Archivage à valeur probante : obligations et mise en œuvre

Conserver un document numérique ne suffit pas à en faire une preuve recevable. La frontière entre sauvegarde, archivage et archivage à valeur probante se paye cash en cas de contrôle fiscal ou de litige.

Le problème concret : ce qui se passe en cas de contrôle ou de litige quand on ne peut pas prouver qu’un document n’a pas été modifié

Imaginons une vérification de comptabilité. L’administration fiscale, dans le cadre des droits qui lui sont conférés par l’article L102 B du Livre des procédures fiscales, vous demande de présenter vos factures sur les six dernières années. Vous extrayez un dossier partagé sur votre réseau, vous ouvrez une série de fichiers et vous les transmettez à l’inspecteur. Celui-ci vous pose alors une question simple : pouvez-vous prouver que ces fichiers sont identiques à ceux qui ont été émis et reçus à l’époque ? Pouvez-vous démontrer qu’aucun chiffre, aucune date, aucune mention n’a été modifié depuis lors ? Si la réponse est non, ou si vous ne pouvez pas étayer cette réponse par une technique certifiée, le document perd sa valeur probante. La déduction de TVA qu’il justifie peut être remise en cause, et vous vous exposez à un redressement sur l’intégralité des montants concernés.

Ce scénario illustre un angle mort répandu chez les entreprises qui ont dématérialisé leurs processus documentaires sans mettre en place les garde-fous techniques correspondants. Le passage au numérique n’emporte pas automatiquement de valeur juridique. Un fichier est par nature modifiable : il suffit de disposer des droits d’accès au répertoire pour l’ouvrir, le corriger, l’enregistrer, et rien dans le système informatique ordinaire ne laissera de trace détectable de cette manipulation. La question que pose la loi n’est donc pas « avez-vous le document ? » mais « pouvez-vous prouver que ce document est intègre depuis sa création ? »

La même problématique se pose en cas de litige commercial. Un client conteste une prestation, un fournisseur nie avoir signé un bon de commande, un associé remet en cause les conditions d’un contrat : dans chaque situation, le juge ou l’arbitre demandera à la partie qui invoque le document de prouver son authenticité et son intégrité. Un fichier stocké sur un serveur d’entreprise, sans scellement cryptographique, sans horodatage certifié, sans journal d’accès, ne peut pas satisfaire cette exigence. La partie adverse pourra simplement alléguer que le document a pu être modifié après coup, et cette simple allégation suffira à créer un doute qui fragilise considérablement votre position.

Ce que les entreprises sous-estiment souvent, c’est la question de la charge de la preuve. En droit français, c’est à celui qui réclame une déduction, un droit ou une exécution contractuelle de prouver le bien-fondé de sa demande. Ce n’est pas à l’administration ou au co-contractant de prouver que le document a été falsifié : c’est à vous de prouver qu’il ne l’a pas été. Or, sans système d’archivage à valeur probante, cette preuve est structurellement impossible à apporter. Le vrai enjeu de l’archivage numérique n’est donc pas la conservation elle-même, mais la capacité à démontrer l’intégrité du document archivé, à tout moment, sur toute la durée légale de conservation.

Sauvegarde, archivage, archivage à valeur probante : trois notions que tout dirigeant doit distinguer

Ces trois termes sont souvent utilisés de façon interchangeable dans les conversations d’entreprise, dans les présentations de prestataires informatiques, et même dans certains documents internes. Cette confusion est l’une des sources d’erreur les plus coûteuses en matière de conformité documentaire. Chaque notion répond à une finalité précise, repose sur des mécanismes techniques différents, et offre des garanties juridiques qui n’ont rien à voir entre elles.

La sauvegarde

La sauvegarde consiste à réaliser une copie d’un ensemble de fichiers ou d’une base de données, de façon régulière, afin de pouvoir restaurer l’état du système en cas de panne, d’incident technique ou de sinistre. Un plan de sauvegarde bien conçu permet de limiter la perte de données à quelques heures ou quelques jours selon la fréquence des sauvegardes. C’est une pratique indispensable à la continuité opérationnelle de toute organisation.

Ce que la sauvegarde ne garantit pas, c’est l’intégrité juridique du contenu des fichiers. Une sauvegarde est une copie, pas une attestation. Elle ne prouve pas que le fichier n’a pas été modifié entre deux sauvegardes, elle ne documente pas qui a accédé au fichier, elle ne certifie pas que la version conservée est bien la version originale. Une sauvegarde peut d’ailleurs elle-même être altérée : elle copie ce qui existe au moment de son exécution, qu’il s’agisse de l’original ou d’une version modifiée. Enfin, les sauvegardes sont généralement conçues pour être écrasées régulièrement. Cette logique de court ou moyen terme est radicalement incompatible avec les durées légales de conservation de dix ans imposées par l’article L123-22 du Code de commerce.

L’archivage simple

L’archivage, au sens courant du terme, désigne le stockage organisé de documents à des fins de conservation durable. On parle d’archivage lorsqu’on classe des fichiers dans des répertoires structurés, lorsqu’on les transfère sur un support dédié, lorsqu’on utilise un outil de gestion électronique de documents pour indexer et retrouver les pièces. L’archivage simple vise à rendre les documents accessibles sur le long terme et à éviter qu’ils ne se perdent dans la masse des fichiers actifs.

Cet archivage courant répond à un besoin organisationnel réel, mais il ne confère aucune valeur probante particulière aux documents conservés. Un document archivé dans un outil de stockage reste modifiable si les droits d’accès le permettent. Rien n’empêche un utilisateur autorisé, voire un administrateur, d’éditer un fichier, de le supprimer ou de le remplacer par une version modifiée. L’historique de ces actions peut ne pas être tracé, ou peut être effacé. En cas de litige ou de contrôle, un archivage simple ne permet pas de répondre à la question centrale : ce document est-il bien celui d’origine, et n’a-t-il pas été retouché depuis sa création ?

L’archivage à valeur probante

L’archivage à valeur probante est un niveau d’exigence qualitativement différent des deux précédents. Son objectif n’est pas la disponibilité des fichiers ni leur organisation, mais leur opposabilité juridique sur toute la durée légale de conservation. Un document archivé à valeur probante peut être présenté comme preuve devant l’administration fiscale, devant un tribunal ou dans le cadre d’un arbitrage, avec la certitude que son intégrité sera reconnue si le processus d’archivage respecte les conditions posées par le droit.

