Excel reste l’outil le plus utilisé pour facturer quand on démarre, parce qu’il calcule, se personnalise et ne coûte rien. Ce modèle gratuit vous évite de le construire vous-même.
Téléchargez-le, remplissez votre en-tête une fois, et servez-vous en pour chaque nouvelle facture.
Un tableur ne dispense d’aucune mention légale. Avant de parler de formules, voici ce qui doit figurer sur le document.
Votre identité complète : dénomination, forme juridique, adresse, numéro SIRET, et selon votre situation le numéro RCS ou le numéro au répertoire des métiers. Un entrepreneur individuel ajoute la mention « EI » à son nom.
Les coordonnées du client : raison sociale exacte et adresse de facturation, qui n’est pas toujours l’adresse de livraison.
Un numéro et une date : le numéro suit une séquence continue, sans trou ni doublon, et la date d’émission accompagne la date d’exécution de la prestation.
Le détail des lignes : désignation, quantité, prix unitaire hors taxes, total par ligne.
Les totaux et la TVA : total hors taxes, taux et montant de TVA par taux appliqué, total toutes taxes comprises. Si vous relevez de la franchise en base, la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » remplace les lignes de TVA.
Les conditions de règlement : échéance, moyens de paiement acceptés, taux des pénalités de retard et indemnité forfaitaire de recouvrement pour les clients professionnels.
Le fichier reprend cette structure de haut en bas, dans l’ordre où un client lit une facture.
Une zone d’en-tête pour vos informations, que vous remplissez une seule fois avant d’enregistrer votre gabarit.
Un bloc client à compléter à chaque facture, avec le numéro et les deux dates.
Un tableau de lignes avec une ligne par produit ou prestation.
Un pied de page pour les totaux, la mention de TVA correspondant à votre situation et les conditions de règlement.
Trois calculs suffisent à couvrir la quasi-totalité des cas. Les noms de fonctions ci-dessous sont ceux de la version française.
Le total d’une ligne se calcule en multipliant la quantité par le prix unitaire, soit une formule du type =B5*C5.
Le total hors taxes additionne les lignes avec =SOMME(D5:D20). Prévoyez la plage large dès le départ, pour pouvoir ajouter des lignes sans casser la formule.
La TVA et le total TTC s’obtiennent en multipliant le total hors taxes par le taux, puis en additionnant les deux. Placez le taux dans une cellule dédiée plutôt que de l’écrire dans la formule : le jour où il change, vous n’avez qu’une valeur à modifier.
Un dernier réglage évite bien des ennuis : formatez les cellules de montants en monétaire avec deux décimales. Un affichage arrondi qui masque des centimes produit des totaux qui ne tombent pas juste, et ces écarts se retrouvent en comptabilité.
Écraser sa facture précédente. C’est l’accident le plus fréquent. On ouvre le fichier, on modifie les lignes, on enregistre, et la facture du mois dernier a disparu. Travaillez toujours par duplication du gabarit, et nommez chaque fichier avec son numéro de facture.
Perdre le fil de la numérotation. Un tableur ne numérote pas tout seul. Tenez un onglet ou un fichier séparé listant numéro, date, client et montant. Ce registre est aussi ce qu’on vous demandera en cas de contrôle.
Envoyer le fichier modifiable. Un classeur transmis tel quel peut être modifié après envoi. Exportez systématiquement en PDF avant d’envoyer.
Casser une formule en insérant une ligne. L’ajout d’une ligne au milieu du tableau étend rarement les plages de calcul comme on l’espère. Vérifiez le total après chaque insertion.
Oublier l’archivage. Le double de chaque facture émise doit être conservé. Un dossier par année, sauvegardé ailleurs que sur le seul disque de l’ordinateur, suffit.
Le tableur convient tant que le volume reste faible et que la facturation est simple. Trois signaux indiquent qu’il devient coûteux.
Le premier est le temps passé : quand la facturation mensuelle prend une demi-journée, le gain apparent du gratuit s’est déjà évaporé.
Le deuxième est le suivi des paiements. Un tableur ne sait pas qui a payé ni qui doit être relancé, et ce suivi finit dans un second fichier qui se désynchronise du premier.
Le troisième est réglementaire, et il a une date.
La réforme de la facturation électronique se déploie en deux temps.
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir leurs factures sous forme électronique dès lors que leur fournisseur est tenu de les émettre ainsi.
À compter du 1er septembre 2027, l’obligation d’émettre au format électronique s’étend aux petites et moyennes entreprises ainsi qu’aux microentreprises.
Ce que cela change pour un fichier Excel est net. Une facture électronique au sens de la réforme n’est pas un document mis en forme puis exporté en PDF : c’est un fichier structuré, transmis par une plateforme agréée. Un classeur, aussi soigné soit-il, ne répondra pas à cette obligation le jour où elle vous concernera.
Le modèle reste donc parfaitement utilisable aujourd’hui, et il vous sert à poser les bonnes mentions. Pour savoir précisément à quelle date vous serez concerné, le simulateur répond en quelques questions, et l’article sur Peppol explique le réseau par lequel ces factures circuleront.
Le modèle fonctionne-t-il avec Google Sheets ou LibreOffice ? Oui. Les formules employées sont standard et se comportent de la même façon dans ces outils.
Comment gérer plusieurs taux de TVA sur une même facture ? Ajoutez une colonne de taux dans le tableau, puis calculez un sous-total par taux dans le pied de page. La réglementation impose de faire apparaître le détail par taux appliqué.
Puis-je facturer en devise étrangère ? Oui, en indiquant la devise et, pour la comptabilité, la contre-valeur en euros avec le taux de conversion retenu et sa date.
Comment corriger une facture déjà envoyée ? On ne la modifie pas. On émet une facture d’avoir qui l’annule en totalité ou en partie, en reprenant ses références, puis une nouvelle facture correcte.
Combien de temps conserver mes factures ? Le double de chaque facture émise doit être conservé, et cette obligation ne dépend pas de la taille de l’entreprise. Prévoyez un archivage durable dès la première facture.
