Améliorer sa productivité quand on est freelance !

Le temps est la ressource la plus précieuse dans la vie d’un indépendant ou freelance.

Bien que tous les indépendants ne facturent pas leurs tâches à l’heure, beaucoup utilisent leur TJM ou leur tarif journalier moyen comme base de facturation de leur services. Par conséquent, il existe souvent une corrélation entre le temps nécessaire pour effectuer la mission et le montant de la facture.

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Travailler sa productivité est donc devenu une obligation. Comment faire pour être plus productif ? Quelles sont les actions simples à mettre en place si vous êtes indépendant?

Pour augmenter votre productivité, nous vous proposons nos conseils autour de 4 grands thèmes : l’organisation, la priorisation, l’équipement et l’entraînement.

Ces conseils seront concrets et applicables dès la fin de votre lecture.

Organisez vos journées méthodiquement

La première action à mener pour être plus productif est d’améliorer l’organisation de vos journées pour maximiser l’impact de vos temps de travail.

L’importance des habitudes d’un indépendant

Une meilleure productivité démarre avec de bonnes habitudes. L’installation de routines est importante pour rythmer vos journées et éviter les interruptions. Accordez des plages horaires définies pour les tâches quotidiennes ou hebdomadaires répétitives :

• Traiter vos emails ;
• Faire votre comptabilité ;
• Echanger avec vos clients ;
• Faire votre veille ;
• Chercher de nouveaux clients.

Vous n’aurez plus besoin de programmer ses actions si elles sont prévues dans votre emploi du temps. Les bonnes routines ne concernent pas seulement votre travail. Avoir une “morning routine” avec une heure fixe de réveil vous permettra également de commencer votre journée en pleine possession de vos moyens.

Construisez votre emploi du temps en fonction de vous. Vous êtes plus productif le matin ? Réalisez les tâches les plus compliquées ou celles qui demandent le plus de concentration.

Avant de mettre en place de nouvelles actions pour être plus productifs, supprimez ce qui vous empêche de l’être.

Supprimez les interruptions

L’ennemi numéro 1 de votre productivité entant que indépendant est tout trouvé : les interruptions. À chaque fois que vous êtes interrompu dans votre travail, vous perdez du temps à vous reconcentrer. La solution est simple : supprimer un maximum les possibilités d’être interrompu. Soyez radical et rigoureux en traquant la moindre distraction :

• Mettez votre téléphone en silencieux pour ne pas être dérangé par des appels, s’ils sont importants, votre interlocuteur vous laissera un message.
• Supprimez les notifications : si cela vous semble être un détail, votre téléphone qui vibre ou l’alerte sonore des notifications nuit à votre productivité et vous déconcentre ;
• Consultez vos emails 2 ou 3 fois par jour maximum ;
• Désabonnez-vous des newsletters, si vous recevez une newsletter que vous ne lisez pas deux fois de suite, c’est que vous pouvez la supprimer.
• Travaillez dans un endroit calme pour ne pas être dérangé par le bruit d’une porte ou de la rue.

Usez et abusez de votre to-do list

Connaissez-vous la loi de Parkinson ? Si la réponse est non, lisez attentivement la suite. Cyril Northcote Parkinson a démontré dans un article paru dans The Economist en 1955 qu’une tâche tendra à être effectuée dans le temps que vous avez affecté à la tâche.

En d’autres termes, si vous prévoyez 3h pour répondre à vos emails, vous aurez tendance à y passer 3h. Si vous prévoyez 2h, cela sera plus proche de 2h.

Vous voyez où nous voulons en venir ? Vos to-do lists vous permettent de rythmer vos journées en allouant un temps défini à une tâche précise. Vous ne perdez pas de temps entre vos différentes tâches.

Finir sa to-do à la fin de la journée permet également d’augmenter le sentiment du devoir accompli. Plus votre to-do list est détaillée, mieux c’est. L’idéal est de prévoir des tâches de 30 minutes. Si votre tâche dure 2h, par exemple “traiter mes emails”, décomposez-là en sous-tâches “répondre à Madame Dupont”, “répondre à Monsieur Martin”, etc.

Testez et adaptez la méthode Pomodoro

Il existe une littérature abondante sur le temps à consacrer à une tâche avant de faire une pause pour maximiser votre productivité. Certains préconisent 50 minutes de travail puis 20 minutes de pause quand d’autres misent sur 25 minutes de travail pour 5 minutes de pause.

La deuxième solution porte un nom : la méthode Pomodoro.

Allez au-delà des ressources scientifiques sur le sujet et adaptez vos périodes de travail et de pause en fonction de vous. Que ce soit 25 minutes ou 50 minutes, faites des pauses. Elles vous permettent de vous reposer et d’être plus efficace pendant vos temps de travail.

Le freelancing rime souvent avec solitude par rapport à un travail de salarié car votre cadre est moins défini que dans une entreprise. C’est donc à vous de faire ce travail de prise de recul, d’analyser votre rythme de travail et d’en tirer des enseignements pour être plus productif.

