Le FEC est le fichier instructureique que toute entreprise en comptabilité instructureisée doit remettre à l'administration fiscale en cas de contrôle fiscal. Son format est imposé au champ près, et une défaut de conformité se sanctionne.
| Date | Journal | Montant |
|---|---|---|
| 05/01 | VE | 2 400,00 |
| 28/01 | BQ | 2 400,00 |
| 12/02 | VE | 1 800,00 |
| 14/03 | AC | 600,00 |
Saisir régulièrement, valider et rattacher les pièces suffit à répondre à l'obligation.
Le fichier ne reprend que les écritures validées. Une comptabilité laissée en brouillard produit un FEC incomplet, donc non conforme. Valider chaque mois règle le problème définitivement.
Le FEC porte la référence de la pièce, pas la pièce elle-même. Les justificatifs restent à disposition du vérificateur, dans le format sous lequel vous les conservez.
L'obligation ne s'active qu'en cas de vérification, mais le délai est court. Produire et tester le fichier après chaque clôture supprime toute urgence.
Toutes les pièces saisies dans Djaboo alimentent les écritures que le fichier reprend.
Le fichier des écritures comptables, couramment appelé FEC, est un fichier numérique qui contient l'ensemble des écritures comptables d'un année comptable, dans un format normalisé. Il reprend chaque enregistrement du momentnal, avec son numéro de compte, son libellé, son montant au débit et son montant au crédit.
Cette obligation figure à l'article L47 A-I du Livre des procédures fiscales. Elle s'applique depuis le 1er janvier 2014 à toute comptabilité informatisée, quelle que soit la taille de l'entreprise. Le FEC concerne donc la quasi-totalité des sociétés françaises, y compris celles qui utilisent un simple logiciel de comptabilité en enregistrement.
Le FEC permet au vérificateur d'analyser la comptabilité d'une entreprise avec ses propres applicatifs, sans avoir à consulter les écrans du logiciel comptable. Il peut ainsi trier, filtrer, recalculer et détecter les anomalies à distance, en quelques minutes, sur des volumes que personne ne pourrait examiner à la main.
Pour l'entreprise, produire un FEC conforme est aussi un bon test : un fichier qui se génère sans erreur signale une comptabilité informatisée saine, avec des écritures validées et des numéros de compte cohérents.
Confondre le FEC avec la liasse fiscale ou avec un export comptable classique est une erreur fréquente. La liasse est un résultat, le FEC est la matière première : l'ensemble des écritures, ligne à ligne, sans regroupement ni retraitement.
Sont concernées les entreprises qui tiennent une comptabilité au moyen d'un système informatisé et qui font l'objet d'une vérification de comptabilité. Cela couvre les catégories BIC, BNC et BA, à l'impôt sur les sociétés comme à l'impôt sur le revenu.
Une entreprise qui tient sa comptabilité entièrement sur papier n'est pas concernée par l'obligation de remise du FEC. En pratique, le cas est devenu rare. Les micro-entreprises qui tiennent seulement un livre de recettes ne sont pas soumises non plus, faute d'écritures comptables au sens du plan comptable.
Quand la comptabilité est tenue par un cabinet, c'est lui qui génère le fichier des écritures comptables depuis son propre applicatif. L'entreprise reste toutefois responsable de la transmission du FEC et de sa conformité : en cas de non-conformité, c'est elle qui reçoit la sanction.
La structure du fichier des écritures comptables est fixée par l'article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales. Pour les entreprises relevant des catégories BIC, dix-huit champs sont obligatoires, dans cet ordre précis.
Champ | Contenu |
|---|---|
JournalCode | Code du journal d'origine |
JournalLib | Libellé du journal |
EcritureNum | Numéro de l'écriture |
EcritureDate | Date de comptabilisation |
CompteNum | Numéro de compte, selon les normes du plan comptable |
CompteLib | Libellé du compte |
CompAuxNum | Numéro de compte auxiliaire |
CompAuxLib | Libellé du compte auxiliaire |
PieceRef | Référence de la pièce justificative |
PieceDate | Date de la pièce |
EcritureLib | Libellé de l'écriture |
Debit | Montant au débit |
Credit | Montant au crédit |
EcritureLet | Code de lettrage |
DateLet | Date de lettrage |
ValidDate | Date de validation de l'écriture |
Montantdevise | Montant en devise, le cas échéant |
Idevise | Identifiant de la devise |
Les entreprises relevant des BNC et des BA disposent de structures adaptées à leur mode de tenue, avec un nombre de champs différent. Le principe reste identique : chaque ligne d'écriture, sans agrégation.
