Campioni gratuiti di modelli di contratti per la pianificazione di eventi

Per aiutarti a far crescere la tua attività, abbiamo creato un modello di contratto di pianificazione degli eventi abbastanza semplice ma affidabile nelle versioni Word e PDF in modo che tu possa utilizzarlo più e più volte.

Cosa c'è in questo modello?

• Servizi

• Pagamento

• Cancellazione/risoluzione

Che cos'è un contratto di organizzazione di eventi?

Contratto dell'evento indica due parti coinvolte (vale a dire, l'Organizzatore dell'evento e il Cliente) in un contratto per la fornitura di un luogo, alloggio, attrezzature, trasporto, intrattenimento, catering o altri beni o servizi in cambio di un compenso.

Cos'è la pianificazione degli eventi?

La pianificazione degli eventi è il processo di preparazione per un evento, e in particolare per quelli che si svolgono in luoghi pubblici o privati. Può essere paragonato a un servizio di pianificazione del matrimonio in cui ci sono più parti coinvolte nella fornitura di vari servizi.

Quali sono i tipi di contratti di organizzazione di eventi?

Esistono diversi tipi di contratti per eventi forniti dagli organizzatori di eventi.

Contratto spazio eventi

Event Venue Agreement è un accordo tra il proprietario/affittuario di una sede di organizzazione di eventi, l'organizzatore di eventi e l'organizzatore di eventi per fornire i servizi richiesti dal cliente. Il proprietario/affittuario di una sede concederà l'ubicazione della sede all'organizzatore dell'evento. In cambio, l'organizzatore dell'evento si occupa della preparazione e del servizio in loco degli eventi, mentre l'organizzatore dell'evento si occupa dell'invito dei partecipanti, ecc. Il contratto garantisce che le sedi saranno disponibili per la pianificazione dell'evento in una data e un orario specifici.

Contratto catering per eventi

Event Catering Contract è un accordo tra il ristoratore locale e l'organizzatore dell'evento. Il ristoratore locale fornisce i servizi necessari per l'organizzazione dell'evento. In cambio, l'event planner promuove l'evento e si occupa della gestione della sala. Il contratto garantisce che i servizi richiesti a una determinata tariffa saranno forniti a un prezzo concordato.

Contratto di gestione dell'evento

Il contratto di gestione degli eventi è un accordo tra l'organizzatore dell'evento e il suo cliente. In base all'accordo, l'organizzatore dell'evento organizza tutte le gambe per l'evento in cambio del costo del servizio, che di solito viene calcolato come percentuale del budget e basato su una percentuale delle vendite.

Contratto di promozione dell'evento

Event Promotion Contract è un accordo tra l'organizzatore dell'evento e il suo cliente. In base all'accordo, l'organizzatore dell'evento si impegna a promuovere l'evento in cambio di una quota fissa.

Come faccio a stipulare un contratto di organizzazione di eventi?

Un contratto per sede è un documento legale che vincola l'accordo tra il proprietario di una sede per eventi e un cliente.

Un contratto per la sede è una parte cruciale della pianificazione di un evento. Un evento non può e non deve svolgersi in un evento prescelto senza di esso. Quindi, se possiedi una sede per eventi, assicurati di ottenere un contratto per la sede dell'evento prima di consentire ai clienti di utilizzare la tua proprietà.

Ecco i passaggi per stabilire un contratto per la sede dell'evento:

Passaggio 1: specificare i nomi di entrambe le parti

Il tuo nome come proprietario della stanza e il nome del cliente dovrebbero essere chiari nel contratto. Siete entrambi parti contraenti. E quindi dovresti manifestarlo nel documento. Con i tuoi nomi sul contratto, ci sarà chiarezza su chi è responsabile in caso di aggiornamenti o problemi significativi relativi all'accordo.