Soyez maître de votre temps et privilégiez la communication asynchrone

Rien de tel pour perdre du temps que d’échanger de manière synchrone. La communication synchrone correspond aux échanges téléphoniques ou aux réunions alors que la communication asynchrone est utilisée lors de vos échanges par emails ou par messagerie instantanée lorsqu’une réponse immédiate n’est pas attendue.

Les avantages de la communication asynchrone sont nombreux :

• Vous êtes maître du temps et vous choisissez quand vous répondez ;
• Les réponses sont plus complètes car vous avez le temps d’effectuer des recherches ou de creuser certains points ;
• Vous gardez une trace écrite.

Attention, la communication asynchrone ne doit pas être utilisée dans toutes les situations. Privilégiez les échanges en face-à-face ou par téléphone lorsque :

• Vous avez un élément délicat à communiquer (retard, changement, mauvaise nouvelle) ;
• La créativité est au cœur de l’échange lors d’un brainstorming par exemple ;
• Il y a une urgence ;
• Ecrire un email prendra 30 minutes.

Tous les freelances ont déjà connu cette réunion à 4 personnes qui dure une heure et qui ne débouche sur rien de concret. La communication est souvent la solution à ce genre de problème.

Vous avez désormais des bases solides pour être un freelance plus productif. Mais vous n’avez résolu qu’une partie du problème. Après avoir ajouté de nouvelles actions pour être plus productif, il faut maintenant en supprimer.

Priorisez à l’excès

Le secret pour passer à la vitesse supérieure du freelancing tient en un seul mot : “non”. Apprenez à dire non. Apprenez à dire non plus régulièrement !

Pour résumer en quelques mots, vous devez vous concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée, qui vous amènent du chiffre d’affaires et supprimer les nombreuses autres actions inutiles qui rythment votre journée. Plus concrètement, vous pouvez mettre en place 4 actions faciles pour arbitrer au quotidien.

Vilfredo Pareto est votre meilleur ami

Connaissez-vous Vilfredo Pareto ? On espère que oui. C’est à lui que nous devons la fameuse règle des 80/20 qui nous dit que 20% de nos actions entraînent 80% des conséquences. Vous devez prendre la règle des 80/20 comme un ordre de grandeur plutôt qu’une vérité scientifique. La loi de Pareto signifie que 80% de vos actions n’entraînent que 20% des conséquences.

Plus concrètement, si vous travaillez 40 heures par semaine comme indépendant, ce sont 8h de travail qui vous permettront de faire 80% de votre chiffre d’affaires. Maintenant, que vous voyez à quel point il est prépondérant de se concentrer sur les tâches importantes. C’est le moment de mettre en place de nouvelles actions concrètes.

Apprenez à dire NON

Ce simple mot va changer votre quotidien de freelance et augmenter considérablement votre productivité. Les occasions de dire non quand on est freelance sont nombreuses. Dites non :

• Aux sollicitations commerciales non désirées ;
• À une réunion avec un client si vous ne la jugez pas utile tout en n’oubliant pas de l’expliquer avec bienveillance à votre client ;
• Aux prospects qui vous proposent un tarif inférieur à ce que vous valez ;
• Aux évènements de networking qui vous prendront plus de temps qu’ils ne vous apporteront.

Si ce n’est pas assez concret pour vous, décomposez votre semaine en fonction des tâches que vous réalisez et réfléchissez à l’impact de vos actions. Poster sur Linkedin est-il vraiment utile ? Consultez des groupes Facebook d’entrepreneurs vous apporte-t-il de la connaissance ou de nouveaux clients ? Tous vos reporting sont-ils utiles ?

Prenez du recul, analysez et tranchez pour ne garder que ce qui impacte le plus positivement votre travail d’ indépendant .

Adoptez la règle des deux minutes

Contrairement à la loi de Parkison, la méthode Pomdoro ou la loi de Pareto, cette astuce ne provient de la littérature disponible sur la productivité mais de notre expérience personnelle.

La règle des deux minutes est simple : si une action vous prend moins de deux minutes à faire, faites-la tout de suite. Si elle vous prend plus de temps, programmez-la dans votre to-do ou emploi du temps.

Si une tâche vous prend moins de deux minutes vous passerez plus de temps à la reprogrammer ou à vous souvenir du contenu de la tâche que cela ne vous prendra si vous devez la faire tout de suite.

Réalisez une tâche qui prend moins de 2 minutes vous permet de réduire votre to-do list et donc de réduire le stress de ne pas remplir vos objectifs quotidiens.

Déléguez à des spécialistes indépendant

Vous avez trié les tâches importantes et les tâches secondaires et vous êtes prêt à être plus productif ? Il existe encore un moyen de gagner de précieuses heures. Pourquoi ne pas évaluer la rentabilité de déléguer certaines de vos actions à d’autres spécialistes ?

