Modèle de facture de vidéographie

Résumé

• Une facture de vidéographie sert à cadrer la transaction, justifier le montant total et accélérer le règlement.
• La structure idéale sépare les services fournis, les frais et la taxe (TVA si applicable).
• Les points qui évitent 80% des retards : numéro de facture, date de la facture, date d’échéance, et conditions de paiement.
• Vous pouvez utiliser un modèle en PDF, Word, Excel, Google Sheets ou Google Docs selon votre manière de travailler.
• Selon le projet, vous choisirez une facture standard, récurrente, prépayée ou basée sur le temps.

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Facture de vidéographie : à quoi sert ce document pour votre entreprise ?

Une facture n’est pas un simple papier “pour la compta”. Pour votre entreprise, c’est la preuve écrite de la prestation et de ce qui a été convenu : la nature du service, la période, le montant, et les modalités de règlement.

Concrètement, une facture de vidéographie vous aide à :

• sécuriser la relation et les relations avec vos clients (tout est écrit, donc moins d’ambiguïtés)
• garder une trace propre pour votre comptabilité (utile en cas de contrôle ou de litige)
• calculer votre revenu mensuel ou annuel sans vous prendre la tête
• structurer votre offre (tournage, production vidéo, montage, étalonnage, livrables, options)

Et surtout : une facture bien faite est plus facile à valider côté client (ou service comptable), donc vous êtes payé plus vite.

Modèle de facture de vidéographie : les informations à inclure

Un bon modèle de facture doit être simple à remplir, mais complet. Voici les blocs à prévoir :

• Vos coordonnées : nom, logo de votre entreprise, adresse, e-mail, téléphone, SIRET (selon votre statut)
• Les infos du client : nom/raison sociale, adresse, contact facturation
• Les éléments de la facture : numéro de facture, date de la facture, date d’échéance
• Le détail : services de vidéographie, options, montage, livrables, quantités
• Les montants : HT, TVA si taxe applicable, total, montant total
• Les conditions : modalités de paiement, conditions de paiement, pénalités éventuelles

Astuce : prévoyez aussi une petite section “notes” pour ajouter une information supplémentaire (ex : “Livraison en 4K + sous-titres FR”, “1 aller-retour de retouches inclus”).

Numéro de facture, date de la facture et date d’échéance : la base

Si vous voulez éviter les rejets “administratifs”, soignez ces trois éléments :

• Numéro de facture : unique, logique, et suivi (ex : VID-2026-001).
• Date de la facture : celle d’émission du document.
• Date d’échéance : la date limite de règlement (ex : “paiement à 30 jours”).

C’est bête, mais ce sont souvent ces champs qui bloquent un paiement, surtout si vous travaillez avec des clients “corporate”.

Services de vidéographie et montage : détaillez chaque ligne de service

Votre force, c’est votre prestation. Donc : mettez-la en valeur sur la facture.

Dans votre tableau, créez une ligne par poste, avec une description courte et précise. Exemple :

• Pré-production : repérage, brief, planning
• Tournage : demi-journée / journée
• Post-production : dérushage + montage
• Habillage : titres, musique, sous-titres
• Export : formats web / version verticale / version 4K
• Livraison : lien + durée de conservation

Chaque ligne doit avoir un coût clair. Ça rend le document facile à comprendre et ça évite les discussions après coup.

Frais, taxe et TVA : comment rester précis

En vidéographie, vous pouvez avoir des frais variables : déplacement, location matériel, assistants, studio, musique, banque d’images… L’idéal est de les isoler.

• Les frais refacturés : mettez-les en lignes séparées (avec justificatifs si besoin).
• La taxe : si la TVA est applicable à votre situation, faites apparaître le taux et le montant.
• Le montant final : affichez clairement le montant total à payer.

Cette séparation rend votre facture plus “propre”, et surtout plus simple à valider.

Modalités et conditions de paiement : éviter les retards

C’est LE bloc qui fait la différence entre “payé dans la semaine” et “relances pendant un mois”.

