Comment construire une table de prospection Excel (+ modèle)

Introduction:

Construire un tableau de prospection sur Excel permet de définir ses objectifs, les informations nécessaires et les actions commerciales nécessaires pour atteindre ces objectifs. Un tableau de prospection permet également de prioriser les leads et les prospects. Pour toutes ces raisons, cet outil est indispensable. Cependant, sa construction et son suivi peuvent prendre du temps. L’utilisation de logiciels et d’outils permettant de surmonter les limites d’Excel peut contribuer à rendre le processus encore plus efficace.

Qu’est-ce qu’un tableau de prospection ?

Une table de prospection est un fichier centralisant toutes les informations et coordonnées des prospects ciblés. Il peut être plus ou moins complet selon vos besoins. Toutes les données peuvent être classées par catégorie ou par secteur d’activité. Entre autres, les éléments suivants doivent être inclus dans un tableau de prospection :

• Le secteur d’activité
• L’entreprise
• Prénom et nom de la personne de contact
• Leur poste occupé
• Leur numéro de téléphone
• Leur adresse e-mail
• Informations clés sur leur entreprise
• Lien vers leur site web

C’est aussi un outil de suivi constant des clients actuels et potentiels. Ce suivi assez chronophage peut être optimisé à l’aide d’outils, détaillés plus en détail dans cet article.

Utilisation d’un tableau de prospection

Un tableau de prospection permet de suivre plus facilement votre prospection. A ce titre, vous pouvez ajouter une rubrique dédiée au tracking et au suivi de la prospection. Chaque commercial peut ajouter des informations après échanges avec le prospect, en fonction des résultats obtenus. Les entreprises de prospection par téléphone ou par e-mail utilisent souvent le CRM pour collecter et trier les informations. Cependant, ce n’est pas toujours approprié, et d’autant plus que les activités de prospection se développent. Pour les commerciaux utilisant un tableau de prospection Excel, il est indispensable de tout savoir sur les options et fonctionnalités avancées du logiciel. Cela facilite et accélère la recherche et le tri des données.

Comment créer un tableau de prospection avec Excel

Définir vos objectifs

Avant de commencer à saisir des données dans votre feuille de calcul Excel, vous devez bien définir les objectifs que vous avez pour ce document. Avoir une vision générale de ce que vous attendez de votre tableau de prospection Excel vous permet généralement de vous assurer de ne rien oublier. Réfléchissez entre autres aux questions suivantes :

• Que souhaitez-vous obtenir de votre prospection ?
• À quel point êtes-vous avancé dans le processus à ce jour ?
• Combien de temps consacrez-vous à atteindre vos objectifs ?

Définir les informations clés Maintenant que vos objectifs sont clairement définis, vous devez définir les informations clés nécessaires sur vos prospects et clients. Généralement, les informations suivantes sont à renseigner dans le fichier Excel :

• Nom et taille de l’entreprise
• Le secteur d’activité
• Contact et coordonnées
• Source – d’où vient le prospect (réseaux sociaux, etc.)

Restez flexible dans votre collecte d’informations, et n’hésitez pas à ajouter toute donnée complémentaire utile sur vos clients ou prospects. Plusieurs modèles sont disponibles sur Internet, mais ils doivent toujours être adaptés à vos besoins pratiques. Une colonne « commentaires » est toujours la bienvenue pour stocker toutes les informations obtenues lors des précédents appels ou rendez-vous. De nombreux vendeurs peuvent travailler sur ce document, chacun devrait donc pouvoir suivre le travail et les progrès des autres.

Définir les actions commerciales nécessaires

Le tableau de prospection Excel n’est pas simplement une liste d’informations sur les clients et les prospects. Ce dossier est également un document de suivi des actions commerciales précédemment réalisées et à réaliser dans le futur. Les colonnes doivent afficher les actions précédentes : premier appel, e-mail de suivi, deuxième appel, etc. Vous pouvez également saisir la date à laquelle elles ont eu lieu ou doivent avoir lieu. En répertoriant les actions commerciales, les commerciaux suivent toutes les étapes clés du démarchage et ont une vision claire de leur déroulement. Le statut de prospection peut également être partagé avec des collègues.

