Comment intégrer les indépendants dans votre organisation

Les entreprises de tous les secteurs comptent de plus en plus sur les indépendants pour se démarquer dans un monde de plus en plus concurrentiel . 

Qu’il s’agisse de combler les lacunes en matière de compétences ou de fournir une expertise spécialisée pour des projets distincts, s’appuyer sur des profils expérimentés présente de nombreux avantages, permettant aux entreprises de fonctionner de manière beaucoup plus légère que par le passé. L’utilisation de ressources flexibles a commencé dans le travail à distance et les zones peu qualifiées, mais elle devient de plus en plus courante à tous les niveaux. Cependant, comme un nombre croissant de postes sont occupés par des indépendants, cela peut poser des défis, en particulier la question de la gestion d’équipes mixtes permanentes et indépendantes, et la rotation du personnel à court terme.

Les membres permanents de l’équipe ont leurs racines dans l’organisation, avec un regard tourné vers l’évolution de carrière et le long terme. Ils ont une compréhension approfondie de la façon dont les choses fonctionnent, des processus et des procédures, et où trouver toutes les informations dont ils pourraient avoir besoin. Les prestataires sont différents. Dans la plupart des cas, ils arrivent à froid, mais avec une concentration et un objectif très spécifiques pour leur temps dans l’organisation. Pourtant, malgré ces différences, il est essentiel que ces deux groupes puissent travailler efficacement ensemble et côte à côte.

Voici quelques points clés dont vous pouvez vous aider à fin d’intégrer avec succès les prestataires dans votre organisation.

Recruter correctement

Il peut être tentant de précipiter le processus de recrutement de prestataires, sous prétexte qu’ils ne seront pas avec vous sur le long terme. Cependant, cette approche est susceptible de rendre l’intégration plus difficile. Bien que vous n’ayez peut-être pas le temps de passer par de nombreuses étapes d’entretien et de sélection avec des prestataires , il est toujours important que vous embauchiez pour une adéquation culturelle ainsi que sur la base de vos compétences et de votre expérience . Les entretiens en face à face – ou au moins les appels vidéo – sont essentiels pour se faire une idée de la personnalité, ainsi que pour demander aux prestataires des références de projets antérieurs. De plus, soyez clair dès le départ sur ce que le projet implique, afin que le pigiste puisse s’assurer que cela lui convient, en alignant les attentes, les livrables et les délais.

Intégration

Les prestataires sont doués pour se lancer, mais ils ont besoin de votre aide pour le faire efficacement. Un processus d’intégration bien planifié fait une énorme différence dans la vitesse à laquelle un individu atteindra une productivité et des performances maximales, en minimisant les temps d’arrêt et en maximisant l’engagement. Tout ce qu’il faut, c’est un peu de préparation, pour s’assurer qu’ils puissent s’y retrouver dès leur arrivée le premier jour. Cela signifie que tout est organisé à l’avance, de l’accès au bâtiment et des connexions à tous vos systèmes, jusqu’à l’historique de l’entreprise et du projet dont ils ont besoin pour démarrer.

Faciliter la collaboration

Il n’est pas rare que des prestataires arrivent le premier jour et que le reste de l’équipe n’ait pas la première idée de qui ils sont ou pourquoi ils sont là. Cela met immédiatement tout le monde sur le dos, rend la collaboration plus difficile et montre un manque de respect envers le pigiste. Les prestataires comptent sur les autres au sein de l’entreprise pour atteindre leurs objectifs. Les membres de l’équipe concernés doivent donc être pleinement informés de leur rôle et de la manière dont ils travailleront ensemble avant qu’un individu ne commence à travailler. Organisez des entretiens individuels entre le pigiste et toute personne avec laquelle il travaillera le plus tôt possible.

Fixez des livrables et des échéanciers clairs – et rattrapez-vous régulièrement

Les prestataires veulent faire leurs preuves rapidement et commencer à travailler pour l’entreprise. Cela signifie que des livrables et des délais clairs sont essentiels dès le départ, à réévaluer régulièrement par rapport aux progrès réalisés. Des rencontres régulières avec les cadres supérieurs ou les directeurs sont également une bonne occasion de demander à des prestataires des commentaires sur la façon dont les choses pourraient être mieux ou différemment faites pour améliorer les résultats. Vous devrez peut-être faire de tels rattrapages plus fréquemment qu’avec le personnel permanent, au moins au début, pour vous assurer de maximiser l’intégration et les performances. N’oubliez pas que ce sont des spécialistes et qu’ils ont travaillé sur de nombreux projets similaires ailleurs (peut-être même avec vos concurrents) et qu’ils auront donc probablement beaucoup d’informations précieuses à partager.

Impliquez-les dans la culture

Ils ne sont peut-être pas des membres permanents de l’équipe, mais plus un pigiste se sent membre de l’équipe, meilleur est son travail . Il est donc logique de les intégrer autant que possible dans la culture. Invitez-les à des réseaux sociaux d’équipe, impliquez-les dans les communications à l’échelle de l’entreprise et ajoutez-les à l’intranet de l’entreprise pendant la période où ils travaillent pour vous. Cela ne fera qu’accroître leur engagement et leur compréhension de l’entreprise, ainsi que leur capacité à faire le travail.  

Planifier pour l’avenir et transférer les connaissances

Les prestataires ne sont avec vous que pour une période distincte, travaillant généralement sur des projets très importants. Il est donc essentiel de prévoir leur départ afin que toutes les connaissances ne partent pas avec eux. Par exemple, s’ils ont participé à la planification d’une stratégie client, assurez-vous que votre équipe dispose de tout ce dont elle a besoin pour exécuter cette stratégie. Comprennent-ils parfaitement comment l’articuler au client et le déployer, ou est-ce qu’il faut plus d’expérience ou de formation ? Que peuvent-ils faire de plus pour s’assurer que leur transfert est terminé de manière approfondie ?

Dans notre expérience, le respect de ces six principes garantit que les clients tirent le meilleur parti des consultants indépendants et garantissent que c’est une bonne expérience pour les deux parties !