Faisons un calcul simple : vous êtes un freelance spécialisé en développement web avec un TJM à 500€ et vous souhaitez écrire des articles pour votre blog pour attirer de nouveaux clients.

Vous écrivez péniblement 1 article par jour de 1000 mots de qualité moyenne, c’est bien normal ce n’est pas votre métier. Sachez qu’il est possible de sous-traiter cette tâche à d’autres freelances spécialisés dans la création de contenu. Vous travaillez une journée chez un client que vous facturez 500€ et pour ce prix-là, vous pouvez déléguer l’écriture d’un, deux ou trois articles suivant votre générosité.

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour être un freelance beaucoup plus productif. Pour devenir un grand maître de la productivité, cela se joue sur des détails. Si vous ne verrez pas d’amélioration directe, la suite de cet article vous permettra de gagner en productivité sur le long terme.

Équipez-vous

Le parent pauvre de la productivité se situe souvent au niveau de vos équipements (environnement de travail, matériel et outils). Les freelances rechignent souvent à bien s’équiper pour bien travailler alors que cela permet de gagner du temps au quotidien.

Un environnement de travail au service de votre productivité

Chaise, bureau, ordinateur, espace de coworking, support d’ordinateur portable, souris, casque à réduction de bruit… La liste des équipements d’un indépendant pour favoriser votre productivité est longue. Quelques dizaines ou centaines d’euros peuvent faire la différence sur votre efficacité sur le long terme.

N’hésitez pas à investir dans du matériel de qualité, les freelances se disent souvent que c’est plus cher mais vous gagnerez en productivité et donc en chiffre d’affaires sur le long terme. Et si vous avez besoin d’un argument supplémentaire : des achats de meilleure qualité que vous remplacez moins souvent, c’est plus écologique.

Automatisez vos actions avec les meilleurs logiciels

Vous avez opté pour un logiciel de facturation gratuit avec djaboo plutôt qu’un logiciel de facturation à 10€ par mois environ ? Si nous vous disions que les fonctionnalités de notre logiciel gratuit vous fait gagner 4h par mois de sur votre facturation, votre comptabilité et sur la visibilité de votre activité ?

Êtes-vous prêt à payer 10€/mois pour gagner les même 4h ? Nous espérons que la réponse est non. Il existe de nombreux logiciels pour vous faire gagner du temps pour envoyer vos emails, gérer vos réseaux sociaux ou prospecter. Testez-les et réfléchissez sous le prisme du gain de temps cela est le Minset d’un indépendant dans son entreprise.

Il existe aussi des logiciels dédiés au tracking de vos journées pour évaluer le temps passé sur chaque tâche ainsi que le temps passé sur les réseaux sociaux. Cela peut être très utile pour avoir une meilleure visibilité sur votre productivité. Par chance djaboo en a un intégré.

Entraînez-vous

Rome ne s’est pas construite en un jour et vous ne deviendrez pas un freelance productif en 2h. Pour vous améliorer, il n’y a pas de secret : entraînez-vous.

Améliorez votre vitesse de lecture et d’écriture

Il existe d’excellentes ressources en ligne ou de bons livres comme La lecture rapide de Tony Buzan pour améliorer votre vitesse de lecture. Le constat est simple : si vous lisez plus vite, vous gagnez en productivité.

Sur le même modèle, vous pouvez améliorer votre vitesse d’écriture. Vous pouvez tester le site 10FastFingers pour connaître votre vitesse moyenne d’écriture et vous entraîner ensuite.

Gardez en tête que la lecture et l’écriture rapide ne feront pas de vous des freelances maîtres de la productivité, l’impact reste modéré par rapport aux actions expliquées précédemment.

Faites le bilan

Les actions que vous avez mises en place ont-elles eu un impact sur votre productivité ? Quels process pouvez-vous améliorer ?

Être un freelance productif c’est aussi savoir se remettre en question et évaluer l’efficacité de vos actions et de vos processus de travail. Prenez du recul régulièrement pour vous distribuer les bons et les mauvais points et progresser.

Soyez indulgent avec vous-même

C’est notre dernier conseil et c’est sûrement le plus important. Ne culpabilisez pas si vous n’êtes pas assez productif. Soyez indulgent avec vous-même. Entraînez-vous à ne pas mettre trop de pression sur vos épaules pour être un freelance plus productif.

Devenir freelance c’est gagner en liberté et en plaisir dans son travail. Ne sacrifiez pas votre plaisir d’être freelance au détriment de la productivité. Cette dernière doit être au service de votre efficacité sans être au détriment de votre bonheur professionnel.

Pour finir, utilisez bien le temps gagné. N’hésitez pas à utiliser une partie de ce temps gagné autre part que dans votre travail. Vous pouvez par exemple passer plus de temps avec vos proches ou prendre du temps pour vous-même.

Être plus productif n’est pas une fin en soi, c’est à vous de faire bon usage du temps gagné.