Une relance de facture impayée suit une escalade en trois temps : un premier rappel amiable, une deuxième relance plus ferme, puis une mise en demeure par lettre recommandée. Ce guide détaille chaque étape, avec un exemple de mail pour chaque relance, et explique quand passer à une procédure de recouvrement.
Pourquoi et quand relancer un client
Une facture arrivée à échéance sans paiement pèse directement sur votre trésorerie. Plus la relance intervient tôt, plus vous avez de chances d’obtenir le paiement rapidement, sans passer par une procédure coûteuse.
Ce que vous risquez à ne pas relancer
Sans relance, un débiteur peut considérer que le retard de paiement n’a pas d’importance. Chaque jour de retard non traité augmente le risque d’oubli, de difficulté financière du client, ou de contentieux plus tard.
Quand envoyer sa première relance
Une relance préventive peut s’envoyer quelques jours avant la date d’échéance de la facture, en rappel amiable. Si le paiement n’arrive pas, envoyez votre première relance dès le lendemain de l’échéance : agir vite reste la meilleure attitude.
Le processus de relance, étape par étape
Voici comment gérer les relances jusqu’à obtenir le règlement de la facture.
1ère relance : le rappel amiable par e-mail
Ce premier mail reste courtois : objet clair, rappel du montant et de la date d’échéance, et demande de règlement sous quelques jours. Joignez la facture en pièce jointe pour faciliter le règlement.
2ème relance : un ton plus ferme
Si la première relance reste sans réponse après une semaine, envoyez une deuxième relance avec un ton plus direct : rappelez les échanges précédents, précisez les pénalités de retard applicables, et fixez une nouvelle échéance.
3ème relance : la mise en demeure
Sans réponse après la deuxième relance, la mise en demeure devient l’étape suivante. Une lettre de mise en demeure se envoie par lettre recommandée avec accusé de réception, et mentionne un délai ferme avant action légale.
Si le client persiste : recouvrement et action légale
Si le débiteur persiste malgré la mise en demeure, une procédure de recouvrement de créances ou une injonction de payer devant le tribunal reste possible. Cette démarche judiciaire prend du temps, mais protège vos droits sur la créance.
Modèle de lettre de relance pour facture impayée
Voici un modèle de lettre de relance pour facture impayée, à adapter selon l’étape et le ton souhaité. Chaque mail garde la même structure : objet clair, rappel du contexte, et demande précise.
Exemple de mail pour la première relance
Objet : Rappel — facture n°XXX arrivée à échéance
Bonjour, nous n’avons pas encore reçu le paiement de la facture n°XXX, arrivée à échéance le [date]. Il s’agit peut-être d’un oubli de votre part ; pourriez-vous procéder au règlement dans les meilleurs délais ? Vous trouverez la facture en pièce jointe. Cordialement.
Exemple de mail pour la deuxième relance
Objet : 2ème relance — facture n°XXX toujours impayée
Bonjour, malgré notre précédent mail, la facture n°XXX reste impayée à ce jour. Nous vous remercions de régler cette somme sous 8 jours. Passé ce délai, des pénalités de retard pourront s’appliquer. Cordialement.
Exemple de mail pour la mise en demeure
Objet : Mise en demeure — facture n°XXX
Madame, Monsieur, sans réponse de votre part malgré nos relances précédentes, nous vous mettons en demeure de régler la facture n°XXX sous 15 jours. À défaut, nous nous réservons le droit d’engager une procédure de recouvrement.
Contacter le client : mail, téléphone ou courrier
Le mail reste le moyen le plus rapide pour une relance amiable. Pour un cas de non-paiement qui persiste, un appel téléphonique complète efficacement l’écrit : cela permet de comprendre la situation du client et d’obtenir un engagement oral sur une date de règlement.
Garder une bonne relation client malgré la relance
Relancer un client pour facture impayée ne doit pas dégrader la relation commerciale, surtout pour un client habituel. Adaptez le ton selon le dossier : une entreprise qui a toujours payé dans les délais mérite un rappel plus souple qu’un débiteur récurrent.
Éviter les erreurs courantes lors d’une relance
Attention à ne pas laisser trop de temps entre deux relances : plus le délai s’allonge, plus le taux de recouvrement baisse. À l’inverse, une relance trop pressante dès le premier jour de retard peut sembler agressive. Prévoir un calendrier clair pour chaque étape reste la meilleure solution.
