Modèle de facture de loyer

Avec un outil comme Djaboo, vous pouvez envoyer des factures, suivre les règlements, et recevoir des alertes en cas de facture en attente, sans multiplier les tableaux.

Résumé

• La facture de loyer sert à formaliser le paiement du loyer et à tracer la relation entre bailleur et locataire.
• Un gabarit de facture de loyer vous aide à rester constant : mêmes champs, même présentation, moins d’erreurs.
• Pour être efficace, la facture doit indiquer le total, la date de paiement, la durée couverte, le numéro et les coordonnées (dont l’adresse).
• Un envoi par courriel avec une pièce jointe stable simplifie la réception et l’archivage.
• Selon le cas, vous pouvez aussi fournir un justificatif ou une quittance de loyer (justificatif).

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Paiement : pourquoi la clarté fait gagner du temps

Le paiement d’une location n’est pas compliqué… jusqu’au jour où il y a une contestation : “Ce n’est pas le bon montant”, “Je ne sais plus à quelle échéance ça correspond”, “Vous pouvez me renvoyer le détail ?”. Une note claire pose un cadre : elle donne la référence, la logique de calcul, et les informations de contact en cas de question.

C’est aussi ce qui vous permet de suivre votre compte client : qui a réglé, qui est en retard, et à quel moment relancer.

Facture de loyer : à quoi sert ce document, exactement ?

Une facture de loyer sert à :

• matérialiser une demande de règlement (ou un historique si vous la transmettez après encaissement) ;
• justifier les sommes reçues et les sommes dues ;
• tracer les règlements dans votre comptabilité ;
• limiter les litiges grâce à une information standardisée.

À ne pas confondre : ce fichier n’est pas la même chose qu’une quittance de loyer. La quittance est généralement un justificatif de règlement complet. En pratique, beaucoup de bailleurs utilisent les deux : facture pour demander, quittance (ou justificatif) pour confirmer.

Quittance de loyer : quand la fournir et quand un justificatif suffit

L’attestation de règlement (quittance) est utile quand le locataire a besoin d’une preuve (dossier administratif, aide au logement, justificatif de domicile). Si le locataire a réglé partiellement, on parle plutôt de reçu.

Pour rester simple :

• règlement complet : quittance possible ;
• règlement partiel : reçu ;
• avant règlement : facture / appel de location.

Locataire : les informations à indiquer pour éviter les allers-retours

Côté locataire, l’objectif est qu’il n’ait aucune hésitation sur “qui paie quoi”. Votre facture doit inclure :

• le nom du locataire (et de l’entreprise si location pro) ;
• son adresse de facturation si différente ;
• un contact (email ou téléphone) ;
• un rappel du bien loué (appartement, box, véhicule, machine…).

Ce niveau de précision évite les erreurs de virement, surtout si vous gérez plusieurs biens dans le locatif ou plusieurs locations de matériel.

Bailleur : comment rester carré, même avec plusieurs biens

En tant que bailleur (ou société de location), la cohérence est votre meilleur allié. Utiliser un gabarit unique vous permet :

• de classer vos documents par bien, par locataire, par mois ;
• de retrouver une facture en 10 secondes ;
• d’éviter les oublis d’échéance, de durée ou de référence.

Astuce simple : créez une nomenclature stable pour votre numéro de facture, par exemple :

• 2026-APT12-01 (janvier, appartement 12)
• 2026-MAT-03 (location matériel, facture n°3)

Montant du loyer : comment le présenter sans ambiguïté

Le Montant du loyer doit être lisible immédiatement. Le plus clair, c’est de séparer les lignes, surtout si vous avez des éléments additionnels :

• Loyer principal : X €
• Frais (si concerné) : Y €
• Options (parking, box, maintenance, assurance…) : Z €
• Total à payer : X+Y+Z €

Même si vous êtes sur une location simple, afficher le total de façon structurée évite les discussions.

Période : mensualité, semaine, journée… et date de paiement

Indiquez toujours la durée couverte : “Loyer du 1er au 31 mars 2026”, “Location du 15 au 18 février 2026”, etc. C’est une petite ligne, mais elle change tout.

Ajoutez aussi :

• le jour d’émission ;
• la date de paiement (ou l’échéance attendue).

Avec ces deux repères, vous pouvez gérer les retards sans vous demander “c’était pour quel mois déjà ?”.

