Ejemplos gratuitos de plantillas de contratos de planificación de eventos

Para ayudarlo a hacer crecer su negocio, hemos creado una plantilla de contrato de planificación de eventos bastante simple pero confiable en versiones de Word y PDF para que pueda usarla una y otra vez.

¿Qué hay en este modelo?

• Prestaciones de servicio

• Pago

• Cancelación/terminación

¿Qué es un contrato de organización de eventos?

Contrato de evento significa dos partes involucradas (es decir, el Organizador del evento y el Cliente) en un contrato para el suministro de un lugar, alojamiento, servicios, transporte, entretenimiento, catering u otros bienes o servicios a cambio de una compensación.

¿Qué es la planificación de eventos?

La planificación de eventos es el proceso de preparación para un evento, y especialmente para aquellos que se realizan en lugares públicos o privados. Se puede comparar con un servicio de planificación de bodas en el que hay varias partes involucradas en la prestación de diversos servicios.

¿Cuáles son los tipos de contratos de planificación de eventos?

Hay varios tipos de contratos de eventos proporcionados por los planificadores de eventos.

contrato de espacio para eventos

El Acuerdo de lugar de evento es un acuerdo entre el propietario/inquilino de un lugar de planificación de eventos, el planificador de eventos y el organizador del evento para proporcionar los servicios requeridos por el cliente. El propietario/inquilino de un lugar otorgará la ubicación del lugar al organizador del evento. A cambio, el event planner se encarga de la preparación y el servicio in situ de los eventos, mientras que el event organizer se encarga de la invitación de los participantes, etc. El contrato garantiza que los lugares estarán disponibles para la planificación de eventos en una fecha y hora específicas.

Contrato de catering para eventos

El contrato de catering para eventos es un acuerdo entre el proveedor de catering local y el organizador del evento. El catering local proporciona los servicios necesarios para la organización del evento. A cambio, el event planner promociona el evento y se encarga de la gestión de la sala. El contrato garantiza que los servicios requeridos a una tarifa determinada se prestarán a un precio acordado.

Contrato de gestión de eventos

El contrato de gestión de eventos es un acuerdo entre el planificador de eventos y su cliente. Según el acuerdo, el planificador de eventos organiza todo el trabajo preliminar para el evento a cambio de la tarifa de servicio, que generalmente se calcula como un porcentaje del presupuesto y también se basa en un porcentaje de las ventas.

Contrato de promoción de eventos

El contrato de promoción de eventos es un acuerdo entre el planificador de eventos y su cliente. Según el acuerdo, el planificador de eventos se compromete a promover el evento a cambio de una tarifa fija.

¿Cómo hago un contrato de organización de eventos?

Un contrato de lugar es un documento legal que vincula el acuerdo entre el propietario de un lugar de eventos y un cliente.

Un contrato de lugar es una parte crucial de la planificación de un evento. Un evento no puede ni debe tener lugar en un evento elegido sin él. Entonces, si es propietario de un lugar para eventos, asegúrese de obtener un contrato de lugar para eventos antes de permitir que los clientes usen su propiedad.

Estos son los pasos para establecer un contrato de lugar de evento:

Paso 1: Especifique los nombres de ambas partes

Su nombre como propietario de la habitación y el nombre del cliente deben quedar claros en el contrato. Ambos son partes contratantes. Y así deberías manifestarlo en el documento. Con sus nombres en el contrato, habrá claridad sobre quién es responsable si surgen actualizaciones o problemas importantes con respecto al acuerdo.

Paso 2: especifique la fecha/hora de inicio y la fecha/hora de finalización

Es importante especificar cuánto tiempo el cliente utilizará su sitio. Así que pregúntale. Y luego especifique la fecha/hora de inicio y finalización para que el cliente use la ubicación. El tiempo que los invitados usen el lugar será un factor para determinar el pago total del alquiler.

Paso 3: Ver el desglose del pago y la fecha de vencimiento

Dar al cliente información detallada de pago. Muéstrele cómo acumuló hasta una cantidad específica. Puedes presentarlo en forma de presupuesto. Al hacerlo, el cliente no se opondrá al pago total. La distribución de los pagos permitirá al cliente entender por qué tiene que pagar una determinada cantidad. Y además, no olvide imponer una fecha de vencimiento para el pago.

Paso 4: Establecer sanciones por retraso en el pago y daños y perjuicios

Como propietario del sitio, debe protegerse si alguna vez el cliente se convierte en una responsabilidad. Lo que queremos decir con esto es cuando un cliente no paga a tiempo y causa un daño significativo a su propiedad. Para ello, deberá establecer sanciones. Estas sanciones pueden ser multas coercitivas o la reposición de los bienes dañados. Para infracciones graves y graves, la presentación de una queja contra el cliente es una consecuencia válida.

Términos importantes

¿Qué debe incluirse en un contrato de organización de eventos?

Tener un contrato vigente al planificar un evento garantiza que todas las partes comprendan claramente el trabajo en curso, así como los aspectos adicionales del negocio de planificación de eventos.

Al redactar su contrato de planificación de eventos, asegúrese de incluir:

• Una lista de los servicios proporcionados :

• El acuerdo debe contener expectativas claras sobre los servicios prestados y la naturaleza de esos servicios.

• Los servicios que no están específicamente definidos pueden malinterpretarse, lo que lleva a expectativas no satisfechas.