Quand la procédure judiciaire devient nécessaire
Si le débiteur ne réagit à aucune relance, ni à la mise en demeure, une procédure judiciaire (injonction de payer, ou action devant le tribunal de commerce) reste l’ultime recours. Cette démarche a un coût, mais elle protège votre créance sur le long terme, notamment pour un montant important entre professionnels.
Adresser la bonne relance selon le montant et le cas
Pour un petit montant, une relance amiable suffit souvent à obtenir le règlement. Pour une somme plus importante entre professionnels, adressez la relance au bon interlocuteur (service comptable plutôt que le contact commercial), et précisez les délais de paiement d’origine, ainsi que les conséquences en cas de non-règlement.
Ce qu’il faut comprendre avant d’agir
Avant d’agir, vérifiez que la facture a bien été reçue par le client : une erreur d’adresse mail explique parfois un retard qui n’en est pas un. Il est important de garder une preuve d’envoi pour chaque relance, utile en cas de procédure judiciaire ultérieure.
Autre situation fréquente : un professionnel qui traverse une difficulté de trésorerie temporaire. Dans ce cas, proposer un échelonnement du règlement peut s’avérer plus efficace qu’une relance ferme, pour préserver la relation tout en sécurisant le recouvrement de créances.
Recouvrement de créances : les options possibles
Si les relances n’aboutissent pas, plusieurs solutions existent : recouvrement de créances amiable via un tiers spécialisé, ou démarche judiciaire directe. Le choix dépend du montant, du temps disponible, et de la volonté de préserver ou non la relation avec ce client.
Automatiser ses relances avec Djaboo
Djaboo envoie automatiquement chaque relance selon un calendrier défini, sans que vous ayez à rédiger un mail à chaque cas de retard de paiement.
Avant / après avec Djaboo
Avant : vous suivez vos factures dans un tableau, vous rédigez chaque mail de relance à la main, et une omission arrive vite avec plusieurs dossiers en cours. Après, avec Djaboo : chaque facture impayée déclenche automatiquement la bonne relance au bon moment, sans oubli ni erreur de ma part.
Comment ça se passe en pratique
Vous définissez une fois le rythme de vos relances (7, 14, 21 jours par exemple), et Djaboo envoie chaque mail automatiquement dès qu’une facture reste impayée. Vous gardez un historique complet de chaque relance envoyée.
Réassurance
Vos échanges avec chaque client restent archivés, pour prouver l’envoi de chaque relance en cas de contentieux. L’équipe support peut vous aider à adapter le ton et la fréquence de vos relances.
Djaboo face à une relance manuelle
| Critère | Relance manuelle | Djaboo |
| Envoi de la relance | À rédiger à chaque fois | Automatique |
| Suivi des relances précédentes | Manuel | Historique automatique |
| Risque d’oubli | Élevé | Faible |
| Délai moyen de paiement | Plus long | Réduit |
Pour aller plus loin
Retrouvez le contexte complet dans notre guide sur la facture électronique. Avant de relancer, vérifiez que votre facture respecte bien les mentions obligatoires, notamment le taux de pénalité de retard. Si vos impayés concernent des abonnements en facturation récurrente, l’automatisation des relances évite une bonne partie de ces retards.
Foire aux questions sur la relance de facture impayée
Comment gérer les relances de plusieurs clients à la fois ? Un tableau de suivi manuel fonctionne pour un faible volume ; au-delà, un outil qui automatise l’envoi devient plus efficace pour éviter tout oubli.
Faut-il toujours passer par un mail avant le téléphone ? Non, un appel peut compléter utilement un mail resté sans réponse, surtout pour une entreprise avec qui vous avez déjà une relation client établie.
Quand envoyer sa première relance de facture impayée ? Dès le lendemain de la date d’échéance, avec un ton amiable.
Combien de relances envoyer avant une mise en demeure ? Généralement deux relances (amiable puis ferme), avant la mise en demeure par lettre recommandée.
Que faire si le client ne réagit pas à la mise en demeure ? Envisagez une procédure de recouvrement ou une injonction de payer devant le tribunal compétent.
Peut-on facturer des pénalités de retard ? Oui, le taux de pénalités doit être précisé sur la facture initiale pour être applicable.
Comment automatiser mes relances de factures ? Un logiciel comme Djaboo envoie automatiquement chaque relance selon un calendrier défini, sans action manuelle.
