En bref : pour faire une facture conforme, indiquez l’identité du vendeur et du client, un numéro unique et séquentiel, les dates, le détail des produits ou services, les montants HT, la TVA et le TTC, la date d’échéance et les conditions de règlement. Une facture émise ne se modifie jamais : on la corrige par un avoir. Elle se conserve 10 ans. Depuis 2026, la facturation électronique se met en place progressivement entre entreprises : un simple PDF ne suffira plus à terme.
Émettre une facture est une obligation légale dès que vous vendez un produit ou une prestation à un professionnel, et à un particulier qui la demande. Mais une facture mal remplie expose à des amendes et à des retards de paiement. Voici comment faire une facture correcte, étape par étape, avec toutes les mentions à jour.
Quand êtes-vous obligé de faire une facture ?
La facture est obligatoire entre professionnels (B2B) pour chaque vente de biens ou prestation de services. Avec un particulier (B2C), elle est obligatoire pour les ventes à distance, les travaux immobiliers, ou dès que le client la réclame. Au-delà de l’obligation, la facture est votre preuve comptable et la base de votre déclaration de TVA.
Les mentions obligatoires d’une facture
Une facture doit comporter un socle de mentions, sous peine d’une amende de 15 euros par mention manquante ou inexacte (article L441-9 du Code de commerce) :
- la date d’émission et un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue (voir notre guide sur la numérotation des factures) ;
- l’identité du vendeur : dénomination, forme juridique, adresse du siège, numéro SIREN ou SIRET, numéro de TVA intracommunautaire ;
- l’identité du client (nom ou raison sociale, adresse) ;
- la désignation, la quantité et le prix unitaire HT de chaque produit ou service ;
- le taux et le montant de TVA, le total HT et le total TTC ;
- la date ou le délai de paiement, le taux des pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 euros.
Pour la liste détaillée selon votre statut, consultez notre article sur les mentions d’une facture de vente. Avec la réforme de la facturation électronique, de nouvelles mentions s’ajoutent sur les factures entre entreprises, dont le numéro SIREN du client, le type d’opération (biens, services ou mixte) et, le cas échéant, l’option pour le paiement de la TVA d’après les débits.
Comment faire une facture, étape par étape
- Reprenez le devis accepté s’il existe : la facture en découle directement. Sinon, partez de la commande.
- Renseignez l’en-tête : vos coordonnées, celles du client, le numéro de facture et les dates.
- Détaillez les lignes : désignation, quantité, prix unitaire HT, remise éventuelle.
- Calculez les totaux : total HT, TVA par taux, total TTC.
- Ajoutez les conditions de règlement : date d’échéance, moyen de paiement, pénalités de retard.
- Vérifiez, puis envoyez la facture et conservez-en une copie pendant 10 ans.
Un logiciel de facturation automatise ces étapes : il numérote seul, calcule la TVA, transforme un devis en facture et relance les impayés.
Les différents types de factures
Toutes les factures ne se ressemblent pas. Selon la situation, vous émettez :
- La facture classique : émise après la livraison du bien ou la réalisation de la prestation.
- La facture d’acompte : établie lorsqu’un acompte est versé avant la livraison, puis déduite de la facture finale.
- La facture d’avoir : une facture négative qui corrige ou annule une facture précédente (erreur, retour, remise).
- La facture proforma : un document provisoire, sans valeur comptable, qui sert d’offre chiffrée ou pour une démarche administrative.
- La facture de situation : fréquente dans le bâtiment, elle facture l’avancement des travaux par étapes.
Pour bien distinguer acompte, avoir et proforma, lisez notre guide dédié sur la facture d’acompte, l’avoir et la proforma.
Facture et TVA selon votre régime
La façon de présenter la TVA dépend de votre régime fiscal :
- En franchise en base de TVA (dont beaucoup d’auto-entrepreneurs) : vous facturez sans TVA et indiquez la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Voyez comment émettre une facture sans TVA.
- Au régime réel : vous appliquez le taux de TVA en vigueur (20 %, 10 %, 5,5 % ou 2,1 % selon les produits) et le reversez à l’administration.
- Pour un client à l’étranger : la TVA dépend de la localisation du client (autoliquidation en B2B intra-UE, exonération à l’export). Les règles sont détaillées dans notre guide facturer en anglais.
Un auto-entrepreneur suit en plus ses seuils : au-delà, il bascule à la TVA. Nos articles sur la facture auto-entrepreneur et le plafond de la micro-entreprise détaillent ces cas.
Les erreurs à éviter
- Modifier une facture déjà émise. C’est interdit. Pour corriger une erreur, émettez un avoir (voir facture d’acompte, avoir et proforma), puis une nouvelle facture.
- Rompre la numérotation. Un trou ou un doublon dans la séquence est un défaut de conformité.
- Oublier la date d’échéance. Sans délai indiqué, le délai de paiement légal par défaut s’applique.
- Se tromper de taux de TVA ou oublier la mention d’exonération quand elle s’applique.
Facture papier, PDF ou électronique ?
Aujourd’hui, une facture peut être papier ou au format PDF. Attention : avec la réforme, un simple PDF envoyé par e-mail ne sera plus considéré comme une facture électronique conforme. La facturation électronique se déploie par étapes entre entreprises : la réception de factures électroniques concerne toutes les entreprises à partir de septembre 2026, et l’obligation d’émission s’étale jusqu’en 2027 selon la taille. Pour comprendre les formats, lisez notre article sur Factur-X.
Modèle de facture et outils
Pour démarrer, vous pouvez utiliser un modèle de facture Word ou Excel. C’est gratuit, mais vite limité : pas de numérotation automatique, risque d’erreur de calcul, aucune relance. Au-delà de quelques factures par mois, un logiciel fait gagner du temps et sécurise la conformité, de la création à l’encaissement.
Questions fréquentes
Une facture est-elle obligatoire ?
Oui entre professionnels pour chaque vente, et avec un particulier dès qu’il la demande ou pour certaines opérations (ventes à distance, travaux). Elle sert aussi de preuve comptable.
Peut-on modifier une facture déjà envoyée ?
Non. Une facture émise ne se modifie pas. On la corrige en émettant un avoir, puis, si besoin, une nouvelle facture rectificative.
Combien de temps faut-il conserver ses factures ?
Dix ans. Cette conservation est obligatoire et peut être demandée en cas de contrôle fiscal, y compris pour les factures de vos fournisseurs.
Un particulier peut-il exiger une facture ?
Oui. Un professionnel doit délivrer une facture à un particulier qui la demande, et systématiquement pour certaines opérations.
Quelles nouveautés avec la facturation électronique ?
De nouvelles mentions apparaissent sur les factures entre entreprises (numéro SIREN du client, type d’opération) et le format évolue : un PDF classique ne suffira plus une fois l’obligation en vigueur.
Facturez juste, du premier coup
Faire une facture tient à trois réflexes : toutes les mentions obligatoires, une numérotation continue et des conditions de paiement claires. Avec un outil comme Djaboo, vos factures sont conformes par défaut, numérotées automatiquement et reliées à vos devis et à vos relances. Vous facturez vite, bien, et vous êtes prêt pour la facturation électronique.
