無料サンプルのイベント企画契約テンプレート

ビジネスの成長を支援するために、非常にシンプルで信頼性の高いイベント計画契約テンプレートを Word および PDF バージョンで作成したので、繰り返し使用できます。

このモデルには何がありますか?

• サービス

• 支払い

• 解約・解約

イベント企画請負とは？

イベント契約とは、補償と引き換えに、会場、宿泊施設、設備、輸送、娯楽、ケータリング、またはその他の商品またはサービスを提供する契約に関与する XNUMX つの当事者 (つまり、イベント主催者とクライアント) を意味します。

イベント企画とは？

イベント計画は、イベント、特に公共または私的な会場で行われるイベントの準備のプロセスです。 これは、さまざまなサービスを提供するために複数の関係者が関与するウェディング プランニング サービスと比較することができます。

イベント企画契約の種類は？

イベント プランナーが提供するイベント契約には、いくつかの種類があります。

イベントスペース契約

Event Venue Agreement は、クライアントが必要とするサービスを提供するための、イベント企画会場の所有者/テナント、イベント プランナー、およびイベント主催者の間の契約です。 会場の所有者/テナントは、会場の場所をイベント主催者に許可します。 その代わり、イベントプランナーはイベントの準備と現地サービスを担当し、イベント主催者は参加者の招待などを担当します。 契約により、特定の日時に会場をイベント計画に使用できることが保証されます。

イベントケータリング契約

イベント ケータリング契約は、地元のケータリング業者とイベント プランナーの間の契約です。 地元の仕出し屋は、イベントの組織に必要なサービスを提供します。 その代わり、イベントプランナーはイベントの推進と部屋の管理を担当します。 契約は、特定のレートで必要なサービスが合意された価格で提供されることを保証します。

イベント運営契約

イベント運営契約は、イベントプランナーとクライアントとの間の契約です。 契約に基づき、イベント プランナーは、サービス料金と引き換えにイベントのすべての作業を手配します。サービス料金は、通常、予算のパーセンテージとして計算され、売上のパーセンテージに基づいて計算されます。

イベントプロモーション契約

イベントプロモーション契約は、イベントプランナーとそのクライアントとの間の契約です。 契約に基づき、イベント プランナーは一定の料金と引き換えにイベントを宣伝することに同意します。

イベント企画の契約はどのようにすればよいですか？

会場契約は、イベント会場の所有者と顧客の間の契約を拘束する法的文書です。

会場契約は、イベントを計画する上で重要な部分です。 イベントは、それなしでは選択されたイベントで発生することはできませんし、発生するべきではありません。 そのため、イベント会場を所有している場合は、顧客に施設を使用させる前に、必ずイベント会場契約を取得してください。

イベント会場の契約を確立する手順は次のとおりです。

ステップ 1: 両当事者の名前を指定する

部屋の所有者としてのあなたの名前とクライアントの名前は、契約で明確にする必要があります。 あなたは両方の契約当事者です。 したがって、ドキュメントで明示する必要があります。 契約にあなたの名前があれば、契約に関して重大な更新や問題が発生した場合に誰が責任を負うかが明確になります。

ステップ 2: 開始日時と終了日時を指定する

顧客がサイトを使用する期間を指定することが重要です。 だから彼に聞いてください。 次に、顧客がその場所を使用する開始日時と終了日時を指定します。 ゲストが会場を使用する時間は、レンタル料金の合計を決定する要因となります。

ステップ 3: 支払いの内訳と期日を表示する

顧客に詳細な支払い情報を提供します。 彼が特定の金額までどのように蓄積したかを彼に示してください。 お見積りでご提示できます。 そうすることで、顧客は支払い総額に異議を唱えません。 支払いの分配により、顧客は特定の金額を支払わなければならない理由を理解できるようになります。 また、支払い期日を設定することを忘れないでください。

ステップ 4: 支払い遅延と損害に対する罰則を設定する

サイトの所有者として、顧客が責任を負った場合に自分自身を保護する必要があります. これが意味するのは、顧客が期限内に支払いを怠り、あなたの財産に重大な損害を与えた場合です. このためには、罰則を設ける必要があります。 これらの制裁は、違約金の支払いまたは破損した商品の交換である可能性があります。 深刻で深刻な違反の場合、顧客に対して苦情を申し立てることは有効な結果です。

重要な用語

イベント組織契約には何を含める必要がありますか?