Pour atteindre ce niveau, l’archivage à valeur probante doit réunir quatre propriétés cumulatives : l’intégrité du document (il n’a pas été modifié), son authenticité (on sait qui l’a émis et quand), sa traçabilité (chaque accès et chaque opération est documenté), et sa pérennité (il reste lisible sur toute la durée légale, quelle que soit l’évolution des technologies). Ces propriétés reposent sur des mécanismes techniques précis. Ce niveau d’archivage ne s’improvise pas : il requiert soit un système d’archivage électronique (SAE) conforme aux référentiels reconnus, soit le recours à un prestataire spécialisé.

Critère	Sauvegarde	Archivage simple	Archivage à valeur probante
Finalité principale	Restaurer les données après un incident	Conserver et retrouver les documents	Prouver l’intégrité et l’authenticité d’un document
Garantie d’intégrité	Aucune	Faible ou absente	Garantie par empreinte cryptographique
Valeur juridique	Nulle : preuve non opposable	Limitée ou contestable	Forte et démontrable
Horodatage certifié	Non	Non	Oui, qualifié et opposable
Journal des accès	Non	Partiel selon l’outil	Inaltérable et complet
Format pérenne imposé	Non	Non	Oui : PDF/A ou équivalent normalisé
Durée de conservation maîtrisée	Court terme, conçu pour être écrasé	Variable, non réglementée	Alignée sur les durées légales
Référentiel applicable	Aucun	Aucun	NF Z42-013 / ISO 14641, eIDAS

Les quatre propriétés à garantir pour un archivage à valeur probante

L’intégrité

L’intégrité est la propriété fondamentale de l’archivage probant. Elle signifie que le contenu du document archivé est strictement identique au contenu du document original, et que toute modification ultérieure, même minime, serait immédiatement détectable. Techniquement, cette garantie repose sur le calcul d’une empreinte numérique, également appelée hash ou condensat cryptographique, au moment de l’archivage. Un algorithme mathématique, appliqué au fichier, produit une chaîne de caractères unique qui constitue la signature de l’état du fichier à cet instant précis. Si un seul caractère du fichier est modifié après l’archivage, le hash calculé à nouveau sera différent du hash original, révélant la modification sans ambiguïté possible.

Cette empreinte est ensuite conservée de façon séparée et protégée, généralement dans le journal du système d’archivage. Elle peut être recalculée à tout moment pour vérifier que le fichier n’a pas changé depuis son versement dans le SAE. La démonstration de l’intégrité repose sur la présentation de ce journal lors d’un contrôle ou d’un litige, accompagné du fichier correspondant, pour prouver la cohérence entre les deux. Comment l’intégrité se démontre-t-elle concrètement ? En recalculant l’empreinte du fichier archivé et en la comparant à l’empreinte enregistrée au moment du versement, devant le vérificateur ou l’expert judiciaire. Si les deux empreintes sont identiques, le document est intègre. Cette démonstration est mathématiquement robuste et reconnue par les textes comme satisfaisant aux exigences de l’article 1366 du Code civil.

La pérennité

La pérennité désigne la capacité du document à rester lisible et exploitable sur toute sa durée de conservation légale, indépendamment de l’évolution des technologies, des logiciels et des supports. Un fichier créé dans un format propriétaire ou peu documenté peut devenir illisible si le logiciel qui permettait de l’ouvrir n’est plus supporté. Cette obsolescence technologique est un risque réel : des formats de fichiers qui semblaient stables il y a quinze ans sont aujourd’hui difficiles à ouvrir sans outils spécifiques.

Pour garantir la pérennité, l’archivage à valeur probante impose l’utilisation de formats ouverts et normalisés, dont les spécifications techniques sont publiques et stables. Le format PDF/A, dans ses différentes déclinaisons normalisées, est le format de référence pour les documents textuels et mixtes. Il incorpore toutes les ressources nécessaires à l’affichage du document dans le fichier lui-même, sans dépendance externe. La pérennité suppose également de prévoir des migrations de format régulières : lorsqu’un format commence à montrer des signes d’obsolescence, le document doit être migré vers un format plus récent, dans le respect strict de la chaîne de preuve, avant que la lisibilité ne soit compromise.

La traçabilité

La traçabilité désigne l’enregistrement systématique et inaltérable de toutes les opérations effectuées sur un document archivé : son versement dans le système, chaque consultation, chaque tentative d’accès, chaque demande de restitution, et sa destruction en fin de durée légale. Ce journal des événements constitue l’historique complet du cycle de vie du document. Il permet de répondre à la question « qui a fait quoi, quand et depuis où », et d’apporter cette réponse de façon opposable en cas de contestation.

Le journal des événements doit lui-même être inaltérable : il ne doit pas être possible d’y supprimer ou de modifier des entrées. Cette propriété est garantie par des mécanismes techniques similaires à ceux qui protègent les documents : horodatage des entrées du journal, empreinte numérique de chaque enregistrement. Sans traçabilité, même un document dont l’intégrité est prouvée perd une partie de sa valeur probante, car on ne peut pas démontrer que l’accès à ce document a toujours été contrôlé et qu’aucune action non autorisée n’a été menée sur lui.

La sécurité et la confidentialité

La sécurité de l’archivage couvre à la fois la protection contre les accès non autorisés et la protection contre la destruction accidentelle ou malveillante. Les accès au système d’archivage doivent être soumis à une authentification forte et à des contrôles d’habilitation précis : seules les personnes autorisées peuvent consulter, extraire ou gérer des documents archivés, et ces accès sont toujours tracés dans le journal inaltérable. Le chiffrement des données, tant au repos que lors des transferts, protège la confidentialité des documents contre toute interception ou intrusion.

La confidentialité s’articule également avec les obligations découlant du Règlement général sur la protection des données. Les documents archivés contiennent souvent des données personnelles (noms de clients, coordonnées, informations salariales). Ces données restent soumises aux exigences de protection des données personnelles pendant toute la durée de conservation : minimisation, base légale, droits des personnes, sécurité technique. L’archivage probant doit donc concilier l’obligation de conservation avec le respect des droits des personnes concernées, notamment le droit à l’effacement, dans les limites fixées par les obligations légales de conservation.

