Бесплатные образцы шаблонов контрактов на планирование мероприятий

Чтобы помочь вам развивать свой бизнес, мы создали довольно простой, но надежный шаблон контракта на планирование мероприятий в версиях Word и PDF, чтобы вы могли использовать его снова и снова.

Что в этой модели?

• Услуги

• Оплата

• Отмена/прекращение

Что такое контракт на организацию мероприятия?

Контракт на мероприятие означает две стороны, участвующие (т. е. Организатор мероприятия и Заказчик) в контракте на предоставление места проведения, размещения, удобств, транспорта, развлечений, общественного питания или других товаров или услуг в обмен на компенсацию.

Что такое планирование мероприятий?

Планирование мероприятий — это процесс подготовки к мероприятию, особенно к тем, которые проводятся в общественных или частных местах. Это можно сравнить со службой планирования свадьбы, где несколько сторон участвуют в предоставлении различных услуг.

Какие существуют типы контрактов на организацию мероприятий?

Существует несколько типов контрактов на проведение мероприятий, предоставляемых организаторами мероприятий.

Контракт на помещение для проведения мероприятий

Соглашение о месте проведения мероприятия — это соглашение между владельцем/арендодателем места планирования мероприятия, организатором мероприятия и организатором мероприятия о предоставлении услуг, необходимых клиенту. Владелец/арендатор помещения предоставляет место проведения мероприятия организатору мероприятия. В свою очередь, организатор мероприятия заботится о подготовке и обслуживании мероприятий на месте, а организатор мероприятия заботится о приглашении участников и т. д. Контракт гарантирует, что площадки будут доступны для планирования мероприятия в конкретную дату и время.

Договор на кейтеринг

Контракт на обслуживание мероприятий – это соглашение между местным кейтерингом и организатором мероприятия. Местный кейтеринг предоставляет услуги, необходимые для организации мероприятия. В свою очередь, организатор мероприятий продвигает мероприятие и заботится об управлении помещением. Контракт гарантирует, что услуги, требуемые по данной ставке, будут предоставлены по согласованной цене.

Контракт на организацию мероприятия

Контракт на организацию мероприятия – это соглашение между организатором мероприятия и его клиентом. По соглашению, организатор мероприятия организует всю работу по организации мероприятия в обмен на плату за услуги, которая обычно рассчитывается как процент от бюджета, а также на основе процента от продаж.

Контракт на продвижение мероприятия

Контракт на продвижение мероприятия – это соглашение между организатором мероприятия и его заказчиком. В соответствии с соглашением организатор мероприятия соглашается продвигать мероприятие в обмен на установленную плату.

Как заключить договор на организацию мероприятия?

Договор с площадкой — это юридический документ, который связывает соглашение между владельцем площадки для проведения мероприятия и заказчиком.

Договор с местом проведения является важной частью планирования мероприятия. Событие не может и не должно состояться в выбранном событии без него. Поэтому, если вы владеете местом для проведения мероприятий, убедитесь, что вы заключили контракт с местом проведения мероприятия, прежде чем позволить клиентам использовать вашу собственность.

Вот шаги для заключения контракта на место проведения мероприятия:

Шаг 1: Укажите имена обеих сторон

Ваше имя как владельца комнаты и имя клиента должны быть четко указаны в договоре. Вы оба являетесь договаривающимися сторонами. И поэтому вы должны проявить это в документе. С вашими именами в контракте будет ясно, кто несет ответственность, если возникнут какие-либо существенные изменения или проблемы в отношении соглашения.

Шаг 2. Укажите дату/время начала и дату/время окончания

Важно указать, как долго клиент будет пользоваться вашим сайтом. Так спросите его. Затем укажите дату/время начала и окончания, чтобы клиент мог использовать это местоположение. От того, как долго гости будут пользоваться помещением, будет зависеть общая сумма арендной платы.

Шаг 3. Просмотрите разбивку платежей и дату платежа

Дайте клиенту подробную платежную информацию. Покажите ему, как он накопил до определенной суммы. Вы можете представить его в виде сметы. При этом клиент не будет возражать против полной оплаты. Распределение платежей позволит клиенту понять, почему он должен заплатить определенную сумму. А также не забудьте указать срок оплаты.

Шаг 4: Установите штрафы за просрочку платежа и возмещение ущерба

Как владелец сайта, вы должны защитить себя, если клиент станет обузой. Под этим мы подразумеваем случай, когда клиент не в состоянии платить вовремя и наносит значительный ущерб вашему имуществу. Для этого необходимо установить штрафы. Этими санкциями могут быть штрафные санкции или замена поврежденных товаров. При серьезных и серьезных нарушениях правомерным последствием является подача жалобы на клиента.

Важные условия

Что должно быть включено в договор на организацию мероприятия?

Наличие контракта при планировании мероприятия гарантирует, что все стороны имеют четкое представление о незавершенной работе, а также о дополнительных аспектах бизнеса по планированию мероприятий.

При составлении договора на организацию мероприятия обязательно укажите:

• Перечень предоставляемых услуг :

• Соглашение должно содержать четкие ожидания в отношении предоставляемых услуг и характера этих услуг.

• Услуги, которые не определены конкретно, могут быть неправильно поняты, что приведет к неоправданным ожиданиям.

