Astuces pour aménager son espace de travail

L’organisation de votre bureau ne doit pas prendre des jours, cela peut être fait petit à petit. En fait, maintenir un bureau organisé est beaucoup plus efficace si vous le traitez comme un projet en cours, au lieu d’un assaut massif.

Donc, si vous êtes prêt à commencer, les conseils d’organisation suivants vous aideront à transformer votre bureau en un espace de travail efficace.

1. Libérer votre bureau

Désencombrez, videz, déchiquetez, débarrassez-vous de tout ce dont vous n’avez pas besoin ou que vous ne voulez pas. Regardez autour de vous. Qu’est-ce que tu n’as pas utilisé depuis un moment ?

Prenez une zone à la fois. Si cela ne fonctionne pas, envoyez-le pour réparation ou jetez-le. Si vous ne l’avez pas utilisé depuis des mois et que vous ne savez pas quand vous en aurez réellement besoin, débarrassez vous en. Cela vaut pour le mobilier, l’équipement, les fournitures, etc.

N’oubliez pas les bibelots, les plantes (vraies ou artificielles) et les décorations – s’ils sont couverts de poussière et rendent votre bureau délabré, ce n’est pas un problème.

2. Rassembler et redistribuer

Rassemblez tous les objets pour les ranger à leur place.

3. Établir des « zones » de travail

Décidez du type d’activité qui se déroule dans chaque zone de votre bureau. Vous disposerez probablement d’un espace de travail principal (probablement votre bureau), d’une zone de référence (classeurs, étagères, classeurs) et d’une zone d’approvisionnement (placard, étagères ou tiroirs.)

Placez l’équipement approprié et les fournitures qui sont situées dans la zone appropriée autant que possible.

4. Proximité étroite

Placez l’équipement et les fournitures que vous utilisez le plus à portée de main. Les objets que vous utilisez rarement peuvent être rangés.

5. Obtenez une bonne étiqueteuse

Choisissez une étiqueteuse simple à utiliser. Prenez le temps d’étiqueter les étagères, les bacs, les tiroirs des paniers. Non seulement cela vous rappellera où vont les choses, mais cela aidera également les autres personnes qui pourraient avoir besoin de trouver, d’utiliser ou de ranger quoi que ce soit dans votre espace de travail.

6. Révisez votre système de classement

Alors que nous entrons pleinement dans l’ère numérique, le besoin de stocker des fichiers papier a diminué.

Que peut votre magasin numérique? Dupliquez-vous des fichiers ? Vous pourrez peut-être éliminer certains des fichiers et dossiers que vous avez utilisés dans le passé. Si vous stockez des fichiers sur votre ordinateur, assurez-vous d’effectuer des sauvegardes régulières.

Voici quelques idées de stockage pour créer un système de classement fluide :

• Créez un dossier de réunion – Mettez-y tous les « éléments à discuter » ainsi que les éléments qui doivent être remis, les rapports qui doivent être fournis, etc. Cela vous aidera à vous préparer pour les réunions et vous évitera du stress.
• Créez un dossier WOR – Une grande partie de nos papiers en désordre sont des choses qui sont en attente jusqu’à ce que quelqu’un d’autre réponde ou agisse. Mettez-les dans un dossier WOR (Waiting on Response). Vérifiez-le tous les quelques jours pour les actions en suspens que vous devrez peut-être suivre.
• Boîtes de stockage – Utilisez des boîtes de stockage peu coûteuses pour conserver les fichiers archivés et les extraire de votre espace de fichiers actuel.
• Boîtes à magazines – Utilisez des boîtes à magazines ou des classeurs pour ranger les magazines et les catalogues que vous souhaitez vraiment conserver. Veuillez vous assurer que vous en avez vraiment besoin pour référence ou recherche, sinon recyclez-les ou donnez-les.
• Dossier de lecture – Désignez un fichier pour les articles imprimés et les documents que vous souhaitez lire et qui ne sont pas urgents.
• Archiver les fichiers – Lorsqu’un projet est terminé, rassemblez tous les documents et classez-les. Conservez vos « dossiers de travail » pour les projets en cours.
• Classez chaque semaine – Ne laissez pas votre classement s’accumuler. Mettez vos papiers dans un dossier « À classer » et classez le tout une fois par semaine.

Découvrez plus de conseils sur l’organisation de vos fichiers ici : Comment organiser vos fichiers pour une meilleure productivité

7. Videz votre bureau

Retirez tout, nettoyez-le soigneusement et ne remettez que les éléments indispensables à un usage quotidien.

8. Organisez votre bureau

Maintenant que vous avez rationalisé votre bureau, c’est une bonne idée de l’organiser.

Utilisez des organiseurs de bureau ou des conteneurs pour organiser les éléments sur votre bureau. Utilisez des plateaux pour les papiers, des conteneurs pour les petits objets.

N’oubliez pas le bureau de votre ordinateur ! Assurez-vous que les fichiers ou les images sont tous dans des dossiers organisés. Je vous recommande d’effacer le bureau de votre ordinateur tous les jours avant de quitter le travail.

9. Organisez vos tiroirs

Mettez les articles utilisés ensemble dans le même espace de tiroir, des timbres avec des enveloppes, des blocs adhésifs avec des blocs-notes, etc.

Utilisez des organisateurs de tiroirs pour les petits objets – trombones, punaises, etc. Utilisez un tiroir séparé pour les objets personnels.

10. Boîtes de réception séparées

Si vous travaillez régulièrement avec d’autres personnes, créez un dossier, un bac ou une boîte de réception pour chacun.

11. Nettoyez vos piles

Espérons qu’avec votre nouveau bureau organisé, vous ne créerez plus de piles de papier, mais vous devrez toujours trier les anciens.

Parcourez le tas (un peu à la fois si nécessaire) et mettez-le à l’endroit approprié ou jetez-le.

12. Trier les courriers

Ne vous contentez pas de mettre le courrier dans une pile à trier ou de fouiller et de sortir les pièces dont vous avez besoin dès maintenant. Triez-le dès que vous l’obtenez – Agir, A lire, A classer, A déléguer ou à transmettre. .

13. Attribuer des dates de rejet

Vous n’avez pas besoin de garder chaque morceau de papier indéfiniment. Marquez sur les fichiers ou les documents quand ils peuvent être jetés ou déchiquetés.

Certains documents juridiques ou financiers doivent être conservés pendant une durée déterminée. Assurez-vous de savoir quelles sont ces exigences.

14. Filtrez vos e-mails

Certains e-mails sont importants à lire, d’autres ne le sont tout simplement pas.

Lorsque vous utilisez le système de filtrage pour étiqueter différents types d’e-mails, vous connaissez leur priorité et lequel répondre en premier.

Jetez un œil à ces conseils pour atteindre la boîte de réception zéro : le moyen ultime d’accéder à la boîte de réception zéro

15. Redressez votre bureau

À la fin de la journée, faites un redressement rapide afin de bien démarrer le lendemain.

Résultat final

Utilisez une astuce ou essayez-les toutes. Les efforts que vous consacrez à la création et à l’entretien d’un espace de travail efficace seront largement récompensés.

Au lieu de passer du temps à chercher des objets et à mélanger des piles, vous pourrez passer votre temps… enfin… à travailler et vous apprécierez de ne pas être encombré !