Une facture impayée ne se règle pas d’elle-même : c’est la relance écrite, envoyée au bon moment et avec le bon ton, qui fait rentrer l’argent. Voici quatre modèles prêts à l’emploi, du rappel préventif à l’ultimatum avant mise en demeure.
Pourquoi une relance écrite change tout par rapport à un appel téléphonique
Un appel téléphonique peut sembler plus direct, mais il laisse zéro trace. Si le litige aboutit un jour devant un tribunal, vous devrez prouver que vous avez relancé votre client : sans écrit, vous n’avez rien. La lettre de relance, elle, constitue une preuve datée de votre démarche amiable. Elle montre votre bonne foi, elle rappelle précisément les références de la facture et elle fixe un délai clair. Un appel, même suivi d’une promesse de paiement, reste une parole en l’air.
La relance écrite présente un autre avantage concret : elle atteint le bon interlocuteur. Dans une PME, c’est souvent le service comptabilité qui règle les factures, pas le commercial ou le dirigeant avec qui vous avez travaillé. Envoyer un email ou un courrier permet à votre message d’atterrir directement là où la décision de payer se prend, avec toutes les informations nécessaires jointes.
Enfin, la relance écrite s’inscrit dans une séquence progressive. Chaque courrier envoyé monte d’un cran dans le ton et dans les conséquences annoncées. Cette gradation est reconnue par les juridictions : elle démontre que vous avez tout tenté avant de passer au contentieux.
Le bon moment pour relancer et le rythme d’une séquence de relance
Le timing est le facteur numéro un du recouvrement amiable. Plus vous attendez, plus la créance devient difficile à récupérer. Une séquence de relance efficace suit quatre niveaux, chacun avec son délai, son canal et son ton.
| Niveau | Délai | Canal recommandé | Ton |
|---|---|---|---|
| Relance préventive | 5 à 7 jours avant l’échéance | Neutre, informatif | |
| Première relance | 3 à 8 jours après l’échéance | Email + appel téléphonique | Courtois, bienveillant |
| Deuxième relance | 8 à 15 jours après la première relance | Email + courrier simple | Ferme, professionnel |
| Dernière relance avant mise en demeure | 8 à 15 jours après la deuxième relance | Lettre recommandée avec AR (LRAR) | Formel, sans ambiguïté |
Ne brûlez pas les étapes. Passer directement à la mise en demeure après un seul oubli de paiement peut braquer un bon client et fragiliser votre position si l’affaire va plus loin. À l’inverse, s’enliser dans des relances amiables répétées sans jamais monter d’un cran laisse le temps jouer contre vous.
Les règles d’écriture communes à toute lettre de relance
Quel que soit le niveau de relance, chaque courrier doit contenir les mêmes éléments fondamentaux. L’absence d’un seul d’entre eux donne au débiteur une excuse facile pour retarder encore le paiement.
- Un objet clair : mentionnez explicitement qu’il s’agit d’une relance et indiquez le numéro de facture dès la ligne d’objet.
- La référence de la facture : numéro, date d’émission, montant exact TTC.
- La date d’échéance dépassée : précisez la date à laquelle le paiement aurait dû être reçu.
- L’action attendue : demandez explicitement un virement, un chèque ou une confirmation de date de règlement.
- Une date limite précise : évitez « dans les meilleurs délais ». Fixez une date butoir : « avant le [date] » ou « sous 8 jours à compter de la réception ».
- Vos coordonnées bancaires : joignez votre IBAN pour lever toute friction au paiement.
- Une copie de la facture en pièce jointe : systématiquement, à chaque relance.
Modèle 1 : relance préventive avant échéance
Cette relance s’envoie 5 à 7 jours avant la date d’échéance. Elle ne réclame pas encore un paiement en retard : elle rappelle simplement qu’une échéance approche. C’est l’étape la plus sous-estimée et pourtant la plus rentable, car elle évite une grande partie des oublis administratifs.
Objet : Rappel d’échéance – Facture n°[NUMÉRO] du [DATE]
Madame, Monsieur,
Nous nous permettons de vous adresser ce message pour vous rappeler que la facture n°[NUMÉRO], d’un montant de [MONTANT] € TTC, émise le [DATE D’ÉMISSION], arrivera à échéance le [DATE D’ÉCHÉANCE].
Si vous avez déjà initié le règlement, nous vous en remercions par avance. Dans le cas contraire, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir prévoir le virement à cette date, aux coordonnées bancaires indiquées sur la facture (IBAN : [IBAN]).
