La facture de situation permet d’encaisser au fil de l’avancement plutôt qu’à la livraison. Voici quand l’émettre, comment calculer le montant et pourquoi le cumul est le point critique.
Concrètement, au lieu d’attendre la fin d’un chantier de plusieurs mois pour émettre une facture unique, l’entreprise émet plusieurs factures successives, chacune correspondant à une tranche de travaux réalisés. Chaque situation facture ce qui est fait, pas ce qui est promis. Ce mécanisme protège les deux parties : le prestataire sécurise ses encaissements et couvre ses charges courantes (matériaux, main-d’œuvre, sous-traitants) ; le client dispose d’une visibilité précise sur l’avancement financier du projet avant de valider chaque paiement.
La facture de situation est cumulée par nature : chaque nouvelle situation reprend le montant total du marché, le cumul déjà facturé et le montant de la situation en cours. C’est ce principe du cumul qui la distingue d’une simple facture partielle.
Les secteurs et les cas où elle s’impose
La facture de situation est le mode de facturation standard dès qu’un projet dépasse quelques semaines ou plusieurs milliers d’euros et que le prestataire ne peut pas avancer la trésorerie jusqu’à la livraison finale. Elle s’impose notamment dans les situations suivantes :
- BTP et artisanat : chantiers de construction, rénovation, aménagement, génie civil. Dans les marchés privés, la norme NF P03-001 (lorsqu’elle est visée au contrat) prévoit des paiements mensuels sur situations. Dans les marchés publics, le Code de la commande publique organise un mécanisme d’acomptes sur avancement.
- Prestations intellectuelles : missions de conseil, audit, architecture, bureau d’études, ingénierie, formation longue durée.
- Projets informatiques : développement de sites web, d’applications ou de logiciels livrés par phases.
- Événementiel et production : organisation d’événements, production audiovisuelle, fabrications sur commande.
Le rythme d’émission (mensuel ou par jalon) doit être défini dès la signature du contrat ou du devis. Il est impossible d’imposer des factures de situation en cours de mission si ce mode de facturation n’était pas prévu initialement : l’accord du client est indispensable avant le démarrage.
Facture de situation, facture d’acompte et facture de solde : les différences essentielles
Ces trois types de documents interviennent à des moments différents du même projet. Le tableau suivant résume leurs caractéristiques :
| Type de facture | Déclencheur | Base de calcul | Traitement de la TVA |
|---|---|---|---|
| Facture d’acompte | Avant le démarrage des travaux, à la commande | Pourcentage fixe du devis, convenu à l’avance | TVA exigible à l’encaissement de l’acompte (art. 269-2 du CGI pour les prestations de services) |
| Facture de situation | Pendant l’exécution, à chaque échéance ou jalon validé | Avancement réel constaté, en cumulé, moins ce qui a déjà été facturé | TVA exigible à l’encaissement (travaux BTP et prestations de services) sauf option pour les débits |
| Facture de solde | Après réception définitive et validation du client | Montant total du marché moins l’ensemble des situations et acomptes déjà facturés | Même règle que la situation : TVA exigible à l’encaissement du solde |
Un point clé : la facture d’acompte est émise avant tout commencement d’exécution, pour sécuriser l’engagement. La facture de situation, elle, ne peut être émise qu’après avoir réalisé une partie des prestations. Les acomptes déjà versés se déduisent ensuite des situations ou du solde final.
Comment calculer le montant d’une situation
Trois méthodes coexistent selon la nature du projet et les modalités contractuelles.
Avancement physique global (pourcentage)
On évalue le pourcentage global d’avancement du projet et on l’applique au montant total du devis. C’est la méthode la plus courante en BTP.
Formule : (Montant total HT du marché × % d’avancement cumulé) − Montants HT déjà facturés
Avancement par jalon (par lots)
Le projet est découpé en lots distincts (gros œuvre, électricité, plomberie, etc.), chacun avec son propre montant. Dès qu’un lot est terminé et validé, il est facturé intégralement, indépendamment des autres. Cette méthode est particulièrement adaptée aux chantiers multi-corps d’état ou aux projets informatiques livrés par étapes.
Avancement par consommation (quantités réalisées)
On relève les quantités réellement exécutées (mètres carrés posés, heures travaillées, équipements installés) et on les valorise au prix unitaire du devis. Cette méthode est fréquente en génie civil et en marchés publics.
