Campagnes, candidats, entretiens et canaux de diffusion dans un seul écran. Vous savez à tout moment combien de postes sont ouverts, où en est chaque candidature et quels entretiens tombent cette semaine.
Le recrutement de Djaboo suit une campagne du jour où vous ouvrez le poste jusqu'au moment où la personne apparaît dans les effectifs.
Total, en cours, planifiées, terminées. Quatre compteurs comparés au mois précédent, et un statut d'avancement par campagne. C'est le premier écran, parce que c'est la première question que pose un dirigeant.
Le nom du candidat, la campagne concernée, l'heure et le jour. Quatre colonnes, une seule liste, et personne n'apprend le matin même qu'il avait un entretien à onze heures.
Diffuser sur cinq canaux ne sert à rien si trois n'apportent que du volume. Le module suit le canal d'origine de chaque candidature, ce qui vous dit où remettre du budget et où arrêter.
On recrutait par mail et par mémoire. Deux candidats sont passés à la trappe en un an. Depuis qu'il y a des campagnes et des statuts, plus aucun.
Le tableau des entretiens à venir a supprimé les relances internes. Chacun voit son créneau, la campagne et le candidat.
Le suivi par canal nous a fait couper une diffusion payante qui remplissait la boîte mail sans jamais produire un seul recrutement.
Un candidat recruté ne repart pas dans un autre outil, il devient un dossier RH avec son contrat et son poste.
Si vous devez chercher dans une boîte mail pour répondre, le module Recrutement de Djaboo affiche le chiffre en ouvrant une page.
Créer un compte gratuitLe module remplit la fonction attendue d'un suivi de candidatures, à savoir des campagnes par poste, des candidats qui progressent par statut, des entretiens planifiés et des canaux d'origine tracés. Il est pensé pour des PME qui recrutent quelques postes par an, pas pour un service de recrutement de grand groupe.
Il bascule côté Ressources humaines. Son dossier RH est créé, son contrat est rattaché au poste de la campagne et il apparaît dans les effectifs et dans l'organigramme. Vous ne ressaisissez pas ses informations une seconde fois.
Oui, c'est le cas d'usage normal. Le tableau de bord distingue les campagnes en cours, planifiées et terminées, avec la comparaison au mois précédent, pour que vous voyiez d'un coup si la charge de recrutement augmente.
Djaboo suit le canal par lequel chaque candidature arrive, ce qui vous permet de mesurer le rendement réel de chaque diffusion. La publication elle-même se fait chez le diffuseur, et le suivi de son efficacité se fait ici.
La campagne est marquée comme telle et les candidatures restent consultables. C'est utile quand un poste similaire se rouvre six mois plus tard, parce que les bons profils écartés faute de timing sont toujours là.
Un logiciel de recrutement, aussi appelé ATS, est un outil qui centralise les offres d emploi, les candidatures reçues et le suivi des candidats à chaque phase du recrutement. Pour une PME, il remplace la boîte mail partagée et le tableur par un processus de recrutement lisible par toute l équipe.
Le recrutement dans une petite entreprise souffre rarement d un manque de candidats. Il souffre d un manque de suivi : des candidatures perdues, des relances oubliées, et des recruteurs qui redécouvrent un dossier trois semaines trop tard.
Trois problèmes reviennent dans toutes les entreprises qui gèrent le recrutement sans logiciel.
Les candidatures se perdent. Une offre publiée sur trois sites emploi génère des réponses dans trois boîtes différentes. Personne ne sait combien de candidats ont postulé, ni où en est chacun.
Le délai de réponse s allonge. Un bon profil reçoit plusieurs propositions. Sans suivi des candidatures, la choix arrive après celle du concurrent, et le talent est perdu.
L expérience candidat se dégrade. Un candidat sans nouvelle pendant trois semaines parle de votre entreprise autour de lui. La marque employeur se construit autant sur les refus que sur les embauches.
Phase du recrutement | Sans logiciel de recrutement | Avec un ATS |
|---|---|---|
Publication de l offre d emploi | Republication manuelle sur chaque site | Diffusion depuis un seul outil |
Réception des candidatures | Boîte mail partagée | Gestion des candidatures centralisée |
Sélection des candidats | Avis échangés par message | Évaluation tracée sur le profil |
Suivi des candidats | Reconstitué de mémoire | Phase visible par l équipe de recrutement |
L intérêt d un outil de recrutement ne tient pas au nombre de fonctionnalités mais à trois effets concrets.
Gagner du temps sur les tâches répétitives. Publier une offre, accuser réception d une candidature, relancer un candidat : ces actions s automatisent sans perdre en qualité.
Décider plus vite. Quand chaque dossier porte son évaluation et son phase, le choix final se prend en réunion plutôt qu en fouillant des messages.
