Facturer une personne publique impose un formalisme que le privé ignore : service fait, numéro d’engagement, dépôt sur Chorus Pro. Voici le circuit complet et les délais applicables.
Dès lors que vous signez un marché avec l’État, une collectivité territoriale ou un établissement public, vous entrez dans le périmètre du Code de la commande publique (CCP). Ce texte fixe les règles du jeu : les documents à produire, l’ordre dans lequel les choses se font, les délais à respecter et les recours disponibles si quelque chose se passe mal. Ignorer ces règles, c’est s’exposer à des rejets de facture, à des délais de paiement rallongés et à des difficultés de trésorerie évitables.
Avant même de penser à Chorus Pro, il faut comprendre la logique d’ensemble : pourquoi la facture ne peut pas être émise n’importe quand, pourquoi certaines informations sont indispensables, et comment faire valoir vos droits si le paiement tarde.
Les documents contractuels qui commandent la facturation
Avant d’émettre la moindre facture, relisez l’intégralité des pièces contractuelles de votre marché. Ce réflexe, souvent négligé, évite la majorité des rejets.
Un marché public repose sur plusieurs documents hiérarchisés :
- L’acte d’engagement (AE) : c’est le contrat signé entre vous et l’acheteur public. Il précise le montant, les délais et les conditions générales d’exécution. Le numéro de marché qui figurera sur vos factures en est extrait.
- Le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) : il détaille les modalités de paiement, la périodicité des acomptes, les pièces justificatives à joindre et les éventuelles pénalités. C’est le document de référence pour toute question relative à la facturation.
- Le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) : il décrit les prestations à réaliser. Il conditionne indirectement la facturation, car le paiement ne peut intervenir que pour des prestations conformes à ce que ce document prévoit.
- Le bon de commande : pour les accords-cadres à bons de commande, chaque bon de commande constitue un engagement juridique distinct. Son numéro doit figurer sur la facture correspondante. Ne commencez jamais une prestation sans avoir reçu le bon de commande signé.
Ces documents vous indiquent notamment : à quelle fréquence vous pouvez facturer, quelles pièces joindre à votre demande de paiement, si une procédure de vérification préalable est prévue avant le dépôt sur Chorus Pro, et quel interlocuteur désigner comme destinataire de la facture.
Les mentions obligatoires d’une facture publique
Une facture destinée à un acheteur public doit contenir toutes les mentions légales classiques d’une facture commerciale, auxquelles s’ajoutent des informations spécifiques listées à l’article D.2192-2 du Code de la commande publique. L’absence d’une seule de ces mentions peut justifier un rejet.
| Mention | Précisions |
|---|---|
| Raison sociale et adresse du titulaire | Telles qu’elles figurent dans l’acte d’engagement |
| Numéro SIRET du titulaire | Celui de l’établissement émetteur de la facture |
| Numéro de TVA intracommunautaire | Obligatoire si vous êtes assujetti à la TVA |
| Coordonnées bancaires (IBAN/BIC) | Doivent correspondre au compte déclaré dans Chorus Pro |
| Date d’émission et numéro de facture | Numérotation chronologique et unique |
| Numéro du marché ou du bon de commande | Référence figurant dans l’acte d’engagement ou le bon de commande reçu |
| Numéro d’engagement juridique | Généré par le système d’information financier de l’acheteur. C’est la cause numéro un de rejet : demandez-le dès la notification du marché et conservez-le précieusement. |
| Code service exécutant | Identifie le service destinataire au sein de l’entité publique. Il permet l’acheminement correct de la facture. Vérifiez-le dans le CCAP ou auprès du gestionnaire du marché. |
| Numéro SIRET de l’entité destinataire | Chaque entité publique possède son propre SIRET. Une erreur sur ce numéro entraîne un recyclage de la facture et repart le délai de paiement à zéro. |
| Montant HT, taux de TVA et montant TTC | Détaillés par ligne si plusieurs taux s’appliquent |
| Retenue de garantie le cas échéant | Montant prélevé sur chaque acompte si le marché le prévoit |
Le numéro d’engagement juridique mérite une attention particulière. Il s’agit du numéro généré par le logiciel comptable de l’acheteur public pour chaque engagement de dépense. Sans lui, le comptable public ne peut pas rapprocher votre facture de la dépense autorisée. Si l’acheteur ne vous l’a pas communiqué spontanément, réclamez-le par écrit dès la signature du marché.
Le service fait : pourquoi votre facture ne peut pas être payée avant
En droit public, aucun paiement ne peut intervenir avant la constatation du service fait. C’est un principe fondamental de la comptabilité publique, qui interdit le paiement de prestations non encore réalisées ou non vérifiées.
