Kostenlose Beispiele für Catering-Vertragsvorlagen

Um Ihnen beim Wachstum Ihres Unternehmens zu helfen, haben wir eine ziemlich einfache, aber zuverlässige Vorlage für Cateringverträge in Word- und PDF-Versionen erstellt, damit Sie sie immer wieder verwenden können.

Was steckt in diesem Modell?

• Veranstaltungsdetails einschließlich Menüs 

• Stornierung

• Rechtliche Hinweise

• Zahlungsbedingungen

 

Was ist ein Cateringvertrag?

Ein Cateringvertrag ist eine Dienstleistungsvereinbarung zwischen einem Caterer und einem Kunden, die die Einzelheiten einer zeitlich begrenzten Cateringleistung für eine oder mehrere Veranstaltungen regelt.

 

Was ist Gastronomie?

Catering ist die Dienstleistung von Speisen, die außerhalb eines Ortes, wie z. B. eines Restaurants, bereitgestellt wird. Es ist auch der Verpflegungsservice, der innerhalb eines Ortes angeboten wird, beispielsweise in einem Konferenzzentrum.

In diesem Fall ist der Caterer für die Zubereitung der Speisen und deren Ausgabe an die Kunden verantwortlich. Tatsächlich wird die Restaurierung oft von einem Caterer unterstützt.

In einigen Fällen kann jedoch eine Person die Catering-Arbeit übernehmen, z. B. eine Person, die eine Mahlzeit für eine Gruppe von Freunden zubereitet hat.

 

Welche Arten von Cateringverträgen gibt es?

Es gibt zwei Arten von Cateringverträgen, nämlich langfristige Verträge und kurzfristige Verträge. Langfristige Verträge sind Verträge mit einer Laufzeit von mindestens einem Jahr. Kurzverträge haben eine Laufzeit von in der Regel weniger als 3 Monaten. Viele Restaurants bieten diese Verträge an Cateringverträge werden zwischen einem Kunden und einem Dienstleister ausgehandelt.

 

Wie viel muss ich für das Catering verlangen?

Wenn Sie beginnen, Ihren Businessplan zu schreiben, ist es wichtig, die Kosten für das Catering aufzuschlüsseln. Da das Catering als Teil der Dienstleistungsbranche gilt, wirkt sich der Betrag, den Sie für das Personal budgetieren, auf Ihr Endergebnis aus. Sobald Sie Ihren Plan zu Papier gebracht haben, haben Sie eine bessere Vorstellung von der Preisgestaltung für Catering-Dienstleistungen. 

• Betrachten Sie den Standard-Prozentbereich: Laut der Quelle von Cater liegt die durchschnittliche Einnahme vor Steuern für Caterer bei 7-8 %. Das ist fast das Doppelte des Gewinns, den Restaurants mit Sitzplätzen erzielen. Es ist möglich, mehr zu tun, und einige Caterer bringen bis zu 25 % zurück, aber der Markt und Ihre Nische werden einen Unterschied machen. Wenn Sie erwägen, einen Catering-Angebotsrechner zu verwenden, setzen Sie sich ein hohes Ziel, aber seien Sie realistisch in Bezug auf den Gewinn, den Sie wahrscheinlich erzielen werden.

• Marktanalyse : Führen Sie zu Vergleichszwecken eine informelle Marktanalyse Ihrer Wettbewerber durch. Wenn Sie der einzige Caterer in der Stadt sind, müssen Sie abschätzen, was der Markt in Bezug auf die Catering-Preise toleriert. Wenn Sie mit anderen konkurrieren, ist es wichtig, ihre Preise zu verstehen. Bauen Sie einen Produktvergleich in Ihre Analyse ein. Beispielsweise sind die Preise zwischen einem Boutique-Caterer und einem lokalen Lebensmittelgeschäft nicht vergleichbar.

• Was ist die Veranstaltung? Machen Sie nicht den Fehler, einen Catering-Preis anzugeben, ohne die Details der Veranstaltung zu berücksichtigen. Die Bereitstellung von Lunchpaketen für ein Geschäftstreffen unterscheidet sich erheblich von einer formellen Angelegenheit wie einer Hochzeit. Sie können Ihre Dienstleistungen auf Ihrer Website auflisten, aber keine Preise anbieten. Zwingen Sie einen potenziellen Kunden, sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen, damit Sie mehr über seine Bedürfnisse erfahren können. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, sie für Ihre Dienste zu verkaufen und je nach Kunde unterschiedliche Preise anzubieten. 

