Contrat de restauration

Exemples gratuits de modèles de contrat de restauration

Pour vous aider à développer votre entreprise, nous avons créé un modèle de contrat de restauration assez simple mais fiable en versions Word et PDF afin que vous puissiez l’utiliser à plusieurs reprises.

Qu’y a-t-il dans ce modèle ?

• Détails de l’événement, y compris les menus 

• Annulation

• Termes légaux

• Modalités de paiement

Qu’est-ce qu’un contrat de restauration ?

Un contrat de restauration est un accord de service entre un traiteur et un client qui précise les détails d’un service de restauration se déroulant sur une période de temps spécifique pour un ou plusieurs événements.

Qu’est-ce que la restauration ?

La restauration est le service de nourriture qui est fourni à l’extérieur d’un endroit, comme un restaurant. C’est aussi le service de nourriture qui est fourni à l’intérieur d’un endroit, comme un centre de conférence.

Dans ce cas, le traiteur est responsable de préparer la nourriture et de la servir aux clients. De fait, la restauration est souvent prise en charge par un traiteur.

Mais, dans certains cas, une personne peut faire le travail de restauration, comme un particulier qui a préparé un repas pour un groupe d’amis.

Quels sont les types de contrats de restauration ?

Les contrats de restauration peuvent être de deux types, à savoir les contrats de longue durée et les contrats de court terme. Les contrats de longue durée sont des contrats qui durent au moins une année. Les contrats courts ont une durée qui est généralement inférieure à 3 mois. On trouve beaucoup de restaurants qui proposent ces contrats.Les contrats de restauration sont négociés entre un client et un prestataire de service.

Combien dois-je facturer pour le traiteur ?

Lorsque vous commencez à rédiger votre plan d’affaires, il est essentiel de faire une ventilation des coûts de restauration. Étant donné que la restauration est considérée comme faisant partie du secteur des services, le montant que vous budgétisez pour le personnel aura un impact sur vos résultats. Une fois que vous aurez mis votre plan sur papier, vous aurez une meilleure idée de la tarification des services de restauration. 

• Considérez la fourchette de pourcentage standard : selon la source de Cater, la prise moyenne avant impôt pour les traiteurs est de 7 à 8 %. C’est presque le double du bénéfice dont bénéficient les restaurants assis. Il est possible d’en faire plus, et certains traiteurs rapportent jusqu’à 25 %, mais le marché et votre créneau feront la différence. Lorsque vous envisagez d’utiliser un calculateur de devis de restauration, fixez-vous un objectif ambitieux, mais soyez réaliste quant au profit que vous êtes susceptible de réaliser.

• Analyse de marché : à des fins de comparaison, effectuez une analyse de marché informelle de vos concurrents. Si vous êtes le seul traiteur de la ville, vous devrez évaluer ce que le marché tolérera en termes de prix de restauration. Si vous êtes en concurrence avec d’autres, il est essentiel de comprendre leurs prix. Intégrez une comparaison de produits dans votre analyse. Par exemple, les prix ne sont pas comparables entre un traiteur boutique et une épicerie locale.

• Quel est l’événement ? Ne commettez pas l’erreur de proposer un prix traiteur sans tenir compte des détails de l’événement. Fournir des paniers-repas pour une réunion d’affaires est bien différent d’une affaire formelle comme un mariage. Vous pouvez répertorier vos services sur votre site Web, mais ne proposez pas de prix. Forcez un client potentiel à vous contacter, afin que vous puissiez en savoir plus sur ses besoins. Cela vous offre la possibilité de les vendre sur vos services et d’offrir des prix variables, selon le client. 

Considérez la liste suivante de questions que vous pouvez poser pour vous aider à ventiler les frais de restauration :

• Quel type d’événement est prévu ?

• Est-ce formel ou décontracté ?

• Voulez-vous que les plats soient servis sous forme de buffet ou emballés individuellement ?

• De quel type de service de boissons avez-vous besoin ?

• Voulez-vous que l’on vous serve de l’alcool ?

• Voulez-vous de la vaisselle en plastique ou de la vaisselle/couverts plus jolis ?

• Quand la nourriture sera-t-elle servie et quand l’événement se terminera-t-il ?

• Vous souhaitez que nous vous fournissions des nappes, des housses de chaise ou des centres de table ?

• Quel est votre menu idéal ?