Ce que dit le droit : les textes fondamentaux et la charge de la preuve

Le cadre juridique de l’archivage électronique à valeur probante repose en France sur deux piliers complémentaires : le Code civil, qui pose les conditions de la valeur probante des écrits électroniques, et des textes spéciaux qui fixent les durées et modalités de conservation selon la nature des documents. La lecture croisée de ces textes permet de comprendre pourquoi la charge de la preuve est le vrai enjeu, et pourquoi un simple stockage numérique ne suffit pas à y répondre.

L’article 1366 du Code civil est le texte central de toute la problématique. Il dispose que « l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. » Ce texte pose deux conditions cumulatives : l’identification de l’auteur (authenticité) et la garantie d’intégrité par le mode de conservation. Ces deux conditions doivent être remplies simultanément. Il ne suffit pas de savoir qui a créé le document si on ne peut pas prouver qu’il n’a pas été modifié depuis. Et inversement, un document dont l’intégrité est prouvée mais dont l’auteur ne peut être identifié ne remplit pas les conditions posées par l’article 1366.

L’article 1367 du Code civil complète ce dispositif en encadrant la signature électronique et la présomption de fiabilité du procédé, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’État. La signature électronique est l’un des mécanismes qui permettent de satisfaire à l’exigence d’identification de l’auteur posée par l’article 1366. Au niveau européen, le Règlement (UE) n° 910/2014 dit eIDAS définit les niveaux de signature électronique, les cachets électroniques et l’horodatage électronique qualifié, et harmonise leur reconnaissance dans l’ensemble des États membres. L’horodatage électronique qualifié au sens d’eIDAS bénéficie d’une présomption légale d’exactitude de la date qu’il certifie, ce qui en fait un outil particulièrement robuste pour démontrer qu’un document existait bien à une date précise dans l’état où il est présenté.

La charge de la preuve est le point que ces textes font peser sur le détenteur du document. C’est à l’entreprise qui invoque un écrit électronique de prouver qu’il remplit les conditions de l’article 1366, c’est-à-dire de démontrer positivement que l’intégrité a été garantie. Ce n’est pas à la partie adverse de prouver que le document a été altéré. Cette asymétrie est souvent mal comprise : beaucoup de dirigeants pensent que leurs documents numériques sont présumés valides à moins que la fraude ne soit prouvée. C’est l’inverse. L’écrit électronique n’est reconnu comme probant que si les conditions légales sont démontrées. Sans système d’archivage probant, cette démonstration est impossible, et le document ne peut pas faire preuve de son contenu dans les situations où son authenticité est contestée.

Les durées de conservation : six ans, dix ans, et la règle pratique du plus long

Les obligations de conservation des documents d’entreprise proviennent de plusieurs sources législatives qui s’appliquent de façon cumulative selon la nature du document. Deux délais dominent le paysage fiscal et comptable, et leur coexistence implique une règle pratique que toute politique d’archivage doit respecter.

L’article L102 B du Livre des procédures fiscales impose la conservation pendant six ans des livres, registres, documents ou pièces sur lesquels s’exercent les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration, à compter de la date de la dernière opération ou de la date d’établissement des documents. Ce délai concerne l’ensemble des documents fiscaux : factures, déclarations de TVA, journaux comptables, pièces justificatives de déductions fiscales. Le point de départ est la date de la dernière opération mentionnée dans le document ou enregistrée dans le registre, et non pas nécessairement la date de création du document lui-même. Pour une facture portant sur une opération réalisée en mars, le délai de six ans commence à courir à partir de la date de cette opération, pas à partir du 1er janvier de l’exercice.

L’article L123-22 du Code de commerce fixe un délai différent et plus long : les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans. Ce délai s’applique à l’ensemble des documents qui constituent ou justifient la comptabilité de l’entreprise : factures émises et reçues, bons de commande, bons de livraison, relevés bancaires, contrats commerciaux. Le point de départ de ce délai est en général la date de clôture de l’exercice comptable concerné.

La règle pratique qui découle de cette dualité est simple : lorsque les deux obligations s’appliquent à un même document (ce qui est le cas pour la quasi-totalité des factures et pièces comptables), il faut appliquer la durée la plus longue. Paramétrer un système d’archivage sur six ans pour les factures serait une erreur : le délai comptable de dix ans continuerait à courir, et les documents seraient détruits prématurément. En pratique, les factures et pièces justificatives comptables doivent être conservées dix ans, sous forme électronique pour celles qui ont été reçues ou émises en format électronique, conformément à l’esprit de l’article L102 B du Livre des procédures fiscales qui impose de conserver les documents établis sur support informatique sous cette même forme.

Type de document	Durée de conservation	Base légale	Point de départ
Factures clients et fournisseurs	10 ans (obligation comptable) ; 6 ans (obligation fiscale) : appliquer la plus longue	Art. L123-22 Code de commerce ; Art. L102 B LPF	Clôture de l’exercice (10 ans) ; date d’établissement du document (6 ans)
Livres et registres comptables	10 ans	Art. L123-22 Code de commerce	Clôture de l’exercice comptable
Déclarations fiscales et documents TVA	6 ans	Art. L102 B du Livre des procédures fiscales	Date de la dernière opération ou d’établissement
Contrats commerciaux constituant des pièces comptables	10 ans	Art. L123-22 Code de commerce	Clôture de l’exercice ou fin d’exécution du contrat
Documents constitutifs de la piste d’audit fiable	6 ans	Art. L102 B du Livre des procédures fiscales	Date d’établissement des contrôles documentés
Documents sociaux (bulletins de salaire, contrats de travail)	Durée légale propre à chaque catégorie, distincte des délais fiscaux et comptables	Obligation légale spécifique à chaque type de document	Selon le type de document concerné

La numérisation des factures papier selon l’arrêté du 22 mars 2017 : condition par condition

L’arrêté du 22 mars 2017 relatif aux modalités de numérisation des factures papier, codifié à l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales, est le texte de référence pour toute entreprise qui souhaite numériser ses factures papier afin de les conserver sous format électronique et, le cas échéant, détruire les originaux papier. Ce texte fixe des conditions précises et cumulatives : toutes doivent être respectées pour que la copie numérique soit considérée comme une copie fidèle et durable, opposable à l’administration fiscale. Une seule condition manquante suffit à priver la copie numérique de sa valeur probante.