Le service fait désigne le constat par l’acheteur que les prestations ont bien été exécutées, conformément aux stipulations du marché. Selon la nature du marché, cette constatation prend des formes différentes :
- Un procès-verbal de réception pour les travaux
- Une attestation de livraison ou de service rendu pour les fournitures et services
- Un rapport d’exécution ou un bon de livraison signé
Déposer une facture avant que le service fait soit constaté est l’une des erreurs les plus fréquentes. Le comptable public rejettera systématiquement toute demande de paiement non adossée à un service fait. Pire, si vous déposez votre facture trop tôt, le délai de paiement ne commence pas à courir : il ne part qu’à compter de la date à laquelle la conformité des prestations est constatée.
Conseil pratique : faites signer le document constatant le service fait au moment même de la livraison ou de la fin de prestation. Plus vous attendez, plus le risque de retard augmente.
Le délai global de paiement, son point de départ et sa suspension
Le délai global de paiement (DGP) est le temps maximal entre la réception de votre facture et le virement effectif sur votre compte. Il est fixé par le Code de la commande publique :
- 30 jours pour l’État et les collectivités territoriales
- 50 jours pour les établissements publics de santé
Le point de départ du délai est la date à laquelle votre facture est mise à disposition sur Chorus Pro, c’est-à-dire la date de notification du message électronique informant l’acheteur de la mise à disposition de la facture. Ce délai est global : il inclut le temps de vérification par l’ordonnateur, l’intervention éventuelle d’un maître d’oeuvre, et le traitement par le comptable public.
Ce délai peut être suspendu dans deux situations principales :
- Facture incomplète ou erronée : l’acheteur peut interrompre une fois le délai de paiement pour demander une correction ou un document manquant. Il doit vous notifier les raisons précises de cette interruption. Un nouveau délai de 30 jours repart à compter de votre régularisation.
- Intervention du comptable public : le comptable peut suspendre le délai s’il constate une irrégularité formelle (pièce manquante, cession de créance non notifiée, procédure collective en cours). Il dispose d’environ un tiers du délai global pour effectuer ses vérifications.
Attention : il est interdit aux parties de déroger contractuellement à ces règles. Aucune clause du marché ne peut prévoir un délai de paiement plus long ou conditionner le paiement à des éléments non prévus par le code.
Les intérêts moratoires et l’indemnité forfaitaire : comment les réclamer
Tout dépassement du délai global de paiement ouvre automatiquement droit à des intérêts moratoires, sans qu’il soit nécessaire de les réclamer formellement. Ces intérêts sont dus de plein droit, et aucune clause du marché ne peut y faire obstacle. Toute renonciation à ce droit est réputée non écrite.
Les intérêts moratoires se calculent selon la formule suivante :
Intérêts = Montant TTC x Taux x Nombre de jours de retard / 365
Le taux applicable est égal au taux directeur de la Banque centrale européenne (BCE) majoré de 8 points de pourcentage, en vigueur au premier jour du semestre au cours duquel les intérêts ont commencé à courir.
En plus des intérêts moratoires, l’acheteur doit vous verser une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros par facture payée en retard. Cette indemnité est due de plein droit, sans démarche de votre part.
En pratique, les intérêts moratoires sont rarement versés spontanément. Si l’acheteur ne les règle pas dans les 45 jours suivant la mise en paiement du principal, adressez un courrier recommandé à l’ordonnateur en rappelant l’obligation légale et en joignant votre calcul détaillé. En cas de refus persistant, vous pouvez saisir le médiateur des entreprises ou le tribunal administratif.
Les avances et les acomptes en marché public
La commande publique prévoit deux mécanismes pour limiter votre avance de trésorerie.
L’avance forfaitaire
L’avance est un versement effectué avant toute exécution, destiné à vous permettre de financer le démarrage du marché. Elle est obligatoire lorsque le montant initial du marché dépasse 50 000 euros HT et que le délai d’exécution est supérieur à deux mois. Son taux varie selon l’acheteur et la taille de votre entreprise : pour les PME, il peut atteindre 30 % du montant initial TTC pour les marchés de l’État.
L’avance est remboursée par prélèvement progressif sur vos acomptes, à partir du moment où le montant des prestations exécutées atteint un certain seuil défini dans les pièces du marché.
Si l’acheteur exige une garantie à première demande ou une caution personnelle et solidaire en contrepartie de l’avance, le délai de paiement de l’avance ne court qu’à compter de la réception de cette garantie.