Passaggio 2: specificare la data/ora di inizio e la data/ora di fine

È importante specificare per quanto tempo il cliente utilizzerà il tuo sito. Quindi chiediglielo. Quindi specificare la data/ora di inizio e di fine in cui il cliente può utilizzare la posizione. Per quanto tempo gli ospiti utilizzeranno la sede sarà un fattore nel determinare il pagamento totale dell'affitto.

Passaggio 3: visualizza la ripartizione dei pagamenti e la data di scadenza

Fornisci al cliente informazioni dettagliate sul pagamento. Mostragli come ha accumulato fino a un importo specifico. Puoi presentarlo sotto forma di preventivo. In tal modo, il cliente non si opporrà al pagamento totale. La distribuzione dei pagamenti consentirà al cliente di capire perché deve pagare un determinato importo. Inoltre, non dimenticare di imporre una data di scadenza per il pagamento.

Passaggio 4: stabilire sanzioni per ritardato pagamento e danni

Come proprietario del sito, devi proteggerti se mai il cliente diventa una responsabilità. Ciò che intendiamo con questo è quando un cliente non riesce a pagare in tempo e causa danni significativi alla tua proprietà. Per questo, è necessario stabilire sanzioni. Tali sanzioni possono consistere nel pagamento di penali o nella sostituzione della merce danneggiata. Per violazioni gravi e gravi costituisce valida conseguenza la denuncia nei confronti del cliente.

Termini importanti

Cosa dovrebbe essere incluso in un contratto di organizzazione di eventi?

Avere un contratto in atto durante la pianificazione di un evento garantisce che tutte le parti abbiano una chiara comprensione del lavoro in corso e di ulteriori aspetti dell'attività di pianificazione dell'evento.

Quando redigi il tuo contratto di pianificazione dell'evento, assicurati di includere:

• Un elenco dei servizi forniti :

• L'accordo dovrebbe contenere chiare aspettative circa i servizi forniti e la natura di tali servizi.

• I servizi che non sono specificatamente definiti possono essere fraintesi, portando ad aspettative non soddisfatte.

• I servizi forniti possono includere catering, personale per eventi in loco, attrezzature di marketing e audiovisive, ma è importante specificare anche quali servizi non sono inclusi.

• Elenca chiaramente queste attività nel contratto in modo che il cliente comprenda appieno quali servizi eseguirai e non eseguirai.

• Usa un linguaggio ampio nel contratto per proteggerti dall'esecuzione di un servizio al di fuori della tua zona di comfort.

• Descrivi in ​​dettaglio i fornitori con cui lavori e i servizi che forniscono

• Programma di pagamento:

• Specifica tutti i dettagli di pagamento nel contratto dell'organizzatore di eventi.

• Delinea un budget stimato per l'evento per dare al cliente un'idea generale di cosa aspettarsi.

• Non preoccuparti di stime eccessivamente dettagliate, poiché puoi sempre rinegoziare il budget in un secondo momento.

• Indicare la data di scadenza del deposito iniziale nel contratto e notare che nessun lavoro inizierà fino al ricevimento del deposito.

• Indicare la data entro la quale deve pervenire il pagamento finale per la prestazione dei servizi.

• Il tuo programma di pagamento dovrebbe adattarsi al meglio alle tue esigenze aziendali e di flusso di cassa, comprese commissioni e tasse aggiuntive.

• Termini di cancellazione:

• L'inclusione di una clausola di annullamento nel tuo contratto ti garantisce di essere pagato se l'organizzatore dell'evento deve annullare i propri piani o ritirarsi.

• Le clausole di cancellazione devono indicare che eventuali spese o depositi versati fino al momento della cancellazione non sono rimborsabili.

• Questi termini proteggono i tuoi guadagni e riducono la probabilità che un cliente annulli, soprattutto quando qualcuno ha molti soldi da perdere.

• Queste clausole dovrebbero indicare cosa costituisce una cancellazione valida dell'evento e per quanto tempo il cliente deve annullare prima che gli venga addebitato l'intero importo.

