Quand vous expédiez des marchandises à vos clients, cette pièce comptable devient incontournable. Mais au-delà du simple bout de papier, c’est tout le processus de facturation et suivi des expéditions qui détermine la qualité de votre service et la santé financière de votre entreprise.
Dans ce guide, nous allons voir ce que contient ce type de pièce comptable, comment optimiser votre gestion, et quels logiciels utiliser pour automatiser ce processus souvent chronophage.
Pourquoi la facturation et le suivi des expéditions sont essentiels
Commençons par le commencement. Pourquoi devriez-vous accorder autant d’importance à ces pièces de transport et au tracking de vos colis ?
Les enjeux pour votre entreprise
La facturation transport n’est pas qu’une formalité administrative. Elle joue plusieurs rôles cruciaux :
1. Transparence des coûts
Une facture détaillée permet à votre acheteur de comprendre exactement ce qu’il paie. Les frais de livraison, les taxes, les coûts de manutention : tout doit être clair. Cette transparence renforce la confiance et réduit les litiges.
2. Traçabilité comptable
Pour votre entreprise, chaque facture transport constitue une preuve de transaction. Elle alimente votre comptabilité, facilite le contrôle des dépenses et permet de maîtriser vos coûts de transport sur le temps.
3. Expérience client
Un acheteur qui reçoit une facture claire, avec un numéro de colis précis, est satisfait. La qualité de service passe aussi par ces détails administratifs souvent négligés.
Les problèmes courants qui coûtent cher
Voici ce qu’on observe fréquemment dans les entreprises qui gèrent leurs colis manuellement :
| Problème | Conséquence |
|---|---|
| Documents incomplets | Litiges, retards de paiement |
| Absence de tracking | Réclamations multipliées, surcharge du service client |
| Données non centralisées | Perte de temps, fautes de saisie |
| Pas de bon de livraison | Difficultés à prouver la réception |
| Processus manuel | Risque de faute élevé, lenteur |
Exemple concret : Une PME de e-commerce expédie 200 colis par mois. Sans système de gestion automatisé, elle passe en moyenne 15 minutes par commande sur la partie administrative. Soit 50 heures par mois. Avec une solution adaptée, ce temps peut être divisé par 4.
Comment gérer efficacement vos factures de transport
Passons à la pratique. Comment structurer votre processus de facturation pour qu’il soit efficace et sans faute ?
Les éléments clés d’une facture d’expédition complète
Une facture professionnelle doit inclure plusieurs informations obligatoires et recommandées :
Informations obligatoires :
- Coordonnées du vendeur : nom de l’entreprise, adresse, numéro de téléphone, email, numéro SIRET (en France)
- Coordonnées du client : nom, adresse de livraison, contact
- Numéro unique et séquentiel
- Date d’émission et date d’échéance
- Description des produits : désignation, quantité, prix unitaire, prix total
- Frais de livraison détaillés
- Taxes applicables (TVA avec taux et montant)
- Total TTC
Informations recommandées :
- Numéro de tracking du colis
- Nom du transporteur
- Date d’envoi prévue
- Conditions de livraison
- Modalités de paiement
Modèle type :
┌─────────────────────────────────────────────┐
│ FACTURE N° 2024-001234 │
│ Date : 15/01/2024 │
├─────────────────────────────────────────────┤
│ VENDEUR │ CLIENT │
│ Entreprise ABC │ Jean Dupont │
│ 12 rue du Commerce │ 45 avenue Victor │
│ 75001 Paris │ 69001 Lyon │
│ SIRET: 123 456 789 │ │
├─────────────────────────────────────────────┤
│ DÉSIGNATION │ QTÉ │ P.U. HT │ TOTAL │
│ Produit A │ 2 │ 25,00 € │ 50,00 € │
│ Produit B │ 1 │ 35,00 € │ 35,00 € │
├─────────────────────────────────────────────┤
│ Sous-total HT │ 85,00 € │
│ Frais de livraison │ 8,50 € │
│ TVA 20% │ 18,70 € │
│ TOTAL TTC │112,20 € │
├─────────────────────────────────────────────┤
│ Transporteur : Colissimo │
│ N° de tracking : 6X12345678901 │
└─────────────────────────────────────────────┘Comment choisir le bon logiciel
Pour gérer vos factures clients et le tracking des colis, plusieurs options s’offrent à vous :
Option 1 : Excel et traitement manuel
- ✅ Gratuit
- ✅ Flexible
- ❌ Risque de faute élevé
- ❌ Pas d’automatisation
- ❌ Chronophage
Option 2 : Logiciel basique
- ✅ Génération simplifiée
- ❌ Pas de connexion avec les transporteurs
- ❌ Gestion séparée des colis
Option 3 : Solution complète (type Djaboo)
- ✅ Tout centralisé : factures + tracking + gestion
- ✅ Automatisation du processus
- ✅ Gain de temps significatif
- ✅ Réduction des fautes
Le choix dépend de votre volume de colis et de vos besoins en automatisation. À partir de 50 colis par mois, une solution complète devient rentable.