Les acomptes
Les acomptes sont des paiements partiels correspondant à une exécution partielle du marché. Vous avez droit à des acomptes selon une périodicité maximale fixée dans le CCAP (souvent mensuelle pour les marchés de travaux). Chaque acompte est calculé sur la base des prestations réellement exécutées et constatées. La retenue de garantie, si elle est prévue, est prélevée sur chaque acompte.
La retenue de garantie et la caution en marché public
La retenue de garantie est une somme prélevée sur chaque acompte et sur le solde du marché, destinée à couvrir les réserves éventuelles formulées lors de la réception des travaux. Son taux est fixé dans le CCAP, dans la limite de 5 % du montant du marché. Pour les PME, ce taux peut être réduit à 3 % dans certains marchés de l’État et des grandes collectivités.
Vous pouvez remplacer la retenue de garantie par une caution personnelle et solidaire délivrée par un établissement bancaire ou une société d’assurance agréé. Cette substitution vous permet de récupérer immédiatement les sommes qui auraient été retenues, améliorant ainsi votre trésorerie.
La retenue de garantie est libérée, ou la caution est mainlevée, à l’expiration du délai de garantie prévu au marché, sauf si des réserves non levées subsistent. En l’absence de réclamation de l’acheteur dans ce délai, la restitution est de droit.
Le rejet d’une facture par le comptable public : motifs fréquents et remèdes
Le comptable public est le dernier maillon du circuit de paiement. Son rôle est de vérifier la régularité formelle de la dépense avant d’émettre le virement. Il peut suspendre ou rejeter le paiement dans plusieurs situations :
- Pièce justificative manquante : la liste des pièces requises figure en annexe du Code général des collectivités territoriales. Elle varie selon l’objet du marché et la nature du paiement (acompte, avance, solde). Vérifiez cette liste avant chaque dépôt.
- Erreur sur les données d’acheminement : SIRET du destinataire incorrect, code service exécutant erroné ou absent. La facture est alors « recyclée » et vous devez la corriger et la redéposer.
- Cession ou nantissement de créance non notifié : si vous avez cédé votre créance à un établissement de crédit (Dailly), le comptable doit en avoir été informé et disposer des documents correspondants.
- Absence de service fait constaté : le comptable ne peut payer que si l’ordonnateur a certifié le service fait. Si cette certification est absente du dossier, le paiement est bloqué.
- Irrégularité formelle du marché : contrat non écrit pour un marché dépassant certains seuils, absence de pièces de passation. Le comptable peut alors demander un certificat administratif de l’ordonnateur.
En cas de rejet ou de suspension, Chorus Pro vous notifie avec le motif précis. Corrigez uniquement les éléments signalés, puis redéposez la facture. Chaque rejet repart le délai de paiement à zéro : c’est la raison pour laquelle la qualité de la première soumission est déterminante.
La sous-traitance et le paiement direct du sous-traitant
Si vous êtes titulaire d’un marché public et que vous faites appel à un sous-traitant, la loi impose des obligations précises pour protéger ce dernier.
Tout sous-traitant doit être présenté à l’acheteur public pour acceptation, et ses conditions de paiement doivent être agréées. Cette formalité s’effectue via le formulaire DC4 ou une déclaration équivalente. Le silence de l’acheteur pendant 21 jours vaut acceptation tacite.
Le sous-traitant de rang 1 dont le contrat dépasse 600 euros TTC bénéficie du paiement direct : l’acheteur public le paie directement, sans transiter par vous. Le sous-traitant dépose sa demande de paiement sur Chorus Pro, vous disposez de 15 jours pour l’accepter ou la refuser. Passé ce délai, l’acceptation est tacite et le paiement est déclenché.
Les sous-traitants de rang 2 et suivants ne bénéficient pas du paiement direct. Vous devez leur fournir une garantie de paiement sous forme de caution personnelle et solidaire ou de délégation de paiement.
Si vous êtes sous-traitant et que vous n’êtes pas payé par le titulaire dans les délais, vous pouvez exercer une action directe contre l’acheteur public, après avoir mis le titulaire en demeure et envoyé copie de cette mise en demeure à l’acheteur.
Les erreurs les plus fréquentes et comment les éviter
L’expérience des praticiens et les remontées de terrain font ressortir trois erreurs récurrentes qui retardent systématiquement le paiement :
Numéro d’engagement juridique absent
C’est la première cause de rejet sur Chorus Pro. Ce numéro est généré par le système d’information financier de l’acheteur au moment où il engage la dépense. Il ne figure pas toujours dans les documents contractuels initiaux. Demandez-le systématiquement par écrit dès la notification du marché ou du bon de commande, et conservez-le dans votre dossier marché.