Vous trouverez la facture en pièce jointe pour faciliter votre traitement. N’hésitez pas à nous contacter au [TÉLÉPHONE] ou à [EMAIL] pour toute question.
Cordialement,
[NOM]
[FONCTION]
[SOCIÉTÉ]
[COORDONNÉES]
Modèle 2 : première relance après échéance (ton neutre)
Cette relance s’envoie entre 3 et 8 jours après la date d’échéance. Le principe : partir du principe que le retard est involontaire. Un oubli, une facture égarée dans la comptabilité, un virement en cours : les causes innocentes sont les plus fréquentes. Le ton reste neutre et orienté solution.
Objet : Rappel de paiement – Facture n°[NUMÉRO] échue le [DATE]
Madame, Monsieur,
Sauf erreur de notre part, la facture n°[NUMÉRO] d’un montant de [MONTANT] € TTC, émise le [DATE D’ÉMISSION] et échue le [DATE D’ÉCHÉANCE], n’a pas encore été réglée à ce jour.
Il s’agit peut-être d’un simple oubli ou d’un paiement en cours de traitement. Pourriez-vous nous confirmer la date de règlement prévue, ou nous transmettre le justificatif si le virement a déjà été effectué ?
Vous trouverez la facture en pièce jointe. Pour tout règlement par virement, nos coordonnées bancaires figurent sur ce document (IBAN : [IBAN]).
Nous restons disponibles au [TÉLÉPHONE] ou à [EMAIL] pour répondre à vos questions.
Cordialement,
[NOM]
[FONCTION]
[SOCIÉTÉ]
[COORDONNÉES]
Modèle 3 : deuxième relance ferme avec mention des pénalités
Cette relance s’envoie 8 à 15 jours après la première, si elle est restée sans réponse. Le ton monte d’un cran : la demande devient formelle, un délai précis est fixé, et les pénalités de retard sont mentionnées. Conformément à l’article L.441-10 du Code de commerce, tout retard de paiement entre professionnels entraîne de plein droit des pénalités de retard, ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros.
Objet : Deuxième relance – Facture n°[NUMÉRO] toujours impayée
Madame, Monsieur,
Malgré notre précédent rappel du [DATE DE LA PREMIÈRE RELANCE], nous constatons que la facture n°[NUMÉRO] d’un montant de [MONTANT] € TTC, échue depuis le [DATE D’ÉCHÉANCE], demeure impayée à ce jour.
Nous vous prions de bien vouloir procéder au règlement de cette somme dans un délai de 8 jours à compter de la réception du présent courrier.
Nous vous rappelons que, conformément à l’article L.441-10 du Code de commerce, tout retard de paiement entraîne de plein droit l’application de pénalités de retard, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.
Si vous rencontrez des difficultés de trésorerie, nous sommes disposés à étudier un échéancier de règlement. Merci de nous contacter rapidement pour en discuter.
À défaut de règlement ou de prise de contact dans le délai imparti, nous serons contraints d’engager une procédure de recouvrement.
Vous trouverez la facture en pièce jointe. Nos coordonnées bancaires y figurent (IBAN : [IBAN]).
Cordialement,
[NOM]
[FONCTION]
[SOCIÉTÉ]
[COORDONNÉES]
Modèle 4 : dernière relance avant mise en demeure
C’est l’ultimatum. Ce courrier s’envoie en lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR), 8 à 15 jours après la deuxième relance. Il récapitule l’historique des démarches, chiffre précisément les sommes dues et annonce sans ambiguïté les suites judiciaires. Un courrier de ce niveau bien rédigé incite la majorité des débiteurs à régulariser avant d’aller plus loin.
Objet : Dernière relance avant mise en demeure – Facture n°[NUMÉRO]
Lettre recommandée avec accusé de réception
Madame, Monsieur,
Malgré nos relances des [DATE PREMIÈRE RELANCE] et [DATE DEUXIÈME RELANCE], la facture n°[NUMÉRO] d’un montant de [MONTANT] € TTC, émise le [DATE D’ÉMISSION] et échue depuis le [DATE D’ÉCHÉANCE], n’a toujours pas été réglée.
Par la présente, nous vous accordons un délai de 8 jours à compter de la réception de ce courrier pour procéder au règlement intégral de la somme due, soit [MONTANT PRINCIPAL] € TTC, auxquels s’ajoutent les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement prévue à l’article D.441-5 du Code de commerce.