Le FEC est un fichier informatique au format texte, avec un séparateur unique entre les champs : la tabulation ou la barre verticale. La première ligne contient le nom des champs, dans l'ordre imposé. Un fichier tableur n'est pas conforme aux normes, même s'il contient exactement la même information.
Le nom du fichier suit une règle précise : le numéro SIREN de l'entreprise, la mention FEC, puis la date de clôture de l'année comptable comptable au format année, mois, jour. Un fichier mal nommé est régulièrement rejeté à la transmission, alors que son contenu est correct.
Deux encodages sont admis, ASCII et UTF-8. Les erreurs d'accents dans les libellés viennent presque toujours d'un mauvais encodage au moment de l'export. Ce point mérite une vérification, car il rend le contenu difficilement exploitable pour le vérificateur.
Tout logiciel de comptabilité commercialisé en France propose l'export FEC. La fonction se trouve en général dans le menu des états ou des exports fiscaux. Générer un FEC prend quelques secondes : on choisit l'exercice, on valide, le fichier des écritures comptables est produit.
Le fichier généré depuis votre logiciel ne reprend que les écritures validées. Une comptabilité laissée en brouillard produit un FEC incomplet, donc non conforme. Valider les écritures comptables est la première chose à faire avant tout export, et c'est aussi une bonne pratique en soi.
La DGFIP met à disposition un outil gratuit de test qui contrôle la structure du fichier : présence des champs, format des dates, cohérence des montants, équilibre entre les débits et les crédits. Passer ce contrôle avant toute demande évite la mauvaise surprise le jour de la vérification.
Un FEC couvre un exercice comptable. Une vérification portant sur trois exercices donne donc lieu à la remise de trois fichiers distincts, chacun nommé selon sa date de clôture.
La procédure démarre par un avis de vérification adressé à l'entreprise. Ce document indique les exercices concernés et mentionne l'obligation de remettre le FEC. C'est à partir de sa réception que le délai court.
L'entreprise dispose d'un délai légal à compter de la réception de l'avis pour présenter le FEC. Ce délai est court, surtout si le fichier des écritures comptables n'a jamais été testé. Anticiper cette demande en générant un FEC chaque année, au moment de la clôture, supprime toute urgence.
La remise du FEC se fait sur support informatique ou par voie dématérialisée, selon les modalités indiquées par le vérificateur. La transmission à distance est devenue la règle, ce qui simplifie la procédure pour tout le monde.
Le vérificateur réalise des traitements informatiques sur les données comptables : recherche de doublons, contrôle des séquences de numérotation, rapprochement avec les déclarations. Ces analyses portent sur l'ensemble des écritures, pas sur un échantillon.
L'article 1729 D du Code général des impôts prévoit une amende de 5 000 euros en cas de défaut de présentation du FEC ou de non-conformité du fichier. Lorsqu'une rectification est appliquée, la sanction peut être portée à 10 % des droits mis à la charge de l'entreprise si ce montant est supérieur.
Un fichier incomplet, mal formaté, contenant des écritures non validées ou dont les totaux ne correspondent pas à la comptabilité constitue une non-conformité. Le fond compte autant que la forme : un fichier techniquement valide mais amputé d'un journal reste sanctionnable.
Au-delà de l'amende, l'absence de FEC exploitable peut conduire au rejet de comptabilité. L'administration reconstitue alors le résultat par ses propres moyens, ce qui est de loin la conséquence la plus coûteuse pour l'entreprise.
