L’entretien professionnel est une obligation légale pour tout employeur, distincte de l’entretien annuel d’évaluation. Il a lieu tous les deux ans, porte sur l’avenir du salarié et non sur ses performances, et débouche tous les six ans sur un bilan qui peut coûter cher s’il a été négligé. Voici ce qu’il faut savoir et faire, côté employeur de TPE et PME.
Qu’est-ce que l’entretien professionnel ?
L’entretien professionnel est un rendez-vous obligatoire entre l’employeur et chaque salarié, consacré à ses perspectives d’évolution professionnelle, notamment en matière de qualifications et d’emploi. Institué par la loi du 5 mars 2014, il est distinct de tout entretien d’évaluation et concerne tous les salariés, quels que soient leur contrat et l’effectif de l’entreprise.
Son objet est tourné vers l’avenir : où en est le salarié dans son parcours, quels sont ses souhaits d’évolution, quels besoins de formation, quelles pistes de qualification. C’est aussi le moment d’informer le salarié sur des dispositifs qu’il connaît souvent mal : la validation des acquis de l’expérience (VAE), le compte personnel de formation (CPF) et le conseil en évolution professionnelle (CEP). L’entretien professionnel n’est donc pas une formalité de plus : bien mené, c’est un outil de fidélisation et de montée en compétences ; négligé, c’est un risque financier réel pour l’employeur.
Entretien professionnel et entretien annuel : ne pas confondre
C’est la confusion la plus fréquente, et elle peut coûter cher. Les deux entretiens sont différents par leur nature, leur objet et leur caractère obligatoire.
| Critère | Entretien professionnel | Entretien annuel d’évaluation |
|---|---|---|
| Obligatoire ? | Oui, par la loi | Non (sauf accord ou usage) |
| Fréquence | Au moins tous les 2 ans | En général annuelle |
| Objet | Évolution, formation, qualifications | Évaluation du travail et des résultats |
| Porte sur la performance ? | Non | Oui |
| Bilan à 6 ans | Oui, avec sanction possible | Non |
La règle à retenir : l’entretien professionnel ne porte pas sur l’évaluation du travail du salarié. On ne discute pas des objectifs atteints ou de la performance, mais du parcours et de l’avenir. Beaucoup d’entreprises croient s’acquitter de l’obligation en menant leur entretien annuel : c’est une erreur, car les deux ne se substituent pas. Rien n’interdit en revanche de les organiser à la suite l’un de l’autre, à condition de bien distinguer les deux temps et de tracer séparément l’entretien professionnel.
Qui est concerné et à quelle fréquence ?
L’entretien professionnel concerne tous les salariés, en CDI comme en CDD, à temps plein comme à temps partiel, dès qu’ils ont deux ans d’ancienneté depuis leur entrée ou depuis le dernier entretien. La périodicité est d’au moins deux ans, mais un accord d’entreprise ou de branche peut prévoir une autre fréquence.
Au-delà de la périodicité de deux ans, l’entretien professionnel doit aussi être systématiquement proposé au retour de certaines absences longues, car ce sont des moments où le lien avec l’emploi se distend. C’est le cas notamment au retour d’un congé de maternité, d’un congé parental d’éducation, d’un congé d’adoption, d’un congé de proche aidant, d’un congé sabbatique, d’une période de mobilité volontaire sécurisée, d’un arrêt de travail de longue durée ou à l’issue d’un mandat syndical. Proposer l’entretien à ces moments-là n’est pas une option, c’est une obligation.
Le contenu de l’entretien professionnel
L’entretien est un échange structuré autour de l’avenir professionnel du salarié. Sans imposer une trame unique, la loi et la pratique dessinent les thèmes à couvrir :
- Le parcours et la situation actuelle. Faire le point sur le poste occupé, les compétences acquises depuis le dernier entretien, l’évolution du métier.
- Les souhaits et perspectives d’évolution. Quelles envies d’évolution, de mobilité, de changement de fonction ? Quels projets professionnels à court et moyen terme ?
- Les besoins de formation. Quelles compétences développer, quelles formations envisager, en lien avec les besoins de l’entreprise et les souhaits du salarié.
- L’information sur les dispositifs. Présenter la VAE, le compte personnel de formation et le conseil en évolution professionnelle, que le salarié peut mobiliser pour construire son parcours.
Ce qui ne doit pas figurer dans l’entretien professionnel : l’évaluation des résultats, la fixation d’objectifs chiffrés, la discussion de la rémunération au mérite. Ces sujets relèvent de l’entretien annuel, pas de l’entretien professionnel. Mélanger les deux fait perdre à l’entretien professionnel sa raison d’être et fragilise l’employeur en cas de contrôle.
