Contoh Gratis Templat Kontrak Perencanaan Acara

Untuk membantu Anda mengembangkan bisnis, kami telah membuat template kontrak perencanaan acara yang cukup sederhana namun andal dalam versi Word dan PDF sehingga Anda dapat menggunakannya berulang kali.

Apa yang ada di model ini?

• Jasa

• pembayaran

• Pembatalan/pengakhiran

Apa itu kontrak perencanaan acara?

Kontrak Acara berarti dua pihak yang terlibat (yaitu, Penyelenggara Acara dan Pelanggan) dalam kontrak untuk penyediaan tempat, akomodasi, fasilitas, transportasi, hiburan, katering, atau barang atau jasa lainnya dengan imbalan kompensasi.

Apa itu Perencanaan Acara?

Perencanaan acara adalah proses mempersiapkan suatu acara, dan terutama untuk acara yang dilakukan di tempat umum atau pribadi. Ini dapat dibandingkan dengan layanan perencanaan pernikahan di mana ada banyak pihak yang terlibat dalam menyediakan berbagai layanan.

Apa saja jenis kontrak perencanaan acara?

Ada beberapa jenis kontrak acara yang disediakan oleh perencana acara.

Kontrak ruang acara

Perjanjian Tempat Acara adalah kesepakatan antara pemilik/penyewa tempat perencanaan acara, perencana acara, dan penyelenggara acara untuk menyediakan layanan yang dibutuhkan oleh klien. Pemilik/penyewa tempat akan memberikan lokasi tempat tersebut kepada penyelenggara acara. Sebagai imbalannya, perencana acara mengurus persiapan dan layanan acara di tempat, sedangkan penyelenggara acara mengurus undangan peserta, dll. Kontrak menjamin bahwa tempat akan tersedia untuk perencanaan acara pada tanggal dan waktu tertentu.

Kontrak katering acara

Kontrak Katering Acara adalah perjanjian antara katering lokal dan perencana acara. Katering lokal menyediakan layanan yang diperlukan untuk penyelenggaraan acara. Sebagai imbalannya, perencana acara mempromosikan acara tersebut dan mengurus pengelolaan ruangan. Kontrak menjamin bahwa layanan yang diperlukan dengan tarif tertentu akan diberikan dengan harga yang disepakati.

Kontrak manajemen acara

Kontrak manajemen acara adalah kesepakatan antara perencana acara dan kliennya. Berdasarkan perjanjian tersebut, perencana acara mengatur semua kerja keras untuk acara tersebut dengan imbalan biaya layanan, yang biasanya dihitung sebagai persentase anggaran dan juga berdasarkan persentase penjualan.

Kontrak Promosi Acara

Kontrak Promosi Acara adalah perjanjian antara perencana acara dan kliennya. Berdasarkan perjanjian tersebut, perencana acara setuju untuk mempromosikan acara tersebut dengan imbalan sejumlah biaya.

Bagaimana cara membuat kontrak perencanaan acara?

Kontrak tempat adalah dokumen hukum yang mengikat perjanjian antara pemilik tempat acara dan pelanggan.

Kontrak tempat adalah bagian penting dari perencanaan acara. Suatu acara tidak dapat dan tidak boleh terjadi dalam acara yang dipilih tanpanya. Jadi, jika Anda memiliki tempat acara, pastikan Anda mendapatkan kontrak tempat acara sebelum mengizinkan pelanggan menggunakan properti Anda.

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat kontrak tempat acara:

Langkah 1: Tentukan nama kedua belah pihak

Nama Anda sebagai pemilik kamar dan nama klien harus jelas dalam kontrak. Anda berdua adalah pihak yang melakukan kontrak. Jadi Anda harus mewujudkannya dalam dokumen. Dengan nama Anda di kontrak, akan ada kejelasan tentang siapa yang bertanggung jawab jika ada pembaruan atau masalah signifikan yang muncul terkait perjanjian tersebut.

Langkah 2: Tentukan tanggal/waktu mulai dan tanggal/waktu akhir

Penting untuk menentukan berapa lama pelanggan akan menggunakan situs Anda. Jadi tanyakan padanya. Dan kemudian tentukan tanggal/waktu mulai dan berakhir bagi pelanggan untuk menggunakan lokasi tersebut. Berapa lama tamu menggunakan tempat tersebut akan menjadi faktor dalam menentukan total pembayaran sewa.

