Darmowe przykłady szablonów umów cateringowych

Aby pomóc Ci rozwinąć firmę, stworzyliśmy dość prosty, ale niezawodny szablon umowy cateringowej w wersjach Word i PDF, dzięki czemu możesz go używać wielokrotnie.

Co jest w tym modelu?

• Szczegóły wydarzenia, w tym menu 

• Annulation

• Warunki prawne

• Zasady płatności

 

Co to jest umowa cateringowa?

Umowa cateringowa to umowa o świadczenie usług między firmą cateringową a klientem, która określa szczegóły usługi cateringowej odbywającej się w określonym czasie w ramach jednego lub większej liczby wydarzeń.

 

Co to jest katering?

Catering to usługa polegająca na dostarczaniu żywności poza lokalizacją, na przykład restauracją. Jest to również usługa gastronomiczna świadczona w miejscu, takim jak centrum konferencyjne.

W tym przypadku firma cateringowa jest odpowiedzialna za przygotowanie jedzenia i podawanie go klientom. W rzeczywistości przywrócenie jest często wspierane przez firmę cateringową.

Ale w niektórych przypadkach jedna osoba może wykonać pracę cateringową, na przykład osoba, która ugotowała posiłek dla grupy przyjaciół.

 

Jakie są rodzaje umów cateringowych?

Umowy cateringowe mogą być dwojakiego rodzaju, a mianowicie umowy długoterminowe i umowy krótkoterminowe. Umowy długoterminowe to umowy, które trwają co najmniej rok. Krótkie kontrakty są zawierane na okres krótszy niż 3 miesiące. Istnieje wiele restauracji, które oferują takie umowy.Umowy cateringowe są negocjowane między klientem a usługodawcą.

 

Ile powinienem zapłacić za catering?

Kiedy zaczynasz pisać swój biznesplan, konieczne jest rozbicie kosztów cateringu. Ponieważ catering jest uważany za część branży usługowej, kwota, którą przeznaczasz na personel, wpłynie na Twoje wyniki finansowe. Kiedy już przelejesz swój plan na papier, będziesz miał lepszy pogląd na ceny usług cateringowych. 

• Rozważ standardowy zakres procentowy: według źródła Cater średni pobór przed opodatkowaniem dla firm cateringowych wynosi 7-8%. To prawie dwa razy więcej niż zysk, jaki cieszą się restauracje z nasiadami. Można zrobić więcej, a niektóre firmy cateringowe zwracają nawet 25%, ale rynek i Twoja nisza zrobią różnicę. Rozważając skorzystanie z kalkulatora ofert cateringowych, postaw sobie wysoki cel, ale bądź realistą co do zysku, jaki prawdopodobnie osiągniesz.

• Analiza rynku : w celach porównawczych przeprowadź nieformalną analizę rynku swoich konkurentów. Jeśli jesteś jedyną firmą cateringową w mieście, musisz ocenić, co rynek będzie tolerował w zakresie cen cateringowych. Jeśli konkurujesz z innymi, zrozumienie ich cen jest niezbędne. W swojej analizie uwzględnij porównanie produktów. Na przykład ceny nie są porównywalne między butikowym dostawcą żywności a lokalnym sklepem spożywczym.

• Co to jest wydarzenie? Nie popełnij błędu, podając cenę cateringu bez uwzględnienia szczegółów wydarzenia. Zapewnienie suchego prowiantu na spotkanie biznesowe różni się od oficjalnej uroczystości, takiej jak wesele. Możesz wymienić swoje usługi w swojej witrynie, ale nie oferuj cen. Zmuś potencjalnego klienta do skontaktowania się z Tobą, abyś mógł dowiedzieć się więcej o jego potrzebach. Daje to możliwość sprzedawania ich na swoich usługach i oferowania zróżnicowanych cen, w zależności od klienta. 

Rozważ poniższą listę pytań, które możesz zadać, aby pomóc w rozbiciu kosztów cateringu:

• Jaki rodzaj imprezy jest planowany?