• Los servicios prestados pueden incluir catering, personal de eventos en el lugar, marketing y equipos audiovisuales, pero también es importante especificar qué servicios no están incluidos.

• Enumere claramente estas tareas en el contrato para que el cliente entienda completamente qué servicios realizará y cuáles no.

• Use un lenguaje amplio en el contrato para protegerse contra la prestación de un servicio fuera de su zona de confort.

• Detalle los proveedores con los que trabaja y los servicios que brindan

• Calendario de pago:

• Especifique todos los detalles de pago en el contrato del planificador de eventos.

• Esboza un presupuesto estimado para el evento para darle al cliente una idea general de qué esperar.

• No se preocupe por estimaciones demasiado detalladas, ya que siempre puede renegociar el presupuesto más adelante.

• Indique la fecha de vencimiento del depósito inicial en el contrato y tenga en cuenta que no comenzará ningún trabajo hasta que se reciba el depósito.

• Indique la fecha en la que se debe recibir el pago final por la prestación de los servicios.

• Su cronograma de pagos debe adaptarse mejor a sus necesidades comerciales y de flujo de efectivo, incluidas las tarifas e impuestos adicionales.

• Condiciones de cancelación:

• Incluir una cláusula de cancelación en su contrato garantiza que le paguen si el anfitrión del evento tiene que cancelar sus planes o retirarse.

• Las cláusulas de cancelación deben indicar que cualquier tarifa o depósito pagado hasta el momento de la cancelación no es reembolsable.

• Estos términos protegen sus ganancias y reducen la probabilidad de que un cliente cancele, especialmente cuando alguien tiene mucho dinero que perder.

• Estas cláusulas deben indicar qué constituye una cancelación de evento válida y cuánto tiempo debe cancelar el cliente antes de que se le cobre el monto total.

• Cláusula de rescisión:

• También conocida como cláusula de fuerza mayor, una cláusula de rescisión brinda al planificador protecciones legales si los servicios se cancelan por razones fuera de su control.

• Las circunstancias fuera de su control incluyen huracanes, tornados e inundaciones.

• Esta cláusula otorga al planificador el poder de cancelar todas las obligaciones y servicios bajo ciertas condiciones extremas.

• La cláusula debe definir qué circunstancias están cubiertas, quién tiene la autoridad para cancelar los servicios y qué sucede si se cancelan esos servicios.

• Cláusula de indemnización:

• Esta cláusula protege al organizador de eventos contra acciones legales por negligencia del cliente.

• Con esta cláusula, un cliente no puede responsabilizarlo a usted ni a su compañía de planificación por ningún daño, lesión o pérdida que ocurra como resultado de sus acciones.

• Cláusula de cancelación (por usted):

• En algunos casos, el planificador de eventos puede querer retirarse a la mitad del contrato.

• Esta cláusula debe especificar los escenarios en los que puede optar por no participar, incluidas las solicitudes de última hora irrazonables o la falta de personal.

• Describa las disposiciones para el cliente si se echa atrás, como encontrar un planificador externo o reembolsar los depósitos.

¿Por qué son importantes los contratos para un evento?

En algunas situaciones, las ramificaciones pueden ser perjudiciales y costosas. Tener un contrato de planificación de eventos garantiza que usted y su cliente comprendan claramente el trabajo que se realizará y otros aspectos necesarios para realizar negocios juntos. Al elaborar su contrato de planificación de eventos, asegúrese de incluir estos cinco elementos.

¿Cómo negociar un contrato de evento?

Reglas comerciales

Aplicar las reglas de negociación comercial cuando corresponda. Tenga en cuenta las siguientes áreas: preparación para las negociaciones, elección de los medios de negociación, contacto entre las partes, inicio del proceso de negociación, identificación de opciones de acuerdo, etc.

• Pide una propuesta sin darles las cifras de tu presupuesto:

Conocer el presupuesto de su cliente por adelantado es clave para calificarlo como su principal fuente de ingresos. Sin embargo, algunos prospectos dudarán en discutir sus números con usted.

• No te centres en un solo lugar sino hazte con varias propuestas:

Puede aplicar la misma ubicación a varios elementos de la agenda. Incluso si comienza con solo dos opciones de presupuesto (por ejemplo, una parte superior y otra inferior), no piense solo en la ubicación. Trate de encontrar algo más que se pueda incluir.

• No confíe en un buen argumento de venta:

Necesitará una base sólida para entregar su argumento de venta. Sin embargo, recuerde que las personas no siempre están dispuestas a leer o escuchar recitaciones largas sobre sus intenciones de venta y tasas de ingresos, etc. Simplemente elija la mejor información que necesita para compartir con ellos.

• Usa el Internet:

Usándolo de manera efectiva, el correo electrónico y la web son buenos canales de comunicación que los líderes empresariales pueden usar para las negociaciones. Utilice fuentes de Internet para llenar los vacíos en su conocimiento comercial.

• Cómo conseguir el mejor precio:

Estás pagando efectivamente por un activo que ya has comprado. Una vez que finaliza su contrato, tiene que tomar una decisión. Si está satisfecho con los términos de su contrato de evento existente, puede bajar de categoría a un precio más bajo o una tarifa de pago por uso como cliente leal, o puede regatear para obtener una mejor oferta. De cualquier manera, debería poder reducir su factura mensual negociando con los proveedores de su evento.