Modèle de facture impayée

Facture impayée : diagnostic express avant d’agir

Avant de relancer une facture impayée, vérifiez ces points. Ça permet d’éviter 50% des sollicitations inutiles et de gagner du temps précieux.

Le document a-t-il bien été envoyé au bon contact ? La référence de la facture est-elle présente et claire ? L’échéance est-elle indiquée ? Le montant est-il cohérent avec le devis ou le bon de commande ? Les détails sont-ils assez précis pour que la comptabilité valide rapidement ? Avez-vous déjà effectué des relances ? Si oui, lesquelles ?

Si quelque chose manque, corrigez avant de relancer un client. Une sollicitation sur un document bancal fait perdre du temps à tout le monde.

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Modèle de facture impayée : la structure qui marche

Un modèle efficace, c’est souvent la facture concernée accompagnée d’un bloc très clair. L’objectif : que le client voie immédiatement quoi régler.

À inclure dans votre modèle : numéro de la facture impayée, facture n°[numéro de référence, émission et échéance, somme due, modes de paiement, et un message court qui donne la marche à suivre.

Gardez-le simple. Vous n’êtes pas en train de rédiger une lettre de relance complète, vous faites une demande claire et directe. Le client doit payer sans hésitation.

Procédure de relance : la stratégie de relance en plusieurs étapes

Le secret d’une bonne procédure de relance, c’est la régularité. Unestratégie de relancecohérente permet d’éviter de sur-solliciter un client sympa et d’oublier un débiteur qui ne paye pas sa facture.

Phase préventive (avant l’échéance): une action préventive peut éviter l’impayé, surtout en B2B. C’est une démarche importante qui montre votre professionnalisme. Un retard de paiement peut souvent être évité par cette simple action. À J-3 : « Petit mémo, document à échéance dans 3 jours. »

Phase 1 : sollicitation douce (J+3): message court incluant la référence, le montant et le mode de paiement.

Phase 2 : relance d’impayé (J+10): mêmes informations, ton plus ferme. Vous demandez quand le paiement sera effectué.

Phase 3 : deuxième relance (J+20): vous mentionnez les relances précédentes, vous annoncez la prochaine action si aucune réponse.

Phase 4 : troisième relance + mise en demeure (J+30): vous basculez sur une mise en demeure (toujours propre, légal, factuel). C’est une démarche amiable mais ferme.

Cette séquence marche parce qu’elle respecte un délai de paiement raisonnable et qu’elle n’est pas émotionnelle.

Ton et timing : sollicitation envoyée au bon moment

Une relance se joue souvent sur des détails. Voici ce qui est important à retenir : le titre de votre courrier ou courriel doit être explicite, le ton doit être professionnel et efficace sans agressivité, l’envoi doit partir à un moment où le client peut agir (évitez vendredi 18h).

Exemples de titres : « Sollicitation paiement – facture n°[numéro échue », « Relance pour facture impayée – n°[référence] », « Deuxième relance – document non réglé », « Troisième relance – procéder au règlement de cette facture ».

Modèles de mail : 5 exemples prêts à utiliser

Ici, vous avez de quoi couvrir 90% des cas. Remplacez simplement les champs. Ces modèles vous permettent de rédiger une lettre de relance ou un courriel adapté à chaque situation.

Modèle de première relance préventive (J-3)
Titre : Mémo – n°[numéro (échéance le JJ/MM)
Monsieur, petit mémo : le document n°[numéro de référence] d’un montant de XX € arrive à échéance le JJ/MM. Vous le trouverez en pièce jointe. Merci de payer dans les délais. Signature

Modèle de première relance doux (J+3)
Titre : Sollicitation – paiement de la facture impayée
Monsieur, sauf erreur de notre part, nous n’avons pas encore reçu le paiement du document (XX €), échu le JJ/MM. Pouvez-vous nous confirmer quand ce sera effectué ? Nous comptons sur vous pour payer rapidement. Signature

Modèle de relance pour facture impayée (J+10)
Titre : Relance pour facture – document non réglé
Monsieur, nous nous permettons une relance pour facture impayée : le document non réglé (XX €) est toujours en attente. Merci de régler la somme due ou de nous indiquer ce qui bloque (validation, bon de commande, information manquante). Signature