Betrachten Sie die folgende Liste von Fragen, die Sie stellen können, um die Verpflegungskosten aufzuschlüsseln:

• Welche Art von Veranstaltung ist geplant?

• Ist es formell oder leger?

• Möchten Sie die Speisen in Buffetform oder einzeln verpackt?

• Welchen Getränkeservice benötigen Sie?

• Möchtest du Alkohol?

• Möchten Sie Plastikgeschirr oder schöneres Geschirr/Besteck?

• Wann wird das Essen serviert und wann endet die Veranstaltung?

• Möchten Sie, dass wir Ihnen Tischdecken, Stuhlhussen oder Tafelaufsätze liefern?

• Was ist Ihr ideales Menü?

Sobald Sie alle diese Informationen haben, können Sie mit der Schätzung der tatsächlichen Kosten beginnen. Fügen Sie dann Ihr Gewinnziel hinzu, um eine Aufschlüsselung der Verpflegungskosten für den Kunden zu erhalten.

• Kommunikation mit dem Kunden: Treffen Sie eine strategische Entscheidung über die Verteilung der Verpflegungskosten, die Sie mit Ihren Kunden teilen. Sie müssen beispielsweise nicht erklären, wie viel Sie einem Barkeeper, Küchenpersonal oder Kellnern zahlen. Listen Sie stattdessen die Kosten für die Bar oder das Veranstaltungspersonal auf. Wenn Sie sich dafür entscheiden, einen Gesamtpreis oder einen Preis pro Kopf anzugeben, können Sie aus einem Geschäft aussteigen. Die Aufschlüsselung gibt dem Kunden Optionen. Wenn Ihr Preis 200 $ über ihrem Budget liegt, sind sie möglicherweise bereit, auf Stuhlhussen oder Besteck zu verzichten, um ihr Budget einzuhalten.

• Reflektieren und lernen: Machen Sie nach jeder Catering-Veranstaltung eine endgültige Aufschlüsselung der Catering-Kosten und vergleichen Sie diese mit Ihrer ersten Schätzung. Es ist immer möglich, dass etwas Unerwartetes passiert, das Ihre Nettokosten erhöht, aber geplante Ausgaben sollten berücksichtigt werden. Wenn zum Beispiel ein Tablett mit Essen auf den Boden fällt, sind Sie dafür verantwortlich, die Kosten zu tragen. Umgekehrt, wenn Sie vergessen haben, eine Dram-Shop-Versicherung in die Kosten Ihrer Bar einzubeziehen, müssen Sie sie für die nächste Veranstaltung, die Sie veranstalten, berücksichtigen.

 

Wie funktioniert Gemeinschaftsverpflegung?

Cateringverträge sind rechtsgültige Vereinbarungen zwischen dem Kunden und dem Caterer über die Bereitstellung von Speisen und Getränken am Arbeitsplatz für einen bestimmten Zeitraum. Es gibt viele Arten von Cateringverträgen und jeder von ihnen hat Vor- und Nachteile.

Verträge sollten für beide Parteien fair sein und in der Lage sein, dem Kunden Rechenschaft und Wert sowie dem Caterer eine realistische Belohnung und/oder einen Anreiz zu bieten.

Hier sind die wichtigsten Arten von Cateringverträgen:

Kosten zuzüglich

• Der Caterer erstellt einen Kostenvoranschlag.

• Der Caterer betreibt den Service entsprechend dem Budget.

• Bei Überschreitung des Budgets zahlt der Auftraggeber die Differenz; werden Einsparungen erzielt, werden diese an den Kunden weitergegeben.

• Der Zuschuss kann sich monatlich ändern.

• Auftragnehmer erheben Verwaltungsgebühren.

 

Kosten plus Garantie 

• Dieselben Vorteile wie „Kosten plus“, zusätzlich garantiert der Caterer bestimmte Posten im Budget, z. B. Arbeitskosten, Prozentsatz des Bruttogewinns, sonstige Ausgaben als Prozentsatz der Verkaufs- und Verwaltungsgebühren.

• Stellt sicher, dass jeder Vorteil aus höheren Verkäufen die Gewinnsubvention verringert.

• Kostenpositionen werden „fest“ oder garantiert und dem Kunden in Rechnung gestellt.