La première condition est la reproduction à l’identique. Le résultat de la numérisation doit être la copie conforme à l’original en image et en contenu. Les couleurs doivent être reproduites à l’identique lorsqu’elles sont porteuses de sens (un solde négatif en rouge, un tampon d’approbation en couleur). Les dispositifs de traitement sur l’image sont interdits : on ne peut pas appliquer de filtres, de corrections automatiques ou toute autre opération qui modifierait l’image par rapport à l’original. La compression du fichier, si elle est utilisée, doit s’opérer sans perte d’information.

La deuxième condition concerne le format de conservation. Chaque document numérisé doit être conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (norme ISO 19005-3), dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données. Le format PDF/A-3 est préférable car il incorpore toutes les ressources nécessaires à l’affichage du document sans dépendance externe, et il est conçu pour l’archivage à long terme.

La troisième condition porte sur la sécurisation du fichier numérisé. Chaque document doit être assorti, au choix : d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme au référentiel général de sécurité de niveau une étoile au minimum, d’une signature électronique fondée sur un certificat de même niveau, d’une empreinte numérique, ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française. C’est cette sécurisation qui garantit l’intégrité du fichier et permet de détecter toute modification ultérieure. Par ailleurs, conformément à l’arrêté du 22 mars 2017, chaque fichier doit être horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, pour dater les différentes opérations réalisées et figer le moment de la numérisation.

La quatrième condition, souvent négligée, est organisationnelle. Les opérations d’archivage numérique des factures papier doivent être définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures numérisées durant toute la durée de conservation. Cela signifie qu’une procédure écrite doit décrire le processus de numérisation, que des contrôles réguliers doivent être effectués et tracés, et que cette documentation doit pouvoir être présentée à l’administration en cas de vérification. Ce n’est pas une formalité accessoire : l’absence de cette documentation organisationnelle met en péril la valeur probante de l’ensemble des copies numériques produites selon ce processus.

La piste d’audit fiable est le mécanisme qui permet de démontrer le lien entre une facture et l’opération commerciale qu’elle représente, en traçant le chemin du bon de commande jusqu’au paiement, en passant par la livraison. Elle garantit que la facture correspond à une opération réelle. Elle constitue l’une des voies reconnues pour sécuriser les factures sous format électronique, et elle doit elle-même être conservée pendant six ans, conformément à l’article L102 B du Livre des procédures fiscales.

Pourquoi une photo prise au téléphone et rangée dans un dossier partagé ne remplit-elle aucune de ces conditions ? Parce que la photographie prise avec un smartphone produit un fichier dans un format compressé avec perte, et non un PDF ou PDF/A. Parce qu’aucun certificat conforme au référentiel général de sécurité n’est apposé au moment de la prise de vue. Parce qu’aucun horodatage certifié n’est attaché au fichier de façon inaltérable. Parce que la photo peut être recadrée, modifiée, effacée et remplacée sans laisser la moindre trace détectable. Parce qu’aucune procédure documentée et contrôlée n’encadre ce processus. Parce que le dossier partagé où elle est rangée ne constitue pas un environnement de stockage avec contrôle d’intégrité. Une photo de facture peut avoir une utilité pratique pour retrouver rapidement une information, mais elle n’a aucune valeur probante au sens des textes applicables, et la destruction du document papier original qui s’ensuivrait serait une erreur irréparable.

Les briques techniques d’un système d’archivage électronique conforme

Un système d’archivage à valeur probante est un assemblage cohérent de plusieurs mécanismes techniques qui se renforcent mutuellement. La norme NF Z42-013, référentiel technique du système d’archivage électronique, et son équivalent international ISO 14641, définissent les exigences organisationnelles et techniques que ce système doit respecter. L’absence de l’une de ces briques fragilise l’ensemble du dispositif et peut suffire à remettre en cause la valeur probante des archives lors d’un contrôle ou d’un litige.

L’empreinte numérique

L’empreinte numérique, également appelée hash ou condensat cryptographique, est le résultat de l’application d’un algorithme mathématique à un fichier. Cet algorithme produit une chaîne de caractères de longueur fixe qui est unique pour chaque fichier dans son état précis. La moindre modification du fichier produit un hash radicalement différent. Cette propriété de sensibilité maximale aux modifications fait de l’empreinte numérique le mécanisme central de la détection d’altération. Si elle manque : n’importe quelle modification du fichier passera inaperçue, et il sera impossible de prouver que le document présenté est bien le document original. L’empreinte numérique est la brique zéro de tout archivage probant : sans elle, les autres mécanismes n’ont que peu de sens.

L’horodatage qualifié

L’horodatage consiste à attacher à un document une preuve certifiée de la date et de l’heure à laquelle il existait dans un état précis. L’horodatage électronique qualifié, au sens du Règlement (UE) n° 910/2014 dit eIDAS, est réalisé par une autorité d’horodatage accréditée qui signe numériquement un jeton contenant le hash du document et un timestamp précis. Ce jeton constitue une preuve opposable de l’existence du document à cette date et dans cet état exact. Pour les archivages de longue durée, l’horodatage doit être renouvelé périodiquement pour maintenir la chaîne de confiance au-delà de la durée de validité des certificats utilisés. Si l’horodatage manque : il est impossible de prouver à quelle date le document a été créé ou archivé, et donc de démontrer qu’il existait bien avant un événement contesté.

Le cachet serveur ou la signature électronique

Le cachet électronique est l’équivalent, pour une personne morale, de la signature électronique réservée aux personnes physiques. Il certifie que le document provient bien de l’organisation émettrice et qu’il n’a pas été altéré depuis son émission. Au sens du Règlement (UE) n° 910/2014 dit eIDAS, le cachet électronique qualifié bénéficie d’une présomption légale d’intégrité du document auquel il est lié. La combinaison d’un cachet serveur et d’un horodatage qualifié forme la base technique d’un document probant, telle que la prévoit l’arrêté du 22 mars 2017 codifié à l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales. Si ce cachet manque : l’identité de l’émetteur ne peut pas être certifiée de façon opposable, ce qui fragilise l’authenticité du document.