• Czy to formalne, czy swobodne?

• Czy chcesz, aby jedzenie było serwowane w formie bufetu, czy pakowane pojedynczo?

• Jakiego rodzaju serwisu napojów potrzebujesz?

• Masz ochotę na alkohol?

• Czy chcesz plastikowe naczynia czy ładniejsze naczynia/sztućce?

• Kiedy będzie serwowane jedzenie i kiedy zakończy się impreza?

• Czy chcesz, abyśmy dostarczyli Ci obrusy, pokrowce na krzesła lub dekoracje?

• Jaki jest Twój idealny jadłospis?

Po uzyskaniu wszystkich tych informacji można przystąpić do szacowania rzeczywistych kosztów. Następnie dodaj swój cel zysku, aby uzyskać zestawienie kosztów cateringu dla klienta.

• Komunikuj się z klientem: podejmij strategiczną decyzję o podziale kosztów cateringu, którymi dzielisz się ze swoimi klientami. Na przykład nie musisz wyjaśniać, ile płacisz barmanowi, personelowi kuchennemu lub kelnerom. Zamiast tego podaj koszt baru lub koszt personelu wydarzenia. Jeśli zdecydujesz się podać cenę całkowitą lub cenę za sztukę, możesz odstąpić od umowy. Podział na części daje klientowi opcje. Jeśli Twoja cena przekracza ich budżet o 200 USD, mogą zrezygnować z pokrowców na krzesła lub sztućców, aby zmieścić się w swoim budżecie.

• Zastanów się i ucz: Po każdym wydarzeniu cateringowym dokonaj ostatecznego zestawienia kosztów cateringu i porównaj je z pierwszym oszacowaniem. Zawsze może się zdarzyć coś nieoczekiwanego, co zwiększy Twoje koszty finansowe, ale należy wziąć pod uwagę planowane wydatki. Na przykład, jeśli taca z jedzeniem spadnie na podłogę, Twoim obowiązkiem jest poniesienie kosztów. I odwrotnie, jeśli zapomniałeś uwzględnić ubezpieczenie sklepu z dramami w koszcie swojego baru, będziesz musiał to uwzględnić na następne wydarzenie, które organizujesz.

 

Jak działa catering zbiorowy?

Kontrakty cateringowe to prawne umowy między klientem a dostawcą usług cateringowych dotyczące dostarczania żywności i napojów w miejscu pracy przez określony czas. Istnieje wiele rodzajów umów cateringowych i każdy z nich ma wady i zalety.

Umowy powinny być uczciwe dla obu stron i umożliwiać rozliczanie i wartość dla klienta, a także realistyczną nagrodę i/lub zachętę dla firmy cateringowej.

Oto główne rodzaje umów cateringowych:

Koszt plus

• Szacunek jest ustalany przez firmę cateringową.

• Firma cateringowa obsługuje usługę zgodnie z budżetem.

• W przypadku przekroczenia budżetu klient dopłaca różnicę; w przypadku oszczędności są one przekazywane klientowi.

• Stypendium może zmieniać się co miesiąc.

• Wykonawcy pobierają opłaty za zarządzanie.

 

Cena plus gwarancja 

• Takie same korzyści jak w przypadku „koszt plus” plus gwarancja określonych pozycji w budżecie przez firmę cateringową, tj. koszty pracy, procent zysku brutto, wydatki różne jako procent sprzedaży i opłaty za zarządzanie.

• Zapewnia, że ​​wszelkie korzyści ze zwiększonej sprzedaży zmniejszą dotację do zysku.

• Linie kosztowe będą „stałe” lub gwarantowane i rozliczane z klientem.

• Klient zwykle nie korzysta z żadnych oszczędności, ale można dojść do porozumienia w sprawie podziału oszczędności między firmę cateringową, klienta i zespół cateringowy.