• Clausola risolutiva:

• Conosciuta anche come clausola di forza maggiore, una clausola di risoluzione fornisce al pianificatore tutele legali se i servizi vengono annullati per motivi al di fuori del loro controllo.

• Le circostanze al di fuori del suo controllo includono uragani, tornado e inondazioni.

• Questa clausola conferisce al pianificatore il potere di annullare tutti gli obblighi e i servizi in determinate condizioni estreme.

• La clausola dovrebbe definire quali circostanze sono coperte, chi ha l'autorità di annullare i servizi e cosa succede se tali servizi vengono annullati.

• Clausola di indennizzo:

• Questa clausola protegge l'organizzatore dell'evento da azioni legali per negligenza del cliente.

• Con questa clausola, un cliente non può ritenere voi o la vostra società di pianificazione responsabili per eventuali danni, lesioni o perdite che si verificano a seguito delle loro azioni.

• Clausola di cancellazione (da parte tua):

• In alcuni casi, l'organizzatore dell'evento potrebbe voler recedere a metà del contratto.

• Questa clausola dovrebbe specificare gli scenari in cui è possibile scegliere di rinunciare, comprese le richieste irragionevoli dell'ultimo minuto o la mancanza di personale.

• Delinea le disposizioni per il cliente se ti ritiri, come trovare un pianificatore di terze parti o rimborsare i depositi.

Perché i contratti sono importanti per un evento?

In alcune situazioni, le conseguenze possono essere sia dannose che costose. Avere un contratto di organizzazione di eventi in atto garantisce che tu e il tuo cliente abbiate una chiara comprensione del lavoro che verrà svolto e di altri aspetti necessari per condurre affari insieme. Quando crei il tuo contratto di pianificazione dell'evento, assicurati di includere questi cinque elementi.

Come negoziare un contratto per un evento?

Regole commerciali

Applicare le regole di negoziazione commerciale ove applicabile. Tieni presente le seguenti aree: preparazione per i negoziati, scelta dei mezzi di negoziazione, contatto tra le parti, avvio del processo di negoziazione, identificazione delle opzioni per un accordo, ecc.

• Chiedi una proposta senza dare loro le cifre del tuo budget:

Conoscere in anticipo il budget del tuo cliente è la chiave per qualificarlo come la sua principale fonte di reddito. Tuttavia, alcuni potenziali clienti esiteranno a discutere i loro numeri con te.

• Non concentrarti su un unico luogo ma ottieni diverse proposte:

È possibile applicare la stessa posizione a più voci dell'ordine del giorno. Anche se inizi con solo due opzioni di budget (diciamo un massimo e un minimo), non pensare solo alla posizione. Prova a trovare qualcos'altro che può essere incluso.

• Non fare affidamento su una buona presentazione di vendita:

Avrai bisogno di una solida base per fornire il tuo discorso di vendita. Tuttavia, ricorda che le persone non sono sempre disposte a leggere o ascoltare lunghe recitazioni sulle tue intenzioni di vendita e sui tassi di guadagno, ecc. Basta scegliere le migliori informazioni che devi condividere con loro.

• Usa Internet:

Utilizzandolo in modo efficace, la posta elettronica e il Web sono buoni canali di comunicazione che i leader aziendali possono utilizzare per le trattative. Usa fonti Internet per colmare le lacune nelle tue conoscenze di trading.

• Come ottenere il prezzo migliore:

Stai effettivamente pagando per un bene che hai già acquistato. Una volta scaduto il contratto, devi fare una scelta. Se sei soddisfatto dei termini del tuo contratto per eventi esistente, puoi eseguire il downgrade a un prezzo inferiore o una tariffa pay-per-use come cliente fedele oppure puoi contrattare per un accordo migliore. In ogni caso, dovresti essere in grado di abbassare la tua fattura mensile negoziando con i tuoi fornitori di eventi.