Отслеживание неоплаченных счетов: полное руководство по ускорению получения платежей (2026)

Напоминание о неоплаченном счете — это процесс, в ходе которого компания запрашивает у клиента оплату просроченного счета. Он включает в себя три этапа: первоначальное вежливое напоминание по электронной почте, более решительные действия и, наконец, официальное письмо с требованием оплаты заказным письмом. В этом руководстве подробно описан каждый этап, с готовыми шаблонами и правовой основой, чтобы помочь вам быстрее получить оплату, сохранив при этом отношения с клиентом.

Почему и когда следует связываться с клиентом для дальнейшего взаимодействия.

Неоплаченный просроченный счет напрямую влияет на ваш денежный поток. Чем раньше вы свяжетесь с ними, тем выше ваши шансы получить оплату быстро, без необходимости проходить дорогостоящие процедуры.

Чем вы рискуете, не перезапуская систему.

Без контакта должник может считать неоплаченную сумму незначительной. Каждый день неуплаты увеличивает риск упущений, финансовых трудностей для клиента или будущих судебных разбирательств.

Когда следует отправлять первое напоминание?

Предварительный запрос можно отправить за несколько дней до даты оплаты счета, отправив вежливое электронное письмо. Если оплата не будет получена, отправьте первое письмо на следующий день после даты платежа: действовать быстро — лучший подход.

Процесс восстановления, шаг за шагом.

Вот как управлять напоминаниями об оплате до момента оплаты счета.

Первое напоминание: дружеское напоминание по электронной почте.

Первое электронное письмо должно быть вежливым: четкая тема, адрес электронной почты с указанием суммы и срока оплаты, а также просьба о своевременной оплате. Приложите счет-фактуру для облегчения оплаты.

Вторая попытка: более плотный тон

Если первое сообщение останется без ответа через неделю, отправьте второе, более прямолинейное: напомните о предыдущей переписке, укажите применимые штрафы за просрочку платежа и установите новый срок.

Третье напоминание: официальное уведомление

Если после второго запроса ответа не поступает, следующим шагом становится отправка заказного письма. Официальное требование об оплате направляется заказным письмом с уведомлением о вручении и указывает четкий срок, до которого будут предприняты юридические действия.

Если клиент будет настаивать: взыскание долга и судебное разбирательство.

Если должник продолжает настаивать на своем, несмотря на последнее предупреждение, остается возможность обращения в суд с требованием взыскания долга или подачи заявления о судебном запрете. Этот юридический процесс занимает время, но защищает ваши права на получение причитающейся суммы.

Образец письма-напоминания о неоплаченном счете

Вот пример электронного письма для обработки неоплаченного счета, который можно адаптировать в зависимости от этапа процесса и желаемого тона. Каждое письмо имеет одинаковую структуру: четкая тема, пояснение контекста и конкретная просьба.

Пример письма для первого последующего контакта.

Тема: Напоминание, срок оплаты счета № XXX. Здравствуйте, мы до сих пор не получили оплату по счету № XXX, срок оплаты которого истек [дата]. Возможно, это ваша ошибка; не могли бы вы произвести оплату как можно скорее? Счет прилагается. С уважением.

Пример электронного письма для второго напоминания.

Тема: Второе напоминание, счет № XXX по-прежнему неоплачен. Здравствуйте, несмотря на наше предыдущее электронное письмо, счет № XXX по-прежнему не оплачен. Будем признательны, если вы погасите эту сумму в течение одной недели. По истечении этого срока могут быть начислены штрафы за просрочку платежа. С уважением.

Пример официального уведомления по электронной почте.

Тема: Официальное уведомление, счет-фактура № XXX Уважаемый(ая) господин/госпожа, поскольку мы не получили от Вас ответа, несмотря на наши предыдущие напоминания, настоящим мы официально требуем от Вас оплаты счета № XXX в течение 15 дней. В противном случае мы оставляем за собой право начать процедуру взыскания задолженности.

Способ связи с клиентом: электронная почта, телефон или почта.

Электронная почта остается самым быстрым способом отправить дружеское напоминание. В случае систематической неплатежеспособности телефонный звонок эффективно дополняет письменное общение: он позволяет понять ситуацию клиента и получить устное подтверждение даты платежа.

Поддержание хороших отношений с клиентами, несмотря на последующие обращения.

