Ejemplos gratuitos de plantillas de contratos de catering

Para ayudarlo a hacer crecer su negocio, hemos creado una plantilla de contrato de catering bastante simple pero confiable en versiones de Word y PDF para que pueda usarla una y otra vez.

¿Qué hay en este modelo?

• Detalles del evento, incluidos los menús. 

• Cancelación

• Términos legales

• Formas de pago

 

¿Qué es un contrato de restauración?

Un contrato de catering es un acuerdo de servicio entre un proveedor y un cliente que especifica los detalles de un servicio de catering que se lleva a cabo durante un período de tiempo específico para uno o más eventos.

 

¿Qué es la restauración?

El catering es el servicio de comida que se proporciona fuera de un lugar, como un restaurante. También es el servicio de comida que se brinda dentro de un lugar, como un centro de conferencias.

En este caso, el catering es el responsable de preparar la comida y servirla a los clientes. De hecho, la restauración suele contar con el apoyo de un servicio de catering.

Pero, en algunos casos, una persona puede hacer el trabajo de catering, como una persona que cocinó una comida para un grupo de amigos.

 

¿Cuáles son los tipos de contratos de restauración?

Los contratos de catering pueden ser de dos tipos, a saber, contratos a largo plazo y contratos a corto plazo. Los contratos a largo plazo son contratos que duran al menos un año. Los contratos cortos tienen una duración que generalmente es inferior a 3 meses. Hay muchos restaurantes que ofrecen estos contratos Los contratos de catering se negocian entre un cliente y un proveedor de servicios.

 

¿Cuánto debo cobrar por el catering?

Cuando comienza a escribir su plan de negocios, es esencial desglosar el costo del catering. Dado que el catering se considera parte de la industria de servicios, la cantidad que presupueste para el personal afectará sus resultados. Una vez que ponga su plan en papel, tendrá una mejor idea de los precios de los servicios de catering. 

• Considere el rango de porcentaje estándar: según la fuente de Cater, la recaudación promedio antes de impuestos para los proveedores de servicios de catering es del 7-8%. Eso es casi el doble de las ganancias que disfrutan los restaurantes sentados. Es posible hacer más, y algunas empresas de catering devuelven hasta un 25 %, pero el mercado y su nicho marcarán la diferencia. Cuando considere usar una calculadora de cotizaciones de catering, fíjese un objetivo elevado, pero sea realista acerca de las ganancias que probablemente obtendrá.

• Análisis de mercado : para efectos de comparación, haga un análisis de mercado informal de sus competidores. Si usted es el único proveedor de catering en la ciudad, deberá evaluar qué tolerará el mercado en términos de precios de catering. Si está compitiendo con otros, comprender sus precios es esencial. Incluya una comparación de productos en su análisis. Por ejemplo, los precios no son comparables entre un servicio de catering boutique y una tienda de comestibles local.

• ¿Cuál es el evento? No cometa el error de cotizar un precio de servicio sin considerar los detalles del evento. Proporcionar almuerzos para llevar para una reunión de negocios es muy diferente de un asunto formal como una boda. Puede enumerar sus servicios en su sitio web, pero no ofrecer precios. Obligue a un cliente potencial a ponerse en contacto con usted, para que pueda obtener más información sobre sus necesidades. Esto le da la posibilidad de venderles sus servicios y ofrecer precios variables, según el cliente. 

Considere la siguiente lista de preguntas que puede hacer para ayudar a desglosar los costos de catering:

• ¿Qué tipo de evento se planea?

• ¿Es formal o informal?

• ¿Quiere que la comida se sirva en forma de buffet o envuelta individualmente?

• ¿Qué tipo de servicio de bebidas necesita?

• ¿Te gustaría alcohol?

• ¿Quieres una vajilla de plástico o una vajilla/cubertería más bonita?

• ¿Cuándo se servirá la comida y cuándo terminará el evento?

• ¿Quieres que te proporcionemos manteles, fundas para sillas o centros de mesa?

• ¿Cuál es tu menú ideal?

Una vez que tenga toda esta información, puede comenzar a estimar el costo real. Luego agregue su objetivo de ganancias para obtener un desglose de los costos de catering para el cliente.

