La comptabilité des entreprises consiste à tenir un registre complet de toutes les recettes et dépenses et à extraire correctement les informations financières des activités de l’entreprise.

Il s’agit d’une activité vitale qui aide les propriétaires de petites entreprises à surveiller et à gérer leur argent correctement, en particulier au cours des premières étapes. En plus de vous permettre de connaître les performances passées et actuelles de votre entreprise, la comptabilité des petites entreprises facilite également la création de factures et le traitement des salaires. Si vous démarrez une entreprise, vous devrez vous occuper d’une partie de la comptabilité. Dans cet article, vous découvrirez trois choses dont toute organisation a besoin : des processus, des systèmes et des personnes.

Comment tenir la comptabilité d’une entreprise ?

Analyse des transactions financières

Le processus de comptabilité commence par l’analyse des transactions financières et la saisie dans le système comptable de celles qui concernent l’entité commerciale. Par exemple, les prêts contractés pour des raisons personnelles ne sont pas inclus dans les documents de l’entreprise.

La première étape du processus comptable consiste à préparer les documents sources. Un document source ou document commercial sert de base à l’enregistrement d’une transaction.

Entrées dans le journal

Les transactions commerciales sont enregistrées dans un journal (également connu sous le nom de livre des entrées originales) dans un ordre chronologique en utilisant le système de comptabilité en partie double. Les écritures du journal comprennent deux comptes – le débit et le crédit.

Pour faciliter ce processus, les comptables utilisent un journal spécial pour enregistrer les transactions récurrentes telles que les achats, les ventes, les encaissements, etc. Les transactions qui ne peuvent pas être incluses dans les journaux spéciaux sont enregistrées dans le journal général.

Grand livre

Le grand livre est un ensemble de comptes qui affiche les changements apportés à chaque compte en fonction des transactions passées, ainsi que les soldes actuels de chaque compte. Il est également connu sous le nom de livre de l’entrée finale.

Balance de vérification non ajustée

Une balance d’essai est préparée pour vérifier si le total des débits est égal au total des crédits. Les comptes sont extraits du grand livre et disposés dans un rapport. Les soldes des colonnes de débit et de crédit doivent être égaux.

Si ce n’est pas le cas, la balance de vérification contient des erreurs qui doivent être localisées et rectifiées au moyen d’écritures correctrices. Il est important de noter que certaines erreurs peuvent exister malgré l’égalité des débits et des crédits, comme les erreurs dues à une double comptabilisation ou à l’omission d’écritures.

Les écritures de correction

À la fin de la période comptable, le comptable doit préparer les écritures d’ajustement pour mettre à jour les comptes qui sont résumés dans les états financiers. Par exemple, les revenus réalisés mais non enregistrés dans les livres.

Les écritures d’ajustement sont passées pour les régularisations de revenus et de dépenses, les amortissements, les provisions, les reports et les paiements d’avance.

Balance de vérification ajustée

Une fois les écritures d’ajustement effectuées, une balance de vérification ajustée doit être préparée. Cela permet de vérifier si les débits correspondent aux crédits après que les écritures de régularisation ont été passées. Il s’agit de la dernière étape avant la préparation des états financiers de l’entreprise.

Les états financiers

Les états financiers, qui comprennent le compte de résultat, l’état des variations des capitaux propres, le bilan, l’état des flux de trésorerie et les notes, sont les produits finaux du système comptable.

Écritures de clôture

Pour préparer le système pour la prochaine comptabilité, les comptes temporaires qui sont évalués périodiquement, y compris les comptes de produits, de charges et de retraits, sont fermés. Les comptes du bilan, également appelés comptes permanents, restent ouverts pour le prochain cycle comptable.

La dernière étape du cycle comptable consiste à préparer une balance de vérification après clôture pour vérifier l’égalité des montants des débits et des crédits après que les écritures de clôture ont été passées. Cette balance de vérification ne contient que des comptes réels, car les comptes temporaires sont clôturés au cours de ce cycle comptable.

Comment mettre en place un système de comptabilité pour votre entreprise ?

Ouvrir un compte bancaire professionnel

Lorsque vous démarrez une entreprise, ouvrez un compte bancaire distinct qui permettra de séparer les finances de votre entreprise de vos finances personnelles. Cela vous permettra à avoir une meilleure comptabilité.

