Comment trouver un créneau de réunion qui convient à tous (plus des outils)

Trouver un moment pour se rencontrer peut être un véritable défi, surtout lorsque les agendas de tout le monde sont constamment réservés. Coordonner avec des prospects, clients et collègues peut devenir une tâche chronophage avec des fils d’e-mails interminables et des échanges de messages. Heureusement, il existe des outils de rendez-vous en ligne pour faciliter le processus de planification des réunions. Dans cet article, nous allons discuter de quelques astuces pour trouver un moment qui convient à tout le monde, ainsi que des meilleurs outils de planification de réunions.

La meilleure façon de coordonner les heures de réunion

Lorsque vous planifiez une réunion avec une seule autre personne, proposez des horaires qui vous conviennent déjà. Il n’y a pas de sens à demander aveuglément leur disponibilité alors qu’il y a une chance qu’ils proposent une heure à laquelle vous ne pouvez pas vous rencontrer. Une fois que vous êtes d’accord sur une heure, créez immédiatement un événement et ajoutez-le à vos deux calendriers. Pour simplifier ce processus, envisagez d’utiliser un outil de rendez-vous en ligne (nous en reparlerons plus bas).

La meilleure façon de planifier une réunion avec plusieurs participants

Plus il y a de participants à une réunion, plus il y a de risques de conflits d’emploi du temps. Une façon de garantir que tout le monde peut assister est d’envoyer un sondage avant la planification pour voir la disponibilité de chacun. Comme il n’y a aucun moyen de garantir que tout le monde pourra participer à la réunion, assurez-vous d’enregistrer la réunion et d’envoyer un compte rendu par e-mail à tous les participants afin que personne ne manque d’informations importantes.

La meilleure façon de trouver un créneau horaire commun à travers plusieurs fuseaux horaires

Trouver le bon moment pour une réunion à travers plusieurs fuseaux horaires dépend en grande partie de la différence de temps à traiter. Plus on est éloigné dans le temps, plus il est difficile de trouver un moment approprié pour toutes les parties impliquées. Par exemple, si vous êtes basé à New York et que vous cherchez à organiser une réunion avec un collègue basé à Chicago, cela ne devrait pas être trop difficile car il n’y a qu’une heure de différence entre les deux villes. Cependant, si vous étiez basé à Los Angeles et que votre collègue était basé à Londres, il y aurait huit heures de différence, rendant plus difficile la recherche d’un moment approprié pour la réunion.

Lorsque vous planifiez une réunion, précisez toujours le fuseau horaire dans lequel vous vous trouvez et assurez-vous que votre calendrier vous permet de voir les fuseaux horaires de vos collègues. Si vous travaillez pour une entreprise nationale ou mondiale avec des employés dans plusieurs fuseaux horaires, vous devrez peut-être planifier plusieurs réunions pour accommoder tout le monde. En fonction du contexte de la réunion, vous pouvez également envisager d’autres alternatives, telles que des réunions asynchrones ou simplement envoyer un e-mail.

Conseils pour planifier des réunions en ligne

Il peut être difficile de planifier des réunions à des moments qui conviennent à tout le monde. Voici quelques conseils à garder à l’esprit lors de la planification de réunions et de l’envoi d’invitations à une réunion :

Fournir les détails de la réunion

Avez-vous déjà été à une réunion où les deux premières minutes ont été consacrées à déterminer qui a organisé la réunion, quel est l’objectif de la réunion et s’il y a un ordre du jour à suivre ? Une simple déclaration d’objectif dans l’invitation à la réunion peut clarifier toute cette confusion. Voici un exemple que j’utilise pour donner à tout le monde un aperçu de ce que nous allons discuter et quel sera l’objectif final de la réunion. Objectif : Au cours de cette réunion, nous discuterons des affectations de calendrier de contenu pour le trimestre 1 et déciderons si nous écrirons d’abord sur les sujets de vente ou de marketing. Cette déclaration au début de l’invitation à la réunion indique clairement pourquoi nous avons la réunion et ce qui doit être décidé avant la fin de la réunion.

Préparer un ordre du jour

Si vous avez plus d’une personne dans votre réunion, il sera utile d’avoir un ordre du jour préparé. Nous savons tous que les digressions se produisent, parfois pour de bonnes raisons. Cependant, il est respectueux des journées de chacun de rester sur le sujet afin que la réunion se termine à temps. Un ordre du jour nous aide à le faire. Si les discussions dévient de leur sujet, nous pouvons attirer l’attention de tout le monde sur les éléments de l’ordre du jour. Soyez attentif au temps de chacun et essayez de ne pas planifier de réunions qui durent plus d’une heure. Les longues réunions ont tendance à s’éterniser, ce qui peut mettre en danger la concentration de vos participants. La préparation d’un ordre du jour peut vous aider à tirer le meilleur parti du temps que vous avez. Si vous avez terminé tout ce qui est prévu à l’ordre du jour avant la fin du temps imparti, terminez la réunion plus tôt et redonnez un peu de temps à tout le monde.

