La feuille de temps est le document de référence pour enregistrer et justifier les heures travaillées dans votre entreprise. Voici tout ce qu’un dirigeant de TPE ou PME doit savoir pour la mettre en place correctement.
Une feuille de temps est un document, papier ou numérique, qui recense les périodes de travail d’un salarié ou d’un prestataire. Elle enregistre, pour chaque journée, les heures de début et de fin de travail, les pauses, les éventuelles absences et les heures supplémentaires réalisées.
On parle aussi de feuille de présence, de relevé d’heures ou de timesheet. Ces termes désignent le même outil, dont la forme varie selon la taille de l’entreprise, le secteur d’activité et les besoins de gestion : suivi de la paie, facturation client, pilotage de projet ou contrôle des heures supplémentaires.
La feuille de temps s’adresse à tous les profils : salariés en CDI ou CDD, intérimaires, alternants, mais aussi freelances qui doivent rendre compte du temps passé sur une mission pour pouvoir facturer leur client.
Oui, dans la majorité des situations. L’article L. 3171-2 du Code du travail impose à l’employeur d’établir les documents nécessaires au décompte de la durée de travail lorsque tous les salariés d’un service ne travaillent pas selon le même horaire collectif affiché.
Concrètement, l’article D. 3171-8 du même code précise que ce décompte doit être effectué :
Seuls les salariés soumis à un horaire collectif affiché et identique pour l’ensemble du service sont dispensés d’un décompte individuel. Pour tous les autres, y compris les salariés dont l’organisation du temps de travail est simplement individualisée, le suivi est obligatoire. La Cour de cassation l’a rappelé dans un arrêt du 13 novembre 2025 (n° 23-19.055) : l’absence d’horaire collectif suffit à déclencher l’obligation, quelle que soit l’organisation retenue.
Le non-respect de cette obligation expose l’employeur à une amende administrative pouvant atteindre 4 000 euros par salarié concerné (article L. 8115-1 du Code du travail). En cas de litige sur les heures travaillées, l’absence de relevés fragilise également la position de l’employeur devant le juge.
Pour les salariés au forfait jours, le décompte prend une forme différente : il s’agit d’un récapitulatif annuel du nombre de journées ou demi-journées travaillées, accompagné d’un suivi régulier de la charge de travail.
Le Code du travail ne fixe pas de modèle imposé, mais les informations suivantes doivent figurer dans tout relevé pour qu’il soit exploitable et conforme :
| Colonne | Contenu attendu | Obligatoire |
|---|---|---|
| Identité du salarié | Nom, prénom, poste ou service | Oui |
| Période couverte | Jour, semaine ou mois concerné | Oui |
| Heure de début | Heure de prise de poste effective | Oui |
| Heure de fin | Heure de fin de service effective | Oui |
| Pauses | Durée et horaires des pauses non travaillées | Oui |
| Heures nettes travaillées | Total journalier après déduction des pauses | Oui |
| Heures supplémentaires | Heures au-delà de la durée contractuelle, à distinguer des heures normales | Recommandé |
| Absences et motifs | Congé, maladie, jour férié, RTT | Recommandé |
| Projet ou client | Affectation du temps à une mission ou un dossier | Selon usage |
| Signature | Signature du salarié et, le cas échéant, du responsable | Recommandé |
Selon les besoins de l’entreprise, d’autres colonnes peuvent être ajoutées : équipe d’appartenance, taux de majoration applicable aux heures supplémentaires, astreintes ou déplacements.
C’est l’usage le plus courant et le plus directement lié aux obligations légales. La feuille de temps permet de vérifier que chaque salarié respecte sa durée contractuelle, que les repos légaux sont bien observés et que les durées maximales de travail ne sont pas dépassées. Elle sert de base au calcul de la paie et constitue la pièce justificative en cas de contrôle de l’inspection du travail ou de l’URSSAF.
Pour les entreprises de services, les agences, les cabinets de conseil ou les équipes de freelances, la feuille de temps est l’outil central de la facturation. Chaque heure passée sur un dossier est enregistrée et rattachée au client concerné. Le relevé devient alors la base du bon de travail ou de la facture émise. Sans ce suivi, il est impossible de justifier le montant facturé ni de défendre sa position en cas de contestation.
En rapprochant le temps réellement passé sur un projet du budget initialement prévu, le dirigeant peut mesurer si la mission a été rentable. Un projet facturé à forfait peut se révéler déficitaire si les heures réelles dépassent les heures estimées. La feuille de temps rend cette réalité visible et permet d’ajuster les devis futurs, de renégocier certains contrats ou d’identifier les tâches qui consomment trop de ressources par rapport à leur valeur produite.
