Déclarer les loyers des locaux professionnels est une obligation fiscale que beaucoup de dirigeants de TPE et PME découvrent… au mauvais moment. Entre le dispositif DECLOYER pour les locataires, les formulaires du bailleur et les règles propres aux SCI, les erreurs sont fréquentes et les pénalités bien réelles. Ce guide vous explique qui est concerné, comment déclarer, quelles charges déduire et comment éviter les pièges les plus courants.
Qui est concerné par la déclaration des loyers professionnels ?
La déclaration des loyers de locaux professionnels concerne plusieurs profils distincts. Avant de chercher quel formulaire remplir, il faut d’abord savoir de quel côté du bail vous vous trouvez.
L’entreprise locataire
Toute entreprise qui loue un local professionnel (bureau, commerce, entrepôt, atelier) et qui est assujettie à la Cotisation Foncière des Entreprises (CFE) doit déclarer le montant de son loyer chaque année via le dispositif DECLOYER. Cette obligation s’applique aux structures soumises à l’impôt sur les sociétés (IS) ou à l’impôt sur le revenu (IR) dans la catégorie des BIC ou des BNC.
Les entreprises en régime micro-BNC sont dispensées de cette déclaration. De même, une entreprise qui ne paie pas la CFE n’est pas concernée.
Le propriétaire bailleur
Si vous êtes propriétaire d’un local professionnel que vous louez à une autre entreprise, vous devez déclarer les loyers perçus comme revenus. Le régime applicable dépend de votre situation : revenus fonciers pour une location nue, BIC pour une location équipée (local loué avec le matériel nécessaire à l’exploitation du preneur).
La SCI (Société Civile Immobilière)
La SCI est un cas particulier. Son régime fiscal détermine entièrement la façon dont les loyers sont déclarés :
- SCI à l’IR : la société dépose le formulaire 2072 chaque année. Les associés déclarent ensuite leur quote-part de revenus fonciers dans leur déclaration personnelle (formulaire 2044).
- SCI à l’IS : la société dépose le formulaire 2065 et paie l’impôt sur les sociétés. Les associés ne sont imposés personnellement que s’ils perçoivent des dividendes.
Le dispositif DECLOYER pour les locataires : qui doit le remplir, quand et comment ?
Qu’est-ce que la DECLOYER ?
La DECLOYER (abréviation de DÉClaration des LOYERs) est une obligation déclarative instaurée par l’article 1498 bis du Code général des impôts. Elle a été créée dans le cadre de la révision des valeurs locatives des locaux professionnels (RVLLP), entrée en vigueur au 1er janvier 2017. Son objectif est simple : permettre à l’administration fiscale de mettre à jour les valeurs locatives cadastrales qui servent de base au calcul de la taxe foncière et de la CFE.
Cette déclaration est obligatoire chaque année, même si le montant du loyer n’a pas changé par rapport à l’année précédente.
Qui doit la remplir ?
Sont concernées toutes les entreprises locataires qui remplissent les trois conditions suivantes :
- Elles sont soumises à l’IS ou à l’IR dans la catégorie des BIC ou des BNC
- Elles occupent un local professionnel au 1er janvier de l’année de déclaration
- Elles sont redevables de la CFE
Les professions libérales en régime réel (déclaration 2035), les SARL, SAS et autres sociétés commerciales locataires d’un bureau ou d’un entrepôt sont donc directement visées.
Quand déposer la DECLOYER ?
La DECLOYER suit le calendrier de la liasse fiscale. Pour un exercice clos au 31 décembre, la date limite de dépôt est fixée au deuxième jour ouvré suivant le 1er mai. Pour la campagne 2026, la date limite est le 20 mai 2026.
Pour les entreprises dont l’exercice se clôture à une autre date, la déclaration doit être transmise dans les trois mois suivant la clôture de l’exercice.
Comment procéder concrètement ?
La DECLOYER se déroule en trois étapes, et ne peut pas être transmise via l’espace professionnel en ligne sur impots.gouv.fr. Elle passe obligatoirement par la procédure EDI (Échange de Données Informatisé), via un partenaire habilité par la DGFiP :
1.Étape 1 : la requête EDI-REQUETE. Votre partenaire EDI (souvent votre expert-comptable) envoie une requête à l’administration fiscale pour obtenir la liste des locaux professionnels qui vous sont rattachés.2.Étape 2 : la réponse de l’administration. La DGFiP répond dans un délai maximum de cinq jours avec la liste pré-remplie de vos locaux (adresse, identifiant cadastral, catégorie).3.Étape 3 : la déclaration. Vous complétez les informations pour chaque local : montant du loyer annuel hors taxes et hors charges, mode d’occupation. Votre partenaire EDI transmet ensuite la déclaration via EDI-TDFC.