• Der Kunde profitiert in der Regel nicht von Einsparungen, es kann jedoch eine Vereinbarung getroffen werden, die Einsparungen zwischen dem Caterer, dem Kunden und dem Catering-Team aufzuteilen.

• Der Vertrag kann leistungsabhängige Verwaltungsgebühren beinhalten.

• Es wird ein Service Level Agreement (SLA) erstellt und der Caterer verpflichtet sich, einen Teil seines Honorars einzusetzen.

• Die Caterer-Leistung wird anhand des SLA gemessen.

• Der Zuschuss variiert.

 

Zuschuss/Keine Kosten

• Der Caterer hat normalerweise völlige Autonomie über den Preis, das Menü und alle sonstigen Gebühren und wie diese angewendet werden.

• Förderungen kommen nur in volumenstarken Lagen in Betracht, wo Preise in der Nähe von Einkaufsstraßen akzeptabel sind.

• Keine Kosten für den Kunden und der Caterer trägt das gesamte Risiko.

• Für Nullsubventionen und einen Konzessionsvertrag sollten bestimmte Parameter gelten, wie die Souveränität über Servicelevel, Betriebszeiten, Angebot und Preisgestaltung.

• Eine Gewinn- und Verlustrechnung wird vom Caterer geführt, jedoch nicht an den Kunden weitergegeben.

 

Festpreis oder Kosten/Zuschuss

• Das Jahresbudget wird inklusive aller bekannten Variablen vom Caterer erstellt.

• Die jährlichen Kosten werden durch 52 geteilt, um einen wöchentlichen Pauschalbetrag zu berechnen, oder durch 12, um einen monatlichen Pauschalbetrag zu berechnen. Diese Kosten werden dem Kunden in Rechnung gestellt.

• Der Kunde zahlt nicht für Mehrausgaben und weiß genau, wie hoch der Zuschuss jeden Monat sein wird.

• Das Verwaltungsgebührenelement der Subvention kann ein Anreiz sein, ist aber nicht ganz fair gegenüber dem Caterer, da er bereits das Risiko der Erbringung der Dienstleistung trägt.

• Auftragnehmer mit geringerer Qualität könnten Qualität und Gemeinkosten reduzieren, um ihren Gewinn zu verbessern.

• Verwaltungsgebühren sind oft höher, um mögliche Risiken zu berücksichtigen.

 

Feste Kosten pro Kopf

• Ein Jahresbudget wird erstellt und berechnet, um feste Kosten pro Benutzer bereitzustellen.

• Dem Kunden werden die Tageszahlen multipliziert mit den Essenskosten pro Person in Rechnung gestellt.

• Caterer verfügen über Systeme, um die Anzahl der Benutzer zu zählen.

• Dies ist eine übliche Vertragsart für Gastgewerbe, Schulen und für Kunden, bei denen der Kunde nicht für das Essen bezahlt.

 

Konzession

• Zusätzlich zum Nullzuschuss erhält der Kunde jeden Monat eine prozentuale Rendite (normalerweise aus Verkäufen).

• Der Caterer stellt den Kunden monatliche Verkaufsmengen zur Verfügung.

• Wird normalerweise im Einzelhandel oder in der Hauptstraße verwendet.

• Dies sind in der Regel Verträge mit hohem Volumen.

 

Lizenzvertrag 

• Vorzugsweise im Rahmen einer langfristigen Strategie einzusetzen.

• Bietet dem Kunden jeden Monat eine garantierte Umsatzrendite.

• Überträgt Lebensmittelkosten- und Bestandsverwaltungsrisiken auf den Caterer.

• Der Tantiemenprozentsatz des Kunden wird beibehalten, selbst wenn der Gewinn des Caterers reduziert wird, falls der Caterer seine Kosten nicht unter Kontrolle hat.

• Der Lizenzvertrag schafft Anreize für beide Parteien.

• Bietet eine Alternative zu einem Service-Level-Agreement auf Basis von Incentive-Management-Gebühren.

• Nur anwendbar bei Betrieben mit hoher Umschlagshäufigkeit.

 

Wichtige Begriffe

Wie schreibe ich einen Cateringvertrag?

Ein Catering-Dienstleistungsvertrag begründet die Rechtsbeziehung zwischen dem Veranstalter und dem Caterer. Einige Caterer verwenden ihre eigenen Verträge, während andere für jede Veranstaltung neue erstellen. In jedem Fall sollten beide Parteien das Dokument sorgfältig prüfen, bevor sie es unterzeichnen.