Facture déposée avant le service fait
Déposer une facture avant que les prestations soient réalisées et constatées est une erreur qui bloque le paiement. Le comptable public ne peut pas payer une dépense non certifiée. Attendez toujours d’avoir en main le document constatant le service fait (bon de livraison signé, procès-verbal de réception, attestation de l’acheteur) avant de déposer votre facture sur Chorus Pro.
Mauvais code service exécutant
Les grandes entités publiques (ministères, régions, grandes communes) sont découpées en services distincts dans Chorus Pro, chacun disposant d’un code spécifique. Un code erroné entraîne un « recyclage » de la facture : elle vous est retournée pour correction, et le délai de paiement repart à zéro. Vérifiez ce code dans le CCAP ou auprès du gestionnaire du marché avant chaque dépôt.
Préparer une facture publique complète du premier coup
Un rejet de facture n’est pas qu’un désagrément administratif : il repart le délai de paiement à zéro. Si votre délai contractuel est de 30 jours et que votre facture est rejetée au bout de 20 jours, vous repartez pour 30 jours supplémentaires à compter de votre correction. Sur un marché de plusieurs dizaines de milliers d’euros, un décalage de 30 à 60 jours représente un coût réel de trésorerie, parfois supérieur aux intérêts moratoires que vous pourrez récupérer.
La solution est simple : investir du temps en amont pour constituer un dossier de facturation irréprochable, plutôt que de gérer des rejets en cascade.
Djaboo permet de créer des modèles de facture configurés avec les champs spécifiques à chaque client public : numéro d’engagement juridique, code service exécutant, SIRET du destinataire. Ces références de commande sont rattachées à chaque facture et restent disponibles pour toutes les émissions ultérieures sur le même marché, ce qui élimine le risque d’oubli ou d’erreur de saisie lors de chaque nouvelle demande de paiement.
Questions fréquentes
Puis-je envoyer ma facture par email à un acheteur public ?
Non. Depuis le 1er janvier 2020, la facturation électronique est obligatoire pour toutes les factures adressées au secteur public. Elles doivent transiter exclusivement par le portail Chorus Pro. Toute facture transmise par un autre canal (email, courrier postal, remise en main propre) peut être rejetée par l’acheteur, qui doit vous informer de cette obligation et vous inviter à régulariser via Chorus Pro.
Que se passe-t-il si l’acheteur ne me paie pas dans les 30 jours ?
Le dépassement du délai global de paiement ouvre automatiquement droit à des intérêts moratoires, calculés au taux de la BCE majoré de 8 points, ainsi qu’à une indemnité forfaitaire de 40 euros par facture en retard. Ces droits sont d’ordre public : aucune clause du marché ne peut y déroger, et vous ne pouvez pas y renoncer. Si l’acheteur ne les verse pas spontanément, adressez-lui un courrier recommandé avec votre calcul détaillé.
Le délai de paiement peut-il être suspendu ?
Oui, dans deux situations. L’acheteur peut interrompre une fois le délai s’il constate que votre facture est incomplète ou erronée : il doit vous notifier les motifs précis et vous inviter à régulariser. Le comptable public peut également suspendre le délai s’il constate une irrégularité formelle. Dans les deux cas, un nouveau délai de 30 jours repart à compter de votre régularisation. C’est pourquoi la qualité de la première soumission est déterminante.
Quelle est la différence entre une avance et un acompte ?
L’avance est versée avant tout début d’exécution : c’est un financement de démarrage, remboursable par prélèvement progressif sur vos acomptes. L’acompte, lui, correspond à un paiement partiel pour des prestations déjà réalisées et constatées. Les deux mécanismes sont complémentaires et visent à limiter votre avance de trésorerie tout au long de l’exécution du marché.
Qu’est-ce que la retenue de garantie et comment la récupérer ?
La retenue de garantie est un prélèvement sur chaque acompte et sur le solde, plafonné à 5 % du montant du marché, destiné à couvrir les réserves éventuelles à la réception. Elle est libérée à l’expiration du délai de garantie prévu au marché, si aucune réserve non levée ne subsiste. Vous pouvez la remplacer dès le départ par une caution bancaire, ce qui vous permet de disposer immédiatement de ces sommes et d’améliorer votre trésorerie.
Mon sous-traitant peut-il être payé directement par l’acheteur public ?
Oui, à condition que votre sous-traitant ait été présenté à l’acheteur pour acceptation et que ses conditions de paiement aient été agréées. Ce paiement direct est obligatoire pour les contrats de sous-traitance d’un montant égal ou supérieur à 600 euros TTC. Votre sous-traitant dépose sa demande de paiement sur Chorus Pro, vous disposez de 15 jours pour l’accepter ou la refuser. En l’absence de réponse dans ce délai, l’acceptation est tacite et le paiement est déclenché directement par l’acheteur.