C'est l'erreur numéro un. Les écritures non validées n'entrent pas dans le fichier des écritures comptables, et les totaux ne correspondent plus au bilan. Validez chaque période après contrôle, et le problème disparaît définitivement.
Un numéro de compte qui ne respecte pas les normes du plan comptable, par exemple une racine inventée, rend le fichier difficilement exploitable. Le vérificateur ne peut plus rattacher la ligne à une rubrique connue, et l'entreprise doit s'expliquer.
Le champ EcritureLib doit décrire l'opération. Des libellés vides, ou remplis avec un point, attirent l'attention immédiatement. Ce détail de tenue quotidienne se paie au moment du contrôle fiscal.
Le champ EcritureNum doit suivre une séquence continue par journal. Un trou dans la numérotation suggère une suppression d'écriture, ce qui est précisément ce que la réglementation cherche à empêcher.
Les champs EcritureLet et DateLet doivent être cohérents entre eux : un code de lettrage sans date, ou l'inverse, produit une anomalie de structure. La règle est simple : les deux champs sont renseignés ensemble, ou aucun des deux.
La meilleure disposition à prendre est de produire un FEC juste après chaque clôture, de le tester avec l'outil de la DGFIP et de l'archiver avec les autres documents comptables. Le jour où la demande arrive, il suffit de le transmettre.
Comme les autres pièces, le fichier se conserve dix ans. Archivez-le hors du logiciel, sur un support que vous maîtrisez : un changement d'outil ou de prestataire ne doit jamais vous priver de vos propres données comptables.
Un FEC conforme est le sous-produit d'une comptabilité informatisée bien tenue. Saisir régulièrement, valider, lettrer, contrôler les comptes d'attente : ces gestes de gestion courante suffisent à répondre à l'obligation sans effort particulier.
Avant de choisir un logiciel de comptabilité, vérifiez qu'il génère un fichier FEC conforme et qu'il permet de le tester. Cette fonction paraît secondaire au moment de l'achat ; elle devient déterminante le jour de la vérification.
Dans un contrôle fiscal moderne, le fichier des écritures comptables est la première pièce réclamée. L'administration fiscale ne commence plus par les classeurs : elle commence par les données. Toute entreprise soumise à cette obligation doit donc considérer le FEC comme le premier document de sa défense.
Les traitements réalisés sur le fichier des écritures comptables visent des anomalies précises : ruptures de séquence, écritures passées après la clôture, montants ronds répétitifs, comptes d'attente non soldés, incohérences entre les écritures comptables et les déclarations fiscales déposées.
Les points relevés font ensuite l'objet d'un échange. Répondre avec précision suppose de comprendre soi-même ses propres écritures comptables. C'est là qu'une comptabilité tenue avec des libellés clairs prend toute sa valeur, bien au-delà de la conformité du FEC.
Un expert-comptable habitué au contrôle fiscal sait anticiper les questions et préparer les justifications. Le faire intervenir dès la réception de l'avis est une disposition élémentaire, et cela coûte toujours moins cher que de réagir après coup.
Les obligations du fichier FEC s'inscrivent dans un ensemble plus large : tenue régulière des livres, conservation des pièces, piste d'audit fiable pour la TVA, et bientôt facturation électronique. Toutes reposent sur la même exigence, celle de données comptables complètes et non modifiables.
La réforme de la facturation électronique renforce cette logique. À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir une facture électronique, et l'obligation d'émission s'échelonne jusqu'au 1er septembre 2027 pour les PME et les TPE. Les données transmises alimenteront directement les écritures comptables des entreprises.
Concrètement, une entreprise qui utilise un logiciel de comptabilité à jour n'a rien de particulier à faire : produire un FEC conforme et répondre à une demande de l'administration fiscale deviennent des opérations de routine. Celles qui travaillent encore sur tableur devront changer d'outil, sans échappatoire.
Prenez l'habitude de réaliser, chaque année après la clôture, un exercice complet : générer un FEC, le tester, l'archiver, vérifier que les totaux correspondent au bilan. Une demi-heure par exercice suffit à supprimer le risque fiscal lié au format du fichier.
Créez un compte gratuit et gardez vos écritures validées et justifiées.