Um einen Catering-Vertrag zu erstellen, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

• Veranstaltungsdetails

Der Kunde beauftragt einen Caterer mit der Bereitstellung von Speisen und Getränken und damit verbundenen Dienstleistungen für die folgende Veranstaltung („Veranstaltung“):

– Datum

– Beginn der Veranstaltung (für Gäste)

– Ende der Veranstaltung (für Gäste)

– Standort („Standort“)

– Geschätzte Anzahl der Gäste

 

• Menü zu servieren

Die Parteien haben sich auf das diesem Cateringvertrag beigefügte Menü geeinigt. Der Caterer behält sich das Recht vor, geringfügige Änderungen am Menü vorzunehmen, wenn wichtige Zutaten aus Gründen, die außerhalb der Kontrolle der Parteien liegen, nicht beschafft werden können.

Für diesen Rechtsvorbehalt gilt folgende Einschränkung: „Ohne gesonderte Vereinbarung werden keine alkoholischen Getränke ausgeschenkt.“

• Abstimmung mit dem Veranstaltungsort

Der Caterer muss spätestens einige Stunden vor Beginn der Veranstaltung und einige Stunden nach Ende der Veranstaltung Zugang zum Gelände zur Reinigung haben. Der Caterer wird auf Kosten des Kunden alle notwendigen Vorkehrungen treffen, um diesen Zugang zu erhalten.

• Zahlungsbedingungen

Als Gegenleistung für die Dienstleistungen des Caterers, wie in dieser Catering-Vereinbarung angegeben, bezahlt der Kunde den Caterer pro Person, die an der Veranstaltung teilnimmt. Der genaue fällige Betrag wird von c. festgelegt und schriftlich mitgeteiltbinden den Caterer eine Woche vor der Veranstaltung mit einer endgültigen Gästezählung.

 

• Verantwortlichkeiten für damit verbundene Kosten

Der Kunde ist allein verantwortlich für alle Kosten und/oder Kautionen im Zusammenhang mit der Nutzung der Website und für die Einholung aller erforderlichen Genehmigungen, Genehmigungen oder sonstigen Anforderungen des Caterers, der Dienstleistungen auf der Website erbringt.

• Versicherung und Entschädigung 

Der Caterer hat bzw. wird eine allgemeine Haftpflichtversicherung in Bezug auf die Leistungen des Caterers bei der Veranstaltung abschließen. Der Kunde hält den Caterer jedoch schad- und klaglos für alle Schäden, Diebstähle oder Verluste am Eigentum des Caterers, die während der Veranstaltung durch Gäste des Kunden verursacht werden.

• Stornierung 

Wenn der Kunde die Veranstaltung stornieren muss, muss der Kunde den Caterer schriftlich benachrichtigen, zusammen mit allen erforderlichen Stornierungsgebühren, die in dieser Catering-Vereinbarung aufgeführt sind, um die Stornierung zu bewirken.

Der Kunde versteht, dass der Caterer durch den Abschluss dieses Vertrages Zeit und Ressourcen für diese Veranstaltung aufwendet und dass eine Stornierung daher zu einem Verlust von Einnahmen und Geschäftsmöglichkeiten in einer Höhe führen würde, die schwer genau zu kalkulieren ist.

Die anfallenden Stornogebühren richten sich nach der Anzahl der verbleibenden Tage vor der Veranstaltung und dem Prozentsatz der geschätzten Gesamtkosten. 

• Rechtskonformität

Der Caterer arbeitet in Übereinstimmung mit allen geltenden örtlichen Gesundheitsamtsregeln und -vorschriften in Bezug auf die Speisenzubereitung und den Speisenservice.

• Ziel 

Dieser Vertrag darf von keiner Partei ohne schriftliche Zustimmung der anderen abgetreten werden.

• Beschränkung des Rechtsbehelfs 

Wenn der Caterer seine Verpflichtungen aus diesem Vertrag aus Gründen, die er nicht zu vertreten hat, nicht erfüllen kann, kann der Caterer ohne zusätzliche Kosten für den Kunden ein Ersatz-Catering-Unternehmen finden und beauftragen oder cbinden. Der Caterer haftet unter diesen Umständen nicht für Schäden oder zusätzliche Entschädigungen.

