Comment Reprogrammer une Réunion Professionnelle en 2024

J’ai été confronté aux deux côtés du dilemme “comment reporter une réunion”. J’ai trouvé moi-même en pleine bataille pour trouver de nouveaux horaires avec mes contacts, et j’ai reçu ma part de demandes de report du type “Désolé, mais je dois reporter,” – toutes ces demandes ont été gérées avec divers degrés de tact et de professionnalisme.

Introduction

Il peut être difficile de savoir comment reporter une réunion de manière appropriée et efficace. Je serai le premier à admettre que j’aurais pu être meilleur à un certain point de ma carrière – donc pour vous aider à éviter les accrocs et les difficultés que vous pourriez rencontrer en essayant de reporter une réunion, j’ai compilé ce guide pratique.

Jetons un coup d’œil.

Comment reporter une réunion de manière professionnelle

Si vous n’avez pas le temps de creuser le pourquoi, comment, et quoi du report d’une réunion – potentiellement parce que vous êtes en retard à une réunion que vous ne saviez pas comment reporter parce que vous découvrez seulement cet article – voici un bref aperçu des éléments clés pour reporter une réunion de manière professionnelle :

• Ne reportez une réunion que si vous avez une raison valable – comme une maladie, une urgence personnelle, une crise sur le lieu de travail, ou des réunions qui se chevauchent.
• Si vous devez reporter une réunion, contactez les autres parties prenantes concernées le plus tôt possible – idéalement par un moyen de communication rapide comme le chat ou l’e-mail.
• Lors du report, respectez le temps de vos collègues.
  • Donnez-leur au moins 24 heures de préavis.
  • Proposez des horaires précis pour le report.
  • Décrivez votre emploi du temps – éventuellement grâce à un outil de planification de réunion.
• Lors du report, présentez vos excuses et soyez poli concernant le dérangement.
• Relancez-les s’ils ne répondent pas.

Et voilà. Voilà les principes de base du processus “reporter une réunion de manière professionnelle”. Si vous voulez un contexte supplémentaire et précieux sur ces points, – avec quelques exemples intéressants – continuez à lire.

Quand devrais-je reporter une réunion ?

Vous ne voulez jamais reporter des réunions sur un coup de tête – aussi tentant que cela puisse être de temps en temps. Croyez-moi, il m’est définitivement arrivé des moments où j’ai regardé mon calendrier en pensant, “Vous savez ce qui serait génial ? Faire presque littéralement n’importe quoi d’autre que d’assister à cette réunion.”

Mais à moins que vous n’ayez une raison valable autre que, “Je n’ai pas envie,” vous devriez toujours vous y tenir et maintenir cette réunion à l’ordre du jour. Cependant, il y a quelques raisons valables pour reporter une réunion, parmi lesquelles on peut citer :

• Vous êtes malade. Savez-vous ce qui est pire que de reporter une réunion avec un prospect, un collègue ou un client ? Propager des maladies. Si vous devez rencontrer quelqu’un en personne alors que vous êtes malade, fixez une autre date. La personne que vous devez rencontrer appréciera que vous preniez en compte sa santé et son bien-être.
• Vous avez une urgence personnelle. Cela peut être controversé, mais je pense que les situations où votre vie ou celle de vos proches sont en jeu généralement passent avant la plupart des 1 à 1 hebdomadaires ou des réunions d’équipe -une idée audacieuse, je sais. Plus sérieusement, ne vous forcez pas à assister à une réunion en plein milieu d’une crise. Les parties prenantes avec qui vous devez vous réunir comprendront si vous devez reporter.
• Vous avez une urgence sur votre lieu de travail. Je n’ai probablement pas besoin de vous le dire, mais votre vie professionnelle ne se passe pas toujours sans encombre. Des problèmes sur le lieu de travail peuvent survenir – des incendies éclatent et doivent être éteints. Si vous pensez que résoudre un problème est plus urgent ou important qu’une réunion, n’hésitez pas à la reporter.
• Vous avez des obligations qui se chevauchent. Celui-ci est délicat, mais vous pourriez vous y trouver de temps en temps. Les doubles réservations arrivent, et quand elles arrivent, vous devez reporter l’une de ces réunions le plus tôt possible. C’est difficile, mais vous saurez généralement quelle réunion doit rester en place et quelle peut être déplacée – choisissez-en une pour la déplacer et contactez les parties prenantes concernées dès que vous le faites.

Maintenant que vous avez une idée de pourquoi vous devriez reporter une réunion, examinons de plus près comment le faire.

Comment envoyer un e-mail de report de réunion

1. Reporter dès que vous savez que vous ne pourrez pas assister à la réunion – idéalement avec un préavis d’au moins 24 heures.