Напоминание клиенту о неоплаченном счете не должно навредить деловым отношениям, особенно с постоянным клиентом. Адаптируйте свой подход к ситуации: компания, которая всегда платила вовремя, заслуживает более спокойного напоминания, чем постоянный должник.

Как избежать распространенных ошибок при перезапуске.

Будьте осторожны и не делайте слишком больших перерывов между напоминаниями: чем больше перерыв, тем ниже вероятность возврата долга. И наоборот, отправка очень настойчивого напоминания в первый же день просроченных платежей может показаться агрессивной. Установление четкого графика для каждого этапа остается наилучшим подходом.

Когда возникает необходимость в судебном разбирательстве

Если должник не отвечает на напоминания или официальные уведомления, последним средством остается судебное разбирательство (распоряжение о платеже или обращение в коммерческий суд). Такой подход имеет свою стоимость, но он защищает ваши права в долгосрочной перспективе, особенно в случае крупных денежных сумм между предприятиями.

Отправьте соответствующее напоминание в зависимости от суммы и ситуации.

В случае небольших сумм часто достаточно дружеского напоминания, чтобы получить оплату. Для более крупных сумм между специалистами следует адресовать напоминание соответствующему контактному лицу (бухгалтерии, а не отделу продаж) и указать первоначальные условия оплаты, а также последствия неплатежа.

Что нужно понять, прежде чем предпринимать какие-либо действия.

Прежде чем предпринимать какие-либо действия, убедитесь, что счет действительно получен клиентом: неверный адрес электронной почты иногда может объяснять задержку, которой на самом деле нет. Важно сохранять подтверждение отправки каждого напоминания, это пригодится в случае последующих судебных разбирательств.

Ещё одна распространённая ситуация — это временные трудности компании с денежным потоком. В этом случае предложение плана платежей может оказаться более эффективным, чем жёсткое напоминание, сохраняя отношения и обеспечивая взыскание долга.

Взыскание долгов: возможные варианты

Если попытки взыскания долга не приносят результата, существует несколько решений: мирное взыскание долга через специализированную третью сторону или прямое судебное разбирательство. Выбор зависит от суммы задолженности, имеющегося времени и желания сохранить отношения с клиентом.

Автоматизируйте последующие действия с помощью Djaboo.

Джабу Автоматически отправляет каждое напоминание в соответствии с заданным графиком, избавляя вас от необходимости писать электронное письмо по каждому случаю просрочки платежа.

До/после с Джабу

Авант: Вы ведете учет счетов в таблице, пишете каждое письмо-напоминание от руки, и тут же в нескольких файлах, находящихся в процессе обработки, происходит какая-то ошибка. Далее, с Джабу: Каждый неоплаченный счет автоматически отправляет соответствующее напоминание в нужное время, без каких-либо упущений или ошибок с моей стороны.

Как это работает на практике?

Вы задаете частоту напоминаний один раз (например, 7, 14 или 21 день), и Djaboo автоматически отправляет каждое электронное письмо, как только счет остается неоплаченным. Вы сохраняете полную историю всех отправленных напоминаний.

Перестрахование

Ваша переписка с каждым клиентом архивируется, чтобы подтвердить отправку каждого последующего сообщения в случае возникновения спора. Служба поддержки может помочь вам скорректировать тон и частоту последующих сообщений.

Djaboo требует ручной перезагрузки.

Задержки платежей во Франции: масштаб проблемы

Отслеживание неоплаченных счетов — это непростая задача: согласно данным...Исследование Altares (сентябрь 2025 г.)В первом полугодии 2025 года средняя задержка платежей во Франции достигла рекордного уровня в 14,1 дня. Согласно данным... Онлайн-бухгалтерия86% французских компаний страдают от задержек платежей.

Вопрос выживания для малого бизнеса.

Согласно данным компании Altares, более 25% банкротств предприятий напрямую связаны с чрезмерными задержками платежей.Обсерватория задержек платежей Банка Франции Это также требует постоянной бдительности: каждый день задержки негативно сказывается на денежном потоке тех, кто ожидает своих денег.

Правовая база: сроки, штрафы и фиксированная компенсация.

Закон точно регулирует сроки оплаты услуг специалистов и штрафные санкции, применяемые в случае неоплаты счета.

Законные условия оплаты между специалистами

Если иное не оговорено, оплата должна быть произведена в течение 30 дней после получения товара или завершения оказания услуги. Стороны могут договориться о более длительном сроке, не превышающем 60 дней с даты выставления счета (или 45 дней с конца месяца), в соответствии с Торговым кодексом.