Choix d’une méthode de comptabilité

Lorsque vous mettez en place un système comptable pour petite entreprise, vous devez choisir une méthode d’enregistrement des transactions financières. Il existe essentiellement deux méthodes d’enregistrement des revenus et des dépenses : la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice.

La comptabilité d’exercice

Selon la méthode de la comptabilité d’exercice, vous enregistrez et reconnaissez les transactions dans vos livres une fois que la vente est terminée, même si vous n’avez pas été payé. 

La méthode de la comptabilité d’exercice est courante parce qu’elle fournit une représentation plus précise du bénéfice réel d’une entreprise en enregistrant les revenus et les dépenses au moment de la transaction. Cette méthode peut aussi potentiellement réduire votre charge fiscale. Puisque les dépenses sont comptabilisées au moment où elles sont réalisées, vous pouvez être en mesure de déduire certaines dépenses avant de les payer réellement.

En revanche, la méthode de la comptabilité d’exercice n’est pas aussi simple que la méthode de la comptabilité de caisse. Les calculs sont plus difficiles, et il y a plus de règles et de règlements. Si vous vous trompez dans un calcul, vous risquez de vous retrouver avec une image inexacte de la situation financière de votre entreprise.

La comptabilité de caisse

Avec la méthode de la comptabilité de caisse, vous n’enregistrez les transactions qu’une fois que vous avez reçu le paiement. 

La méthode de comptabilité de caisse est plus simple et plus facile à comprendre que la comptabilité d’exercice. Elle vous donne une image claire de l’argent réel dont dispose votre entreprise. La comptabilité de caisse n’utilise pas d’estimations futures. 

L’un des principaux inconvénients de la comptabilité de caisse est que vous n’avez pas une vue d’ensemble de votre entreprise. Comme cette méthode ne tient pas compte des dettes, il peut sembler que vous avez plus de liquidités que vous n’en avez réellement. Il existe également certaines restrictions fixées par le Fisc concernant les personnes autorisées à utiliser la méthode de comptabilité de caisse.

Enregistrement des opérations

En tant que propriétaire de petite entreprise, vous avez la possibilité d’engager un comptable, d’enregistrer les transactions à la main ou d’utiliser un logiciel de comptabilité pour enregistrer vos transactions commerciales.

Établir un plan comptable

Un plan comptable répertorie toutes les transactions commerciales et sert à compiler les états, à examiner l’état d’avancement et à localiser les opérations. Ces plans doivent être mis à jour souvent pour inclure les diverses transactions commerciales.

Déterminez vos conditions de paiement

En fonction de la nature de votre entreprise, vous pouvez décider d’offrir du crédit à vos clients. Au lieu de percevoir les paiements au point de vente, vous pouvez choisir de les facturer à une date ultérieure.

Si vous décidez d’accorder un crédit à vos clients, vous aurez besoin d’un système cohérent de création et d’envoi de factures.

Avez-vous besoin d’un comptable pour votre petite entreprise ?

Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, engager un comptable peut vous faire gagner beaucoup de temps et d’argent. Les comptables peuvent aider les propriétaires de petites entreprises dans les tâches suivantes :

Lors de la création de votre entreprise, un comptable peut vous aider à rédiger un plan d’affaires.

Vous conseiller sur la structure de l’entité de votre entreprise

Vous aider à obtenir les licences appropriées, telles que les licences d’exploitation, les permis de taxe sur les ventes et les comptes d’emploi

Mettre en place votre logiciel de comptabilité et votre plan comptable lorsque vous ne souhaitez pas recourir régulièrement aux services d’un comptable.

Traiter les questions de conformité et de taxes de vente complexes

Gérer les coûts de main-d’œuvre complexes, y compris les questions de conformité des salaires et du travail qui peuvent faire sombrer même les entreprises les plus rentables.

Vous aider à répondre aux exigences des créanciers ou des agences d’homologation.

Tenir des registres d’inventaire par dates d’achat, numéros de stock, prix d’achat, dates de vente et prix de vente.

Les propriétaires de petites entreprises qui n’ont pas les moyens d’engager un professionnel peuvent, en attendant, envisager d’automatiser leurs procédures comptables avec l‘une des nombreuses logicielles de comptabilité en ligne.

La plupart de ces logiciels couvrent les bases de la comptabilité, de la facturation à la paie, en passant par les paiements. Le logiciel peut vous aider à tenir des registres précis et à créer des états financiers de base.