Les pénalités de retard sont exigibles de plein droit dès le lendemain de l’échéance, sans rappel ni mise en demeure. Voici comment les calculer, les mentionner et les appliquer.
Ce mécanisme est encadré par l’article L441-10 du Code de commerce, issu de la loi de Modernisation de l’Économie (LME) du 4 août 2008, renforcée depuis par la loi Macron et la loi PACTE. Il s’applique à toutes les transactions commerciales entre professionnels, sans exception de taille ou de secteur d’activité.
Pourquoi ce principe de plein droit est-il si important ? Parce qu’il signifie que la créance existe juridiquement, même si vous ne la réclamez pas. Ne jamais appliquer les pénalités revient à accorder à vos clients un crédit gratuit et illimité. Un client qui sait qu’aucune conséquence financière ne suivra un retard n’a aucune raison de changer de comportement.
Les délais de paiement entre professionnels et le point de départ du retard
Entre professionnels, le délai de paiement légal par défaut est de 30 jours à compter de la réception des marchandises ou de l’exécution de la prestation. Les parties peuvent négocier un délai différent, à condition de le préciser expressément dans le contrat, les conditions générales de vente ou sur la facture elle-même.
La loi fixe un plafond absolu : le délai convenu ne peut jamais dépasser :
- 60 jours nets à compter de la date d’émission de la facture ;
- 45 jours fin de mois à compter de la date d’émission de la facture.
Aucune clause contractuelle ne peut déroger à ce plafond au détriment du créancier. Certains secteurs bénéficient de délais dérogatoires encadrés par décret (transport routier, denrées alimentaires périssables, secteur saisonnier) : vérifiez les règles propres à votre activité si vous y êtes soumis.
Le point de départ du retard est le lendemain de la date d’échéance figurant sur la facture. Si la facture indique une échéance au 31 mars, les pénalités commencent à courir le 1er avril. Ce n’est pas la date d’envoi de la relance, ni la date de réception du courrier : c’est uniquement la date d’échéance qui compte.
Le taux applicable : taux contractuel et taux supplétif
Deux situations se présentent selon ce que prévoient vos conditions générales de vente.
Taux prévu dans les conditions générales de vente
Vous êtes libre de fixer le taux de pénalités dans vos CGV, à condition de respecter un plancher légal : ce taux ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal applicable aux créances professionnelles. Ce taux d’intérêt légal est publié chaque semestre par la Banque de France et évolue régulièrement. Consultez la publication en vigueur au moment du retard pour connaître le plancher applicable.
Un taux compris entre 10 et 15 % par an reste au-dessus du plancher légal tout en étant simple à communiquer et à calculer.
Taux supplétif en l’absence de mention contractuelle
Si aucun taux n’est précisé dans vos CGV ni sur la facture, la loi prévoit un taux supplétif automatique : le taux directeur de la Banque centrale européenne (BCE) majoré de 10 points de pourcentage. Ce taux est mis à jour deux fois par an (au 1er janvier et au 1er juillet) et s’applique au moment du retard, non à la date de conclusion du contrat.
Ce taux supplétif est généralement plus élevé que ce que la plupart des entreprises auraient choisi. Autant fixer votre propre taux dans vos CGV pour garder la maîtrise de vos conditions.
La formule de calcul, avec un exemple chiffré complet
Le calcul des pénalités de retard repose sur une formule simple :
Pénalités = Montant TTC x Taux annuel x (Nombre de jours de retard / 365)
Les pénalités se calculent toujours sur le montant toutes taxes comprises de la facture impayée. Le taux annuel est exprimé en décimal (10 % devient 0,10). Le nombre de jours de retard est le nombre de jours calendaires écoulés entre la date d’échéance et la date de paiement effectif.