À défaut de règlement dans ce délai, nous nous verrons contraints d’adresser une mise en demeure formelle, puis d’engager, sans autre préavis, les procédures judiciaires nécessaires au recouvrement de notre créance. Les frais de procédure vous seront imputés.
Nous vous invitons à prendre ce courrier avec toute l’attention qu’il mérite. Si une situation exceptionnelle justifie ce retard, contactez-nous par écrit dans les 48 heures.
Pièces jointes : copie de la facture n°[NUMÉRO], copies des relances précédentes.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
[NOM]
[FONCTION]
[SOCIÉTÉ]
[COORDONNÉES]
[NUMÉRO SIREN]
Comment relancer par téléphone en complément et quoi dire
L’appel téléphonique ne remplace pas la relance écrite, mais il la renforce efficacement entre la première et la deuxième relance. Un coup de fil rapide, doublé d’un email de confirmation, multiplie les chances d’obtenir une réponse.
Voici une trame simple à adapter :
« Bonjour [Prénom], je me permets de vous appeler au sujet de notre facture n°[NUMÉRO] du [DATE], d’un montant de [MONTANT] euros, qui était échue le [DATE D’ÉCHÉANCE]. Avez-vous pu procéder au règlement, ou y a-t-il un point à clarifier de votre côté ? »
Quelques règles à respecter lors de l’appel :
- Restez factuel et calme, quel que soit votre niveau d’agacement.
- Posez une question ouverte : vous cherchez à comprendre la situation, pas à accuser.
- Si le client promet un paiement, demandez une date précise et confirmez-la par écrit immédiatement après l’appel.
- Si le client évoque un litige ou une contestation, prenez note et demandez-lui de vous envoyer ses remarques par écrit.
- Ne raccrochez jamais sans avoir convenu d’une prochaine étape concrète.
Les erreurs qui font perdre un client
Une relance mal conduite peut transformer un simple retard de paiement en rupture commerciale. Voici les erreurs les plus fréquentes à éviter absolument.
Un ton accusateur dès la première relance
Écrire « vous n’avez toujours pas payé » ou « nous constatons votre mauvais comportement » sur une première relance est contre-productif. Un client de bonne foi qui a simplement oublié se sentira injustement mis en cause et réagira mal. Réservez le ton ferme aux deuxième et troisième relances, après avoir laissé une chance à la bonne foi.
Envoyer la relance au mauvais interlocuteur
Dans beaucoup d’entreprises, la personne avec qui vous travaillez au quotidien n’est pas celle qui règle les factures. Envoyer la relance uniquement au chef de projet ou au commercial ne sert à rien si la comptabilité n’en est pas informée. Identifiez le contact payeur réel et adressez-lui votre relance directement, en copie du contact habituel si nécessaire.
Ne pas joindre la copie de la facture
C’est l’erreur la plus banale et la plus coûteuse. Un client qui ne retrouve pas la facture dans ses systèmes a une excuse parfaite pour retarder encore le paiement. Joignez systématiquement la facture en PDF à chaque relance, sans exception.
Relancer sans conserver de trace
Si vous envoyez vos relances sans les archiver, vous perdez votre historique. En cas de contentieux, vous ne pourrez pas prouver que vous avez relancé, ni à quelle date. Conservez une copie de chaque relance envoyée, avec sa date d’envoi, dans le dossier du client.
Que faire quand le client conteste la facture
Une contestation ne signifie pas que le client a raison. Mais elle signifie que vous devez traiter le problème avant de continuer à relancer.
Commencez par demander la contestation par écrit. Un client qui conteste verbalement sans jamais formaliser ses objections cherche souvent à gagner du temps. Exigez un email détaillant le motif précis de la contestation.
Ensuite, analysez le fond. La contestation porte-t-elle sur le montant, sur la prestation, sur les conditions de paiement ou sur un vice de forme de la facture ? Certaines contestations sont légitimes et se règlent rapidement par un avoir ou une correction. D’autres sont dilatoires.
Si la contestation est infondée, répondez par écrit point par point, en joignant les preuves de la prestation réalisée (bon de commande signé, bon de livraison, échanges email, compte-rendu de réunion). Fixez un nouveau délai de paiement à compter de votre réponse.
Si la contestation est fondée en partie, proposez un règlement amiable : avoir partiel, remise sur le montant contesté, ou paiement en deux fois. Mieux vaut récupérer 90 % rapidement que 100 % dans deux ans après un contentieux.
