La facture d’expédition est un document commercial qui accompagne une marchandise lors de son acheminement vers un client. Elle détaille le contenu du colis, les frais de transport et les informations de livraison. Ce guide complet explique à quoi sert ce justificatif, ce qu’il doit contenir et comment le créer simplement. Retrouvez aussi nos ressources sur la facturation pour aller plus loin.
Définition : à quoi sert ce justificatif ?
Il s’agit d’un justificatif émis lorsqu’une entreprise expédie des produits à un acheteur. Contrairement à une facture classique, il se concentre sur l’expédition : nature de la marchandise, poids, quantité, transporteur et frais de livraison. Elle sert de preuve du contenu expédié et facilite le suivi du colis en temps réel, du pays d’origine jusqu’au destinataire. Elle protège à la fois le vendeur et l’acheteur en cas de litige sur l’envoi.
Que doit contenir la facture ?
Une facture complète inclut plusieurs informations essentielles :
- Le numéro de facture et la date de création
- L’adresse de l’expéditeur et du destinataire
- La description détaillée de chaque produit et sa quantité
- Le poids et la valeur de la marchandise
- Le nom du transporteur et le mode de transport
- Les frais de livraison et les taxes applicables
- Le montant total, le prix et les conditions de paiement
Ces données permettent au client de contrôler sa commande et au service des douanes de traiter la livraison sans retard. Selon la Douane française, une facture commerciale détaillée est exigée pour toute expédition hors Union européenne, afin de calculer les droits et taxes applicables. Les Incoterms, règles définies par la Chambre de commerce internationale, précisent qui prend en charge l’acheminement et les risques liés à l’expédition.
Quelle différence avec une facture de vente ?
La facture de vente réclame le paiement d’un produit ou d’un service ; ce justificatif, lui, décrit la marchandise envoyée et son transport. Dans certains cas, une facture proforma précède l’envoi pour estimer les coûts. Chaque type de pièce répond à un besoin précis du processus de vente.
Comment la créer simplement
Pour créer une facture claire, utilisez un logiciel de facturation comme Djaboo. Vous renseignez le destinataire, le transporteur, le contenu du colis et les coûts d’acheminement ; le système génère une pièce conforme, liée à la commande et au numéro de suivi. Vous pouvez partir d’un modèle prêt à l’emploi. Cette pratique simplifie le suivi de chaque envoi, évite les pertes de temps et les erreurs de calcul et renforce la confiance du client.
FAQ
La facture d’expédition est-elle obligatoire ?
Pour un envoi national simple, elle n’est pas toujours obligatoire mais reste fortement recommandée. Pour une expédition internationale, elle est essentielle au passage en douane selon le pays de destination, et au calcul des droits applicables.
Quelle différence avec un bon de livraison ?
Le bon de livraison atteste la réception de la marchandise ; la facture détaille le contenu, les frais et la valeur de l’envoi. Les deux pièces accompagnent souvent le même colis lors de l’acheminement.