Exemple chiffré
Une TPE a émis une facture de 8 000 euros TTC avec une échéance au 28 février. Le client règle le 18 avril, soit 49 jours de retard. Le taux prévu aux CGV est de 10 % par an.
| Élément | Détail du calcul | Montant |
|---|---|---|
| Montant TTC de la facture | Montant impayé | 8 000,00 euros |
| Taux annuel | Prévu aux CGV | 10 % |
| Nombre de jours de retard | Du 1er mars au 18 avril | 49 jours |
| Pénalités de retard | 8 000 x 0,10 x (49 / 365) | 107,40 euros |
| Indemnité forfaitaire de recouvrement | Forfait légal par facture | 40,00 euros |
| Total réclamable en sus du principal | Pénalités + indemnité | 147,40 euros |
Le client devra donc régler 8 147,40 euros au total. Sur un portefeuille de vingt factures en retard similaires par an, ce sont près de 3 000 euros de créances supplémentaires que la plupart des TPE laissent sur la table faute de les réclamer.
L’indemnité forfaitaire de recouvrement et son cumul avec les pénalités
En plus des pénalités de retard, tout retard de paiement entre professionnels ouvre droit à une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement, prévue à l’article D441-5 du Code de commerce. Cette indemnité est due automatiquement dès le premier jour de retard, sans justificatif à fournir et sans mise en demeure préalable.
Quelques points essentiels à retenir :
- Elle s’ajoute aux pénalités de retard, elle ne les remplace pas.
- Elle est due par facture en retard, et non par client. Un client qui paie cinq factures en retard doit cinq fois 40 euros.
- Elle est exigible même en cas de paiement partiel de la facture.
- Si vos frais de recouvrement réels dépassent 40 euros (recours à un huissier, à un prestataire de recouvrement), vous pouvez réclamer une indemnisation complémentaire sur justificatifs.
- Elle ne s’applique pas aux clients particuliers ni aux baux commerciaux.
Les mentions obligatoires sur la facture et dans les CGV
Pour que les pénalités soient opposables et pour être en conformité avec le Code de commerce, certaines mentions doivent figurer sur chaque facture émise à un professionnel et dans vos conditions générales de vente.
Mentions à porter sur chaque facture
- La date d’échéance de paiement (ou le délai de paiement applicable avec sa base de calcul).
- Le taux des pénalités de retard applicable en cas de non-paiement dans les délais.
- La mention de l’indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement.
- Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé (ou la mention explicite de l’absence d’escompte).
Mentions à porter dans les CGV
- Le taux des pénalités de retard et les modalités de son calcul.
- Les conditions d’application des pénalités.
- La mention de l’indemnité forfaitaire de recouvrement.
Exemple de formulation conforme
Voici un exemple de clause que vous pouvez adapter et insérer en bas de vos factures et dans vos CGV :
« En cas de retard de paiement, des pénalités seront exigibles de plein droit, sans rappel préalable, au taux annuel de [X %]. Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros sera également due par facture impayée, conformément à l’article D441-5 du Code de commerce. Si les frais réels de recouvrement excèdent ce montant, une indemnisation complémentaire pourra être réclamée sur justificatifs. »
L’absence de ces mentions expose l’émetteur de la facture à des sanctions administratives. La mention est obligatoire, même si vous choisissez ensuite de ne pas réclamer les pénalités.
Que faire quand le client ne paie pas malgré les pénalités
Les pénalités courent automatiquement, mais elles ne se règlent pas seules. Voici la procédure recommandée lorsqu’une facture reste impayée.
Première relance amiable
Dès le premier jour de retard, envoyez une relance par e-mail ou téléphone. Mentionnez que les pénalités courent depuis la date d’échéance et précisez le montant déjà accumulé. Cette mention produit souvent un effet immédiat : le client comprend que le retard a un coût réel.
Relance écrite formelle
Si la première relance reste sans réponse au bout de huit à dix jours, adressez une relance écrite plus ferme, par e-mail avec accusé de lecture ou par courrier. Indiquez le montant principal, les pénalités calculées à date et l’indemnité forfaitaire de 40 euros.