Langkah 3: Lihat perincian pembayaran dan tanggal jatuh tempo

Berikan pelanggan informasi pembayaran terperinci. Tunjukkan padanya bagaimana dia mengumpulkan hingga jumlah tertentu. Anda bisa menyajikannya dalam bentuk perkiraan. Dengan demikian, pelanggan tidak akan keberatan dengan total pembayaran. Distribusi pembayaran akan memungkinkan pelanggan untuk memahami mengapa dia harus membayar jumlah tertentu. Dan juga, jangan lupa untuk memberlakukan tanggal jatuh tempo pembayaran.

Langkah 4: Tetapkan penalti untuk keterlambatan pembayaran dan ganti rugi

Sebagai pemilik situs, Anda perlu melindungi diri sendiri jika pelanggan menjadi kewajiban. Yang kami maksud dengan ini adalah ketika pelanggan gagal membayar tepat waktu dan menyebabkan kerusakan signifikan pada properti Anda. Untuk ini, Anda harus menetapkan hukuman. Sanksi tersebut dapat berupa pembayaran denda atau penggantian barang yang rusak. Untuk pelanggaran serius dan serius, mengajukan keluhan terhadap pelanggan adalah konsekuensi yang sah.

Ketentuan Penting

Apa yang harus disertakan dalam kontrak organisasi acara?

Memiliki kontrak saat merencanakan acara memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman yang jelas tentang pekerjaan yang sedang berlangsung serta aspek tambahan dari bisnis perencanaan acara.

Saat menyusun kontrak perencanaan acara Anda, pastikan untuk menyertakan:

• Daftar layanan yang disediakan :

• Perjanjian tersebut harus berisi ekspektasi yang jelas tentang layanan yang diberikan dan sifat dari layanan tersebut.

• Layanan yang tidak didefinisikan secara spesifik dapat disalahpahami, menyebabkan harapan yang tidak terpenuhi.

• Layanan yang disediakan mungkin mencakup katering, staf acara di tempat, perlengkapan pemasaran dan audiovisual, tetapi penting juga untuk menentukan layanan mana yang tidak disertakan.

• Cantumkan dengan jelas tugas-tugas ini dalam kontrak sehingga klien sepenuhnya memahami layanan mana yang akan dan tidak akan Anda lakukan.

• Gunakan bahasa yang luas dalam kontrak untuk melindungi dari melakukan layanan di luar zona nyaman Anda.

• Detail vendor tempat Anda bekerja dan layanan yang mereka sediakan

• Jadwal pembayaran:

• Tentukan semua detail pembayaran dalam kontrak perencana acara.

• Garis besar perkiraan anggaran untuk acara tersebut untuk memberi klien gambaran umum tentang apa yang diharapkan.

• Jangan khawatir tentang estimasi yang terlalu mendetail, karena Anda selalu dapat menegosiasi ulang anggaran nanti.

• Tunjukkan tanggal jatuh tempo setoran awal dalam kontrak dan perhatikan bahwa tidak ada pekerjaan yang akan dimulai sampai setoran diterima.

• Tunjukkan tanggal pembayaran akhir harus diterima untuk penyediaan layanan.

• Jadwal pembayaran Anda harus paling sesuai dengan kebutuhan bisnis dan arus kas Anda, termasuk biaya tambahan dan pajak.

• Ketentuan pembatalan :

• Menyertakan klausul pembatalan dalam kontrak Anda memastikan Anda dibayar jika penyelenggara acara harus membatalkan rencana mereka atau menarik diri.

• Klausul pembatalan harus menyatakan bahwa setiap biaya atau deposit yang dibayarkan hingga waktu pembatalan tidak dapat dikembalikan.

• Ketentuan ini melindungi penghasilan Anda dan mengurangi kemungkinan pelanggan membatalkan, terutama ketika seseorang kehilangan banyak uang.

• Klausa ini harus menyatakan apa yang merupakan pembatalan acara yang sah dan berapa lama pelanggan harus membatalkan sebelum dikenakan biaya penuh.