Une fois que vous avez toutes ces informations, vous pouvez commencer à évaluer le coût réel. Ajoutez ensuite votre objectif de profit pour obtenir une ventilation des coûts de restauration pour le client.

• Communiquez avec le client : prenez une décision stratégique concernant la répartition des coûts de restauration que vous partagez avec vos clients. Par exemple, vous n’avez pas besoin d’expliquer combien vous payez un barman, un personnel de cuisine ou des serveurs. Au lieu de cela, indiquez le coût du bar ou le coût du personnel de l’événement. Si vous choisissez de donner un prix total ou un prix par tête, vous pouvez vous sortir d’un accord. Le décomposer offre des options au client. Si votre prix est supérieur de 200 $ à leur budget, ils seront peut-être prêts à se passer de housses de chaise ou de couverts pour respecter leur budget.

• Réfléchissez et apprenez : après chaque événement de restauration, assurez-vous de procéder à une ventilation finale des coûts de restauration et de la comparer à votre première estimation. Il est toujours possible que quelque chose d’inattendu se produise qui augmentera les coûts de votre résultat net, mais les dépenses prévues doivent être prises en compte. Par exemple, si un plateau de nourriture tombe par terre, il est de votre responsabilité d’en absorber le coût. À l’inverse, si vous avez oublié d’inclure l’assurance dram shop dans le coût de votre bar, vous devrez en tenir compte pour le prochain événement que vous organisez.

Comment fonctionne la restauration collective ?

Les contrats de restauration sont des accords juridiques conclus entre le client et le traiteur pour fournir de la nourriture et des rafraîchissements sur le lieu de travail, pour une période déterminée. Il existe de nombreux types de contrats de restauration et chacun d’entre eux présente des avantages et des inconvénients.

Les contrats doivent être équitables pour les deux parties et pouvoir donner une responsabilité et une valeur au client ainsi qu’une récompense et/ou une incitation réaliste au traiteur.

Voici les principaux types de contrats de restauration :

Coût majoré

• Un devis estimatif est établi par le traiteur.

• Le traiteur opère le service en fonction du budget.

• Si le budget est dépassé, le client paie la différence ; si des économies sont réalisées, elles sont répercutées sur le client.

• La subvention peut changer mensuellement.

• Les entrepreneurs facturent des frais de gestion.

Coût majoré de la garantie 

• Mêmes avantages que le ‘coût plus’ et en plus le traiteur garantit certaines lignes dans le budget c’est-à-dire les coûts de main-d’œuvre, le pourcentage de bénéfice brut, les dépenses diverses en pourcentage des ventes et les frais de gestion.

• Garantit que tout avantage lié à l’augmentation des ventes réduira la subvention de résultat.

• Les lignes de coûts seront « fixes » ou garanties et facturées au client.

• Le client ne bénéficie généralement d’aucune économie, mais un accord peut être conclu pour répartir les économies entre le traiteur, le client et l’équipe de restauration.

• Le contrat peut intégrer des frais de gestion incitatifs basés sur la performance.

• Un accord de niveau de service (SLA) est établi et le traiteur s’engage à mettre en jeu une partie de ses honoraires.

• La performance des traiteurs est mesurée par rapport au SLA.

• La subvention sera variable.

Subvention/Coût nul

• Le traiteur a normalement une autonomie complète sur le tarif, le menu et tous les frais divers et sur la manière dont ceux-ci seront appliqués.

• Aucune subvention ne peut être envisagée que dans les sites à volume élevé où les prix proches des rues commerçantes sont acceptables.

• Aucun frais pour le client et le traiteur prend tous les risques.

• Pour la subvention nulle et un contrat de concession, certains paramètres doivent s’appliquer, tels que la souveraineté sur les niveaux de service, les heures d’ouverture, l’offre et la tarification.

• Un compte de profits et pertes est géré par le traiteur mais ceux-ci ne sont pas remis au client.

Prix fixe ou coût/subvention

• Le budget annuel, incluant toutes les variables connues, est préparé par le traiteur.

• Le coût annuel est divisé par 52 pour calculer une subvention forfaitaire hebdomadaire, ou par 12 pour calculer une subvention forfaitaire mensuelle. Ce coût est facturé au client.

• Le client ne paie pas pour les dépenses excessives et sait exactement quel sera le montant de la subvention chaque mois.