Le formalisme : un compte rendu écrit obligatoire
L’entretien professionnel donne lieu à la rédaction d’un document écrit, dont une copie est remise au salarié. Ce compte rendu n’est pas une formalité décorative : c’est la preuve que l’entretien a bien eu lieu, et cette preuve devient décisive au moment du bilan des six ans. Sans trace écrite, un employeur ne peut pas démontrer qu’il a rempli son obligation, même s’il l’a réellement fait.
Concrètement, chaque entretien doit être daté, formaliser les points abordés et les éventuelles pistes retenues (formations envisagées, projets d’évolution), et être signé par les deux parties. Ces comptes rendus se conservent tout au long de la relation de travail, puisqu’ils servent à alimenter l’état des lieux récapitulatif tous les six ans.
Le bilan à six ans : l’étape à ne pas rater
Tous les six ans, l’entretien professionnel prend la forme d’un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. C’est le moment clé du dispositif, et le plus risqué pour l’employeur qui a été négligent.
Cet état des lieux vérifie deux choses. D’abord, que le salarié a effectivement bénéficié des entretiens professionnels prévus au cours des six années. Ensuite, il apprécie si le salarié a, sur la période, suivi au moins une action de formation, acquis des éléments de certification (par la formation ou la VAE), ou bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle. Il permet de faire le point, à froid, sur la réalité de l’accompagnement dont le salarié a bénéficié.
La sanction est la partie que les dirigeants découvrent souvent trop tard. Dans les entreprises d’au moins cinquante salariés, si un salarié n’a pas bénéficié des entretiens professionnels prévus et d’au moins une formation autre qu’une formation obligatoire, l’employeur doit procéder à un abondement correctif de son compte personnel de formation, dont le montant est fixé par la réglementation. Autrement dit, avoir oublié de mener ses entretiens professionnels se paie, salarié par salarié. C’est ce qui transforme cette obligation en enjeu financier concret, et non en simple bonne pratique RH.
Comment organiser ses entretiens professionnels sans rien oublier
Voici une méthode simple pour tenir l’obligation dans une TPE ou une PME, où personne n’a le temps de gérer un calendrier RH complexe.
- Repérez les échéances. Pour chaque salarié, notez la date d’entrée puis celle de chaque entretien : la suivante tombe deux ans plus tard. Ajoutez les retours de congés longs, qui déclenchent un entretien à proposer.
- Préparez l’entretien. Relisez le compte rendu précédent, ce qui avait été envisagé, ce qui a été fait. Invitez le salarié à réfléchir en amont à ses souhaits d’évolution.
- Menez l’échange sur l’avenir. Tenez-vous à l’objet : parcours, souhaits, formation, dispositifs. Ne glissez pas vers l’évaluation.
- Formalisez et remettez le compte rendu. Datez, consignez les points abordés et les pistes, faites signer, remettez une copie au salarié et conservez la vôtre.
- Anticipez le bilan des six ans. Ne le découvrez pas au dernier moment : suivez pour chaque salarié les entretiens réalisés et les formations suivies, pour arriver au bilan sans mauvaise surprise.
Le vrai risque, en pratique, n’est pas de mal mener l’entretien, c’est de l’oublier ou de ne pas pouvoir le prouver. Un salarié embauché il y a cinq ans, dont aucun entretien professionnel n’a été tracé, place l’employeur en situation de faiblesse au moment du bilan. La rigueur du suivi compte autant que la qualité de l’échange.
Suivre ses entretiens professionnels dans un outil de gestion
L’entretien professionnel est typiquement le genre d’obligation qui se perd dans le quotidien d’une petite entreprise : une échéance tous les deux ans par salarié, un compte rendu à conserver, un bilan à préparer six ans plus tard. Tenir cela dans un coin de sa tête ou dans des fichiers épars mène droit à l’oubli, et donc au risque d’abondement correctif.
Un outil de gestion ne mène pas l’entretien à votre place, mais il fait ce qui manque le plus : ne rien laisser passer. Dans Djaboo, les dossiers du personnel, les documents RH et le suivi des échéances vivent au même endroit ; les comptes rendus d’entretien s’y conservent et les dates de prochaine échéance se suivent comme des tâches avec rappel. Le jour du bilan des six ans, on retrouve en un endroit l’historique des entretiens et des formations, au lieu de le reconstituer dans l’urgence. C’est cette continuité qui protège l’employeur. Plus largement, la gestion des ressources humaines d’une TPE gagne à centraliser ces obligations plutôt qu’à les éparpiller, comme le document unique ou le livret d’accueil qui relèvent de la même logique de suivi.