Dans vos conditions de paiement, précisez :

• délai (à réception, 15 jours, 30 jours…)
• modes acceptés (virement, CB, etc.)
• références utiles (IBAN, référence à rappeler)
• acompte si vous en demandez un (utile pour une facture prépayée)

Et si vous utilisez un outil, vous pouvez souvent accepter les paiements plus facilement (paiement en ligne, lien de règlement, etc.).

Formats PDF, Word, Excel, Google Sheets et Google Docs : lequel choisir ?

Le format dépend de votre usage.

• Excel / Google Sheets : parfait si vous voulez automatiser les calculs (totaux, taxes, remises).
• Word / Google Docs : idéal pour une mise en page propre et une personnalisation (polices, blocs, ajouter votre logo).
• PDF : recommandé pour l’envoi final, car c’est stable et imprimable.

Beaucoup de vidéastes remplissent le modèle dans Word/Excel, puis exportent en PDF avant d’envoyer au client.

Facture standard, facture récurrente et facture prépayée : quel type utiliser ?

Tous les projets ne se facturent pas pareil. Voici les cas les plus fréquents :

• Facture standard : la plus courante, pour une mission ponctuelle (clip, interview, aftermovie).
• Facture récurrente : si vous faites un abonnement mensuel (création de contenus, social, présence continue).
• Facture prépayée : pour encaisser un acompte avant tournage (souvent 30% à 50%).

L’idée n’est pas de compliquer : c’est de choisir le type qui colle à votre cycle de production et à votre trésorerie.

Facture basée sur le temps : quand facturer au temps de tournage

Si votre prix dépend du temps (tournage à l’heure, montage au jour), la facture basée sur le temps est la plus claire.

Dans ce cas, indiquez :

• le nombre d’heures/jours
• le tarif unitaire
• une description de la tâche
• le total par ligne

Ça protège tout le monde : vous, comme le client.

Facture de production vidéo : cas production cinématographique et assistant de production

Dès que vous passez sur des projets plus “équipe” (pub, docu, production cinématographique), vous pouvez décliner votre modèle selon le rôle :

• facture de production vidéo (global : tournage + post-prod)
• facture assistant de production (coordination, logistique, planning)
• facture de montage (dérushage, montage, étalonnage)

Même structure, mais des libellés adaptés. C’est simple, mais ça fait très pro.

Envoyer et accepter les paiements : du reçu au suivi

Une fois la facture prête, l’objectif est d’être payé vite et proprement.

Bon réflexes :

• envoyer la facture au bon contact (compta si nécessaire)
• indiquer clairement l’objet (numéro + projet)
• joindre la version PDF
• demander une confirmation de bonne réception si c’est un nouveau client

Quand le règlement arrive, gardez une trace : un reçu (ou à minima une preuve de virement) et le statut “payé” dans votre outil.

Exemple de facture détaillée : structure prête à personnaliser

Voici une structure simple qui marche très bien :

1. En-tête : nom, logo de votre entreprise, coordonnées
2. Bloc client : société, adresse, e-mail facturation
3. Références : numéro de facture, date de la facture, date d’échéance
4. Tableau :
   • ligne 1 : tournage (quantité, tarif, total)
   • ligne 2 : post-prod / montage
   • ligne 3 : options (sous-titres, version verticale, exports)
   • ligne 4 : frais éventuels
5. Totaux : HT, TVA/taxe si applicable, montant total
6. modalités de paiement + notes + “merci”

C’est lisible, détaillé juste comme il faut, et très facile à réutiliser.

FAQ

Dois-je forcément détailler tous les services fournis ?

Pas “tout”, mais assez pour que ce soit limpide. Une description courte par ligne suffit généralement.

Quel est le meilleur format ?

Pour travailler : Word/Excel ou Google Docs/Sheets. Pour envoyer : PDF.

Comment éviter les factures impayées ?

Des conditions de paiement claires + une date d’échéance + un suivi régulier. Et si possible, un acompte via facture prépayée.

Puis-je faire une facture récurrente pour un client social média ?

Oui, c’est même souvent le plus simple : vous facturez chaque mois un pack de contenus, de manière stable.