• L’élément frais de gestion de la subvention peut être incitatif, mais ce n’est pas tout à fait équitable pour le traiteur car il prend déjà le risque de fournir le service.

• Les entrepreneurs de qualité inférieure pourraient réduire la qualité et les frais généraux pour améliorer leur profit.

• Les frais de gestion sont souvent plus élevés pour tenir compte des risques éventuels.

Coût fixe par tête

• Un budget annuel est préparé et calculé pour fournir un coût fixe par utilisateur.

• Le client est facturé en utilisant les nombres quotidiens multipliés par le coût de la nourriture par personne.

• Les traiteurs ont des systèmes en place pour compter le nombre d’utilisateurs.

• Il s’agit d’un style de contrat courant pour l’hôtellerie, les écoles et pour les clients où le client ne paie pas son repas.

Concession

• En plus de la subvention nulle, un pourcentage de rendement (généralement des ventes) est remis au client chaque mois.

• Le traiteur fournit aux clients des volumes de ventes mensuels.

• Habituellement utilisé dans le commerce de détail ou dans la rue principale.

• Il s’agit généralement de contrats à volume élevé.

Contrat de redevance 

• A utiliser de préférence dans le cadre d’une stratégie à long terme.

• Fournit au client un pourcentage de retour sur les ventes garanti chaque mois.

• Transfère les risques de gestion des coûts alimentaires et des stocks au traiteur.

• Le pourcentage de redevance du client est maintenu même si le profit du traiteur est réduit dans le cas où le traiteur ne contrôle pas ses coûts.

• Le contrat de redevance incite les deux parties.

• Fournit une alternative à un accord de niveau de service basé sur des frais de gestion incitatifs.

• Uniquement applicable dans les opérations à grand chiffre d’affaires.

Conditions importantes

Comment rédiger un contrat de restauration ?

Un contrat de services de restauration crée la base de la relation juridique entre l’organisateur de l’événement et le traiteur. Certains traiteurs utilisent leur propre contrat tandis que d’autres en rédigent de nouveaux pour chaque événement. Dans tous les cas, les deux parties doivent examiner attentivement le document avant de le signer.

Afin de rédiger un contrat de restauration, vous devrez suivre les étapes ci-dessous :

• Détails de l’évènement

Le client engage un traiteur pour fournir de la nourriture et des boissons, ainsi que des services connexes, pour l’événement suivant (“Événement”) :

– Date

– Heure de début de l’événement (pour les invités)

– Heure de fin de l’événement (pour les invités)

– Emplacement (“Lieu”)

– Estimation du nombre d’invités

• Menu à servir

Les Parties ont convenu du menu joint au présent contrat de restauration. Le traiteur se réserve le droit d’apporter de petites modifications au menu si les ingrédients clés ne peuvent pas être obtenus pour des raisons indépendantes de la volonté des parties.

Les limitations suivantes s’appliqueront à cette réserve de droit : “Aucune boisson alcoolisée ne sera servie sans un accord séparé s’y rapportant.”

• Coordination avec le lieu

Le traiteur devra avoir accès au site au plus tard quelques heures avant l’heure de début de l’événement et quelques heures après l’heure de fin pour le nettoyage. Le traiteur prendra toutes les dispositions nécessaires, aux frais du client, pour obtenir cet accès.

• Modalités de paiement

En échange des services du traiteur tels que spécifiés dans le présent contrat de restauration, le client paiera au traiteur par personne participant à l’événement. Le montant exact dû sera déterminé et fourni par écrit par le client au traiteur, une semaine avant l’événement avec un cécompte final des invités.

• Responsabilités pour les coûts connexes

Le client est seul responsable de tous les coûts et/ou dépôts liés à l’utilisation du site, et de l’obtention de toutes les permissions, autorisations ou autres exigences nécessaires du traiteur fournissant des services sur le site.

• Assurance et indemnisation 

Le Traiteur a, ou obtiendra, une assurance responsabilité civile générale relative aux services du traiteur lors de l’événement. Cependant, le client indemnisera et dégagera le traiteur de toute responsabilité pour tout dommage, vol ou perte de biens du traiteur survenant lors de l’événement, causé par l’un des invités du client.

• Annulation 

Si le client doit annuler l’événement, le client doit fournir un avis écrit au traiteur ainsi que tous les frais d’annulation requis décrits dans le présent contrat de restauration, pour effectuer l’annulation.