Ce point repose sur une combinaison de professionnalisme et de “non vulgarité”. Si vous savez que vous ne pouvez pas assister à une réunion, ne perdez pas de temps – laisser les autres participants à la réunion dans l’expectative plus longtemps qu’ils ne le doivent est à la fois impoli et finalement contre-productif pour eux.

Et si vous devez annuler, essayez de donner aux autres participants un préavis d’au moins 24 heures. Leur temps est précieux aussi – vous devriez donc leur offrir la flexibilité de planifier autour du temps qui est sur le point d’être libéré.

2. Commencez avec une ligne d’objet claire.

Vous voulez rendre le report d’une réunion aussi simple que possible pour tout autre participant – donc si vous devez envoyer un e-mail pour reporter une réunion, assurez-vous de commencer par une ligne d’objet claire.

Couvrez rapidement des bases comme qui vous êtes, votre entreprise (si vous communiquez avec un participant externe), la date de la réunion, et que vous devez reporter la réunion. C’est assez simple.

Exemple

“Jean Dupont – XYZ Corporation – Besoin de reporter la réunion du 12/2/24”

3. Assurez-vous de personnaliser l’e-mail.

Lorsque vous essayez de reporter une réunion, vous voulez vous assurer que vous vous adressez directement à la personne (ou aux personnes) avec qui vous vous connectez. Vous ne voulez pas qu’ils pensent que leur temps est insignifiant ou qu’ils ne comptent pas pour vous en restant impersonnel.

Le simple fait de mentionner leur nom (ou leurs noms) en haut de votre e-mail peut contribuer à faire comprendre à vos contacts que vous les appréciez, leur contribution et leur temps.

4. Présentez des excuses, offrez un contexte et assumez la situation.

Si vous reportez la réunion, ne soyez pas arrogant ou inconscient du fait que vous dérangez les autres participants. Commencez votre e-mail en assumant rapidement la responsabilité du fait que la réunion doit être reportée et offrez un certain contexte pour expliquer pourquoi.

Vous n’avez pas à vous épancher, en versant des larmes sur votre clavier pendant que vous composez votre message – mais vous ne voulez pas non plus paraître trop insensible.

Exemple

“Je suis désolé pour le désagrément, mais je dois reporter notre réunion du 12/2/24.”

5. Demandez poliment de reporter et proposez une date et une heure précises.

Lors de l’envoi d’un e-mail pour reporter une réunion, vous ne voulez pas donner l’impression d’être insensible ou désintéressé – donc veillez à être poli lorsque vous demandez de reporter. Mais si vous ne voulez pas forcer les collègues ou les contacts avec qui vous vous réunissez, vous avez besoin que votre e-mail de report de réunion offre de la clarté et des étapes suivantes.

Proposez toujours une option concrète et préférée pour la date de votre réunion reportée. Cela démontre un équilibre approprié entre l’assertivité et l’empathie.

Exemple

“Si possible, je propose que nous reportions la réunion au 4 mars à 15 heures.”

6. Offrez un peu plus de contexte sur votre disponibilité.

Il n’y a évidemment aucune garantie que l’heure que vous proposez convienne parfaitement à tout le monde et fasse s’exclamer votre contact :“Incroyable ! Comment diable avez-vous su le moment parfait pour reporter ? Bien sûr, nous pouvons nous rencontrer à ce moment-là ! Youpi !”

Aussi sympa que cela serait, ce n’est pas comme ça que les choses fonctionnent – assurez-vous donc d’offrir à votre contact un peu de marge de manœuvre. Donnez quelques horaires supplémentaires qui vous conviendraient ou, si vous utilisez un calendrier virtuel ou un outil de planification de réunion, mettez-le en lien pour donner encore plus de contexte à votre emploi du temps ou pour donner plus de visibilité sur votre emploi du temps.

Exemple

“Si cette heure ne vous convient pas, je peux aussi rencontrer le 5 mars à 14h ou le 6 mars à 13h30. Vous pouvez aussi jeter un œil à mon calendrier pour trouver un autre moment qui pourrait vous convenir.”

7. Suivez si vous n’obtenez pas de réponse.

Si votre contact ne vous répond pas, n’hésitez pas à prendre contact à nouveau. Vous ne voulez pas passer à côté d’une réunion potentielle parce que vous hésitiez à faire un suivi. Rappelez-vous, comme l’a dit Wayne Gretzky Michael Scott, “Vous manquez 100% des tirs que vous ne prenez pas.”

Exemple d’e-mail de report de réunion

Il y a de fortes chances que vous manquiez votre part de réunions – cela échappe à votre contrôle. Ce que vous pouvez contrôler, c’est la manière dont vous réagissez et vous adaptez lorsque vous devez réserver un nouvel horaire. Si vous avez une idée de la manière dont et à quel moment reporter une réunion de manière professionnelle et appropriée, vous minimiserez les frictions avec les contacts et tirerez davantage de vos relations que vous développez.