La feuille de temps est le seul document permettant de tracer de façon fiable les heures effectuées au-delà de la durée légale ou contractuelle. Elle permet de calculer les majorations dues (25 % pour les huit premières heures supplémentaires, 50 % au-delà, sauf dispositions conventionnelles différentes), de suivre le cumul des heures depuis le début de l’année et de gérer les repos compensateurs acquis. En cas de litige, c’est ce document que le juge demandera en premier.
Trois formats coexistent, chacun avec ses avantages et ses limites selon la taille de l’équipe et la complexité des besoins.
La feuille papier reste utilisée dans certaines structures de très petite taille ou pour des équipes terrain sans accès à un outil numérique. Elle est simple à mettre en place, mais difficile à centraliser, à analyser et à conserver dans de bonnes conditions sur la durée.
Le tableur (Excel ou Google Sheets) est la solution la plus répandue dans les TPE et PME. Il offre une flexibilité de mise en forme, permet de créer des formules de calcul automatique et s’adapte facilement aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Ses limites apparaissent quand l’équipe grandit : la consolidation des données devient chronophage, les risques d’erreur de saisie augmentent et la traçabilité des modifications est difficile à garantir.
Le logiciel de gestion du temps apporte une réponse aux limites du tableur. La saisie est centralisée, les calculs sont automatisés, les données sont sécurisées et accessibles en temps réel par les responsables. Pour les entreprises qui gèrent simultanément plusieurs projets, plusieurs clients ou des équipes de freelances, le passage à un outil dédié représente un gain de temps administratif significatif et une meilleure fiabilité des données.
L’article L. 3243-4 du Code du travail impose de conserver les documents justificatifs relatifs aux heures de travail et à la paie pendant cinq ans. Cette durée correspond au délai de prescription en matière de salaires et couvre les éventuelles contestations ou contrôles.
Cette obligation s’applique quelle que soit la forme du document : papier, fichier Excel ou données issues d’un système de pointage automatisé. L’employeur doit s’assurer que les données restent lisibles, intactes et accessibles pendant toute cette période. En cas de contrôle de l’URSSAF ou de l’inspection du travail, ces documents peuvent être réclamés à tout moment.
Pour les données issues d’un système de pointage automatique, le RGPD impose par ailleurs de ne pas conserver les données personnelles au-delà de ce qui est nécessaire à leur finalité. La durée de cinq ans est cohérente avec les obligations légales, mais il est recommandé d’anonymiser ou de supprimer les données qui ne sont plus utiles une fois ce délai écoulé.
Remplir la feuille de temps en fin de semaine ou en fin de mois de mémoire est une source d’imprécisions. Les heures oubliées, les pauses mal mémorisées ou les débuts de journée approximatifs s’accumulent et faussent le relevé. La bonne pratique est de saisir les heures chaque jour, idéalement au moment de la prise et de la fin de poste.
Les pauses doivent être déduites du temps de travail effectif. Ne pas les mentionner gonfle artificiellement le total d’heures et peut entraîner des erreurs de paie ou des contestations. Le Code du travail impose de documenter les temps de pause : leur omission peut être relevée lors d’un contrôle.
Le temps de travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives. Une pause déjeuner, une période d’astreinte non active ou un trajet domicile-travail ne sont pas du temps de travail effectif au sens légal. Intégrer ces temps dans le décompte fausse les calculs et peut créer des droits à heures supplémentaires non justifiés.
Une feuille de temps non signée par le salarié et le responsable a une valeur probatoire limitée. En cas de litige, l’absence de validation contradictoire affaiblit la position de l’employeur. Il est recommandé de mettre en place un circuit de validation régulier, hebdomadaire ou mensuel, avec signature des deux parties.
Un modèle générique peut ne pas prévoir les colonnes nécessaires à votre activité : affectation par projet, distinction entre types d’heures, suivi des astreintes ou des déplacements. Un relevé incomplet est un relevé inutilisable pour la facturation ou le pilotage. Prenez le temps de paramétrer votre modèle selon vos besoins réels avant de le déployer.
Supprimer les feuilles de temps après quelques mois, ou ne pas les archiver correctement, expose l’entreprise à une incapacité à justifier les heures travaillées en cas de contrôle ou de contentieux. L’obligation légale de conservation est de cinq ans : mettez en place un archivage systématique, numérique de préférence, dès la validation de chaque relevé.
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