• Umowa może obejmować motywacyjne opłaty za zarządzanie oparte na wynikach.

• Zostaje zawarta umowa o gwarantowanym poziomie usług (SLA), a dostawca usług cateringowych zobowiązuje się do wykorzystania części swoich opłat.

• Wydajność firmy cateringowej jest mierzona w stosunku do umowy SLA.

• Dotacja będzie różna.

 

Dotacja/bez kosztów

• Firma cateringowa zwykle ma pełną autonomię w zakresie ceny, menu i wszelkich dodatkowych opłat oraz sposobu ich stosowania.

• Dotacje mogą być brane pod uwagę tylko w obiektach o dużym wolumenie, gdzie ceny w pobliżu ulic handlowych są akceptowalne.

• Brak kosztów dla klienta, a firma cateringowa bierze na siebie całe ryzyko.

• W przypadku zerowej dotacji i umowy koncesji zastosowanie powinny mieć pewne parametry, takie jak suwerenność w zakresie poziomu usług, godzin pracy, dostaw i cen.

• Rachunek zysków i strat jest prowadzony przez firmę cateringową, ale nie jest on przekazywany klientowi.

 

Stała cena lub koszt/dotacja

• Roczny budżet, uwzględniający wszystkie znane zmienne, jest przygotowywany przez firmę cateringową.

• Roczny koszt jest dzielony przez 52, aby obliczyć tygodniową dotację ryczałtową, lub przez 12, aby obliczyć miesięczną dotację ryczałtową. Koszt ten obciąża klienta.

• Klient nie płaci za przekroczenie wydatków i dokładnie wie, ile będzie wynosiła dotacja każdego miesiąca.

• Element subsydium dotyczący opłaty za zarządzanie może stanowić zachętę, ale nie jest całkowicie sprawiedliwy dla firmy cateringowej, ponieważ już podejmuje ryzyko świadczenia usługi.

• Wykonawcy o niższej jakości mogą obniżyć jakość i koszty ogólne, aby zwiększyć swoje zyski.

• Opłaty za zarządzanie są często wyższe, aby uwzględnić możliwe ryzyko.

 

Stały koszt na głowę

• Budżet roczny jest przygotowywany i obliczany w celu zapewnienia stałego kosztu na użytkownika.

• Klient jest rozliczany na podstawie dziennych numerów pomnożonych przez koszt żywności na osobę.

• Firmy cateringowe mają systemy do liczenia użytkowników.

• Jest to powszechny styl umowy w hotelarstwie, szkołach i dla klientów, w przypadku których klient nie płaci za posiłek.

 

koncesja

• Oprócz zerowej dotacji, co miesiąc klient otrzymuje procentowy zwrot (zwykle ze sprzedaży).

• Firma cateringowa zapewnia klientom miesięczne wielkości sprzedaży.

• Zwykle używany w handlu detalicznym lub na głównych ulicach.

• Są to zazwyczaj kontrakty o dużym wolumenie.

 

Umowa licencyjna 

• Do wykorzystania najlepiej w ramach długoterminowej strategii.

• Zapewnia klientowi gwarantowany procentowy zwrot ze sprzedaży każdego miesiąca.

• Przenosi koszty żywności i ryzyko związane z zarządzaniem zapasami na firmę cateringową.

• Procent tantiem klienta jest utrzymywany, nawet jeśli zysk firmy cateringowej zostanie zmniejszony w przypadku, gdy firma cateringowa nie kontroluje swoich kosztów.

• Umowa licencyjna stanowi zachętę dla obu stron.

• Stanowi alternatywę dla umowy o gwarantowanym poziomie usług opartej na motywacyjnych opłatach za zarządzanie.

• Ma zastosowanie tylko w operacjach o dużej rotacji.

 

Ważne warunki

Jak napisać umowę cateringową?