Le montant à déclarer est le loyer annuel hors taxes et hors charges pour l’année civile en cours (et non l’année précédente). Si le montant exact n’est pas encore connu au moment de la déclaration, il peut être reconstitué : loyer de janvier multiplié par 12, ou premier trimestre multiplié par 4.
Si aucun local ne vous est restitué par la DGFiP lors de la requête, aucune déclaration n’est attendue. Vous n’avez rien à faire.
Comment le bailleur déclare ses revenus locatifs selon son régime fiscal
Le régime des revenus fonciers (location nue)
Si vous êtes propriétaire d’un local professionnel loué nu (sans équipement) en nom propre, les loyers perçus sont imposés dans la catégorie des revenus fonciers.
Deux régimes sont possibles :
Le micro-foncier : applicable si vos revenus fonciers annuels sont inférieurs à 15 000 euros. L’administration applique automatiquement un abattement forfaitaire de 30 %. Vous déclarez le montant brut en case 4BE de la déclaration 2042.Le régime réel : obligatoire au-delà de 15 000 euros, ou sur option en dessous de ce seuil. Vous déduisez les charges réelles via le formulaire 2044. Ce régime permet de constater un déficit foncier imputable sur le revenu global jusqu’à 10 700 euros par an.
Le régime des BIC (location équipée)
Si vous louez un local avec le matériel ou les équipements nécessaires à l’exploitation du preneur (cuisine professionnelle, matériel médical, agencements commerciaux), les revenus relèvent des Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC) en application de l’article 35 I 5° du CGI.
Ce régime permet d’amortir le bien par composants (gros œuvre, façade, installations techniques, équipements), ce qui réduit significativement le résultat imposable. La TVA à 20 % est obligatoire sur les loyers.
La SCI à l’IS
Une SCI soumise à l’impôt sur les sociétés tient une comptabilité commerciale complète. Elle dépose le formulaire 2065 et paie l’IS sur ses bénéfices. Le taux réduit de 15 % s’applique jusqu’à 42 500 euros de bénéfices, puis le taux normal de 25 % au-delà.
L’avantage majeur de la SCI à l’IS est la possibilité d’amortir le bien immobilier, ce qui peut ramener le résultat imposable à un niveau très faible pendant de nombreuses années. En contrepartie, la plus-value à la revente est calculée sur la valeur nette comptable (prix d’achat diminué des amortissements), ce qui peut alourdir l’imposition lors de la cession.
Les charges déductibles : côté locataire et côté bailleur
Côté locataire : le loyer comme charge d’exploitation
Pour l’entreprise locataire, le loyer versé pour ses locaux professionnels est une charge d’exploitation déductible du résultat fiscal, en application de l’article 39 du CGI. Trois conditions doivent être réunies :
- Le loyer doit être réellement payé
- Il doit être justifié par un bail en bonne et due forme
- Son montant doit être cohérent avec les prix du marché
Attention : si le dirigeant loue à sa propre société un local dont il est personnellement propriétaire, le montant du loyer doit impérativement correspondre aux prix pratiqués dans le secteur. Un loyer excessif peut être requalifié par l’administration.
Les charges accessoires liées au local (entretien courant, assurances, énergie dans la limite de la part professionnelle) sont également déductibles si elles sont prévues au bail et justifiées.
Côté bailleur : les charges déductibles au régime réel
Au régime réel des revenus fonciers (article 31 du CGI), les charges déductibles sont les suivantes :
| Catégorie | Exemples |
|---|---|
| Frais de gestion | Honoraires d’agence, frais de gérance, comptabilité |
| Travaux d’entretien et de réparation | Remplacement de chaudière, réfection électrique, ravalement |
| Intérêts d’emprunt | Intérêts du prêt immobilier (pas le capital remboursé) |
| Taxe foncière | Hors part TEOM refacturée au locataire |
| Primes d’assurance | Assurance PNO, garantie loyers impayés |
| Charges de copropriété | Provisions versées au syndic, régularisées l’année suivante |
Ce qui n’est jamais déductible : les travaux de construction, de reconstruction ou d’agrandissement, les frais d’acquisition du bien (notaire, agence à l’achat), le capital remboursé de l’emprunt.
