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Introduction
Dans le monde actuel, où tout va de plus en plus vite, la recherche de solutions rapides pour la gestion des documents est devenue une nécessité dans les entreprises. Le GED, acronyme de “Gestion électronique des documents”, est une des solutions les plus efficaces pour répondre à ce besoin. Les entreprises cherchent en effet à dématérialiser leurs documents afin de les classer, les archiver et les retrouver facilement. Dans cet article, nous allons expliquer en détail ce que le GED est, comment il fonctionne et quelles sont les avantages qu’il peut offrir.
Qu’est-ce que la GED?
Définition
La Gestion électronique des documents (GED) est une solution informatique permettant de structurer, de classer et de stocker des documents électroniques. Elle consiste en l’ensemble des règles, des techniques et des outils permettant de gérer de manière électronique les documents d’une entreprise. Elle permet également une gestion sécurisée et optimisée de l’ensemble des données numériques de l’entreprise.
Fonctionnement
Le fonctionnement de la GED est assez simple à comprendre. Cette pratique consiste à numériser l’ensemble des documents de l’entreprise afin de les stocker sur un même support électronique. Il est alors possible de traiter, de classer et de retrouver facilement ces documents électroniques via une interface conviviale et intuitive. En un seul clic, les employés peuvent retrouver toutes les informations dont ils ont besoin, à tout moment.
Avantages
La GED présente de nombreux avantages pour une entreprise. Tout d’abord, elle permet une meilleure gestion des documents. La numérisation des documents permet de les classer de manière plus efficace et plus rapide, de les filtrer pour ne conserver que ceux qui sont importants, tout en éliminant les documents superflus. Elle permet également de réduire les coûts en termes d’espace de stockage et de papier, de diminuer les risques de pertes ou de vols liés à la manipulation des documents physiques. Enfin, la GED est la solution la plus adaptée pour toutes les entreprises souhaitant améliorer leur organisation interne et leur gestion documentaire.
Comment mettre en place une solution de GED ?
Les étapes à suivre
La mise en place d’un système de GED nécessite plusieurs étapes clés. Tout d’abord, il est important de dresser un état des lieux précis des besoins de l’entreprise en termes de gestion documentaire. Ensuite, il convient de définir les critères de choix de la solution la plus adaptée en fonction des besoins, de la taille et des spécificités de l’entreprise. Vient ensuite l’étape de la mise en place du système, qui doit être effectuée par des professionnels expérimentés. Enfin, il est important de former les employés à la nouvelle solution pour qu’ils puissent l’utiliser de manière optimale.
Les bonnes pratiques à adopter
Pour garantir une gestion documentaire efficace et optimale, il est important d’adopter certaines bonnes pratiques. Dans un premier temps, il est préférable de procéder à une numérisation régulière des documents. Ensuite, l’organisation de la GED doit être rigoureuse et cohérente. Il est également important de prévoir une sauvegarde régulière des données numériques, pour éviter toute perte de données en cas de problème technique. Enfin, il est recommandé d’utiliser un système de sécurité efficace pour protéger les données numériques de l’entreprise.
Conclusion
La GED est la solution la plus efficace pour une gestion documentaire optimale dans les entreprises. Elle permet de numériser les documents pour un traitement, un classement et une recherche plus rapides et plus efficaces. La mise en place d’un système de GED doit toutefois être réalisée de manière rigoureuse et cohérente, en suivant les bonnes pratiques recommandées.