• Klausul penghentian:

• Juga dikenal sebagai klausul force majeure, klausul penghentian memberikan perlindungan hukum kepada perencana jika layanan dibatalkan karena alasan di luar kendali mereka.

• Keadaan di luar kendalinya termasuk angin topan, tornado, dan banjir.

• Klausul ini memberi kekuatan kepada perencana untuk membatalkan semua kewajiban dan layanan dalam kondisi ekstrem tertentu.

• Klausul tersebut harus menjelaskan keadaan apa saja yang tercakup, siapa yang berwenang untuk membatalkan layanan dan apa yang terjadi jika layanan tersebut dibatalkan.

• Klausul ganti rugi:

• Klausa ini melindungi perencana acara dari tindakan hukum karena kelalaian klien.

• Dengan klausul ini, klien tidak dapat meminta pertanggungjawaban Anda atau perusahaan perencana Anda atas segala kerusakan, cedera, atau kerugian yang terjadi sebagai akibat dari tindakan mereka.

• Klausul pembatalan (oleh Anda):

• Dalam beberapa kasus, perencana acara mungkin ingin menarik diri di tengah kontrak.

• Klausa ini harus menentukan skenario di mana Anda dapat memilih untuk keluar, termasuk permintaan menit terakhir yang tidak masuk akal atau kekurangan staf.

• Garis besar ketentuan untuk klien jika Anda mundur, seperti menemukan perencana pihak ketiga atau mengembalikan deposit.

Mengapa kontrak penting untuk suatu acara?

Dalam beberapa situasi, akibatnya bisa merugikan dan mahal. Memiliki kontrak perencanaan acara memastikan bahwa Anda dan klien Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang pekerjaan yang akan dilakukan dan aspek lain yang diperlukan untuk menjalankan bisnis bersama. Saat menyusun kontrak perencanaan acara Anda, pastikan untuk memasukkan lima elemen ini.

Bagaimana cara menegosiasikan kontrak acara?

Aturan perdagangan

Terapkan aturan negosiasi komersial jika berlaku. Ingatlah bidang-bidang berikut: mempersiapkan negosiasi, memilih cara negosiasi, melakukan kontak antara para pihak, memulai proses negosiasi, mengidentifikasi opsi untuk kesepakatan, dll.

• Minta proposal tanpa memberi mereka angka anggaran Anda:

Mengetahui anggaran klien Anda sebelumnya adalah kunci untuk memenuhi syarat mereka sebagai sumber pendapatan utama mereka. Namun, beberapa prospek akan ragu untuk mendiskusikan nomor mereka dengan Anda.

• Jangan fokus pada satu tempat tetapi dapatkan beberapa proposal:

Anda dapat menerapkan lokasi yang sama ke beberapa item agenda. Bahkan jika Anda memulai hanya dengan dua opsi anggaran (katakanlah atas dan bawah), jangan hanya memikirkan lokasi. Cobalah untuk menemukan hal lain yang dapat disertakan.

• Jangan mengandalkan promosi penjualan yang baik:

Anda akan membutuhkan dasar yang kuat untuk menyampaikan promosi penjualan Anda. Namun, ingatlah bahwa orang tidak selalu mau membaca atau mendengarkan bacaan panjang tentang niat penjualan dan tingkat pendapatan Anda, dll. Pilih saja informasi terbaik yang perlu Anda bagikan dengan mereka.

• Menggunakan internet:

Menggunakannya secara efektif, email dan web adalah saluran komunikasi yang baik yang dapat digunakan oleh para pemimpin bisnis untuk negosiasi. Gunakan sumber internet untuk mengisi kekosongan dalam pengetahuan perdagangan Anda.

• Bagaimana untuk mendapatkan harga terbaik:

Anda secara efektif membayar aset yang telah Anda beli. Setelah kontrak Anda berakhir, Anda memiliki pilihan untuk dibuat. Jika Anda puas dengan ketentuan kontrak acara yang ada, Anda dapat menurunkan ke harga yang lebih rendah atau tarif bayar per penggunaan sebagai pelanggan setia, atau Anda dapat menawar untuk penawaran yang lebih baik. Either way, Anda harus dapat menurunkan tagihan bulanan Anda dengan bernegosiasi dengan pemasok acara Anda.