Podstawą stosunku prawnego pomiędzy organizatorem imprezy a firmą cateringową jest umowa o świadczenie usług cateringowych. Niektóre firmy cateringowe stosują własne umowy, podczas gdy inne opracowują nowe na każde wydarzenie. W każdym przypadku obie strony powinny dokładnie zapoznać się z dokumentem przed jego podpisaniem.

Aby sporządzić umowę cateringową, musisz wykonać następujące czynności:

• Szczegóły wydarzenia

Klient angażuje firmę cateringową do dostarczania żywności i napojów oraz powiązanych usług na następujące wydarzenie („Wydarzenie”):

- Data

– Godzina rozpoczęcia imprezy (dla gości)

– Godzina zakończenia imprezy (dla gości)

– Lokalizacja („Lokalizacja”)

– Szacunkowa liczba gości

 

• menu do podania

Strony uzgodniły menu dołączone do niniejszej umowy cateringowej. Firma cateringowa zastrzega sobie prawo do drobnych zmian w jadłospisie w przypadku braku możliwości uzyskania kluczowych składników z przyczyn niezależnych od stron.

Następujące ograniczenia będą miały zastosowanie do tego zastrzeżenia praw: „Żadne napoje alkoholowe nie będą podawane bez odrębnej umowy w tym zakresie”.

• Koordynacja z lokalem

Dostawca cateringu musi mieć dostęp do obiektu najpóźniej na kilka godzin przed rozpoczęciem imprezy i kilka godzin po jej zakończeniu w celu sprzątania. Firma cateringowa dokona wszelkich niezbędnych ustaleń na koszt klienta, aby uzyskać ten dostęp.

• Zasady płatności

W zamian za usługi Cateringu określone w niniejszej Umowie Cateringowej, Klient zapłaci Cateringowi za każdą osobę uczestniczącą w Imprezie. Dokładna należna kwota zostanie ustalona i podana na piśmie przez czwiązać się z firmą cateringową na tydzień przed imprezą z ostatecznym przeliczeniem gości.

 

• Odpowiedzialność za powiązane koszty

Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za wszelkie koszty i/lub kaucje związane z korzystaniem z serwisu oraz za uzyskanie wszelkich niezbędnych zezwoleń, autoryzacji lub innych wymagań firmy cateringowej świadczącej usługi w serwisie.

• Ubezpieczenie i odszkodowanie 

Dostawca cateringu posiada lub uzyska ogólne ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej związane z usługami cateringowymi na imprezie. Jednak klient zrekompensuje i zabezpieczy firmę cateringową przed wszelkimi szkodami, kradzieżą lub utratą mienia firmy cateringowej, które miały miejsce podczas imprezy, spowodowanymi przez któregokolwiek z gości klienta.

• Annulation 

Jeśli Klient musi odwołać Wydarzenie, Klient musi przekazać Dostawcy Cateringu pisemne powiadomienie wraz z wszelkimi wymaganymi opłatami za anulowanie określonymi w niniejszej Umowie Cateringowej, aby anulować.

Klient rozumie, że zawierając tę ​​umowę, firma cateringowa poświęca czas i zasoby na to wydarzenie, a zatem odwołanie spowodowałoby utratę przychodów i możliwości biznesowych w kwocie trudnej do dokładnego obliczenia.

Opłaty za anulowanie, które zostałyby naliczone, zostaną podane na podstawie liczby dni pozostałych do wydarzenia i procentu całkowitych szacunkowych kosztów. 

• Zgodność z prawem

Dostawca cateringu będzie działał zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi lokalnymi zasadami i przepisami departamentu zdrowia dotyczącymi przygotowywania posiłków i serwowania posiłków.

• Misja 

Niniejsza umowa nie może zostać przeniesiona przez żadną ze stron bez pisemnej zgody drugiej strony.

• Ograniczenie środków odwoławczych 

Jeśli firma cateringowa nie może wypełnić swoich zobowiązań wynikających z niniejszej umowy z przyczyn od niej niezależnych, może znaleźć i zatrudnić zastępczą firmę cateringową bez dodatkowych kosztów dla klienta lub zwrócić cwiązać. W takich okolicznościach firma cateringowa nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody lub dodatkowe odszkodowanie.