Exemple chiffré complet
Marché de rénovation d’un local commercial : montant total HT du marché = 30 000 €. Pas de retenue de garantie. TVA à 20 %.
| Numéro de situation | Avancement cumulé | Montant cumulé dû HT | Déjà facturé HT | Montant de la situation HT | TVA 20 % | Total TTC |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Situation n°1 | 25 % | 7 500 € | 0 € | 7 500 € | 1 500 € | 9 000 € |
| Situation n°2 | 55 % | 16 500 € | 7 500 € | 9 000 € | 1 800 € | 10 800 € |
| Situation n°3 | 80 % | 24 000 € | 16 500 € | 7 500 € | 1 500 € | 9 000 € |
| Facture de solde | 100 % | 30 000 € | 24 000 € | 6 000 € | 1 200 € | 7 200 € |
Le total cumulé des quatre documents (7 500 + 9 000 + 7 500 + 6 000 = 30 000 € HT) correspond exactement au montant du marché. Aucun euro n’est facturé deux fois, aucun euro n’est oublié.
Le principe du cumul et pourquoi il est indispensable
Le cumul est la colonne vertébrale du mécanisme. Chaque situation doit indiquer non seulement le montant à régler pour la période en cours, mais aussi le montant total cumulé depuis le début du projet. Cette logique garantit que l’on facture l’avancement, et non les paiements reçus : un client en retard de règlement ne modifie pas le pourcentage d’avancement constaté.
Omettre le cumul, ou le calculer sur les encaissements plutôt que sur l’avancement réel, est la première source d’erreur et de litige. La situation suivante doit toujours reprendre le montant déjà facturé lors des situations précédentes, acompte initial inclus, pour éviter toute double facturation.
Les mentions obligatoires spécifiques à la facture de situation
Une facture de situation est une facture à part entière au sens du Code de commerce (article L441-9) et du Code général des impôts (article 242 nonies A de l’annexe II). Elle porte donc toutes les mentions légales d’une facture classique, auxquelles s’ajoutent des éléments propres à son caractère cumulatif :
- Référence au marché ou au devis d’origine : numéro et date du devis signé.
- Numéro de situation : « Situation n°1 », « Situation n°2 », etc. (mention dans le corps du document ; le numéro de facture reste séquentiel et continu dans la numérotation globale de l’entreprise).
- Période concernée : dates de début et de fin de la période facturée, ou date d’arrêté de la situation.
- Montant total du marché HT.
- Cumul des situations et acomptes déjà facturés.
- Montant de la présente situation HT.
- Solde restant à facturer (fortement recommandé pour la transparence).
- En BTP : adresse du chantier si différente de l’adresse de facturation, références de l’assurance décennale, mention « Autoliquidation » le cas échéant pour les sous-traitants.
L’exigibilité de la TVA sur les travaux et sur les prestations
Les travaux immobiliers et les prestations de services sont soumis, par défaut, à la TVA sur encaissements (article 269-2-c du CGI) : la TVA n’est due à l’État qu’au moment où le client règle effectivement la facture, pas à la date d’émission. Ce régime est favorable à la trésorerie du prestataire.
Le prestataire peut opter pour la TVA sur les débits, auquel cas la TVA est exigible dès l’émission de la facture de situation. Cette option peut présenter un intérêt lorsque les clients professionnels souhaitent déduire la TVA dès réception de la facture.
Concernant les taux applicables en BTP :
- 20 % : travaux neufs, construction neuve, locaux professionnels.
- 10 % : travaux d’amélioration, de transformation ou d’entretien dans les logements achevés depuis plus de deux ans (attestation du client à conserver).
- 5,5 % : travaux de rénovation énergétique éligibles (isolation, pompe à chaleur, etc.).
- Autoliquidation en sous-traitance BTP : depuis 2014 (article 283, 2 nonies du CGI), le sous-traitant facture ses situations hors taxe avec la mention « Autoliquidation » ; c’est le donneur d’ordre qui déclare la TVA. Aucun montant de TVA ne doit apparaître sur la situation du sous-traitant.
Un même chantier peut combiner plusieurs taux (rénovation à 10 % et extension neuve à 20 %) : chaque situation doit alors ventiler ses montants par taux applicable.
