Les indemnités kilométriques, comment ça marche ?

L’indemnité kilométrique est un paiement non imposable versé aux employés qui utilisent leur propre voiture pour le travail. Le taux de l’indemnité dépend du type de véhicule que vous utilisez, de son coût et de votre salaire. L’indemnité kilométrique peut être versée en une seule fois ou étalée sur 12 mois. Certains employés préfèrent recevoir des dédommagements kilométriques plutôt que d’avoir une voiture de société, car cela réduit leur facture fiscale globale. En se basant sur des barèmes, les salariés peuvent évaluer leurs dépenses durant leurs déplacements professionnels et demander aux services fiscaux la déduction de leurs frais réels pour l’impôt année N sur les revenus de l’année N-1.

Mais comment fonctionne l’indemnité kilométrique et qui y a droit ? Dans cet article, nous répondrons à ces questions et à bien d’autres pour vous aider à comprendre cette indemnité non imposable complexe.

Qu’est-ce que l’indemnité kilométrique ?

L’indemnité kilométrique est un paiement effectué par les employeurs à leurs employés qui doivent utiliser leur propre voiture pour le travail. Le montant que reçoit l’employé dépend d’un certain nombre de facteurs, dont le type de véhicule qu’il utilise, la distance parcourue et son salaire.

L’indemnité kilométrique est un avantage populaire pour les employeurs et les employés à l’Union Européen. Toutefois, il est important que les employés comprennent le fonctionnement de l’indemnité kilométrique avant de prendre la décision de la réclamer ou non.

Qui a droit à l’indemnité kilométrique ?

Tout employé qui utilise sa propre voiture pour son travail a droit à une indemnité kilométrique. Cela inclut les employés qui utilisent leur voiture pour se déplacer entre différents sites de travail, ainsi que ceux qui utilisent leur véhicule uniquement à des fins professionnelles. L’indemnité kilométrique doit être convenue dans le contrat de travail de l’employé.

Comment les employés peuvent-ils réclamer des frais kilométriques ?

Les employés peuvent réclamer leurs frais kilométriques de différentes manières. La plus courante consiste à soumettre un formulaire de demande de dédommagements kilométriques à leur employeur. Ce formulaire demande des informations telles que le nombre de kilomètres parcourus, la date de chaque voyage et le but professionnel du voyage.

Quels sont les véhicules éligibles pour les indemnités kilométriques ?

Les employés peuvent recevoir des frais kilométriques pour tout véhicule qui leur appartient, y compris les voitures, les fourgonnettes, les motocyclettes, les scooters et les bicyclettes. Ces véhicules doivent être utilisés à des fins professionnelles pour que les employés puissent bénéficier de dédommagements kilométriques.

Comment l’indemnité kilométrique est-elle payée par l’employeur ?

L’indemnité kilométrique peuvent être versées en une seule fois ou étalées sur 12 mois. L’employeur a la possibilité de choisir le mode de paiement qu’il préfère, mais il est conseillé d’en discuter d’abord avec l’employé, qui peut souhaiter recevoir son indemnité en une seule fois.

Les deux options ont leurs avantages et leurs inconvénients, mais le principal avantage de recevoir l’allocation en une seule fois est que l’employé peut éviter certaines implications fiscales.

Qu’est-ce qu’un montant approuvé ?

Un montant autorisé est le nombre de kilomètres qu’un employé peut parcourir à titre professionnel avant de devoir déclarer ses frais kilométriques au HMRC. Pour calculer le montant autorisé, les employeurs doivent utiliser les taux de kilométrage autorisés par le HMRC, que vous trouverez ici sur le site Web du gouvernement britannique.

Trois exemples de calcul d’indemnités kilométriques

Le calcul des frais kilométriques peut être un peu délicat. Voici trois exemples pour vous aider à démarrer :

Premier exemple

Si un employé n’a parcouru que 5 000 miles avec sa voiture pendant l’année fiscale, ses frais kilométriques seront calculées comme suit : 45p x 5 000 = 2 250 euros.

Deuxième exemple

frais  kilométriques -Si un employé a parcouru 12 000 miles avec sa voiture au cours de l’année fiscale, ses dédommagements kilométriques seront calculées comme suit : 45p x 10 000 + 25 x 2 000 = 5 000 euros.

Troisième exemple

Si un employé a parcouru 12 000 miles dans sa voiture avec un passager au cours de l’année fiscale, son indemnité kilométrique sera calculée comme suit : 50p x 10 000 + 30p x 2 000 = 5 600 euros.

Quels sont les avantages et les inconvénients d’une voiture de société ?

La principale alternative à l’utilisation par un employé de sa voiture personnelle à des fins professionnelles est la mise à disposition par l’employeur d’une voiture de société. Il y a de nombreuses raisons à cela, et c’est à chaque employé de décider quelle option lui convient le mieux :

Avantages de l’utilisation d’une voiture de société

• Avantages fiscaux – Les frais d’utilisation d’une voiture sont pris en charge par l’employeur. Les employés n’ont donc pas à se soucier de la consommation de carburant ou des droits d’accises sur les véhicules.
• Aucun souci d’entretien – L’employeur prend en charge tous les coûts liés à l’entretien de la voiture, y compris les pneus, l’entretien et les réparations.
• Indemnités kilométriques – Les employés auront toujours droit à des dédommagements kilométriques de la part de l’employeur, même s’ils utilisent une voiture de société.

Inconvénients de l’utilisation d’une voiture de société

• Coûts de fonctionnement plus élevés – Les frais d’entretien et de fonctionnement d’une voiture de société sont généralement plus élevés que ceux d’un véhicule personnel d’un employé.
• Pas d’allégements fiscaux – Les employés ne pourront pas demander d’allégements fiscaux ou de bons d’achat au gouvernement, comme ils peuvent le faire s’ils utilisent leur propre voiture à des fins professionnelles.

Conclusion

Bien que les employés doivent être conscients de certaines considérations lorsqu’ils utilisent leur propre véhicule pour le travail, les frais kilométriques peuvent en faire un arrangement mutuellement bénéfique entre employés et employeurs. Les employés doivent garder à l’esprit le type de voiture qu’ils possèdent, son efficacité et la fréquence de son utilisation à des fins professionnelles s’ils veulent maximiser leurs dédommagements kilométriques et réduire leur facture fiscale. Depuis 2021, le montant des indemnités kilométriques est majoré de 20 % pour les véhicules électriques.