 

• Rozwiązywanie sporów 

Strony zobowiązują się nie zamieszczać żadnych negatywnych informacji na swój temat wynikających z niniejszej Umowy lub Wydarzenia na jakimkolwiek forum lub stronie internetowej bez pisemnego powiadomienia o ich zamierzonej treści oraz bez umożliwienia drugiej stronie rozwiązania jakiegokolwiek problemu między strony polubownie.

• Jurysdykcja i miejsce

Niniejsza Umowa będzie interpretowana zgodnie z prawem stanowym, a wszelkie działania prawne muszą zostać wszczęte we wspomnianym hrabstwie lub stanie.

• Podpisy

Teraz obie strony podpiszą umowę po zapoznaniu się ze wszystkimi warunkami określonymi w umowie.

 

Co obejmuje umowa cateringowa?

Umowa cateringowa odgrywa ważną rolę w powodzeniu imprezy. Niezależnie od tego, czy podpisujesz umowę w sprawie ogólnej, czy bardziej szczegółowej, takiej jak wesele, celem każdej umowy cateringowej jest określenie obowiązków każdej z zaangażowanych stron.

Oto kluczowe punkty, które powinny znaleźć się w umowie cateringowej:

• Informacje o wydarzeniu: Jedną z pierwszych rzeczy, które powinna zawierać umowa cateringowa, jest imię i nazwisko klienta, data i godzina imprezy oraz miejsce imprezy. Informacja ta musi pojawić się na umowie, aby klient i Ty zaakceptowali warunki umowy na ten dzień. Upewnij się, że w umowie znajdują się również dane kontaktowe klienta, takie jak adres e-mail, numer telefonu lub numer faksu.

• Koszty: Ta część umowy powinna zawierać rozbicie kosztów imprezy i tego, co jest rozliczane dla klienta. Elementy, które należy uwzględnić w kosztach to minimalna i maksymalna liczba gości, cena za osobę, cena za zaproszenie dziecka, rodzaj usługi zamawianej przez klienta oraz szacunkowy całkowity koszt obsługiwanej imprezy. Jeśli pobierasz opłaty za nadwyżki za dłuższe godziny pracy lub utrudniony transport, te potencjalne opłaty powinny być również uwzględnione w umowie.

• Rodzaje usług i personelu: Ważne jest, aby klient rozumiał, ile serwerów otrzymuje za wynegocjowaną cenę i rodzaj zamawianej usługi, aby nie było zamieszania podczas wydarzenia. Wskaż na umowie rodzaj usługi, z której korzysta klient, np. bufet, przystawki z tacą lub przyjęcie na siedząco. Uwzględnij w umowie liczbę serwerów, autobusów i barmanów, które posiada Twoja firma, oraz podaj wszelkie opłaty za dodatkowych członków usług.

• Menu i napoje: Umowa cateringowa powinna zawierać pełne zestawienie menu, które klient otrzymuje na swojej imprezie. Uwzględnij w umowie dania, przekąski i napoje. Wyeliminuje to wszelkie zamieszanie związane z koniecznością późniejszego porównania rachunku przez klienta, jeśli nie jest on zadowolony z usługi.
• TRegulamin: Ostatnia sekcja umowy cateringowej powinna określać warunki relacji między Tobą jako dostawcą usług cateringowych a klientem. Podaj informacje o swoim ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej, termin, do którego gość może dokonać zmian w liczbie gości lub menu oraz informacje o płatności. Podziel informacje o płatnościach według kwoty należnej kaucji, kwoty kaucji zwrotnej i daty należnej płatności salda końcowego od klienta. Przedstaw swoje zasady anulowania rezerwacji i określ, czy gość otrzyma zwrot pieniędzy w przypadku anulowania rezerwacji przed określoną datą