Communiquer la valeur

En plus d’avoir un objectif de réunion et un ordre du jour, vous devrez répondre à la question : que vont gagner les participants de la réunion ? Peut-être que le but de la réunion est de révéler un nouveau processus, de décider d’une stratégie ou même quelque chose de sympa comme un meet and greet avec de nouveaux membres de l’équipe. Quelle que soit la raison, tout le monde devrait savoir ce qu’il y a pour eux et comment ils seront affectés par les informations présentées lors de la réunion.

Déterminer le type de réunion

La réunion sera-t-elle une conférence téléphonique, un chat vidéo ou en personne ? Avoir cette information déterminée avant que les invitations ne soient envoyées par e-mail permettra de gagner du temps à tout le monde et d’aider la réunion à se dérouler sans accroc. Assurez-vous d’inclure un lien vers la vidéoconférence audio ou vidéo à l’avance pour que tout le monde puisse se joindre à temps. Si vous utilisez Google Agenda, vous pouvez facilement ajouter un lien vidéo à la réunion en appuyant sur le bouton qui dit “Ajouter une conférence vidéo Google Meet”. Vous pouvez également intégrer d’autres plateformes d’appel vidéo, telles que Zoom et Microsoft Teams, à votre calendrier Google. Si vous avez une réunion en personne, assurez-vous que la salle de conférence est réservée et communiquée au groupe à l’avance.

Tenir compte de tous les fuseaux horaires

Pour une équipe nationale ou mondiale, vous devrez garder à l’esprit les différents fuseaux horaires dans lesquels tous les participants à la réunion travaillent. Vous pouvez facilement voir cela en utilisant Google Agenda. Slack vous permet également de voir l’heure actuelle où se trouve un autre membre de l’équipe. Personnellement, j’aime utiliser cet outil de convertisseur de fuseau horaire car vous pouvez voir plusieurs fuseaux horaires à la fois et trouver le meilleur moment qui convient à tout le monde.

Planifiez la réunion à l’avance

Évitez de réserver des réunions avec des personnes juste un jour ou deux avant que la réunion n’ait lieu. Pour avoir le temps le plus productif avec le groupe, tout le monde a besoin d’avoir la chance de se préparer adéquatement. Que les personnes invitées doivent rapporter ou écouter et poser des questions, vous voudrez partager un ordre du jour dès que possible pour que tout le monde comprenne ce qui est attendu d’eux pendant votre temps ensemble. Si vous avez des réunions récurrentes, telles qu’un stand-up hebdomadaire, planifiez-les pour qu’elles se répètent régulièrement à la même heure chaque semaine. Cela permettra à tous les participants de bloquer ce créneau dans leur emploi du temps et de s’organiser en conséquence.

Les meilleurs outils de planification de réunions en ligne

Maintenant que nous avons exploré quelques astuces pour trouver le moment idéal pour une réunion, examinons certains des meilleurs outils de planification de réunions en ligne qui peuvent simplifier le processus :

1. Calendly : Calendly est un outil populaire qui vous permet de partager facilement votre disponibilité avec d’autres personnes. Vous pouvez créer des liens de rendez-vous personnalisés et les partager avec vos collègues ou clients, qui peuvent ensuite sélectionner un créneau horaire qui leur convient parmi vos disponibilités prédéfinies.
2. Doodle : Doodle est un autre outil de sondage de planification de réunions très utile. Vous pouvez créer un sondage avec différentes options de disponibilité et inviter les participants à sélectionner les créneaux horaires qui leur conviennent. Une fois que tout le monde a répondu, vous pouvez voir facilement quel est le moment le plus propice pour tous.
3. Google Agenda : Google Agenda est un calendrier en ligne gratuit et facile à utiliser. Vous pouvez créer des événements, inviter des participants et même partager votre calendrier avec d’autres personnes. Lorsque vous invitez quelqu’un à une réunion, Google Agenda peut vérifier automatiquement la disponibilité de tous les participants et vous suggérer les moments où tout le monde est libre.
4. Microsoft Outlook : Si vous utilisez Microsoft Outlook comme client de messagerie, vous disposez également d’un outil de planification de réunions intégré. Vous pouvez créer un événement, inviter des participants et utiliser la fonctionnalité de vérification de la disponibilité pour trouver le meilleur moment pour la réunion.

En utilisant ces outils de planification de réunions en ligne, vous pouvez simplifier le processus de coordination des horaires et vous assurer que tout le monde est sur la même page lorsqu’il s’agit de fixer des rendez-vous.

Conclusion

Trouver un moment pour se rencontrer peut être un défi, mais avec les bons outils et quelques astuces simples, vous pouvez rendre le processus de planification des réunions beaucoup plus fluide. Assurez-vous d’avoir un objectif clair pour la réunion, préparez un ordre du jour, communiquez la valeur de la réunion à tous les participants, déterminez le type de réunion (en ligne ou en personne) et tenez compte des différents fuseaux horaires. En utilisant des outils de planification tels que Calendly, Doodle, Google Agenda ou Microsoft Outlook, vous pouvez simplifier le processus et trouver le moment idéal pour réunir tout le monde.