• Comunicarse con el cliente: tome una decisión estratégica sobre la distribución de los costos de catering que comparte con sus clientes. Por ejemplo, no es necesario que expliques cuánto le pagas a un cantinero, al personal de cocina o a los meseros. En su lugar, enumere el costo de la barra o el costo del personal del evento. Si elige dar un precio total o un precio por cabeza, puede salirse de un trato. Desglosarlo le da opciones al cliente. Si su precio es de $ 200 por encima de su presupuesto, es posible que estén dispuestos a prescindir de fundas para sillas o cubiertos para mantenerse dentro de su presupuesto.

• Reflexiona y aprende: Después de cada evento de catering, asegúrese de hacer un desglose final de los costos de catering y compárelo con su primera estimación. Siempre es posible que suceda algo inesperado que aumente sus costos finales, pero se deben considerar los gastos planificados. Por ejemplo, si una bandeja de comida cae al suelo, es su responsabilidad asumir el costo. Por el contrario, si olvidó incluir el seguro de dram shop en el costo de su barra, deberá tenerlo en cuenta para el próximo evento que organice.

 

¿Cómo funciona el catering colectivo?

Los contratos de catering son acuerdos legales entre el cliente y el catering para proporcionar alimentos y refrigerios en el lugar de trabajo, por un período específico. Hay muchos tipos de contratos de catering y cada uno de ellos tiene ventajas y desventajas.

Los contratos deben ser justos para ambas partes y capaces de dar responsabilidad y valor al cliente, así como una recompensa y/o incentivo realista para el proveedor.

Estos son los principales tipos de contratos de catering:

Mayor costo

• El catering establece un presupuesto.

• El proveedor opera el servicio de acuerdo con el presupuesto.

• Si se excede el presupuesto, el cliente paga la diferencia; si se realizan ahorros, estos se transfieren al cliente.

• La subvención puede cambiar mensualmente.

• Los contratistas cobran honorarios de gestión.

 

Costo más garantía 

• Mêmes avantages que le 'coût plus' et en plus le traiteur garantit certaines lignes dans le budget c'est-à-dire les coûts de main-d'œuvre, le pourcentage de bénéfice brut, les dépenses diverses en pourcentage des ventes et les gastos de gestión.

• Asegura que cualquier beneficio del aumento de las ventas reducirá el subsidio de ganancias.

• Las líneas de costo serán “fijas” o garantizadas y facturadas al cliente.

• El cliente no suele beneficiarse de ningún ahorro, pero se puede llegar a un acuerdo para dividir los ahorros entre el proveedor, el cliente y el equipo de catering.

• El contrato puede incorporar tarifas de administración de incentivos basadas en el desempeño.

• Se establece un acuerdo de nivel de servicio (SLA) y el proveedor se compromete a poner en juego parte de sus honorarios.

• El desempeño del servicio de catering se mide contra el SLA.

• La subvención variará.

 

Subvencionado/Sin coste

• El proveedor normalmente tiene total autonomía sobre el precio, el menú y cualquier cargo misceláneo y cómo se aplicarán.

• Los subsidios solo pueden considerarse en sitios de alto volumen donde los precios cercanos a las calles comerciales son aceptables.

• Sin costo para el cliente y el proveedor asume todo el riesgo.

• Para el subsidio cero y un contrato de concesión, se deben aplicar ciertos parámetros, como la soberanía sobre los niveles de servicio, las horas de operación, el suministro y la fijación de precios.

• El servicio de catering gestiona una cuenta de pérdidas y ganancias, pero no se entrega al cliente.

 

Precio fijo o costo/subsidio

• El presupuesto anual, incluidas todas las variables conocidas, lo prepara el proveedor.

• El costo anual se divide por 52 para calcular un subsidio de suma global semanal, o por 12 para calcular un subsidio de suma global mensual. Este costo es a cargo del cliente.

• El cliente no paga por gastos excesivos y sabe exactamente cuánto será el subsidio cada mes.

• El elemento de la tarifa de administración del subsidio puede ser un incentivo, pero no es del todo justo para el proveedor, ya que ya está asumiendo el riesgo de brindar el servicio.