Штрафы за просрочку платежа и компенсация в размере 40 евро.

С первого дня просрочки платежа без предварительного уведомления вступают в силу две суммы: штраф за просрочку платежа по ставке, указанной в счете-фактуре, и фиксированная плата за взыскание задолженности в размере 40 евро за каждый неоплаченный счет-фактуру, подробная информация о которой приведена ниже. Сервис-Public.frНемногие компании заявляют об этом, но это их право и козырь в переговорах о восстановлении экономики.

Срок давности: не позволяйте своим долгам оставаться невостребованными.

Для предприятий срок исковой давности по взысканию задолженности составляет 5 лет. Для физических лиц этот срок сокращается до 2 лет. По истечении этого срока задолженность становится невозвратной: тем более важно незамедлительно начать работу по взысканию неоплаченных счетов.

Когда дружеских напоминаний уже недостаточно

Если письменные и телефонные напоминания не приносят результата, дальнейшие действия осуществляются в определенной последовательности.

Официальное уведомление, последнее предупреждение

Официальное уведомление представляет собой заказное письмо с уведомлением о вручении, в котором устанавливается окончательный срок оплаты. Оно влечет за собой начисление законных процентов и является обязательным условием для любого судебного разбирательства.

Простой и недорогой способ оплаты.

В случае бесспорной задолженности платежное поручение позволяет получить подлежащее исполнению решение суда без слушания дела в коммерческом суде. Процедура осуществляется онлайн и стоит несколько десятков евро, зачастую значительно меньше, чем сама неоплаченная задолженность.

Что говорит закон о непогашенных долгах

Правила предельно ясны: как только срок платежа превышен, автоматически начисляются штрафы, рассчитываемые по ключевой процентной ставке ЕЦБ плюс 10 пунктов, а также фиксированная компенсация в размере 40 евро на покрытие расходов по взысканию задолженности (статья L441-10 Торгового кодекса Франции). Зачастую достаточно просто напомнить компании об этих правилах и указать точную сумму задолженности, чтобы добиться оплаты: информация оказывает сдерживающий эффект. Таким образом, компания получает конкретные средства, прежде чем прибегать к судебным разбирательствам.

На практике лучше всего действовать на опережение: тщательное управление взаимодействием с клиентами предотвращает множество неоплаченных счетов. Своевременный контакт с клиентом перед наступлением срока оплаты, регулярные напоминания и использование специального инструмента позволяют в большинстве случаев мирно урегулировать ситуацию. Djaboo автоматизирует эти процессы взаимодействия с клиентами и обеспечивает доступ ко всей переписке, сохраняя отношения и гарантируя стабильный денежный поток.

Эффективное напоминание простое: напомните клиенту номер счета и сумму к оплате, а затем предложите произвести оплату в течение нескольких дней. В большинстве случаев достаточно четкого электронного письма-напоминания с указанием даты и всей необходимой информацией. Если ответа нет, следующим шагом будет отправка заказного письма с уведомлением о вручении.

Часто задаваемые вопросы о работе с неоплаченными счетами

Как управлять процессом последующего взаимодействия с несколькими клиентами одновременно? Ручная таблица отслеживания подходит для небольших объемов; при больших объемах более эффективным становится инструмент, автоматизирующий отправку, позволяющий избежать любых ошибок.

Всегда ли необходимо сначала связаться по электронной почте, прежде чем звонить? Нет, телефонный звонок может стать полезным дополнением к неотвеченному электронному письму, особенно если речь идёт о компании, с которой у вас уже налажены отношения как с клиентом.

Когда следует отправить первое напоминание о неоплаченном счете? На следующий день после истечения срока, в дружелюбном тоне.

Сколько напоминаний следует отправить до отправки официального уведомления? Как правило, перед отправкой официального уведомления заказным письмом направляются два напоминания (сначала мирное, затем твердое).

Что следует предпринять, если клиент не отвечает на официальное уведомление? Рассмотрите возможность обращения в соответствующий суд для взыскания долга или получения распоряжения о выплате.

Могут ли взиматься штрафы за просрочку платежа? Да, размер надбавки за работу в нерабочее время должен быть указан в оригинале счета-фактуры, чтобы он был применен.

Как автоматизировать напоминания об оплате счетов? Программное обеспечение, подобное Djaboo, автоматически отправляет каждое напоминание в соответствии с заданным расписанием, без каких-либо ручных действий.