Le registre du personnel est un document obligatoire que tout employeur doit tenir dès l’embauche de son premier salarié. Son absence, ses lacunes ou ses erreurs exposent l’entreprise à des sanctions financières appliquées salarié par salarié.
Cette page vous explique ce que le Code du travail impose concrètement : qui est concerné, quelles informations y faire figurer, combien de temps le conserver, qui peut le consulter et comment éviter les erreurs les plus fréquentes. Un modèle prêt à l’emploi est disponible en téléchargement gratuit en bas de page.
Le registre unique du personnel (RUP) est un document légal qui recense, dans l’ordre chronologique de leur arrivée, l’ensemble des salariés d’un établissement. Il est encadré par les articles L1221-13 et suivants du Code du travail. Son rôle est de garantir la transparence des emplois au sein de l’entreprise et de permettre aux organismes de contrôle de vérifier que l’employeur respecte ses obligations en matière de droit du travail.
Chaque inscription doit être portée de manière indélébile, dans l’ordre des embauches, et aucune modification ne peut effacer une mention antérieure. Le registre n’est pas un simple tableau récapitulatif : c’est une pièce administrative à part entière, opposable en cas de litige prud’homal ou de contrôle de l’inspection du travail. Sa bonne tenue témoigne de la rigueur sociale de l’entreprise et constitue une protection concrète pour l’employeur.
L’obligation s’applique à tous les employeurs, quelle que soit la taille de l’entreprise, sa forme juridique (SARL, SAS, association, entreprise individuelle, etc.) ou son secteur d’activité. Elle prend effet dès l’embauche du premier salarié, y compris pendant la période d’essai.
Deux catégories d’employeurs sont exemptées de cette obligation :
Lorsqu’une entreprise dispose de plusieurs établissements, chacun d’eux doit tenir son propre registre. Les registres ne peuvent pas être centralisés au siège social. La Cour de cassation a confirmé cette règle (Cass. Crim. 31 janvier 2012, n° 11-85226) : un contrôle dans un établissement dépourvu de registre est constitutif d’une infraction, même si le registre existe au siège.
Le contenu du registre est défini par l’article D1221-23 du Code du travail. Pour chaque salarié, les informations suivantes doivent être inscrites au moment de l’embauche, de façon indélébile :
Des mentions complémentaires sont obligatoires selon la catégorie de personnel. Le tableau ci-dessous en présente le détail.
| Catégorie de personnel | Mentions obligatoires spécifiques |
|---|---|
| Salarié en CDD | Mention « contrat à durée déterminée » |
| Salarié à temps partiel | Mention « salarié à temps partiel » |
| Salarié intérimaire | Mention « salarié temporaire » + nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire |
| Apprenti ou salarié en contrat de professionnalisation | Mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation » |
| Travailleur étranger assujetti à un titre de travail | Type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail + copie du titre à annexer au registre |
| Stagiaire (article D1221-23-1 du Code du travail) | Nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom du tuteur, lieu de présence. Inscrits dans une section dédiée, dans l’ordre d’arrivée. |
| Volontaire en service civique | Nom et prénoms, dates de début et de fin de la mission, nom du référent, lieu de présence. Inscrits dans une section dédiée. |
| Salarié dont l’embauche ou le licenciement nécessite une autorisation administrative | Date de l’autorisation ou date de la demande d’autorisation |
Les mentions doivent être portées au moment de l’embauche et mises à jour à chaque événement affectant la situation du salarié (changement de poste, de qualification, départ), conformément à l’article D1221-25 du Code du travail.
Selon l’article R1221-26 du Code du travail, les mentions portées sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement. Cette durée correspond au délai de prescription en droit du travail. Elle s’applique quel que soit le support retenu, papier ou numérique.
Le registre doit être tenu en permanence à la disposition des personnes et organismes suivants :
Le refus de présenter le registre à un agent de contrôle de l’inspection du travail constitue un délit d’entrave à l’exercice de ses fonctions, passible d’un an d’emprisonnement et de 7 500 euros d’amende (Cass. Crim. 31 janvier 2012, n° 11-85226).
Le Code du travail n’impose aucun format particulier. L’employeur peut tenir le registre sur support papier ou sur support numérique, à condition que le format retenu offre des garanties de contrôle équivalentes au support papier.
Pour un registre papier, les règles suivantes s’appliquent :
Pour un registre numérique, l’article D1221-23 du Code du travail pose des conditions strictes :
La mise en place d’un registre numérique requiert, au préalable, la consultation des membres du CSE. L’avis rendu doit être transmis à l’inspection du travail. Le traitement informatisé du registre est dispensé de déclaration à la CNIL lorsqu’il répond aux conditions fixées par la délibération CNIL n° 2004-097 du 9 décembre 2004, sans que cela n’exonère l’employeur de ses obligations au titre du RGPD.
L’article R1227-7 du Code du travail prévoit une amende de 750 euros maximum par salarié concerné lorsque le registre est absent, incomplet ou comporte des mentions erronées. Il s’agit d’une contravention de 4e classe, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés en situation irrégulière au regard du registre. Pour les personnes morales, l’amende peut atteindre 3 750 euros par salarié concerné.
Au-delà de l’amende, l’absence de registre expose l’employeur à des risques supplémentaires :
L’inscription dans le registre doit intervenir dès le premier jour de présence du salarié dans l’établissement, y compris pendant la période d’essai. Attendre la confirmation de l’embauche définitive est une erreur courante qui rend le registre non conforme pour toute la durée de la période d’essai.
Depuis la loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014, les stagiaires doivent obligatoirement figurer dans une section dédiée du registre, quelle que soit la durée du stage. Les volontaires en service civique y sont également soumis depuis la loi n° 2017-86 du 27 janvier 2017. Leur absence du registre constitue une infraction.
Les travailleurs mis à disposition par une entreprise de travail temporaire doivent figurer dans le registre de l’entreprise utilisatrice, avec la mention « salarié temporaire » et les coordonnées de l’agence d’intérim. Beaucoup d’employeurs croient à tort que cette obligation incombe uniquement à l’agence.
Chaque établissement doit disposer de son propre registre, tenu sur place et accessible à tout moment. Un registre centralisé au siège social, même complet, ne satisfait pas à l’obligation légale pour les établissements secondaires. En cas de contrôle dans un établissement sans registre sur place, l’infraction est caractérisée.
Le registre doit être mis à jour à chaque événement affectant la situation d’un salarié : changement de poste, de qualification, passage à temps partiel, départ de l’établissement. Un registre figé à la date d’embauche initiale ne reflète pas la réalité des emplois et peut être considéré comme incomplet lors d’un contrôle.
Un fichier tableur classique, librement modifiable et sans horodatage, ne satisfait pas aux exigences légales pour un registre numérique. Le support numérique doit garantir l’inaltérabilité des données et la traçabilité de chaque modification. Un fichier Excel non sécurisé expose l’employeur à une non-conformité constatée lors d’un contrôle.
Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée, l’inscription du type et du numéro du titre dans le registre ne suffit pas. Une copie du titre doit être annexée au registre. Son absence constitue une mention manquante au sens de l’article R1227-7 du Code du travail.
Téléchargez gratuitement le modèle de registre unique du personnel de Djaboo, prêt à compléter et conforme aux exigences du Code du travail. Créez votre compte gratuit sur djaboo.com pour y accéder immédiatement, sans engagement.
