Modelos de contrato de planejamento de eventos de amostra grátis

Para ajudá-lo a expandir seus negócios, criamos um modelo de contrato de planejamento de eventos bastante simples, mas confiável, nas versões Word e PDF, para que você possa usá-lo repetidamente.

O que tem neste modelo?

• Prestações de serviço

• Pagamento

• Cancelamento/rescisão

O que é um contrato de planejamento de eventos?

Contrato de Evento significa duas partes envolvidas (ou seja, o Organizador do Evento e o Cliente) em um contrato para o fornecimento de um local, acomodação, comodidades, transporte, entretenimento, alimentação ou outros bens ou serviços em troca de remuneração.

O que é Planejamento de Eventos?

Planejamento de eventos é o processo de preparação para um evento, principalmente para aqueles que são realizados em locais públicos ou privados. Pode ser comparado a um serviço de planejamento de casamentos em que há várias partes envolvidas na prestação de vários serviços.

Quais são os tipos de contratos de planejamento de eventos?

Existem vários tipos de contratos de eventos fornecidos pelos planejadores de eventos.

Contrato de espaço para eventos

O Contrato de Local do Evento é um acordo entre o proprietário/inquilino de um local de planejamento de eventos, o planejador do evento e o organizador do evento para fornecer os serviços solicitados pelo cliente. O proprietário/inquilino de um local concederá a localização do local ao organizador do evento. Em troca, o planejador de eventos cuida da preparação e atendimento no local dos eventos, enquanto o organizador do evento cuida do convite dos participantes, etc. O contrato garante que os espaços estarão disponíveis para o planejamento do evento em uma data e horário específicos.

Contrato de catering para eventos

O Contrato de Catering para Eventos é um acordo entre o fornecedor local e o planejador do evento. O fornecedor local fornece os serviços necessários para a organização do evento. Em contrapartida, o organizador de eventos promove o evento e cuida da gestão da sala. O contrato garante que os serviços necessários a uma determinada taxa serão fornecidos a um preço acordado.

Contrato de gestão de eventos

O contrato de gerenciamento de eventos é um acordo entre o organizador do evento e seu cliente. De acordo com o contrato, o organizador do evento organiza todo o trabalho braçal do evento em troca da taxa de serviço, que geralmente é calculada como uma porcentagem do orçamento e também com base em uma porcentagem das vendas.

Contrato de Promoção de Eventos

O Contrato de Promoção de Eventos é um acordo entre o organizador do evento e seu cliente. Pelo acordo, o planejador do evento concorda em promover o evento em troca de uma taxa fixa.

Como faço um contrato de organização de eventos?

Um contrato de local de evento é um documento legal que vincula o acordo entre o proprietário de um local de evento e um cliente.

Um contrato de local é uma parte crucial do planejamento de um evento. Um evento não pode e não deve ocorrer em um evento escolhido sem ele. Portanto, se você possui um local de evento, certifique-se de obter um contrato de local de evento antes de permitir que os clientes usem sua propriedade.

Aqui estão as etapas para estabelecer um contrato de local de evento:

Passo 1: Especifique os nomes de ambas as partes

Seu nome como proprietário da sala e o nome do cliente devem estar claros no contrato. Vocês são ambas as partes contratantes. E assim você deve manifestá-lo no documento. Com seus nomes no contrato, haverá clareza sobre quem é o responsável se surgirem atualizações ou problemas significativos em relação ao contrato.

Etapa 2: especifique a data/hora de início e a data/hora de término

É importante especificar por quanto tempo o cliente usará seu site. Então pergunte a ele. Em seguida, especifique a data/hora de início e término para o cliente usar o local. Quanto tempo os convidados usam o local será um fator para determinar o pagamento total do aluguel.

Etapa 3: visualizar o detalhamento do pagamento e a data de vencimento

Forneça ao cliente informações detalhadas sobre o pagamento. Mostre a ele como ele acumulou até uma quantia específica. Você pode apresentá-lo na forma de uma citação. Ao fazê-lo, o cliente não se oporá ao pagamento total. A distribuição de pagamentos permitirá ao cliente entender por que ele deve pagar um determinado valor. E também, não se esqueça de impor uma data de vencimento para o pagamento.

Passo 4: Estabeleça penalidades por atraso de pagamento e danos

Como proprietário do site, você precisa se proteger caso o cliente se torne um passivo. O que queremos dizer com isso é quando um cliente não paga a tempo e causa danos significativos à sua propriedade. Para isso, você deve estabelecer penalidades. Essas sanções podem ser pagamentos de penalidades ou a substituição de bens danificados. Para infrações graves e gravíssimas, registrar uma reclamação contra o cliente é uma consequência válida.

Termos importantes

O que deve constar no contrato de organização de um evento?

Ter um contrato em vigor ao planejar um evento garante que todas as partes tenham uma compreensão clara do trabalho em andamento, bem como dos aspectos adicionais do negócio de planejamento de eventos.

Ao redigir seu contrato de planejamento de eventos, certifique-se de incluir:

• Uma lista de serviços prestados :

• O contrato deve conter expectativas claras sobre os serviços prestados e a natureza desses serviços.

• Serviços que não são especificamente definidos podem ser mal interpretados, levando a expectativas não atendidas.