Le client comprend qu’en concluant ce contrat, le traiteur consacre du temps et des ressources à cet événement et que, par conséquent, l’annulation entraînerait une perte de revenus et d’opportunités commerciales d’un montant difficile à calculer avec précision.

Les frais d’annulation qui seraient facturés seront indiqués en fonction du nombre de jours restants avant l’événement et du pourcentage des coûts totaux estimés. 

• Conformité légale

Le traiteur travaillera conformément à toutes les règles et réglementations applicables du service de santé local relatives à la préparation des aliments et au service alimentaire.

• Mission 

Le présent contrat ne peut être cédé par l’une ou l’autre des parties sans l’accord écrit de l’autre.

• Limitation des recours 

Si le traiteur ne peut pas remplir ses obligations en vertu du présent contrat pour des raisons indépendantes de sa volonté, le traiteur peut trouver et retenir une entreprise de restauration de remplacement sans frais supplémentaires pour le client, ou rembourser intégralement l’argent du client. Le traiteur ne sera pas responsable de tout dommage ou compensation supplémentaire dans ces circonstances.

• Résolution des litiges 

Les parties conviennent de ne pas publier d’informations négatives sur l’autre découlant de ce contrat ou de l’événement sur un forum en ligne ou un site Web sans fournir un préavis écrit du contenu prévu de celui-ci, et sans donner à l’autre partie la possibilité de résoudre tout problème entre le parties à l’amiable.

• Juridiction et lieu

Le présent contrat sera interprété conformément aux lois de l’État et toute action en justice doit être intentée dans le comté ou l’État mentionné.

• Signatures

Désormais, les deux parties signeront le contrat après avoir examiné tous les termes et conditions énoncés dans le contrat.

Qu’est-ce qui est inclus dans le contrat de restauration ?

Un contrat de restauration joue un rôle important dans la réussite d’un événement. Que vous signiez un accord pour une affaire générale ou un événement plus spécifique comme un mariage, le but de tout contrat de restauration est de préciser les responsabilités de chacune des parties impliquées.

Voici les points clés qui devraient être inclus dans un contrat de restauration :

• Informations sur l’événement : L’une des premières choses que votre contrat de restauration doit indiquer est le nom du client, la date et l’heure de l’événement et le lieu de l’événement. Ces informations doivent figurer sur le contrat afin que le client et vous acceptiez les termes du contrat pour cette dite date. Assurez-vous que les coordonnées du client figurent également sur le contrat, telles que l’adresse électronique, le numéro de téléphone ou le numéro de télécopieur.

• Coûts : Cette partie du contrat doit ventiler les coûts de l’événement et ce qui est facturé au client. Les éléments à inclure dans les coûts sont le nombre minimum et maximum d’invités, le prix par personne, le prix par enfant invité, le type de service commandé par le client et le coût total estimé de l’événement pris en charge. Si vous facturez des frais de dépassement pour des heures de service plus longues ou un transport difficile, ces frais éventuels doivent également être inclus dans votre contrat.

• Types de service et personnel : Il est important que le client comprenne combien de serveurs il obtient pour son prix négocié et le type de service qu’il commande afin qu’il n’y ait pas de confusion lors de l’événement. Indiquez sur le contrat le type de service que le client reçoit, comme un buffet, des hors-d’œuvre avec plateau ou un événement assis. Indiquez sur le contrat le nombre de serveurs, de bus et de barmen de votre entreprise et indiquez tous les frais pour les membres de service supplémentaires.

• Menu et boissons : Un contrat de restauration doit avoir une ventilation complète du menu que le client reçoit lors de son événement. Inclure les plats, les entrées et les boissons sur le contrat. Cela éliminera toute confusion d’un client devant comparer une facture plus tard s’il n’est pas satisfait de son service.
• Termes et conditions : La dernière section d’un contrat de restauration doit énumérer les termes et conditions de la relation entre vous en tant que traiteur et le client. Énumérez les informations concernant votre assurance responsabilité civile, la date limite à laquelle le client peut apporter des modifications à son nombre d’invités ou à son menu, et les informations de paiement. Ventilez les informations de paiement en fonction du montant d’un acompte dû, du montant de l’acompte remboursable et de la date à laquelle le paiement final du solde est dû par le client. Décrivez votre politique d’annulation et indiquez si un client reçoit un remboursement en cas d’annulation avant une certaine date