Pour aller plus loin sur la gestion comptable de votre TPE ou PME, consultez notre guide sur la comptabilité pour les TPE et PME.
Les erreurs courantes et les pénalités à connaître
Les erreurs les plus fréquentes
Pour les locataires :
- Oublier de déposer la DECLOYER parce qu’aucun rappel ne parvient de l’administration. Cette déclaration n’apparaît pas dans l’espace professionnel en ligne, ce qui explique que beaucoup d’entreprises l’ignorent.
- Déclarer le loyer TTC au lieu du loyer HT hors charges. Le montant à renseigner est le loyer annuel hors taxes et hors charges locatives.
- Ne pas anticiper la requête EDI. La DGFiP peut prendre jusqu’à cinq jours pour répondre. Si la requête est envoyée trop tard, il devient impossible de respecter la date limite.
Pour les bailleurs :
- Confondre travaux déductibles et travaux de construction. Un ravalement avec isolation par l’extérieur modifiant la structure du bâtiment peut basculer dans la catégorie non déductible.
- Oublier la régularisation des provisions de copropriété. Les provisions versées au syndic en année N sont déduites en N, puis régularisées en N+1 après approbation des comptes.
- Déduire des charges récupérables sur le locataire, notamment la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, qui incombe au locataire et ne peut pas être déduite par le bailleur.
- Négliger la CSG déductible. Une fraction de 6,8 % de la CSG payée sur les revenus fonciers est déductible du revenu imposable de l’année suivante (case 6DE). Ce montant est souvent ignoré.
Les pénalités applicables
Les sanctions prévues par le Code général des impôts sont les suivantes :
- DECLOYER non déposée ou déposée en retard : amende de 150 euros par local concerné.
- Omission ou inexactitude dans la DECLOYER : 15 euros par erreur constatée, avec un minimum de 60 euros et un maximum de 10 000 euros par document.
- Revenus locatifs non déclarés par le bailleur : majoration de 40 % de l’impôt dû en cas d’oubli, portée à 80 % en cas de fraude avérée (article 1729 du CGI), plus des intérêts de retard de 0,20 % par mois.
- Déficit foncier remis en cause : si le bien est vendu avant le 31 décembre de la troisième année suivant l’imputation du déficit sur le revenu global, les déductions sont intégralement remises en cause avec rappel d’impôt et intérêts de retard.
FAQ : 4 questions fréquentes sur la déclaration des loyers professionnels
Je suis propriétaire de mon local professionnel, dois-je déposer une DECLOYER ?
Non. La DECLOYER ne concerne que les locataires. Si vous êtes propriétaire occupant, vous ne payez pas de loyer et n’avez donc rien à déclarer via ce dispositif. La valeur locative de votre local est mise à jour par d’autres mécanismes (déclarations foncières, coefficients d’actualisation).
Mon expert-comptable peut-il s’occuper de la DECLOYER à ma place ?
Oui, à condition qu’il soit lui-même partenaire EDI habilité pour le protocole EDI-REQUETE, ou qu’il passe par un prestataire certifié. Tous les cabinets ne gèrent pas nécessairement cette déclaration : vérifiez avec votre expert-comptable qu’il prend bien en charge cette obligation chaque année.
Je n’ai pas reçu de requête de l’administration, suis-je quand même obligé de déclarer ?
La requête est envoyée par l’administration en réponse à une interrogation de votre partenaire EDI. Si votre partenaire n’a pas lancé la requête, vous ne recevrez rien. Cela ne vous dispense pas de l’obligation. Il vous appartient de vous assurer que la déclaration est bien effectuée chaque année.
Le loyer que je verse à mon bailleur est-il toujours déductible de mon résultat fiscal ?
Oui, dans la grande majorité des cas. Le loyer d’un local professionnel est une charge d’exploitation déductible du résultat imposable, à condition qu’il soit réellement payé, justifié par un bail, et que son montant corresponde aux prix du marché. Si vous louez un local appartenant à votre propre dirigeant, veillez à ce que le loyer soit fixé à un niveau cohérent avec les pratiques du secteur, sous peine de requalification par l’administration fiscale.
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Les informations contenues dans cet article sont fournies à titre informatif. Pour toute situation spécifique, consultez votre expert-comptable ou un conseiller fiscal.