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Comment Djaboo simplifie la gestion de vos envois
Djaboo est un logiciel de gestion d’entreprise qui inclut nativement le tracking des commandes et des livraisons. Voici comment il répond aux problématiques évoquées.
Mise en situation : Avant / Après Djaboo
Scénario 1 : La PME qui expédie 100 colis/mois
Avant Djaboo :
- Création manuelle sur Word ou Excel
- Copier-coller des informations depuis le site e-commerce
- Transmission séparée par email
- Tracking des colis sur le site du transporteur
- Relances manuelles des impayés
Après Djaboo :
- Création en 2 clics depuis la commande
- Données pré-remplies automatiquement
- Transmission par email incluse
- Tracking centralisé de toutes les livraisons
- Relances automatiques paramétrables
Temps gagné estimé : 30 heures par mois
Cette économie de temps se traduit directement en productivité accrue et en capacité à vous concentrer sur votre cœur de métier.
Scénario 2 : Le freelance qui vend des produits physiques
Avant :
- Gestion des devis et livraisons sur 3 logiciels différents
- Difficile de savoir où en est chaque commande
- Pas de vision globale sur les impayés
Après Djaboo :
- Tout est centralisé : devis → commande → facture → livraison
- Tableau de bord avec statut de chaque marchandise
- Alertes sur les retards de paiement
Comment ça se passe en pratique
Étape 1 : Créer la facture
Depuis votre tableau de bord Djaboo, accédez à la section dédiée. Cliquez sur « Créer » ou convertissez directement un devis validé.
Étape 2 : Ajouter les informations de livraison
Renseignez le transporteur, les frais de port et le numéro de tracking si vous l’avez déjà. Ces informations apparaîtront sur la facture transmise.
Étape 3 : Transmettre au client
En un clic, transmettez par email directement depuis Djaboo. Le destinataire reçoit un PDF professionnel avec toutes les informations de sa commande.
Étape 4 : Contrôler le paiement et la livraison
Dans votre tableau de bord, visualisez le statut de chaque facture (transmise, payée, en retard) et l’état de la livraison.
Les fonctionnalités Djaboo pour la facturation client et le suivi logistique
Détaillons ce que Djaboo propose concrètement pour optimiser votre gestion de vos envois.