• Los contratistas de menor calidad podrían reducir la calidad y los gastos generales para mejorar sus ganancias.

• Los gastos de gestión suelen ser más elevados para tener en cuenta los posibles riesgos.

 

Costo fijo por cabeza

• Se prepara y calcula un presupuesto anual para proporcionar un costo fijo por usuario.

• Al cliente se le factura utilizando los números diarios multiplicados por el costo de los alimentos por persona.

• Los servicios de catering cuentan con sistemas para contar el número de usuarios.

• Este es un estilo común de contrato para hotelería, escuelas y para clientes donde el cliente no paga por su comida.

 

Concesión

• Además del subsidio cero, se otorga al cliente un porcentaje de devolución (generalmente de las ventas) cada mes.

• El servicio de catering proporciona a los clientes volúmenes de ventas mensuales.

• Por lo general, se utiliza en la venta al por menor o en la calle principal.

• Suelen ser contratos de gran volumen.

 

contrato de regalías 

• Para ser utilizado preferentemente como parte de una estrategia a largo plazo.

• Proporciona al cliente un retorno garantizado sobre el porcentaje de ventas cada mes.

• Transfiere los costos de alimentos y los riesgos de gestión de inventario al servicio de catering.

• El porcentaje de regalías del cliente se mantiene incluso si la ganancia del proveedor se reduce en caso de que el proveedor no controle sus costos.

• El contrato de regalías incentiva a ambas partes.

• Proporciona una alternativa a un acuerdo de nivel de servicio basado en tarifas de administración de incentivos.

• Sólo aplicable en operaciones de alta rotación.

 

Términos importantes

¿Cómo redactar un contrato de catering?

Un contrato de servicios de catering crea la base de la relación legal entre el organizador del evento y el proveedor. Algunos proveedores de catering utilizan su propio contrato, mientras que otros redactan uno nuevo para cada evento. En cualquier caso, ambas partes deberán revisar detenidamente el documento antes de firmarlo.

Para redactar un contrato de catering, deberá seguir los siguientes pasos:

• Detalles del evento

El Cliente contrata a un proveedor de comidas y bebidas y servicios relacionados para el siguiente evento ("Evento"):

- fecha

– Hora de inicio del evento (para invitados)

– Hora de finalización del evento (para invitados)

– Ubicación (“Ubicación”)

– Número estimado de invitados

 

• menú para servir

Las Partes han acordado el menú adjunto al presente contrato de catering. El proveedor se reserva el derecho de realizar cambios menores en el menú si los ingredientes clave no se pueden obtener por razones que escapan al control de las partes.

Las siguientes limitaciones se aplicarán a esta reserva de derechos: "No se servirán bebidas alcohólicas sin un acuerdo por separado relacionado con las mismas".

• Coordinación con el lugar

El proveedor debe tener acceso al sitio a más tardar unas horas antes de la hora de inicio del evento y unas horas después de la hora de finalización para la limpieza. El proveedor hará todos los arreglos necesarios, a cargo del cliente, para obtener este acceso.

• Formas de pago

A cambio de los servicios del Catering como se especifica en este Acuerdo de Catering, el Cliente pagará al Catering por persona que asista al Evento. La cantidad exacta adeudada será determinada y proporcionada por escrito por el cvincular al proveedor, una semana antes del evento con un recuento final de los invitados.

 

• Responsabilidades por costos relacionados

El cliente es el único responsable de todos los costos y/o depósitos asociados con el uso del sitio, y de obtener todos los permisos, autorizaciones u otros requisitos necesarios del proveedor de servicios de catering en el sitio.

• Seguros e indemnizaciones 

El proveedor tiene u obtendrá un seguro de responsabilidad civil general relacionado con los servicios del proveedor en el evento. Sin embargo, el cliente indemnizará y eximirá de responsabilidad al proveedor de cualquier daño, robo o pérdida de la propiedad del proveedor que ocurra durante el evento, causado por cualquiera de los invitados del cliente.

• Cancelación 

Si el Cliente debe cancelar el Evento, el Cliente debe proporcionar un aviso por escrito al Catering, junto con los cargos de cancelación requeridos descritos en este Acuerdo de Catering, para efectuar la cancelación.