Télécharger : le bon format pour créer vite et envoyer proprement

Pour aller vite, le mieux est de télécharger un fichier modèle et de l’adapter une fois pour toutes à votre identité. Les formats les plus pratiques :

• Word / DOC : mise en page simple, rendu propre.
• Excel / XLS : calcul automatique, utile si vous facturez plusieurs lignes.
• Google Docs / Google Sheets : accessible partout, idéal si vous travaillez à plusieurs.
• Export PDF : recommandé pour transmettre, car le document ne “bouge” pas.

Dans la pratique, beaucoup de pros font : Excel → export en fichier final → envoi.

Modèle de facture : les champs à remplir à chaque envoi

Sur votre modèle de facture, gardez une structure courte, mais complète :

1. Vos coordonnées (nom, adresse, contact, éventuellement SIRET si pro)
2. Les coordonnées du client / locataire
3. Un identifiant unique (le numéro de facture)
4. Le jour d’émission
5. La durée de location
6. Le détail : loyer, provisions, options
7. Le total
8. Les modalités : comment payer, quand régler, et à qui

C’est ce qui rend la facture “auto-explicative”, même si votre locataire la lit sur mobile.

Information : que préciser sur les frais de retard et la politique

Le champ “notes” sert à préciser ce qui évite les tensions :

• frais de retard (si vous en appliquez) ;
• pénalités ou intérêts (selon ce que votre contrat concerner et autorise) ;
• modalités de règlement (virement, prélèvement, espèces, chèque).

L’idée n’est pas de menacer : c’est de clarifier. Un locataire qui comprend le cadre règle plus facilement.

Immobilier : location de locaux vs location de matériel

Dans l’immobilier, on facture souvent au mois, avec un loyer + charges. En location de matériel, on facture plutôt à la journée ou à la semaine, avec :

• prix de base,
• accessoires,
• casse éventuelle,
• livraison / enlèvement.

Dans les deux cas, la logique est la même : une facture détaillée, un total clair, et une échéance.

Émettre : le bon timing pour envoyer et limiter les impayés

Quand faut-il émettre une facture ?

• idéalement au début du mois (ou du cycle) ;
• ou dès la fin de prestation si c’est une location courte.

Et si vous avez des clients débiteurs, ne laissez pas traîner : une relance courte le lendemain de l’échéance suffit souvent, surtout quand la facture est bien présentée.

Besoin : comment adapter le modèle à votre situation

Votre besoin dépend de votre activité. Voici trois scénarios classiques :

1. Loyer mensuel (logement / bureau) → facture récurrente, même structure, seules les dates changent.
2. Location de matériel (chantier, événement, audiovisuel) → plus de lignes, plus de détails sur les accessoires.
3. Location de véhicule → préciser les dates, la durée, et les conditions.

Un gabarit de facture bien pensé peut couvrir ces trois cas : il suffit de garder des lignes modulables.

Comment envoyer : format figé, courriel, et suivi du compte

Pour transmettre proprement :

• exportez au format PDF ;
• envoyez par courriel avec un objet clair (“Facture loyer – mars 2026 – Appartement X”) ;
• gardez une copie dans votre dossier (par locataire, par année).

Ensuite, faites un suivi simple de votre compte :

• envoyée / payée / en retard.

C’est basique, mais redoutablement efficace.

FAQ – Modèle de facture de loyer

Une facture de loyer est-elle obligatoire ?

Tout dépend du contexte (location pro, location entre particuliers, nature de l’activité). Mais dans la pratique, c’est un excellent réflexe : vous avez un fichier qui trace la somme, la durée et l’échéance.

Facture de loyer ou quittance de loyer : que choisir ?

La facture sert surtout à demander le règlement. La quittance confirme un règlement complet. Pour un règlement partiel, un reçu est plus adapté.

Puis-je utiliser un modèle gratuit Word ou Excel ?

Oui. Un modèle sans frais suffit si vous gardez une structure stable et que vous exportez dans un format figé pour l’envoi.

Comment éviter les erreurs de montant ?

Séparez les lignes (loyer, charges, options) et faites vos calculs sur Excel ou Google Sheets. Puis exportez dans un format figé.

Comment gérer les retards ?

Ajoutez une date de paiement claire, et précisez vos règles. Une relance courte avec la facture en pièce jointe suffit souvent.

Conclusion : un modèle simple, réutilisable, et des règlements plus fluides

Une bonne facture de location, c’est une facture qui se comprend en 10 secondes : la durée, le montant, l’échéance, et comment régler. En partant d’un modèle sans frais, vous gagnez du temps à chaque cycle, vous réduisez les oublis et vous facilitez la vie de vos locataires.