Le journal des événements inaltérable

Le journal des événements enregistre de façon chronologique et inaltérable toutes les opérations effectuées sur les documents archivés : versement initial, chaque consultation, chaque demande de restitution, toute tentative d’accès, et la destruction en fin de durée légale. Ce journal doit lui-même être protégé contre toute modification : ses entrées sont horodatées et leur intégrité est vérifiable par empreinte numérique. Un journal qui peut être effacé ou modifié ne remplit pas sa fonction de preuve. Si le journal manque : il est impossible de démontrer que l’accès aux documents a été contrôlé, ni de prouver qu’aucune modification non autorisée n’a eu lieu entre deux vérifications d’intégrité. La norme NF Z42-013 et son équivalent ISO 14641 en font une exigence non négociable.

Le coffre-fort numérique

Le coffre-fort numérique est un environnement de stockage dont les caractéristiques techniques garantissent l’immuabilité des données qui y sont déposées. Contrairement à un répertoire réseau ordinaire, il est techniquement impossible d’écraser ou de modifier un document une fois déposé dans un coffre-fort numérique conforme. Les données y sont en écriture unique (principe WORM). Cette contrainte technique, combinée au chiffrement et au contrôle d’accès strict, crée un environnement dans lequel l’intégrité des documents est assurée non seulement par des mécanismes de vérification mais aussi par l’architecture de stockage elle-même. Si le coffre-fort manque : même des mécanismes d’intégrité corrects peuvent être contournés si l’environnement de stockage autorise la suppression et le remplacement de fichiers par un administrateur disposant des droits suffisants.

Le plan de reprise et la continuité

Un système d’archivage probant qui deviendrait inaccessible pendant un contrôle fiscal poserait un problème sérieux. Le plan de reprise d’activité est le dispositif qui garantit que les archives restent accessibles même en cas d’incident technique majeur : panne du prestataire, sinistre, cyberattaque. Il comprend la réplication des données sur plusieurs sites géographiquement distincts, des procédures de basculement testées régulièrement, et des engagements contractuels sur les délais de rétablissement. Si le plan de reprise manque : une indisponibilité prolongée des archives au moment d’un contrôle peut être interprétée défavorablement par l’administration, et une perte définitive des données entraînerait la perte irrémédiable de toute valeur probante sur la période concernée.

La migration de format dans le temps : pourquoi un PDF de 2010 doit rester lisible en 2035

L’obsolescence technologique est une réalité qui s’impose à tout système d’archivage électronique opérant sur de longues durées. Les formats de fichiers évoluent, les logiciels sont mis à jour ou abandonnés, les supports de stockage vieillissent. Un document qui était parfaitement lisible lors de son archivage peut devenir inaccessible au fil des années si aucune action n’est menée pour anticiper ces évolutions. Pour un document archivé en 2010 avec une obligation de conservation de dix ans au titre de l’article L123-22 du Code de commerce, la question de la lisibilité en 2020 se posait déjà concrètement. Pour les obligations de conservation les plus longues, le défi technique est encore plus considérable.

La migration de format consiste à transférer un document de son format d’origine vers un format plus récent ou plus pérenne, lorsque le format d’origine présente un risque d’obsolescence. Cette opération doit être réalisée avant que le format ne devienne effectivement illisible. Elle soulève une difficulté juridique spécifique : si le document est migré vers un nouveau format, est-ce encore le même document ? Sa valeur probante est-elle préservée ? La réponse est oui, à condition que la migration soit documentée et que l’intégrité du contenu soit garantie tout au long du processus.

Pour que la migration ne rompe pas la chaîne de preuve, elle doit être encadrée par une procédure documentée qui enregistre : le format d’origine et le format de destination, la date et les conditions de la migration, le hash du document avant et après la migration pour prouver que le contenu n’a pas été altéré, et l’identité ou le système qui a procédé à la migration. Cette documentation est versée dans le journal des événements du SAE. L’horodatage du nouveau fichier doit être associé aux éléments d’intégrité du fichier d’origine, de façon à maintenir une continuité de preuve sans interruption. Le re-scellement du document dans son nouveau format, par un cachet électronique ou un horodatage qualifié au sens du Règlement (UE) n° 910/2014 dit eIDAS, valide l’opération de migration et lui confère une force probante identique à celle du document original.

La veille technologique est donc une composante indispensable d’une stratégie d’archivage probant sur le long terme. Un responsable documentaire ou un prestataire d’archivage sérieux maintient une liste de surveillance des formats utilisés dans les archives, suit l’évolution de leur support par les éditeurs de logiciels et les standards internationaux, et déclenche les procédures de migration avant que l’obsolescence ne devienne critique. Cette vigilance est l’une des missions concrètes qu’un prestataire spécialisé prend en charge lorsqu’une entreprise externalise son archivage probant, et elle représente l’une des raisons pour lesquelles un système d’archivage interne mal maintenu peut perdre sa valeur probante sans que personne ne s’en aperçoive immédiatement.

La destruction en fin de durée : conserver au-delà est aussi un risque

Il est naturel de penser que conserver des documents plus longtemps que nécessaire constitue une prudence supplémentaire. C’est une intuition trompeuse. La conservation de données au-delà de leur durée légale de conservation est un risque à part entière, pour plusieurs raisons convergentes.

Le principe de minimisation des données personnelles, issu du Règlement général sur la protection des données, exige que les données ne soient pas conservées au-delà de la durée nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Une facture contenant le nom et l’adresse d’un client personne physique doit être traitée selon ce principe : passée la durée légale de conservation, ces données doivent être supprimées ou anonymisées, sauf obligation légale contraire. Une conservation sans limite de durée, par simple inertie ou par habitude, expose l’entreprise à un manquement aux règles de protection des données personnelles.

Par ailleurs, conserver des documents au-delà de leur durée légale augmente mécaniquement la surface d’exposition en cas de litige ou d’enquête. Un document conservé après la fin de son obligation légale reste accessible et peut être utilisé contre l’entreprise dans des procédures qui ne sont pas directement liées à sa finalité d’origine. La destruction en fin de durée, réalisée de façon contrôlée et documentée, est au contraire un acte de gestion documentaire sain qui délimite clairement le périmètre des archives disponibles.