Quand passer à la mise en demeure
La mise en demeure n’est pas une simple relance supplémentaire : c’est un acte juridique. Elle marque le point de départ des intérêts de retard et constitue un préalable indispensable à toute action judiciaire. Elle doit obligatoirement être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception.
Passez à la mise en demeure dans les situations suivantes :
- Votre troisième relance est restée sans réponse dans le délai imparti.
- Le client a promis de payer à plusieurs reprises sans jamais le faire.
- Le client conteste la facture sans fournir d’arguments écrits sérieux.
- Le montant en jeu justifie une démarche formelle (au-delà de quelques centaines d’euros).
La mise en demeure doit contenir le terme exact « mise en demeure », le détail précis des sommes dues (principal, pénalités de retard, indemnité forfaitaire de 40 euros), un délai de paiement ferme (généralement 8 à 15 jours) et l’annonce des suites judiciaires envisagées. Si elle reste sans effet, vous pouvez alors saisir le tribunal compétent via une procédure d’injonction de payer, rapide et peu coûteuse.
Automatiser la séquence plutôt que d’y penser
Le vrai problème avec les relances, ce n’est pas de savoir quoi écrire. C’est de se souvenir de les envoyer au bon moment, sur chaque facture, sans en oublier une seule. Quand vous gérez plusieurs dizaines de clients en parallèle, la relance passe systématiquement après les urgences du jour, et les créances s’accumulent.
Djaboo suit les échéances de vos factures et déclenche les relances échelonnées automatiquement, selon la séquence que vous avez paramétrée. Chaque relance envoyée est conservée dans l’historique de la fiche client, ce qui vous donne une visibilité complète sur l’état de chaque dossier, sans avoir à fouiller dans votre boîte mail.
Questions fréquentes
Combien de relances faut-il envoyer avant une mise en demeure ?
Il est recommandé d’envoyer au minimum deux relances amiables avant de passer à la mise en demeure. Une première relance courtoise, puis une deuxième plus ferme avec mention des pénalités. Cette progression démontre votre bonne foi et votre volonté de résoudre la situation à l’amiable, ce que les tribunaux apprécient en cas de procédure ultérieure. Une troisième relance, envoyée en lettre recommandée, peut servir d’ultime avertissement avant la mise en demeure formelle.
Peut-on envoyer une relance par email plutôt que par courrier postal ?
Oui, les premières relances peuvent très bien être envoyées par email. C’est même recommandé pour les deux premiers niveaux : c’est rapide, traçable et moins intrusif. Seule la dernière relance avant mise en demeure, et la mise en demeure elle-même, doivent être envoyées par lettre recommandée avec accusé de réception pour avoir une valeur juridique solide.
Que faire si le client dit avoir déjà payé ?
Demandez-lui de vous transmettre le justificatif de virement (référence de l’opération, date, montant, IBAN destinataire). Vérifiez ensuite avec votre banque si le virement est en cours de traitement. Si le justificatif ne correspond à aucun virement reçu ou attendu, revenez vers le client avec les éléments constatés et demandez une régularisation.
Les pénalités de retard sont-elles automatiques entre professionnels ?
Oui. Entre professionnels, les pénalités de retard sont dues de plein droit dès le lendemain de la date d’échéance, sans qu’il soit nécessaire de les réclamer expressément. L’indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement est également due automatiquement. En pratique, peu d’entreprises les facturent systématiquement, mais les mentionner dans vos relances envoie un signal clair et accélère souvent le règlement.
Quelle est la différence entre une relance et une mise en demeure ?
Une relance est un courrier amiable qui rappelle au client qu’une facture est impayée. Elle n’a pas de valeur juridique contraignante mais constitue une preuve de vos démarches. La mise en demeure, elle, est un acte juridique formel envoyé en lettre recommandée avec accusé de réception. Elle marque le point de départ des intérêts de retard, interrompt la prescription et conditionne la recevabilité d’une action en justice. On ne peut pas passer directement au contentieux sans avoir mis en demeure le débiteur.
Que faire si le client ne répond ni ne paie après la mise en demeure ?
Si la mise en demeure reste sans effet dans le délai imparti, vous pouvez engager une procédure d’injonction de payer auprès du tribunal de commerce (entre professionnels). C’est la voie la plus simple et la moins coûteuse : le formulaire est disponible gratuitement sur le site du service public, les frais de greffe sont modestes, et la décision peut intervenir en quelques semaines. Si le débiteur ne s’y oppose pas dans le délai légal, l’ordonnance devient un titre exécutoire qui vous permet de faire saisir ses biens ou ses comptes via un commissaire de justice.