Améliorer la visibilité. Le dirigeant voit le nombre de candidatures par offre, le délai moyen et les postes bloqués. Cette analyse manque totalement dans un processus géré par mail.
L offre est rédigée une fois puis publiée vers les sites emploi et le site carrière de l entreprise. Chaque candidature revient dans le même outil, quelle que soit sa source.
Chaque CV reçu crée un profil candidat. Le tri se fait sur des critères définis à l avance, compétence, expérience ou localisation, plutôt qu au fil de la lecture.
Le processus de recrutement se décompose en phases : candidature reçue, présélection, entretien, décision. Chaque candidat occupe une position visible par toute l équipe de recrutement.
Les entretiens se planifient depuis l outil, avec une trame commune. Les entretiens vidéo pour une présélection à distance font gagner du temps sur les premiers échanges.
Les messages types se personnalisent : accusé de réception, invitation, refus. Répondre à tous les candidats devient réaliste, ce qui améliore l expérience candidat sans effort supplémentaire.
Le module de recrutement de Djaboo est intégré à la gestion des ressources humaines. Un candidat recruté devient un collaborateur sans ressaisie : son profil, ses documents et son poste basculent dans le dossier du personnel.
Création et diffusion des offres d emploi
Gestion des candidatures centralisée, quelle que soit la source
Suivi des candidatures par phase du recrutement
Fiches de poste réutilisables, adaptées à votre secteur
Planification des entretiens et évaluation partagée
Messages personnalisés à chaque phase
Passage automatique du candidat retenu en collaborateur
Ce dernier point est celui qui distingue une solution intégrée d un ATS isolé. Dans un outil séparé, l embauche déclenche une ressaisie complète du dossier.
Une offre peut être ouverte en interne avant d être publiée. La mobilité interne coûte moins cher qu un recrutement externe et retient les collaborateurs qui cherchent une évolution.
Les comparatifs de logiciels de recrutement alignent des dizaines de fonctionnalités. Dans une PME, cinq d entre elles font l essentiel du travail, les autres servent rarement.
Fonctionnalité | Ce qu elle apporte | Besoin réel en PME |
|---|---|---|
Diffusion multi-plateforme | Publier une fois, recevoir partout | Indispensable |
Gestion des candidatures | Tout centraliser au même endroit | Indispensable |
Site carrière | Recevoir en direct, sans intermédiaire | Fort intérêt |
Entretiens vidéo | Présélectionner à distance | Utile si recrutement national |
Analyse sémantique des CV | Classer automatiquement | Rarement utile en petit volume |
Le meilleur logiciel de recrutement n est pas le plus complet, c est celui que votre équipe utilise réellement. Une solution riche mais lourde finit abandonnée au troisième recrutement.
Un logiciel de recrutement produit des informations que le recrutement par mail ne donne jamais. Ces données changent la façon de piloter.
Le nombre de candidatures par offre. Une annonce qui n attire personne pose un problème de rédaction, de salaire ou de visibilité, et il vaut mieux le savoir en semaine deux qu en semaine huit.
Le délai moyen jusqu à l arrivée. C est l information qui permet d anticiper un départ et de lancer le recrutement au bon moment.
La source des meilleurs profils. Savoir quelle plateforme apporte les bons talents évite de payer pour des sites emploi qui ne produisent rien.
Ces trois informations suffisent à adapter votre stratégie de recrutement d une année sur l autre, sans outil d analyse supplémentaire.
La marque employeur n est pas un sujet de communication, c est la somme des expériences vécues par les candidats. Un système de recrutement bien tenu y contribue directement.
Un candidat qui reçoit un accusé de réception, une réponse dans un délai annoncé et un refus argumenté garde une bonne image de l entreprise. Il peut postuler à nouveau, ou recommander un talent de son réseau.
À l inverse, le silence est le meilleur moyen de fermer durablement une porte. Répondre à tous demande une fonction d automatisation, pas une bonne intention.
Le coût d un logiciel de recrutement se compare à celui d une erreur de casting. Une erreur, c est une période d essai perdue, un poste vacant plus longtemps, et un nouveau recrutement à relancer.
Pour une PME, ce coût dépasse plusieurs milliers d euros, sans compter le temps du recruteur. Un système qui structure la sélection et conserve les profils écartés réduit ce risque, et c est là que se trouve son intérêt économique.
Quatre critères suffisent pour une PME.
Le volume de recrutements par an. En dessous de trois embauches, un outil de recrutement dédié est disproportionné. Entre cinq et vingt, un ATS intégré à votre gestion RH est le bon niveau. Au-delà, une plateforme spécialisée se justifie.
L intégration avec le dossier du personnel. Si le logiciel de recrutement ne parle pas à votre système RH, chaque embauche impose une double saisie. C est le point qui coûte le plus sur la durée.
