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Les déplacements des salariés peuvent causer des problèmes, notamment en cas d’accidents du travail. Pour prévenir ces éventualités et pour encadrer les voyages d’affaires que les collaborateurs peuvent être amenés à réaliser, il est d’usage de formaliser un ordre de mission. Cet ordre de mission est un document qui pose un cadre clair et précis aux déplacements professionnels, notamment en fixant les règles à suivre pendant le voyage.
Qu’est-ce qu’un ordre de mission ?
L’ordre de mission est un document officiel qui doit être établi chaque fois qu’un salarié effectue un déplacement professionnel au nom de l’entreprise. Il s’agit d’un document qui formalise le voyage professionnel en précisant :
- La raison du déplacement ;
- Les dates de départ et de retour ;
- Le mode de transport utilisé ;
- Le lieu d’hébergement ;
- Le budget alloué ;
- Les missions à accomplir sur place.
L’ordre de mission est signé par le salarié qui effectue le voyage et par son supérieur hiérarchique, qui l’approuve ainsi. Il est également souvent transmis aux services RH de l’entreprise, qui l’utilisent notamment pour la gestion des notes de frais.
Pourquoi est-il important de formaliser un ordre de mission ?
La formalisation d’un ordre de mission permet à l’entreprise :
- De prévenir tout accident du travail ou toute autre situation problématique pendant le voyage ;
- D’encadrer les déplacements professionnels en définissant clairement les règles à suivre pendant le voyage ;
- De planifier le budget alloué aux déplacements professionnels en amont ;
- D’assurer une meilleure gestion des notes de frais après le voyage ;
- De garantir la sécurité juridique de l’entreprise, notamment en cas de litige avec un salarié.
Comment rédiger un ordre de mission efficace ?
Pour rédiger un ordre de mission efficace, il est important de :
- Fixer une raison claire et précise pour le déplacement ;
- Définir les objectifs à atteindre pendant le voyage ;
- Préciser les dates de départ et de retour ainsi que les horaires de vol/train/bus ;
- Indiquer le mode de transport utilisé ainsi que l’hébergement réservé ;
- Fixer le budget alloué pour le voyage ;
- Prévoir d’éventuelles dépenses supplémentaires ;
- Spécifier les missions à accomplir sur place ainsi que les contacts à rencontrer ;
- Prévenir les salariés des règles de sécurité à respecter pendant le voyage ;
- Prévoir une procédure en cas d’imprévu pendant le voyage.
En conclusion
La formalisation d’un ordre de mission est une étape cruciale pour encadrer les déplacements professionnels des salariés et pour prévenir tout aléa pendant le voyage. En définissant clairement les règles à suivre et en fixant un budget alloué, l’entreprise peut garantir une meilleure gestion des notes de frais et assurer sa sécurité juridique en cas de litige avec un salarié. En résumé, la rédaction d’un ordre de mission efficace est essentielle pour garantir la réussite de tout voyage professionnel.