Modèle de deuxième relance (J+20)
Titre : Deuxième relance – facture impayée
Monsieur, suite à nos sollicitations des JJ/MM et JJ/MM, le document reste en attente. Merci de nous indiquer sous quel délai le paiement sera effectué, ou la raison du blocage. Un retard de paiement prolongé entraîne des complications. Signature

Modèle de troisième relance (J+30) avant mise en demeure
Titre : Troisième relance – action à venir si non-paiement
Monsieur, sans retour de votre part, nous serons amenés à engager une démarche formelle si nous ne recevons pas le paiement sous 48h. Merci de procéder au paiement ou de nous contacter aujourd’hui. Signature

Lettre de relance : modèle de première relance et version ferme

Quand le courriel ne suffit pas, le courrier remonte vite dans les priorités. Voici comment rédiger une lettre de relance efficace pour client pour facture impayée.

Modèle de lettre de relance de facture impayée (première sollicitation)
Ville, le JJ/MM/AAAA
Titre : Lettre de relance – n°[numéro
Monsieur, sauf erreur de notre part, la réception de la facture du JJ/MM/AAAA, d’un montant de XX €, n’a pas donné lieu à paiement. Nous vous remercions de bien vouloir procéder au paiement dans un délai de 7 jours à compter de la présente. Nous vous invitons à payer sans délai supplémentaire. Cordialement, Nom, société, coordonnées, Ville, France

Version ferme (deuxième ou troisième sollicitation)
Ville, le JJ/MM/AAAA
Titre : Relance pour facture impayée – action formelle à défaut
Monsieur, malgré nos sollicitations, la créance liée au document demeure non réglée. Sans paiement de la somme due sous 48h, nous engagerons une démarche de recouvrement de créances. Nous vous adressons ce courrier en recommandé avec accusé de réception. Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées. Signature, Ville, France

SMS : relancer un client sans friction

Le SMS marche très bien quand le document est « oublié » plutôt que contesté. C’est direct, rapide, et souvent efficace pour obtenir le paiement rapidement.

Exemples : « Bonjour, petit mémo : document (XX €) échu. Pouvez-vous confirmer quand le paiement sera fait ? Merci. » / « Bonjour, votre document en attente attend paiement. Merci de régler ou de nous contacter si quelque chose bloque. »

À utiliser quand vous avez déjà une bonne relation client. Si la situation devient tendue, repassez sur courriel ou courrier.

Pénalités de retard : quand les mentionner

Lespénalités de retardne sont pas là pour « punir », elles servent à cadrer ledélai de paiement. En B2B, c’est courant. En B2C, ça dépend du contexte et de la situation. Un retard de paiement récurrent doit être anticipé.

Bon réflexe : vous les mentionnez dès le devis et les conditions de vente, vous en parlez seulement à partir d’une sollicitation plus formelle, vous restez légal et cohérent (pas de surprise éventuelle).

Si vous ne voulez pas les appliquer, vous pouvez quand même les indiquer comme levier éventuel sans en faire une guerre. L’objectif, c’est d’obtenir le paiement, pas d’humilier le client ou de détruire la relation client.

Échéancier de paiement : solution amiable

Parfois, le client ne refuse pas : il est en difficulté. Proposer unéchéancier de paiementpeut sauver votre relation et votre trésorerie. C’est une démarche importante et amiable.

Exemple simple : 50% aujourd’hui, 50% dans 15 jours. Vous formalisez par envoi de courriel : somme totale, échéances, mode de paiement, conséquence en cas de non-respect. C’est une solution amiable qui protège votre entreprise et préserve la relation client.

Relances clients : tableau de suivi minimal

Si vous sollicitez « à la mémoire », vous allez rater des dossiers. Créez un tableau (Excel, Notion, CRM, peu importe) avec : client, numéro de la facture impayée, émission, échéance, montant, statut (envoi effectué / payé / impayé), relance envoyée (jour + canal courriel/SMS/courrier), prochaine action (J+10, J+20, etc.), commentaire (blocage, demande, justificatif).

Ce tableau fait gagner un temps énorme. Et il vous permet d’éviter le côté « au feeling » lors de vosrelances clients. Vous gagnez du temps à chaque relance.

Recouvrement de créances : quand escalader

Lerecouvrement de créancesdevient nécessaire quand le débiteur ne répond plus, vous avez plusieurs sollicitations sans réponse, le montant est significatif, le risque de non-paiement augmente avec le temps.