Génération automatisée
- Modèles personnalisables : ajoutez votre logo, vos couleurs, vos mentions légales
- Numérotation automatique : fini les fautes de séquence
- Calcul automatique des taxes et totaux
- Factures détaillées avec ligne par produit
- Facturation électronique conforme aux normes françaises
- Dématérialisation des factures pour un archivage simplifié
Tracking des colis et bon de livraison
- Association facture/colis : chaque pièce peut être liée à une marchandise
- Génération automatique du bon d’accompagnement
- Historique complet de chaque commande client
- Statuts personnalisables : en préparation, expédiée, reçue, retournée
Gestion de la relation avec vos acheteurs
- Fiche complète avec historique des commandes
- Communication centralisée : emails, notes, pièces jointes
- Portail dédié (selon formule) pour que vos acheteurs contrôlent leurs commandes
Tableau de bord et reporting
- Vue d’ensemble de vos factures en attente, payées, en retard
- Statistiques sur vos ventes et livraisons
- Export des données pour votre comptable (format Excel ou compatible)
Djaboo vs faire à la main : comparaison concrète
| Critère | Gestion manuelle (Excel/Word) | Djaboo |
|---|---|---|
| Temps de création | 10-15 min | 2-3 min |
| Risque de faute | Élevé | Faible |
| Contrôle des paiements | Manuel, fastidieux | Automatique |
| Transmission | Email séparé | Inclus |
| Archivage | Dossiers locaux | Cloud sécurisé |
| Accès multi-utilisateurs | Compliqué | Natif |
| Coût mensuel | « Gratuit » (mais temps = argent) | À partir de quelques euros/mois |
| Conformité légale | À vérifier soi-même | Garantie |
Notre avis honnête : Si vous expédiez moins de 10 colis par mois et que vous êtes seul, Excel peut suffire. Au-delà, un logiciel comme Djaboo devient un investissement rentable en temps et en tranquillité d’esprit.
Réassurance : sécurité et fiabilité
Confier vos données à une solution externe soulève des questions légitimes. Voici les garanties offertes par Djaboo :
- Hébergement en France : vos données restent sur le territoire, conformité RGPD
- Sauvegardes automatiques : pas de risque de perdre vos factures
- Accès sécurisé : connexion protégée, gestion des droits utilisateurs
- Support réactif : équipe basée en France, disponible pour vous accompagner
- Mises à jour régulières : conformité aux évolutions légales (logiciel de facturation électronique obligatoire en 2026)
FAQ : Vos questions sur la facture d’expédition
Quelle est la différence entre cette pièce et un bon de livraison ?
La facture est une pièce comptable qui détaille les produits vendus, les prix et demande le paiement. Le bon de livraison accompagne la marchandise et sert à prouver que l’acheteur a bien reçu les produits. Les deux sont complémentaires : l’un déclenche le paiement, l’autre prouve la réception.
Est-il obligatoire d’inclure les frais de transport ?
Oui, si vous facturez des frais de livraison à votre acheteur, ils doivent apparaître clairement. C’est une obligation légale en France. Les coûts de transport doivent être détaillés avec leur montant HT, le taux de TVA applicable et le montant TTC.
Comment assurer un suivi efficace de mes colis ?
Pour un contrôle efficace, centralisez vos informations dans une seule solution. Notez systématiquement le numéro fourni par le transporteur et associez-le à la facture correspondante. Un logiciel comme Djaboo permet de visualiser le statut de chaque colis sans jongler entre plusieurs applications.
Puis-je transmettre mes factures par email ?
Oui, la transmission par email est parfaitement légale et même encouragée dans le cadre de la facturation électronique. La facture doit être au format PDF et contenir toutes les mentions obligatoires. Djaboo génère automatiquement ce format et permet la transmission en un clic.
Comment gérer les retours et remboursements ?
En cas de retour, vous devez émettre un avoir (ou note de crédit) qui annule tout ou partie de la facture initiale. Cette pièce doit faire référence à l’original et détailler les produits retournés ainsi que les frais remboursés le cas échéant.
La facturation électronique sera-t-elle obligatoire ?
Oui, la facturation électronique devient progressivement obligatoire en France pour toutes les entreprises (2026-2027 selon la taille). Cela concerne toutes vos factures, y compris celles liées à vos livraisons. Utiliser dès maintenant une solution conforme comme Djaboo vous prépare à cette transition.
Conclusion : passez à une gestion efficace
La facturation et le suivi des expéditions ne sont pas des tâches secondaires. Ils impactent directement votre trésorerie, votre relation avec vos acheteurs et votre efficacité opérationnelle.
Un document bien structuré, transmis rapidement, avec un tracking de colis accessible : voilà ce qu’attendent vos clients. Et voilà ce qu’une solution comme Djaboo vous permet d’offrir sans effort supplémentaire.
Si vous passez encore des heures chaque semaine à gérer manuellement vos factures de transport, il est peut-être temps de découvrir une manière plus efficace de travailler.
→ Testez Djaboo gratuitement et voyez par vous-même comment simplifier votre gestion.