La capacité à personnaliser le processus. Un recrutement de commercial et un recrutement de technicien n ont pas les mêmes phases. L outil doit s adapter, pas imposer.
Le site carrière. Une page emploi propre sur votre propre site améliore la marque employeur et réduit la dépendance aux sites emploi payants.
Un logiciel ne remplace pas une méthode. Un processus de recrutement clair repose sur quatre phases, quel que soit l outil utilisé.
Définir le poste. Une fiche de poste précise évite de recruter une personne qui ne correspond pas à la fonction réelle.
Diffuser l offre. Site carrière d abord, sites emploi ensuite, mobilité interne en parallèle.
Sélectionner. Une présélection sur critères, puis un entretien structuré avec la même trame pour tous les candidats.
Choisir et intégrer. Répondre à tous, y compris aux refusés, et préparer l arrivée du candidat retenu.
La quatrième phase est celle que les entreprises négligent le plus, alors qu elle conditionne la réussite de l embauche.
L automatisation dans le recrutement a mauvaise presse, souvent à raison. Une réponse automatique impersonnelle vaut parfois moins qu un silence.
La ligne est simple. Automatiser ce qui est administratif : accusé de réception, planification, relance interne. Ne jamais automatiser ce qui est une décision : la sélection des candidats et l évaluation restent humaines.
Un logiciel de recrutement bien utilisé libère du temps pour les entretiens, il ne remplace pas le jugement du recruteur.
Un ATS est un logiciel de gestion des candidatures. Il centralise les offres, les CV et le suivi des candidats à chaque phase du processus de recrutement.
Oui dès trois à cinq recrutements par an, ou dès que plusieurs personnes participent à la décision. En dessous, un tableur peut suffire.
Non. Djaboo gère le processus de recrutement et alimente votre site carrière. La diffusion payante sur les sites emploi reste un service distinct.
Son profil bascule dans le dossier du personnel, avec ses documents. Aucune ressaisie n est nécessaire pour créer le collaborateur.
Oui, dans le respect de la durée de conservation prévue par la réglementation sur les données personnelles. Une candidature écartée aujourd hui peut correspondre à un poste ouvert dans six mois.
En répondant à tous et en annonçant un délai. Un candidat informé garde une bonne image de l entreprise même après un refus.
Ouvrez votre prochain recrutement dans l outil plutôt que dans votre boîte mail. Mesurez le nombre de candidatures reçues, le délai de réponse et le temps jusqu à la décision. Ces trois chiffres, que vous n avez probablement jamais eus, suffisent à justifier la suite.
La gestion des recrutements se met en place en quelques jours, à condition de ne pas vouloir tout couvrir dès le premier poste.
Créer un compte et paramétrer les phases qui correspondent à votre façon de travailler.
Rédiger une fiche de poste réutilisable, en listant les compétences réellement nécessaires.
Publier une première annonce et laisser le logiciel collecter les candidatures.
Analyser les retours après deux semaines, puis ajuster le texte si le volume est faible.
Faire basculer la personne retenue vers le dossier du personnel.
Ce premier cycle sert de test. Il permet d ajuster l outil avant de couvrir l ensemble du processus de recrutement de l entreprise.
Un logiciel de recrutement propose un cadre, il ne prend aucune décision. Trois fonctions restent entièrement humaines.
Rédiger une annonce juste. Aucun outil ne sait décrire le travail réel de votre entreprise. Une annonce vague attire des CV inadaptés, quel que soit le logiciel utilisé.
Évaluer une compétence. Le tri automatique classe sur des mots. Savoir si une personne saura faire le travail demande un échange.
Donner envie. Une bonne recrue choisit une équipe, pas une plateforme. Le logiciel vous fait gagner du temps pour cet échange, il ne le remplace pas.
Dans beaucoup de PME, le recrutement est géré par le dirigeant entre deux réunions. C est précisément le cas où un outil apporte le plus, parce que la mémoire humaine ne suffit plus au-delà de quelques candidats.
La solution consiste à réserver deux créneaux fixes par semaine, un pour analyser les nouvelles candidatures, un pour les échanges. Le logiciel conserve le fil entre ces créneaux, ce qu une boîte mail ne fait pas.
Un bon système propose plusieurs fonctionnalités de personnalisation, et c est ce qui permet de l adapter à vos besoins réels plutôt que d adapter votre organisation au logiciel.
Vous pouvez intégrer vos propres critères de sélection, proposer un formulaire de candidature spécifique par fonction, et intégrer les informations collectées au dossier du personnel. Le recruteur garde la main sur ce qui compte, le meilleur talent n étant jamais celui que le tri automatique aurait retenu.
La gestion des recrutements devient alors une information partagée : chaque donnée saisie sert à la fois au suivi en cours et à l analyse du prochain besoin.
Créez un compte gratuit et suivez vos campagnes, vos candidats et vos entretiens au même endroit que vos équipes.