À compter du 1er septembre 2026 pour la réception (et du 1er septembre 2027 pour l’émission par les TPE/PME), chaque facture de situation adressée à un client professionnel devra être émise au format électronique structuré et transiter par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) agréée.
La retenue de garantie et le compte prorata
La retenue de garantie
La retenue de garantie est une somme que le maître d’ouvrage peut retenir sur chaque situation, pour se couvrir contre d’éventuelles réserves à la réception des travaux. Elle est encadrée par la loi n° 71-584 du 16 juillet 1971 :
- Elle n’est applicable que si elle est prévue contractuellement (au devis ou au contrat).
- Son montant est plafonné à 5 % du montant TTC total du marché.
- Elle peut être remplacée à tout moment par une caution bancaire : le client paie alors 100 % de chaque situation.
- Elle doit être libérée à l’expiration d’un délai de 12 mois après la réception des travaux (marché privé), sauf réserves notifiées et non levées.
La TVA se calcule sur le montant HT total de la situation, avant déduction de la retenue de garantie. Appliquer la TVA sur le montant diminué de la retenue revient à sous-déclarer la TVA collectée.
Exemple : sur une situation de 9 000 € HT avec retenue de garantie de 5 % et TVA à 20 %, la TVA est calculée sur 9 000 € (soit 1 800 €), et non sur 8 550 €. Le client verse 9 000 × 95 % = 8 550 € HT + 1 800 € de TVA, soit 10 350 € TTC. Les 450 € retenus sont libérés 12 mois après la réception.
Le compte prorata
Le compte prorata est un mécanisme propre aux chantiers faisant intervenir plusieurs entreprises. Il centralise les dépenses communes au chantier (installations de chantier, nettoyage, gardiennage, etc.) et les répartit entre les intervenants au prorata de leur participation. Il ne résulte d’aucune obligation légale, mais est fréquemment mis en place sur les chantiers d’envergure, encadré par la norme AFNOR NF P03-001 lorsqu’elle est visée au contrat. Chaque entreprise contribue au compte prorata indépendamment du règlement de ses propres situations de travaux.
La facture de solde et le décompte général définitif
La facture de solde est la dernière facture du projet. Elle ne peut être émise qu’après la réception définitive des travaux ou la validation finale du client. Son calcul : montant total du marché HT moins l’ensemble des situations et acomptes déjà facturés.
En BTP, la clôture financière du marché passe par le décompte général définitif (DGD). Ce document récapitule l’intégralité des opérations financières : marché initial, avenants, travaux supplémentaires, révisions de prix, pénalités éventuelles. On en déduit toutes les situations et acomptes facturés pour obtenir le solde final. Une fois le DGD signé sans réserve, le compte est définitivement arrêté entre les parties : toute réclamation ultérieure sur les sommes traitées devient irrecevable. En cas de désaccord, l’entrepreneur doit retourner le DGD signé sous réserve, accompagné d’un mémoire en réclamation détaillé, dans les délais contractuels (30 jours en marché public selon le CCAG Travaux 2021).
La contestation d’une situation par le client et le rôle du procès-verbal d’avancement
Avant d’émettre une facture de situation, il est fortement recommandé de faire valider le pourcentage d’avancement par le client ou le maître d’œuvre, idéalement par écrit : courriel, signature sur un procès-verbal de chantier, rapport technique daté. Ce procès-verbal d’avancement constitue la preuve que les travaux ont bien été réalisés au niveau déclaré.
Si le maître d’œuvre conteste le pourcentage d’avancement avant émission de la facture, on corrige le constat et on facture le montant validé. Si la facture est déjà émise, on la régularise par un avoir puis on émet une situation corrigée : une facture émise ne se supprime jamais, la numérotation doit rester continue et sans rupture.
Conserver les justificatifs d’avancement (photos datées, rapports de chantier, procès-verbaux signés) permet de se protéger en cas de litige et d’apporter des éléments solides lors d’un contrôle fiscal ou d’une procédure contentieuse.
Les erreurs les plus fréquentes
- Avancement déclaré sans preuve : facturer un pourcentage d’avancement non validé par le client ou le maître d’œuvre expose à une contestation immédiate et fragilise la position de l’entreprise en cas de litige. Chaque situation doit s’appuyer sur un constat objectif et vérifiable.