Priorisation de vos leads et prospects

Gardez toujours à l’esprit que ce fichier est votre outil de suivi ou de tracking de prospection. Lors de sa consultation, vous devez connaître d’un coup d’œil le statut du contact (prospect froid, prospects en demi-teinte ou prospect intéressé). Plus important encore, ces informations permettront à tout commercial de prioriser les actions en fonction du potentiel, de l’urgence ou de l‘importance du client ou prospect. Afin de hiérarchiser les informations, vous pouvez utiliser un système de notation pour montrer le degré de hiérarchisation de certains prospects ou clients. Le potentiel d’un prospect est souvent quantifié par un pourcentage, symbolisant sa progression tout au long du processus de prospection. Cette colonne doit être continuellement mise à jour, ainsi que toutes les autres informations contenues dans le fichier. Dans le cas contraire, vous courez le risque de dupliquer ou de rater certaines actions commerciales.

Tableau de prospection Excel gratuit

Pour vous aider à mettre en place votre tableau de prospection Excel, vous pouvez télécharger notre modèle gratuit ici .

Booster votre table de prospection et vos ventes

Les limites d’Excel

Si le tableau de prospection Excel est un outil adapté aux petites entreprises, il n’est généralement pas adapté à une prospection à plus grande échelle, cette dernière nécessitant un suivi très précis et quotidien. De plus, les pièces jointes ne peuvent pas être ajoutées à un fichier Excel. Une fois les premières étapes de prospection passées, un fichier Excel traditionnel ne permet pas de transférer le prospect vers un outil plus adapté pour les relances, les étapes de vente, etc. Il est donc plus complexe pour les commerciaux de suivre toutes les actions chronologie. De plus, Excel ne fournit que des données brutes, sans analyse commerciale ni statistiques. Certains autres outils exploitent les informations contenues dans le tableau pour fournir une lecture approfondie de l’état d’avancement et des prochaines étapes.

Remplacer Excel par CRM

Vous aurez peut-être besoin d’une feuille de calcul en ligne intégrée, similaire à Excel, mais plus complète afin que vous n’ayez pas à travailler sur différents outils. Bien que la plupart des outils CRM (Customer Relationship Management) permettent cela, nous constatons que la plupart d’entre eux ne sont pas adaptés aux commerciaux qui n’utilisent pas toutes les fonctionnalités. Les petites entreprises sont désorientées par la complexité des CRM et préfèrent toujours utiliser Excel, limitant ainsi leur potentiel.

Les avantages de Djaboo

Face aux lacunes d’Excel et à la complexité des outils CRM, de nombreuses entreprises – et notamment les start-up et les PME – se tournent désormais vers un logiciel de gestion de leads. Djaboo est un logiciel simple qui possède toutes les options avancées dont vous avez besoin pour votre prospection. Cet outil vous permettra de travailler directement sur votre feuille de calcul et de transformer les prospects en prospects, en suivant toutes les actions du processus. Le logiciel dispose d’un tableau de bord très intuitif garantissant un suivi efficace et personnalisé. Construit sur la simplicité d’Excel, Djaboo ajoute une fonction analytique à vos données. Il permettra de faire évoluer votre stratégie, de confirmer vos choix ou d’optimiser vos actions futures. Parmi les fonctionnalités du logiciel, les suivantes sont particulièrement intéressantes :

• Créer des leads en quelques secondes
• Planification des actions futures
• Automatisation de certaines tâches

Veuillez également noter que les logiciels de gestion de leads tels que…

Conclusion

Un tableau de prospection est un outil précieux pour tout commercial. Il permet une surveillance, un suivi et une hiérarchisation plus faciles des pistes et des prospects. Alors qu’Excel peut servir d’outil de base pour les petites entreprises, la prospection à plus grande échelle peut nécessiter un logiciel plus complet. Des outils comme Djaboo offrent des options et des fonctionnalités avancées, aidant les équipes commerciales à gérer efficacement leurs activités de prospection. En optimisant l’utilisation des tables de prospection et en utilisant le bon logiciel, les vendeurs peuvent rester organisés, suivre leurs progrès et, finalement, augmenter leurs ventes.