 

• Streitbeilegung 

Die Parteien vereinbaren, keine negativen Informationen über die andere Partei, die sich aus dieser Vereinbarung oder der Veranstaltung ergeben, in einem Online-Forum oder auf einer Website zu veröffentlichen, ohne den beabsichtigten Inhalt schriftlich mitzuteilen und ohne der anderen Partei die Möglichkeit zu geben, ein Problem zwischen ihnen zu lösen Parteien freundschaftlich.

• Gerichtsstand und Ort

Diese Vereinbarung ist in Übereinstimmung mit den Gesetzen der Bundesstaaten auszulegen, und alle Klagen müssen in dem genannten Landkreis oder Bundesstaat eingereicht werden.

• Unterschriften

Jetzt werden beide Parteien den Vertrag unterzeichnen, nachdem sie alle im Vertrag genannten Bedingungen überprüft haben.

 

Was ist im Cateringvertrag enthalten?

Ein Cateringvertrag spielt eine wichtige Rolle für den Erfolg einer Veranstaltung. Unabhängig davon, ob Sie eine Vereinbarung für eine allgemeine Angelegenheit oder eine spezifischere Veranstaltung wie eine Hochzeit unterzeichnen, besteht der Zweck eines Cateringvertrags darin, die Verantwortlichkeiten aller beteiligten Parteien festzulegen.

Hier sind die wichtigsten Punkte, die in einem Cateringvertrag enthalten sein sollten:

• Informationen zur Veranstaltung: Eines der ersten Dinge, die Ihr Cateringvertrag enthalten sollte, ist der Name des Kunden, das Datum und die Uhrzeit der Veranstaltung sowie der Ort der Veranstaltung. Diese Informationen müssen auf dem Vertrag erscheinen, damit der Kunde und Sie die Vertragsbedingungen für dieses Datum akzeptieren. Stellen Sie sicher, dass die Kontaktinformationen des Kunden auch auf dem Vertrag stehen, wie z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Faxnummer.

• Kosten: Dieser Teil des Vertrages sollte die Kosten der Veranstaltung aufschlüsseln und was dem Kunden in Rechnung gestellt wird. In die Kosten einzubeziehen sind die Mindest- und Höchstzahl der Gäste, der Preis pro Person, der Preis pro eingeladenem Kind, die Art der vom Kunden bestellten Dienstleistung und die geschätzten Gesamtkosten der unterstützten Veranstaltung. Wenn Sie Überschreitungsgebühren für längere Servicezeiten oder schwierigen Transport berechnen, sollten diese potenziellen Gebühren ebenfalls in Ihrem Vertrag enthalten sein.

• Arten von Diensten und Personal: Es ist wichtig, dass der Kunde versteht, wie viele Server er für den ausgehandelten Preis bekommt und welche Art von Service er bestellt, damit bei der Veranstaltung keine Verwirrung entsteht. Geben Sie im Vertrag die Art der Dienstleistung an, die der Kunde erhält, z. B. ein Buffet, Hors d'oeuvres mit Tablett oder eine Veranstaltung mit Sitzplatz. Geben Sie im Vertrag die Anzahl der Server, Busse und Barkeeper an, über die Ihr Unternehmen verfügt, und führen Sie alle Gebühren für zusätzliche Servicemitglieder auf.

• Menü und Getränke: Ein Cateringvertrag sollte eine vollständige Aufschlüsselung des Menüs enthalten, das der Kunde bei seiner Veranstaltung erhält. Nehmen Sie Speisen, Vorspeisen und Getränke mit in den Vertrag auf. Dies beseitigt die Verwirrung, dass ein Kunde später eine Rechnung vergleichen muss, wenn er mit seinem Service unzufrieden ist.
• TGeschäftsbedingungen: Der letzte Abschnitt eines Cateringvertrags sollte die Bedingungen der Beziehung zwischen Ihnen als Caterer und dem Kunden aufführen. Geben Sie Informationen zu Ihrer Haftpflichtversicherung, der Frist, bis zu der der Gast Änderungen an der Gästezahl oder dem Menü vornehmen kann, und Zahlungsinformationen an. Unterteilen Sie die Zahlungsinformationen nach der Höhe einer fälligen Anzahlung, der Höhe der rückzahlbaren Anzahlung und dem Datum, an dem die Zahlung des Restbetrags vom Kunden fällig ist. Beschreiben Sie Ihre Stornierungsbedingungen und ob ein Gast eine Rückerstattung erhält, wenn er vor einem bestimmten Datum storniert