La destruction doit elle-même être encadrée. Un système d’archivage probant génère un certificat de destruction pour chaque document ou lot de documents éliminé à l’issue de sa durée légale. Ce certificat enregistre la date de destruction, les documents concernés par leurs identifiants et métadonnées, et le processus suivi. Ce document est lui-même conservé pendant une période raisonnable, afin de pouvoir justifier que les documents ont bien été détruits dans les règles et non simplement perdus ou dissimulés.

Comment s’y prendre quand on est une TPE : une démarche progressive en cinq étapes

La mise en place d’un archivage à valeur probante représente un investissement réel, en temps comme en budget. Il serait malhonnête de prétendre le contraire. Un système complet, couvrant l’ensemble des catégories de documents d’une entreprise avec toutes les garanties techniques requises, représente un engagement sérieux. Cependant, une approche progressive permet d’aborder le sujet sans saturer les ressources d’une petite structure, en priorisant les documents à fort enjeu et en construisant la conformité par étapes successives.

Étape 1 : Dresser l’inventaire documentaire

Avant toute décision technique, il faut identifier quels documents doivent être conservés, pendant combien de temps, et dans quelle forme. Cette cartographie, même sommaire, révèle souvent des situations de non-conformité évitables : des documents détruits trop tôt, d’autres conservés sans contrôle d’accès, des formats qui posent des problèmes de lisibilité à terme. Pour une TPE, cet inventaire peut être réalisé en quelques heures en se concentrant sur les principales catégories : factures clients, factures fournisseurs, contrats, et documents fiscaux. Cette étape est gratuite et conditionne toutes les suivantes.

Étape 2 : Rédiger une politique de conservation

Ce document interne, même simple, formalise les décisions prises : quels types de documents sont concernés, quelles sont leurs durées de conservation légales (en s’appuyant sur l’article L102 B du LPF et l’article L123-22 du Code de commerce comme points de départ), qui est responsable de leur gestion, comment sont organisés les accès, et comment sont gérées les destructions en fin de durée. L’absence de politique écrite est en elle-même un signal de non-conformité lors d’un contrôle, et sa rédaction est indispensable avant de choisir un outil ou un prestataire. Un document d’une ou deux pages, précis sur les durées et les responsabilités, suffit pour commencer.

Étape 3 : Choisir un prestataire spécialisé

Pour une TPE, le recours à un prestataire d’archivage externe est généralement plus adapté que le déploiement d’un SAE interne. Les prestataires spécialisés disposent de l’infrastructure technique, des certifications, des procédures de migration et des plans de reprise nécessaires. Ils permettent de bénéficier d’un archivage conforme sans investir dans des compétences techniques très spécialisées en interne. Il faut vérifier que le prestataire s’appuie sur les référentiels reconnus (norme NF Z42-013 et son équivalent international ISO 14641) et que le contrat inclut des clauses de réversibilité permettant de récupérer les archives dans un format standard en cas de changement de prestataire. Ce dernier point est indispensable et ne doit pas être négocié.

Étape 4 : Commencer par les factures et les contrats

Il n’est pas nécessaire de traiter tous les types de documents simultanément. Dans une TPE, ce sont généralement les factures et les contrats qui concentrent le risque fiscal et commercial. En commençant par ces deux catégories, on couvre les situations d’exposition les plus fréquentes et on acquiert de l’expérience avec le prestataire avant d’élargir le périmètre. La gestion des autres catégories peut suivre dans un second temps, une fois que les processus sont rodés et que l’équipe est familiarisée avec le fonctionnement du SAE.

Étape 5 : Prévoir une revue annuelle

La conformité documentaire n’est pas un état qu’on atteint une fois pour toutes. Les obligations légales évoluent, les prestataires changent, les volumes de documents augmentent, et les durées de conservation arrivent à leur terme. Une revue annuelle de la politique d’archivage, de l’adéquation du prestataire choisi et de l’état des archives conservées permet d’anticiper les ajustements nécessaires avant qu’ils ne deviennent urgents ou coûteux. Cette revue doit également vérifier que les migrations de format ont bien été planifiées pour les archives les plus anciennes, et que les destructions arrivées à échéance ont été correctement documentées.

Les erreurs fréquentes qui coûtent le plus cher

• Confondre sauvegarde et archivage probant : c’est l’erreur la plus répandue. Les entreprises qui pensent être en conformité parce qu’elles font des sauvegardes régulières ne disposent d’aucune valeur probante sur leurs documents numériques. Une sauvegarde n’est pas une preuve, et elle ne le deviendra jamais sans les mécanismes spécifiques décrits dans cet article.
• Détruire les originaux papier après une numérisation non conforme : une fois l’original détruit, il est trop tard pour corriger le processus. Si la copie numérique ne respecte pas les conditions de l’arrêté du 22 mars 2017 codifié à l’article A102 B-2 du LPF, elle n’a pas valeur de pièce justificative fiscale, et l’entreprise se retrouve sans aucun document probant pour justifier la dépense ou la déduction correspondante.
• Stocker des documents sans journal des événements : un document dont on ne peut pas retracer l’historique d’accès et de modification perd une partie significative de sa valeur probante, même si son intégrité est par ailleurs garantie par une empreinte numérique. Le journal inaltérable n’est pas une option dans un système probant, c’est une composante obligatoire.
• Ne pas avoir de politique de conservation écrite : l’absence de procédure formelle est interprétée comme une gestion aléatoire, susceptible de produire des irrégularités involontaires. Elle est un facteur aggravant lors de redressements fiscaux et fragilise la position de l’entreprise dans toute procédure où ses documents seraient contestés.
• Ne pas tracer les accès aux documents archivés : des documents auxquels n’importe quel utilisateur disposant de droits suffisants peut accéder sans traçabilité ne peuvent pas être présentés comme probants. La question « qui a pu modifier ce fichier ? » doit recevoir une réponse certaine et documentée.
• Utiliser des formats propriétaires ou peu documentés : un document archivé dans un format lisible seulement avec un logiciel spécifique expose l’entreprise à un problème de lisibilité si ce logiciel évolue, change de politique ou disparaît. Les formats ouverts et normalisés, tels que le PDF/A, sont indispensables pour toute conservation sur le long terme.
• Conserver indéfiniment par défaut : l’absence de politique de destruction est un risque réel du point de vue des règles de protection des données personnelles, et elle alourdit inutilement les volumes d’archives à gérer et à sécuriser. La durée légale de conservation n’est pas une durée minimale qu’on peut dépasser librement sans conséquence.