El cliente entiende que al celebrar este contrato, el proveedor está dedicando tiempo y recursos a este evento y que, por lo tanto, la cancelación resultaría en una pérdida de ingresos y oportunidades comerciales de una cantidad difícil de calcular con precisión.

Las tarifas de cancelación que se cobrarán se cotizarán en función de la cantidad de días restantes antes del evento y el porcentaje de los costos totales estimados. 

• Cómplice legal

El proveedor trabajará de acuerdo con todas las normas y reglamentos del departamento de salud local aplicables en relación con la preparación y el servicio de alimentos.

• Misión 

Este contrato no podrá ser cedido por ninguna de las partes sin el consentimiento por escrito de la otra.

• Limitación de Remedios 

Si el proveedor de catering no puede cumplir con sus obligaciones bajo este contrato por razones fuera de su control, el proveedor de catering puede encontrar y contratar una empresa de catering sustituta sin costo adicional para el cliente, o reembolsar el cunir. El proveedor no será responsable de ningún daño o compensación adicional en estas circunstancias.

 

• Resolución de conflictos 

Las partes acuerdan no publicar ninguna información negativa sobre la otra parte que surja de este Acuerdo o el Evento en ningún foro en línea o sitio web sin proporcionar un aviso por escrito del contenido previsto del mismo, y sin dar a la otra parte la oportunidad de resolver cualquier problema entre el partes amistosamente.

• Jurisdicción y lugar

Este Acuerdo se interpretará de acuerdo con la ley estatal y cualquier acción legal debe iniciarse en el condado o estado mencionado.

• Firmas

Ahora, ambas partes firmarán el contrato después de revisar todos los términos y condiciones establecidos en el contrato.

 

¿Qué incluye el contrato de catering?

Un contrato de catering juega un papel importante en el éxito de un evento. Ya sea que esté firmando un acuerdo para un asunto general o un evento más específico como una boda, el propósito de cualquier contrato de catering es detallar las responsabilidades de cada una de las partes involucradas.

Estos son los puntos clave que deben incluirse en un contrato de catering:

• Información del Evento: Una de las primeras cosas que debe indicar su contrato de catering es el nombre del cliente, la fecha y hora del evento y la ubicación del evento. Esta información debe aparecer en el contrato para que el cliente y usted acepten los términos del contrato para dicha fecha. Asegúrese de que la información de contacto del cliente también esté en el contrato, como la dirección de correo electrónico, el número de teléfono o el número de fax.

• Costos: Esta parte del contrato debe desglosar los costos del evento y lo que se factura al cliente. Los elementos a incluir en los costos son el número mínimo y máximo de invitados, el precio por persona, el precio por niño invitado, el tipo de servicio solicitado por el cliente y el costo total estimado del evento apoyado. Si cobra cargos por excedentes por horas de servicio más largas o transporte difícil, estos cargos potenciales también deben incluirse en su contrato.

• Tipos de servicio y personal: Es importante que el cliente entienda cuántos servidores está obteniendo por el precio negociado y el tipo de servicio que está solicitando para que no haya confusión en el evento. Indique en el contrato el tipo de servicio que está recibiendo el cliente, como un buffet, entremeses con bandeja o un evento sentado. Incluya en el contrato la cantidad de servidores, autobuses y cantineros que tiene su negocio y enumere los cargos por miembros adicionales del servicio.

• Menú y bebidas: Un contrato de catering debe tener un desglose completo del menú que el cliente recibe en su evento. Incluir platos, aperitivos y bebidas en el contrato. Esto eliminará cualquier confusión de que un cliente tenga que comparar una factura más tarde si no está satisfecho con su servicio.
• TTérminos y condiciones: La última sección de un contrato de catering debe enumerar los términos y condiciones de la relación entre usted como proveedor y el cliente. Indique información sobre su seguro de responsabilidad civil, la fecha límite en la que el invitado puede realizar cambios en su número de invitados o menú, y la información de pago. Desglose la información de pago por el monto de un depósito adeudado, el monto del depósito reembolsable y la fecha en que el cliente debe pagar el saldo final. Describe tu política de cancelación y si un huésped recibe un reembolso si cancela antes de una fecha determinada