Les congés payés sont un droit de tout salarié, mais leur gestion soulève des questions concrètes pour l’employeur : combien de jours, comment les décompter, qui fixe les dates, comment calculer l’indemnité ? Voici, côté employeur de TPE et PME, l’essentiel des règles et vos obligations. Le calcul de l’indemnité relevant de la paie et certaines règles ayant évolué récemment, ce guide donne le cadre et vous renvoie à votre gestionnaire de paie pour les montants.
Le droit aux congés payés
Tout salarié acquiert des congés payés dès son embauche, à raison de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables (cinq semaines) pour une année complète de travail. Ce droit ne dépend ni du type de contrat ni de la durée du travail : un salarié à temps partiel acquiert les mêmes droits en jours qu’un salarié à temps plein.
La période de référence
Les congés s’acquièrent sur une période de référence. À défaut d’accord, elle court traditionnellement du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. Un accord d’entreprise ou de branche peut toutefois retenir une autre période, souvent calée sur l’année civile. C’est cette période qui sert de base à l’acquisition puis à la prise des congés.
Jours ouvrables ou jours ouvrés
Le décompte peut se faire en jours ouvrables (tous les jours de la semaine sauf le jour de repos hebdomadaire et les jours fériés, soit en général six jours par semaine) ou en jours ouvrés (les jours effectivement travaillés dans l’entreprise, souvent cinq par semaine). L’essentiel est que le mode retenu ne soit pas moins favorable au salarié : 30 jours ouvrables équivalent à 25 jours ouvrés, pour les mêmes cinq semaines.
L’acquisition pendant les absences
Certaines absences sont assimilées à du temps de travail effectif et continuent de générer des congés : c’est le cas notamment du congé maternité, du congé de paternité, du congé d’adoption et des arrêts liés à un accident du travail. Une évolution récente a par ailleurs étendu l’acquisition de congés pendant l’arrêt maladie, y compris d’origine non professionnelle, dans une limite fixée par la loi. Comme ces règles ont changé, vérifiez le décompte applicable avec votre gestionnaire de paie.
La prise des congés
C’est un point souvent mal compris : le salarié ne choisit pas seul ses dates de congés. C’est l’employeur qui fixe l’ordre et les dates des départs, après information des salariés et, le cas échéant, consultation des représentants du personnel, en tenant compte de critères tels que la situation de famille et l’ancienneté. L’employeur doit respecter un délai de prévenance et ne peut, sauf circonstances exceptionnelles, modifier les dates trop tardivement.
Le congé principal et le fractionnement
La loi organise la prise du congé principal : le salarié doit pouvoir prendre au moins 12 jours ouvrables continus entre le 1er mai et le 31 octobre. Le fractionnement du congé au-delà de cette période peut, sous conditions, ouvrir droit à des jours de congé supplémentaires, sauf renonciation prévue par accord. C’est un mécanisme à connaître pour bien organiser les départs et éviter des droits supplémentaires non anticipés.
L’indemnité de congés payés
Pendant ses congés, le salarié perçoit une indemnité de congés payés. Elle se calcule selon la règle la plus favorable entre deux méthodes : le dixième de la rémunération perçue pendant la période de référence, ou le maintien du salaire que le salarié aurait perçu s’il avait travaillé. L’employeur (ou le gestionnaire de paie) doit comparer les deux et retenir la plus avantageuse pour le salarié. Le calcul relevant de la paie, faites-le vérifier au cas par cas.
Les congés non pris
En principe, les congés non pris à la fin de la période de prise sont perdus, sans report ni indemnisation, sauf lorsque le salarié n’a pas pu les prendre pour un motif justifié (maladie, maternité, par exemple), auquel cas un report est prévu. Surtout, il pèse sur l’employeur une obligation : celle de mettre le salarié en mesure de prendre ses congés. Un employeur qui n’aurait pas permis la prise des congés ne peut pas se prévaloir de leur perte.
Les erreurs à éviter
- Laisser le salarié fixer seul ses dates. C’est l’employeur qui arrête l’ordre et les dates des départs, dans le respect des règles.
- Ne pas permettre la prise des congés. L’employeur doit mettre le salarié en mesure de les prendre, faute de quoi il ne peut pas invoquer leur perte.
- Se tromper d’indemnité. Il faut retenir la règle la plus favorable entre le dixième et le maintien de salaire.
- Ignorer l’acquisition pendant les absences. Maternité, paternité, accident du travail et désormais, dans une limite, l’arrêt maladie génèrent des congés.
- Oublier le congé principal. Au moins 12 jours continus doivent pouvoir être pris entre mai et octobre, et le fractionnement peut ouvrir des jours supplémentaires.
Congés payés et gestion de l’entreprise
La gestion des congés payés est d’abord une affaire de compteurs et de planning : suivi des jours acquis et pris, organisation de l’ordre des départs, respect des délais. Une bonne visibilité évite les litiges et les mauvaises surprises en fin de période.
Un outil de gestion d’entreprise comme Djaboo aide à suivre les compteurs de congés, à planifier les absences et à organiser les départs, dans le cadre d’une bonne gestion des temps de travail, sans se substituer au calcul de l’indemnité de congés payés, qui relève de la paie. Ce sujet fait partie des obligations de l’employeur, à retrouver dans notre guide RH pour TPE et PME.
Questions fréquentes sur les congés payés
Combien de jours de congés payés par an ?
2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables (cinq semaines) pour une année complète, quel que soit le type de contrat ou la durée du travail.
Qui fixe les dates de congés ?
L’employeur fixe l’ordre et les dates des départs, après information des salariés et consultation des représentants du personnel le cas échéant, en respectant un délai de prévenance. Le salarié ne choisit pas seul ses dates.
Comment se calcule l’indemnité de congés payés ?
Selon la règle la plus favorable entre le dixième de la rémunération de la période de référence et le maintien du salaire que le salarié aurait perçu en travaillant. Le calcul relève de la paie.
Acquiert-on des congés pendant un arrêt maladie ?
Oui pour les arrêts liés à un accident du travail et, depuis une évolution récente, également pendant un arrêt maladie non professionnel, dans une limite fixée par la loi. Les congés maternité, paternité et adoption génèrent aussi des droits.
Que deviennent les congés non pris ?
Ils sont en principe perdus à la fin de la période de prise, sauf report lorsque le salarié n’a pas pu les prendre pour un motif justifié. L’employeur doit avoir mis le salarié en mesure de prendre ses congés.
Qu’est-ce que le congé principal ?
C’est la partie du congé qui doit pouvoir être prise de façon continue, à hauteur d’au moins 12 jours ouvrables, entre le 1er mai et le 31 octobre. Le fractionnement au-delà peut ouvrir des jours supplémentaires.
L’essentiel à retenir
Tout salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois, soit cinq semaines par an, sur une période de référence fixée par accord ou, à défaut, du 1er juin au 31 mai. L’employeur fixe l’ordre et les dates des départs, en garantissant un congé principal d’au moins 12 jours continus entre mai et octobre, et en veillant à ce que chacun puisse prendre ses congés. L’indemnité se calcule selon la règle la plus favorable entre le dixième et le maintien de salaire, et certaines absences, dont désormais l’arrêt maladie dans une limite, génèrent des droits. Pour l’employeur, la clé est un suivi rigoureux des compteurs et du planning, le calcul de l’indemnité restant du ressort de la paie.