• Os serviços prestados podem incluir catering, pessoal do evento no local, marketing e equipamento audiovisual, mas é importante especificar também quais os serviços que não estão incluídos.

• Liste claramente essas tarefas no contrato para que o cliente entenda completamente quais serviços você irá ou não realizar.

• Use uma linguagem ampla no contrato para evitar a execução de um serviço fora de sua zona de conforto.

• Detalhe os fornecedores com os quais você trabalha e os serviços que eles fornecem

• Agenda de pagamentos:

• Especifique todos os detalhes de pagamento no contrato do organizador de eventos.

• Descreva um orçamento estimado para o evento para dar ao cliente uma ideia geral do que esperar.

• Não se preocupe com orçamentos excessivamente detalhados, pois você sempre poderá renegociar o orçamento posteriormente.

• Indique a data de vencimento do depósito inicial no contrato e observe que nenhum trabalho será iniciado até que o depósito seja recebido.

• Indique a data em que o pagamento final deve ser recebido pela prestação de serviços.

• Seu cronograma de pagamento deve atender melhor às suas necessidades de negócios e fluxo de caixa, incluindo taxas e impostos adicionais.

• Condições de cancelamento:

• Incluir uma cláusula de cancelamento em seu contrato garante que você seja pago se o anfitrião do evento tiver que cancelar seus planos ou desistir.

• As cláusulas de cancelamento devem declarar que quaisquer taxas ou depósitos pagos até o momento do cancelamento não são reembolsáveis.

• Esses termos protegem seus ganhos e diminuem a probabilidade de cancelamento de um cliente, especialmente quando alguém tem muito dinheiro a perder.

• Essas cláusulas devem indicar o que constitui um cancelamento de evento válido e quanto tempo o cliente deve cancelar antes de ser cobrado o valor total.

• Cláusula de rescisão:

• Também conhecida como cláusula de força maior, uma cláusula de rescisão fornece ao planejador proteções legais se os serviços forem cancelados por motivos fora de seu controle.

• Circunstâncias fora de seu controle incluem furacões, tornados e inundações.

• Esta cláusula dá ao planejador o poder de cancelar todas as obrigações e serviços sob certas condições extremas.

• A cláusula deve definir quais circunstâncias são cobertas, quem tem autoridade para cancelar os serviços e o que acontece se esses serviços forem cancelados.

• Cláusula de indenização:

• Esta cláusula protege o planejador de eventos contra ações legais devido à negligência do cliente.

• Com esta cláusula, um cliente não pode responsabilizar você ou sua empresa de planejamento por quaisquer danos, lesões ou perdas que ocorram como resultado de suas ações.

• Cláusula de cancelamento (por você):

• Em alguns casos, o organizador do evento pode querer desistir no meio do contrato.

• Esta cláusula deve especificar os cenários em que você pode optar por não participar, incluindo solicitações de última hora irracionais ou falta de pessoal.

• Descreva as provisões para o cliente se você desistir, como encontrar um planejador terceirizado ou reembolsar depósitos.

Por que os contratos são importantes para um evento?

Em algumas situações, as ramificações podem ser prejudiciais e caras. Ter um contrato de planejamento de eventos garante que você e seu cliente tenham uma compreensão clara do trabalho que será realizado e outros aspectos necessários para conduzir os negócios juntos. Ao elaborar seu contrato de planejamento de eventos, inclua esses cinco elementos.

Como negociar um contrato de evento?

Regras de negociação

Aplicar regras de negociação comercial quando aplicável. Tenha em mente as seguintes áreas: preparação para negociações, escolha dos meios de negociação, contato entre as partes, início do processo de negociação, identificação de opções de acordo, etc.

• Peça uma proposta sem fornecer os valores do seu orçamento:

Conhecer o orçamento do seu cliente com antecedência é fundamental para qualificá-lo como sua principal fonte de renda. No entanto, alguns clientes em potencial hesitarão em discutir seus números com você.

• Não se concentre em um único lugar, mas obtenha várias propostas:

Você pode aplicar o mesmo local a vários itens da agenda. Mesmo se você começar com apenas duas opções de orçamento (digamos, uma parte superior e outra inferior), não pense apenas na localização. Tente encontrar algo mais que possa ser incluído.

• Não confie em um bom discurso de vendas:

Você precisará de uma base sólida para apresentar seu discurso de vendas. No entanto, lembre-se de que as pessoas nem sempre estão dispostas a ler ou ouvir longas recitações sobre suas intenções de vendas e taxas de receita, etc. Basta escolher as melhores informações que você precisa compartilhar com eles.

• Use a internet:

Usando de forma eficaz, o e-mail e a web são bons canais de comunicação que os líderes empresariais podem usar para negociações. Use fontes da Internet para preencher as lacunas em seu conhecimento comercial.

• Como conseguir o melhor preço:

Você está efetivamente pagando por um ativo que já comprou. Uma vez que seu contrato acabou, você tem uma escolha a fazer. Se estiver satisfeito com os termos de seu contrato de evento existente, você pode fazer downgrade para um preço mais baixo ou taxa de pagamento por uso como um cliente fiel, ou pode pechinchar por um acordo melhor. De qualquer forma, você deve conseguir reduzir sua conta mensal negociando com os fornecedores do evento.