de fin. C’est bête, mais terriblement efficace.

Différence entre une facture, un devis et un bon de commande

Petite mise au point rapide (ça évite beaucoup de confusion côté client) :

• Devis : proposition, estimation, accord commercial avant exécution.
• Bon de commande / contrat : engagement sur le périmètre et les conditions.
• Facture : document final de transaction, qui déclenche le paiement.

Connaître la différence entre une facture et les autres documents vous aide à gérer les demandes du client (“vous pouvez faire une proforma ?”, “on attend le bon de commande”, etc.).

Organiser votre gestion : archivage, compte client et suivi

Vous n’avez pas besoin d’un système compliqué. Vous avez besoin d’un système qui tient dans le temps.

• Un dossier par mois, ou par client.
• Des noms de fichiers standard : “2026-014 – Client X – PDF”.
• Un tableau de suivi : numéro, date, montant, réglé la facture (oui/non), échéance.

Avec ça, vous gardez la main sur votre trésorerie, et vous simplifiez la vie de votre comptable.

FAQ : facture pour sous-traitant

Peut-on utiliser une facture Word sans Excel ?

Oui, si vous avez peu de lignes. Pour des calculs plus complexes, Excel réduit les erreurs.

Faut-il toujours ajouter un devis ?

Ce n’est pas obligatoire dans tous les cas, mais c’est fortement recommandé. Ça réduit les litiges et les discussions sur le prix.

Comment facturer un acompte ?

Vous pouvez utiliser une facture de prépaiement (ou proforma selon le process du client), puis établir une facture finale avec le solde.

Comment faire si le client veut une facture en anglais ?

Vous pouvez garder la même structure et traduire les libellés. L’important, c’est que les informations et montants restent cohérents.

Conclusion

Une facture de sous-traitance, ce n’est pas juste “un papier à envoyer”. C’est un document qui sécurise votre relation client, accélère le règlement et protège votre entreprise côté fiscal. Avec une structure simple, des mentions obligatoires bien posées, une numérotation propre et des conditions de paiement claires, vous réduisez les retards et vous évitez les mauvaises surprises.