• Предоставляемые услуги могут включать кейтеринг, персонал на месте проведения мероприятия, маркетинговое и аудиовизуальное оборудование, но важно также указать, какие услуги не включены.

• Четко перечислите эти задачи в договоре, чтобы клиент полностью понимал, какие услуги вы будете выполнять, а какие нет.

• Используйте широкие формулировки в контракте, чтобы защитить себя от оказания услуги за пределами вашей зоны комфорта.

• Детализируйте поставщиков, с которыми вы работаете, и услуги, которые они предоставляют

• График оплаты:

• Укажите все платежные реквизиты в договоре организатора мероприятия.

• Наметьте предполагаемый бюджет мероприятия, чтобы дать клиенту общее представление о том, чего ожидать.

• Не беспокойтесь о слишком подробных оценках, так как вы всегда можете пересмотреть бюджет позже.

• Укажите дату внесения первоначального взноса в договоре и обратите внимание, что никакие работы не начнутся до получения залога.

• Указать дату, до которой должен быть получен окончательный расчет за оказание услуг.

• Ваш график платежей должен наилучшим образом соответствовать вашему бизнесу и потребностям в денежных потоках, включая дополнительные сборы и налоги.

• Условия отмены:

• Включение пункта об отмене в ваш контракт гарантирует, что вы получите деньги, если организатору мероприятия придется отменить свои планы или отказаться от участия.

• В положениях об аннулировании должно быть указано, что любые сборы или депозиты, уплаченные до момента аннулирования, не подлежат возврату.

• Эти условия защищают ваши доходы и снижают вероятность того, что клиент отменит подписку, особенно если кто-то может потерять много денег.

• В этих пунктах должно быть указано, что представляет собой действующую отмену мероприятия и как долго клиент должен отменить, прежде чем с него будет снята полная сумма.

• Пункт о расторжении:

• Также известная как оговорка о форс-мажоре, оговорка о расторжении предоставляет планировщику юридическую защиту, если услуги отменяются по причинам, не зависящим от него.

• К независящим от него обстоятельствам относятся ураганы, торнадо и наводнения.

• Этот пункт дает планировщику право отменить все обязательства и услуги при определенных экстремальных условиях.

• Пункт должен определять, какие обстоятельства покрываются, кто имеет право отменить услуги и что произойдет, если эти услуги будут отменены.

• Пункт возмещения убытков:

• Этот пункт защищает организатора мероприятия от судебного иска из-за небрежности клиента.

• В соответствии с этим пунктом клиент не может возлагать на вас или вашу планирующую компанию ответственность за любой ущерб, травмы или убытки, возникшие в результате их действий.

• Пункт об отмене (вами):

• В некоторых случаях организатор мероприятия может захотеть выйти из контракта на полпути.

• В этом пункте должны быть указаны сценарии, в которых вы можете отказаться, включая необоснованные запросы в последнюю минуту или нехватку персонала.

• Опишите условия для клиента, если вы откажетесь, например, поиск стороннего планировщика или возврат депозитов.

Почему контракты важны для мероприятия?

В некоторых ситуациях последствия могут быть как вредными, так и дорогостоящими. Наличие контракта на планирование мероприятия гарантирует, что вы и ваш клиент имеете четкое представление о работе, которая будет выполняться, и других аспектах, необходимых для совместного ведения бизнеса. При составлении контракта на планирование мероприятия обязательно включите эти пять элементов.

Как заключить договор на мероприятие?

Торговые правила

Применяйте правила коммерческих переговоров там, где это применимо. Имейте в виду следующие направления: подготовка к переговорам, выбор средств ведения переговоров, установление контакта между сторонами, начало переговорного процесса, определение вариантов достижения соглашения и т.д.

• Запросите предложение, не сообщая им данные о вашем бюджете:

Знание бюджета вашего клиента заранее является ключом к квалификации их в качестве основного источника дохода. Тем не менее, некоторые потенциальные клиенты не согласятся обсуждать с вами свои цифры.

• Не зацикливайтесь на одном месте, а получите несколько предложений:

Вы можете применить одно и то же местоположение к нескольким пунктам повестки дня. Даже если вы начинаете только с двух вариантов бюджета (скажем, верхнего и нижнего), не думайте только о местоположении. Попробуйте найти что-то еще, что можно включить.

• Не полагайтесь на хороший рекламный ход:

Вам понадобится прочная основа для реализации вашего коммерческого предложения. Однако помните, что люди не всегда готовы читать или слушать длинные рассуждения о ваших намерениях по продажам, уровне доходов и т. д. Просто выберите лучшую информацию, которой вы хотите поделиться с ними.

• Используй интернет:

Используя его эффективно, электронная почта и Интернет являются хорошими каналами связи, которые бизнес-лидеры могут использовать для переговоров. Используйте интернет-источники, чтобы заполнить пробелы в своих торговых знаниях.

• Как получить лучшую цену:

Вы фактически платите за актив, который вы уже приобрели. После того, как ваш контракт закончился, у вас есть выбор. Если вас устраивают условия существующего контракта на мероприятие, вы можете перейти на более низкую цену или тариф с оплатой по мере использования в качестве постоянного клиента или поторговаться, чтобы получить более выгодную сделку. В любом случае, вы должны иметь возможность снизить ежемесячный счет, договорившись с поставщиками мероприятий.