イベントを計画する際に契約を結ぶことで、すべての関係者が進行中の作業とイベント計画ビジネスの追加の側面を明確に理解できるようになります。

イベント企画契約の草案を作成する際には、必ず以下を含めてください。

• 提供サービス一覧 :

• 契約には、提供されるサービスとそれらのサービスの性質に関する明確な期待が含まれている必要があります。

• 具体的に定義されていないサービスは誤解され、期待に応えられない可能性があります。

• 提供されるサービスには、ケータリング、オンサイト イベント スタッフ、マーケティングおよび視聴覚機器が含まれる場合がありますが、含まれないサービスも指定することが重要です。

• これらのタスクを契約書に明確に記載して、クライアントがどのサービスを実行し、実行しないかを完全に理解できるようにします。

• 契約では幅広い文言を使用して、コンフォート ゾーン外でサービスを実行しないようにします。

• 協力しているベンダーとそのベンダーが提供するサービスの詳細

• 支払いスケジュール：

• イベントプランナーの契約書にすべての支払いの詳細を明記してください。

• クライアントに何が期待できるかについての一般的な考えを与えるために、イベントの推定予算の概要を説明します。

• 後でいつでも予算を再交渉できるため、過度に詳細な見積もりについて心配する必要はありません。

• 契約書に最初のデポジットの期日を明記し、デポジットが受領されるまで作業は開始されないことに注意してください。

• サービスの提供に対する最終的な支払いが受領されなければならない日付を示します。

• 支払いスケジュールは、追加料金や税金を含め、ビジネスとキャッシュ フローのニーズに最も適している必要があります。

• キャンセル条件：

• 契約にキャンセル条項を含めることで、イベント主催者が計画をキャンセルまたは撤退しなければならない場合に、確実に支払いを受けることができます。

• キャンセル条項には、キャンセル時までに支払われた手数料または保証金は返金不可であることが記載されている必要があります。

• これらの条件はあなたの収益を保護し、顧客がキャンセルする可能性を減らします。

• これらの条項には、有効なイベントのキャンセルを構成するものと、全額が請求される前に顧客がキャンセルしなければならない期間を記載する必要があります。

• 終了条項:

• 不可抗力条項としても知られる終了条項は、プランナーが制御できない理由でサービスがキャンセルされた場合に、プランナーに法的保護を提供します。

• その制御を超えた状況には、ハリケーン、竜巻、洪水が含まれます。

• この条項により、プランナーは特定の極端な状況下ですべての義務とサービスを取り消すことができます。

• この条項では、対象となる状況、サービスをキャンセルする権限を誰が持つか、それらのサービスがキャンセルされた場合に何が起こるかを定義する必要があります。

• 補償条項:

• この条項は、クライアントの過失による訴訟からイベント プランナーを保護します。

• この条項により、クライアントは、自分の行動の結果として発生した損害、怪我、または損失について、あなたまたはあなたの計画会社に責任を負わせることはできません.

• キャンセル条項 (お客様による):

• 場合によっては、イベントプランナーが契約の途中で辞退することもあります。

• この条項では、不当な土壇場での要求やスタッフの不足など、オプトアウトを選択できるシナリオを指定する必要があります。

• サードパーティのプランナーを見つける、または預金を返金するなど、クライアントが撤退した場合の規定の概要を説明します。

イベントにとって契約が重要なのはなぜですか？

状況によっては、影響が有害でコストがかかることもあります。 イベント企画契約を締結することで、あなたとあなたのクライアントは、実行される作業と、一緒にビジネスを行うために必要なその他の側面を明確に理解することができます。 イベント企画契約を作成するときは、これらの XNUMX つの要素を含めるようにしてください。

イベント契約の交渉方法は？

取引ルール

該当する場合は商談規則を適用します。 次の領域に留意してください: 交渉の準備、交渉手段の選択、当事者間の連絡、交渉プロセスの開始、合意のためのオプションの特定など。

• 予算を伝えずに提案を求める:

クライアントの予算を事前に把握しておくことは、クライアントを主要な収入源として認定するための鍵となります。 ただし、一部の見込み客は、自分の数字についてあなたと話し合うことをためらうでしょう。

• XNUMX つの場所に集中するのではなく、複数の提案を取得します。

複数の議題項目に同じ場所を適用できます。 予算の選択肢が XNUMX つしかない場合でも (上部と下部など)、場所だけを考えてはいけません。 他に入れられるものを探してみてください。

• 良い売り込みに頼らないでください。

売り込みを行うには、強固な基盤が必要です。 ただし、人々は常にあなたの販売意図や収益率などについての長い朗読を読んだり聞いたりすることを望んでいるとは限らないことを覚えておいてください. 共有する必要がある最適な情報を選択するだけです。

• インターネットの使用:

それを効果的に使用すると、電子メールと Web は、ビジネス リーダーが交渉に使用できる優れたコミュニケーション チャネルになります。 インターネット ソースを使用して、取引に関する知識のギャップを埋めます。

• 最良の価格を取得する方法:

すでに購入した資産に対して効果的に支払っています。 契約が終了したら、選択を迫られます。 既存のイベント契約の条件に満足している場合は、忠実な顧客としてより低い価格または従量制料金にダウングレードするか、より良い取引を交渉することができます. いずれにせよ、イベント サプライヤーと交渉することで、毎月の請求額を下げることができるはずです。