- Oubli du cumul : ne pas déduire les situations précédentes conduit à facturer deux fois la même phase. C’est l’erreur la plus courante et la plus difficile à régulariser en fin de chantier, surtout sur des projets comportant de nombreux postes et plusieurs situations successives.
- Absence de référence au devis initial : une facture de situation sans référence au marché d’origine n’est pas rattachable au projet. Elle peut être contestée pour défaut de réalité de la prestation et compliquer le suivi comptable des deux parties.
- TVA calculée sur le montant après déduction de la retenue de garantie : comme indiqué plus haut, la TVA se calcule sur le montant HT total avant toute déduction de retenue.
- Numérotation discontinue : les situations doivent s’intégrer dans la séquence chronologique globale de facturation, sans rupture ni doublon.
Facturer l’avancement sans se tromper de cumul
L’erreur classique est de facturer deux fois la même phase parce que le cumul n’est pas suivi correctement. Sur un tableur géré manuellement, il suffit d’un copier-coller mal ajusté ou d’un oubli de déduction pour que les montants dérivent d’une situation à l’autre. L’écart se découvre souvent à la facture de solde, quand le total cumulé dépasse le montant du marché ou, au contraire, laisse apparaître un manque à facturer inexpliqué.
Djaboo rattache les factures à un projet et à un devis d’origine, ce qui permet de voir à tout moment le montant déjà facturé et le reste à facturer. Le cumul est calculé automatiquement à partir du devis initial, sans ressaisie, ce qui élimine le risque de double facturation et simplifie le suivi financier pour les TPE et PME qui gèrent plusieurs projets en parallèle.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre une facture de situation et une facture d’acompte ?
La facture d’acompte est émise avant le démarrage des travaux, sur un montant convenu à l’avance (par exemple 30 % à la commande), sans lien avec l’avancement réel. La facture de situation est émise pendant l’exécution et facture l’avancement réellement constaté, en cumulé. Les acomptes déjà versés se déduisent ensuite des situations, puis la facture de solde arrête définitivement le compte.
La retenue de garantie est-elle obligatoire sur chaque situation ?
Non. La retenue de garantie n’est applicable que si elle est prévue contractuellement. Elle est plafonnée à 5 % du montant TTC du marché par la loi n° 71-584 du 16 juillet 1971. Elle peut être remplacée par une caution bancaire et doit être libérée dans un délai de 12 mois après la réception des travaux, sauf réserves non levées.
Comment numéroter correctement une série de situations sur un même chantier ?
Chaque facture de situation s’intègre dans la séquence chronologique globale de facturation de l’entreprise, sans rupture. La mention « Situation n°1 », « Situation n°2 » figure dans le corps du document pour identifier le rang de la situation, mais le numéro officiel de la facture reste unique et continu. La numérotation ne doit jamais être réinitialisée par chantier.
Quand la TVA est-elle exigible sur une facture de situation ?
Pour les travaux immobiliers et les prestations de services, la TVA est exigible à l’encaissement par défaut (article 269-2-c du CGI). Le prestataire déclare la TVA collectée au moment où il reçoit le paiement, pas à la date d’émission de la facture. Il peut opter pour la TVA sur les débits afin que la TVA soit exigible dès la facturation, ce qui peut être utile pour les clients professionnels souhaitant déduire la TVA rapidement.
Peut-on émettre une facture de situation en dehors du BTP ?
Oui. Le mécanisme est né dans le bâtiment mais s’applique à toute prestation longue facturable à l’avancement : ingénierie, conseil, développement informatique, événementiel, production audiovisuelle. La logique reste identique : constat d’avancement validé, facturation en cumulé, solde en fin de mission. Le terme « facture d’avancement » est souvent préféré dans les secteurs hors BTP.
Que faire si le client conteste le pourcentage d’avancement après émission de la facture ?
Si la facture est déjà émise, il ne faut pas la supprimer : la numérotation doit rester continue. La procédure correcte consiste à émettre un avoir annulant la situation contestée, puis à émettre une nouvelle situation corrigée sur la base du pourcentage validé. Pour éviter cette situation, il est fortement recommandé de faire signer un procès-verbal d’avancement avant chaque émission de facture.