Ce que Djaboo fait, et ce qu’il ne fait pas

Il est important d’être parfaitement clair sur ce point, sans ambiguïté ni contournement.

Djaboo n’est pas un système d’archivage à valeur probante. Djaboo ne fournit pas d’horodatage électronique qualifié au sens du Règlement (UE) n° 910/2014 dit eIDAS. Il ne fournit pas de cachet serveur conforme au référentiel général de sécurité. Il ne fournit pas d’empreinte numérique garantissant l’intégrité des fichiers stockés. Il ne dispose pas de journal des événements inaltérable au sens des normes NF Z42-013 ou ISO 14641. Il ne propose pas de coffre-fort numérique au sens technique du terme. Il n’est pas conforme aux référentiels NF Z42-013 ou ISO 14641. Si votre objectif est de constituer des archives électroniques opposables en cas de contrôle fiscal ou de litige commercial, Djaboo ne peut pas remplir cette fonction à lui seul. Cette mission requiert un prestataire dédié, spécialisé dans l’archivage électronique probant.

Ce que Djaboo apporte, en revanche, se situe en amont de l’archivage probant, et cette contribution est concrète et utile. Les documents commerciaux (devis, factures, propositions) sont créés, envoyés et conservés directement rattachés au dossier du client concerné et au projet correspondant. Chaque dépense peut recevoir son justificatif joint, avec sa catégorie, son montant, sa TVA et sa date. Les factures émises sont liées à leur client et à leur contexte métier. Cette organisation documentaire structurée constitue précisément la base sur laquelle un archivage probant peut ensuite s’appuyer efficacement : quand les documents sont rangés, nommés et rattachés à leurs contextes métier dès leur création, le travail de versement dans un SAE certifié est considérablement simplifié et moins sujet à des oublis ou des incohérences.

Djaboo organise le patrimoine documentaire de l’entreprise au quotidien. Un prestataire d’archivage probant viendra ensuite figer ce patrimoine dans un environnement certifié, avec toutes les garanties techniques et juridiques que cela implique. Les deux outils sont complémentaires dans la chaîne de gestion documentaire : l’un structure et organise, l’autre certifie et protège. Aucun ne remplace l’autre, et il serait incorrect de présenter Djaboo comme une solution d’archivage à valeur probante.

Questions fréquentes

L’archivage à valeur probante est-il légalement obligatoire pour toutes les entreprises ?

Non, il n’existe pas de texte qui impose expressément à toute entreprise de disposer d’un système certifié selon les référentiels NF Z42-013 ou ISO 14641. Ce qui est obligatoire, c’est de conserver certains documents pendant les durées légales (six ans selon l’article L102 B du Livre des procédures fiscales, dix ans selon l’article L123-22 du Code de commerce) et de pouvoir les présenter à l’administration dans un état probant, c’est-à-dire en étant en mesure de prouver leur intégrité. Si vos documents sont natifs électroniques, vous devez pouvoir démontrer qu’ils n’ont pas été modifiés depuis leur création. Si vous avez numérisé des documents papier, la numérisation doit respecter les conditions de l’arrêté du 22 mars 2017. L’obligation légale porte sur le résultat, et le SAE conforme est le moyen le plus sûr et le plus robuste d’y parvenir, même si d’autres approches restent techniquement envisageables.

Quelle est la différence entre archivage à valeur probante et archivage probatoire ?

Ces deux expressions désignent la même réalité et peuvent être utilisées de façon interchangeable dans les textes professionnels et réglementaires. L’adjectif « probant » qualifie ce qui constitue une preuve, ce qui est de nature à convaincre. L’adjectif « probatoire » renvoie à la même idée en insistant sur la fonction de preuve dans un contexte procédural. La distinction lexicale n’a aucune portée juridique : aucun texte de droit ne définit l’un différemment de l’autre. Ce qui compte, c’est le contenu de l’obligation : garantir l’intégrité, l’authenticité, la traçabilité et la pérennité du document conservé, conformément aux conditions posées par l’article 1366 du Code civil et les textes applicables à chaque catégorie de documents.

Un fichier stocké dans un service de cloud grand public constitue-t-il un archivage à valeur probante ?

Non. Un fichier déposé dans un service de stockage en ligne ordinaire n’est pas un archivage à valeur probante, pour plusieurs raisons cumulatives. Le fichier peut être modifié, supprimé ou remplacé sans laisser de trace détectable. Aucun horodatage qualifié au sens du Règlement (UE) n° 910/2014 dit eIDAS n’est attaché au fichier pour certifier sa date de dépôt. Aucune empreinte numérique n’est calculée et conservée séparément pour permettre la vérification de l’intégrité sur toute la durée légale. Les accès au fichier ne sont pas systématiquement journalisés dans un registre inaltérable. L’environnement de stockage ne constitue pas un coffre-fort numérique au sens technique du terme. Certains services cloud professionnels incluent des fonctionnalités de traçabilité et de gestion des versions, mais ces fonctionnalités ne constituent pas un archivage probant au sens des textes applicables. Seul un prestataire dont l’offre est structurée autour des exigences de la norme NF Z42-013 ou de son équivalent ISO 14641 peut prétendre offrir un archivage à valeur probante.

Peut-on légalement détruire les originaux papier après les avoir numérisés ?

Oui, à condition que la numérisation respecte toutes les conditions posées par l’arrêté du 22 mars 2017 relatif aux modalités de numérisation des factures papier, codifié à l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales. La copie numérique doit être conforme à l’original en image et en contenu, sans traitement d’image, conservée en format PDF ou PDF/A-3, sécurisée par un cachet serveur, une empreinte numérique ou une signature électronique conforme au référentiel général de sécurité, et horodatée. Le processus de numérisation doit être encadré par une organisation documentée avec des contrôles internes. Si toutes ces conditions sont réunies, la copie numérique a la même valeur que l’original papier pour les besoins de la pièce justificative fiscale, et l’original peut être détruit. En revanche, si la numérisation n’est pas conforme, la destruction de l’original est une erreur irréparable : il n’existe alors plus aucun document probant pour justifier la dépense ou la déduction concernée.

L’émetteur et le destinataire d’une facture doivent-ils tous les deux l’archiver séparément ?