Les erreurs à éviter
- Confondre entretien professionnel et entretien annuel. Croire que l’évaluation annuelle vaut entretien professionnel expose à la sanction du bilan des six ans. Ce sont deux exercices distincts.
- Ne pas formaliser. Un entretien mené mais non tracé par écrit est, aux yeux du contrôle, un entretien qui n’a pas eu lieu. Le compte rendu remis au salarié est la preuve.
- Oublier les retours de congés. L’entretien à proposer au retour de maternité, de congé parental ou d’arrêt long est souvent négligé, alors qu’il est obligatoire.
- Découvrir le bilan des six ans au dernier moment. Sans suivi continu des entretiens et des formations, le bilan devient un rattrapage impossible et coûteux.
- Glisser vers l’évaluation. Parler performance et objectifs dénature l’entretien et le vide de son objet légal.
Questions fréquentes sur l’entretien professionnel
L’entretien professionnel est-il obligatoire dans une petite entreprise ?
Oui. L’obligation s’applique à toutes les entreprises, sans seuil d’effectif, et à tous les salariés. Ce qui varie avec la taille, c’est la sanction du bilan des six ans : l’abondement correctif du compte personnel de formation ne concerne que les entreprises d’au moins cinquante salariés. Mais l’obligation de mener les entretiens, elle, existe dès le premier salarié.
Quelle différence avec l’entretien annuel d’évaluation ?
L’entretien annuel évalue le travail, les résultats et fixe des objectifs ; il n’est pas obligatoire en soi. L’entretien professionnel est obligatoire, a lieu tous les deux ans et porte sur l’avenir du salarié (évolution, formation, qualifications), sans évaluer sa performance. On peut les organiser à la suite, mais pas confondre l’un avec l’autre ni remplacer l’un par l’autre.
Tous les combien doit-on le réaliser ?
Au moins tous les deux ans, à compter de l’entrée du salarié ou du dernier entretien, sauf périodicité différente prévue par un accord. Il doit en outre être proposé au retour de certaines absences longues (maternité, congé parental, arrêt de longue durée, entre autres). Tous les six ans, il prend la forme d’un état des lieux récapitulatif du parcours.
Que se passe-t-il si l’employeur ne le fait pas ?
Dans les entreprises d’au moins cinquante salariés, si le salarié n’a pas bénéficié des entretiens professionnels et d’au moins une formation non obligatoire sur six ans, l’employeur doit abonder son compte personnel de formation d’un montant fixé par la réglementation. Au-delà, l’absence d’entretiens fragilise l’employeur en cas de litige et prive l’entreprise d’un outil utile de dialogue et de fidélisation.
Faut-il un compte rendu écrit ?
Oui, et c’est essentiel. Chaque entretien professionnel donne lieu à un document écrit dont une copie est remise au salarié. C’est la preuve que l’entretien a eu lieu, indispensable au moment du bilan des six ans. Sans écrit, l’employeur ne peut pas démontrer qu’il a rempli son obligation.
Peut-on mener l’entretien professionnel en même temps que l’entretien annuel ?
Oui, rien ne l’interdit, à condition de distinguer clairement les deux temps et de rédiger un compte rendu propre à l’entretien professionnel. Attention toutefois à ne pas laisser l’évaluation contaminer l’entretien professionnel : l’un regarde le passé et la performance, l’autre l’avenir et l’évolution.
L’essentiel à retenir
L’entretien professionnel est une obligation légale, distincte de l’entretien annuel : il concerne tous les salariés, a lieu au moins tous les deux ans, et porte sur l’avenir professionnel (évolution, formation, qualifications), jamais sur l’évaluation du travail. Chaque entretien se formalise par un compte rendu écrit remis au salarié, et tous les six ans un état des lieux récapitulatif fait le bilan du parcours. Dans les entreprises d’au moins cinquante salariés, avoir négligé ces entretiens se traduit par un abondement correctif du compte personnel de formation : l’obligation a donc un coût quand on l’oublie. Pour une TPE ou une PME, l’essentiel n’est pas la difficulté de l’exercice, mais la régularité et la traçabilité : mener les entretiens à échéance, les écrire, les conserver, et arriver au bilan des six ans sans mauvaise surprise.