Mise en demeure
En l’absence de paiement après plusieurs relances, envoyez une mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception. Ce document formalise votre créance et constitue une pièce essentielle si vous devez ensuite engager une procédure judiciaire.
Recouvrement judiciaire
Si la mise en demeure reste sans effet, deux voies s’offrent à vous :
- L’injonction de payer : procédure rapide et peu coûteuse devant le tribunal compétent, adaptée aux créances certaines et non contestées.
- Le recours à un prestataire de recouvrement : une société spécialisée prend en charge les démarches en échange d’une commission sur les sommes récupérées.
Le traitement comptable des pénalités de retard
Les pénalités de retard ont un traitement comptable et fiscal spécifique que tout dirigeant de TPE ou PME doit connaître.
Pas de TVA sur les pénalités
Les pénalités de retard ne sont pas soumises à la TVA. Elles constituent une indemnité financière et non la contrepartie d’une prestation de service. Vous les facturez donc en net, sans appliquer de TVA, quelle que soit votre situation au regard de la TVA.
Rattachement à l’exercice d’encaissement
Par dérogation aux règles comptables générales, les pénalités de retard sont rattachées, pour la détermination du résultat imposable, à l’exercice de leur encaissement effectif (article 237 sexies du CGI). Cela signifie que vous n’êtes pas imposé sur des pénalités que vous n’avez pas encore perçues, même si la créance est juridiquement acquise. Côté client, il doit constater une dette dès l’exigibilité.
En comptabilité, les pénalités encaissées sont enregistrées en produits financiers. Leur renoncement éventuel n’est pas neutre : abandonner une créance acquise peut avoir des conséquences comptables et fiscales. Ce point mérite d’être évoqué avec votre expert-comptable.
Le cas des clients particuliers et des organismes publics
Clients particuliers
Le régime des pénalités de retard prévu par le Code de commerce s’applique exclusivement aux transactions entre professionnels (B2B). Si votre client est un particulier, ce sont les règles du Code civil qui s’appliquent. Les pénalités automatiques de plein droit ne jouent pas de la même façon, et l’indemnité forfaitaire de 40 euros n’est pas due.
Organismes publics
Les marchés publics obéissent à des règles spécifiques. Les intérêts dus par une personne publique en cas de paiement tardif sont appelés intérêts moratoires. Ils s’appliquent automatiquement au-delà du délai de paiement légal fixé pour les acheteurs publics et sont calculés selon un taux propre aux marchés publics, distinct du taux BCE + 10 points applicable entre entreprises privées.
Les erreurs les plus fréquentes
Oublier la mention sur la facture
C’est l’erreur la plus répandue. La mention du taux de pénalités et de l’indemnité forfaitaire est obligatoire sur chaque facture B2B. Son absence fragilise votre position en cas de litige et vous expose à des sanctions administratives. La mention doit figurer sur la facture, pas seulement dans les CGV.
Appliquer les pénalités de manière rétroactive
Les pénalités ne peuvent courir qu’à partir de la date d’échéance figurant sur la facture. Tenter de les appliquer à partir d’une date antérieure à l’échéance, ou de modifier rétroactivement les conditions après coup, est sans fondement juridique et peut nuire à votre crédibilité en cas de contentieux.
Renoncer systématiquement pour préserver la relation commerciale
Renoncer ponctuellement à des pénalités pour un bon client qui traverse une difficulté exceptionnelle est une décision commerciale légitime. En revanche, ne jamais les mentionner, ne jamais les évoquer en relance, et les abandonner systématiquement, c’est envoyer un signal clair à tous vos clients : le retard ne coûte rien. Le résultat est prévisible. Mentionner les pénalités dans chaque relance, sans nécessairement les facturer, produit déjà un effet dissuasif significatif sur les comportements de paiement.