Oui, chacun est responsable de son propre archivage. L’émetteur conserve l’exemplaire qu’il a émis, le destinataire conserve l’exemplaire qu’il a reçu. Ces deux obligations s’appliquent indépendamment, y compris entre deux entités d’un même groupe. Pour les factures sous format électronique, chaque partie doit conserver le fichier dans son format d’origine électronique, conformément à l’esprit de l’article L102 B du Livre des procédures fiscales qui impose de conserver les documents établis ou reçus sur support informatique sous cette forme. Imprimer une facture électronique et archiver uniquement le papier ne satisfait pas à cette obligation. Cette règle de symétrie signifie qu’une entreprise qui n’émet pas encore de factures électroniques doit néanmoins être en mesure de recevoir et d’archiver de façon probante les factures électroniques que ses fournisseurs lui adressent.

Comment vérifier qu’un prestataire d’archivage est vraiment conforme aux référentiels reconnus ?

Plusieurs éléments permettent d’évaluer la conformité d’un prestataire d’archivage. En premier lieu, vérifiez si le prestataire est certifié selon les référentiels reconnus, notamment la norme NF Z42-013 et son équivalent international ISO 14641. La certification, lorsqu’elle est obtenue après audit indépendant, constitue la démonstration la plus solide de la conformité du système, même si elle n’est pas exigée par la loi. Demandez au prestataire de décrire précisément les mécanismes techniques mis en place : empreinte numérique, horodatage qualifié au sens du Règlement (UE) n° 910/2014 dit eIDAS, journal des événements inaltérable, procédures documentées de migration de format. Vérifiez les clauses contractuelles de réversibilité : en cas de résiliation du contrat, pouvez-vous récupérer toutes vos archives dans un format standard, avec l’ensemble des métadonnées et des éléments de preuve ? Enfin, interrogez le prestataire sur son plan de continuité et ses engagements de niveau de service en cas d’incident majeur.

Un archivage probant couvre-t-il aussi les bons de commande et les bons de livraison ?

Oui, et c’est même recommandé. Les bons de commande et les bons de livraison font partie des pièces justificatives comptables au sens de l’article L123-22 du Code de commerce, et ils constituent les éléments de la piste d’audit fiable. Ils permettent de démontrer le lien entre la commande, la livraison effective et la facture correspondante. En cas de contrôle fiscal portant sur la réalité d’une dépense ou sur le droit à déduction de la TVA, l’administration peut demander à voir l’ensemble de la chaîne documentaire, pas seulement la facture. Archiver uniquement les factures sans les pièces qui leur sont liées expose l’entreprise à des difficultés lorsque la réalité de l’opération commerciale sous-jacente est mise en doute. La piste d’audit fiable, en tant que documentation de cette chaîne, doit elle-même être conservée six ans conformément à l’article L102 B du Livre des procédures fiscales.

Qu’est-ce qu’une piste d’audit fiable, et en quoi se distingue-t-elle de l’archivage probant ?

La piste d’audit fiable est un mécanisme qui permet de démontrer le lien entre une facture et l’opération économique qu’elle représente, en traçant le chemin du bon de commande jusqu’au paiement, en passant par la livraison et la facture. Elle garantit que la facture correspond à une opération réelle et n’a pas été créée sans contrepartie. L’archivage probant, de son côté, garantit l’intégrité et l’authenticité du document lui-même : il prouve que la facture présentée est bien celle qui a été émise et qu’elle n’a pas été modifiée depuis. Ces deux mécanismes sont complémentaires et non substituables l’un à l’autre. Une facture peut être intègre au sens de l’archivage probant mais correspondre à une opération fictive, et inversement une piste d’audit fiable bien documentée perd de sa valeur si les documents qu’elle relie n’ont pas été archivés de façon probante. Les exigences posées par l’arrêté du 22 mars 2017 codifié à l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales mentionnent explicitement la piste d’audit fiable parmi les éléments à prendre en compte dans la sécurisation des factures.

Quels sont les risques concrets en cas de non-conformité lors d’un contrôle fiscal ?

Les conséquences d’un archivage non conforme lors d’un contrôle fiscal peuvent être substantielles. Si l’administration constate que vous ne pouvez pas présenter les documents requis dans un état probant, elle peut remettre en cause les déductions de TVA justifiées par ces documents, entraînant un redressement sur les montants correspondants, majoré des intérêts de retard. Elle peut également remettre en cause des charges déduites du résultat imposable si les pièces justificatives correspondantes ne sont pas probantes. Des pénalités peuvent s’ajouter au redressement selon les circonstances. Par hypothèse, une entreprise qui aurait récupéré 30 000 euros de TVA sur une période contrôlée et qui ne pourrait pas présenter ses factures dans un état probant pourrait se voir redresser l’intégralité de cette somme, majorée des intérêts. Au-delà des montants, l’absence totale de procédure d’archivage peut être interprétée comme un indicateur de désorganisation comptable, ce qui peut déclencher des vérifications plus approfondies portant sur d’autres exercices ou d’autres postes de charges.

Comment articuler l’archivage probant avec les obligations du Règlement général sur la protection des données concernant les données personnelles ?

L’articulation entre archivage probant et protection des données personnelles est un exercice d’équilibre nécessaire. D’un côté, les obligations de conservation légale (article L102 B du LPF, article L123-22 du Code de commerce) constituent une base légale pour conserver des données personnelles pendant la durée prévue par la loi : les données d’un client figurant sur une facture peuvent légitimement être conservées dix ans au titre des obligations comptables. De l’autre, le principe de minimisation exige de ne pas conserver ces données au-delà de cette durée, et d’en restreindre l’accès au strict nécessaire pendant la durée de conservation. Une politique d’archivage conforme doit donc documenter la durée de conservation de chaque catégorie de documents, restreindre les accès aux archives contenant des données personnelles, prévoir des procédures de destruction à l’issue des durées légales, et intégrer ces traitements dans le registre des activités de traitement de l’organisation. Le droit à l’effacement ne s’applique pas lorsqu’une obligation légale de conservation prime, mais il s’applique pleinement dès l’expiration de cette obligation. Les deux corps de règles ne s’opposent pas : ils se combinent pour définir une durée pendant laquelle la conservation est non seulement permise mais obligatoire, et une durée après laquelle la conservation est interdite.