Règle simple : plus vous attendez, moins vous avez de chances de récupérer la somme due. Sans être brutal, il faut agir dans un délai raisonnable et bien défini. C’est une situation qui demande du professionnalisme.

Mise en demeure : mini-guide pour la faire proprement

L’action formelle n’est pas un « coup de pression », c’est un acte légal. Elle doit être factuelle : qui doit quoi, sur quel document, depuis quand, quel délai final vous donnez, quelle action suivra.

À inclure dans votre envoi : référence du document, émission, échéance, somme due, historique des sollicitations. Et vous gardez une preuve d’envoi (recommandé ou équivalent). Vous pouvez adresser ce courrier au débiteur en recommandé avec accusé de réception.

Cas particuliers : adapter selon l’entreprise, le service, et le débiteur

Si votre client est une entreprise: souvent, le blocage est administratif. Cherchez le bon contact comptabilité, et soyez ultra clair sur la référence de la facture, le bon de commande, et les détails. C’est important d’envoyer ces informations pour faciliter le traitement.

Si votre client est un particulier: restez simple : une sollicitation, un message, puis un courrier si silence. Adaptez votre ton à la situation.

Si le débiteur conteste: demandez une clarification écrite. S’il y a un vrai sujet, proposez une solution amiable (avoir, ajustement). Si c’est flou, revenez au contrat ou devis initial.

Si vous facturez un service récurrent: mettre en place une action préventive + paiement automatique si possible. C’est ce qui permet d’éviter les retards chroniques et de préserver votre trésorerie.

Exemple complet : relancer une facture impayée sans abîmer la relation client

Voici une séquence réaliste pour un client pour facture impayée : J-3 action préventive par courriel, J+3 sollicitation douce (courriel), J+10 relance pour facture impayée (courriel) + demande de quand le paiement sera fait, J+20 deuxième relance (courriel + courrier PDF), J+30 troisième relance + annonce action formelle, J+35 action formelle si silence.

Le point clé : vous utilisez une procédure de relance identique, donc vous êtes cohérent, et vous gardez une relation propre avec le client. C’est important de maintenir ce professionnalisme.

Comment rédiger une lettre de relance qui fonctionne

Pour rédiger une lettre de relance efficace, suivez ces conseils : soyez direct et précis dès le premier paragraphe, indiquez clairement que le client n’a pas réglé sa facture impayée, mentionnez la référence et le montant, fixez un délai de paiement clair (7 à 15 jours), mentionnez les pénalités de retard éventuelles, proposez de vous contacter pour toute question.

Unmodèle de lettre de relance de facture impayéebien structuré permet d’obtenir le paiement plus rapidement tout en préservant la relation client.

Quand et comment adresser une sollicitation formelle

Il est important de savoir quand adresser une relance plus formelle. Voici les cas où le courrier devient nécessaire : après deux courriels sans réponse, quand le débiteur ne réagit pas aux messages, lorsque le montant de la créance est significatif, quand le risque de non-recouvrement augmente.

Vous devez alors envoyer un courrier recommandé. L’envoi doit être fait depuis votre entreprise avec toutes les informations nécessaires : référence, montant, échéance, et coordonnées complètes incluant votre adresse en France.

Cette démarche montre au client que vous êtes professionnel et sérieux dans votre procédure de relance. C’est souvent suffisant pour débloquer la situation et obtenir le paiement. Le débiteur comprend alors que vous êtes déterminé à récupérer votre créance.

N’hésitez pas à utiliser un service d’envoi recommandé avec accusé de réception pour garder une preuve légale de votre démarche. Cela sera utile si vous devez engager un recouvrement de créances par la suite.

Check-list finale : 10 choses à faire pour éviter les factures impayées

✅ Mettre une échéance claire
✅ Référence cohérente sur chaque document
✅ Détails précis
✅ Bon contact côté client
✅ Envoyer le document le bon jour
✅ Action préventive (quand pertinent)
✅ Tableau de suivi des relances clients
✅ Procédure régulière
✅ Option échéancier de paiement si besoin
✅ Escalade cadrée si silence

En suivant cette procédure, vous maximisez vos chances de récupérer chaque créance tout en maintenant desrelations professionnellesavec vos clients. C’est la clé pour une trésorerie saine et une entreprise pérenne en France. Votre service comptabilité vous remerciera d’avoir mis en place ce processus efficace qui permet de réduire significativement les créances non réglées.