Confondre date d’émission et date d’échéance
Les pénalités courent à partir de la date d’échéance, pas de la date d’émission de la facture. Une facture émise le 1er mars avec un délai de 30 jours a une échéance au 31 mars : les pénalités commencent le 1er avril, pas le 2 mars.
Appliquer les pénalités sans y passer ses journées
La raison principale pour laquelle la plupart des TPE et PME ne réclament jamais leurs pénalités de retard n’est pas le manque de volonté : c’est la charge que représente le calcul manuel. Identifier chaque facture échue, compter les jours de retard facture par facture, calculer le montant des pénalités, rédiger la relance en y intégrant les bons chiffres, puis recommencer à chaque nouveau retard… Sur un portefeuille de plusieurs dizaines de clients actifs, cette gestion devient vite impossible à tenir en parallèle de l’activité.
Djaboo résout ce problème directement. La plateforme identifie automatiquement les factures échues, suit le nombre de jours de retard par facture et déclenche les relances automatiques au bon moment, avec les bons montants. Vous gardez le contrôle sur vos conditions commerciales sans avoir à surveiller manuellement chaque échéance.
Questions fréquentes
Les pénalités de retard sont-elles dues même si elles ne sont pas mentionnées sur la facture ?
Oui. Les pénalités de retard sont dues de plein droit entre professionnels, même en l’absence de mention sur la facture ou dans les CGV (article L441-10 du Code de commerce). En revanche, l’absence de mention sur la facture constitue une infraction susceptible de sanction administrative. Mentionner les pénalités est donc à la fois une obligation légale et une protection pour le créancier.
Peut-on fixer librement le taux des pénalités de retard ?
Oui, dans les limites fixées par la loi. Le taux contractuel doit être au moins égal à trois fois le taux d’intérêt légal applicable aux créances professionnelles. En l’absence de taux contractuel, c’est le taux directeur de la BCE majoré de 10 points qui s’applique automatiquement. Il n’existe pas de plafond légal supérieur : vous pouvez fixer un taux plus élevé si vos CGV le prévoient.
L’indemnité forfaitaire de 40 euros est-elle due même pour un retard d’un seul jour ?
Oui. L’indemnité forfaitaire de 40 euros est due dès le premier jour de retard, automatiquement et sans justificatif. Elle s’applique par facture impayée, quelle que soit la durée du retard ou le montant de la facture. Elle n’est pas due si votre client est un particulier ou si la facture concerne un bail commercial.
Les pénalités de retard sont-elles soumises à la TVA ?
Non. Les pénalités de retard ne constituent pas la contrepartie d’une prestation de service : elles sont assimilées à une indemnité financière et sont donc exonérées de TVA. Vous les facturez en net, sans appliquer de TVA. Fiscalement, elles sont rattachées à l’exercice de leur encaissement effectif, et non à l’exercice au cours duquel elles sont devenues exigibles.
Que faire si le client conteste les pénalités ?
Les pénalités de retard sont dues de plein droit : le client ne peut pas les contester au seul motif qu’il n’en a pas été informé au moment du retard. Si la mention figure sur la facture et dans les CGV, votre position est solide. En cas de contestation persistante, la voie de l’injonction de payer devant le tribunal compétent est adaptée aux créances certaines et non sérieusement contestables. Conservez toujours une trace écrite de vos relances et de la date d’échéance.
Peut-on renoncer aux pénalités après les avoir réclamées ?
Oui, renoncer à des pénalités est une décision commerciale qui vous appartient. Vous pouvez choisir de les abandonner partiellement ou totalement, par exemple pour préserver une relation avec un client de longue date qui traverse une période difficile. Cet abandon doit cependant être formalisé par écrit pour éviter toute ambiguïté. Sachez que l’abandon d’une créance acquise n’est pas neutre sur le plan comptable et fiscal : votre expert-comptable peut vous conseiller sur la meilleure façon de le traiter.
