Bezpłatne przykładowe szablony umów na planowanie imprez

Aby pomóc Ci w rozwoju Twojej firmy, stworzyliśmy dość prosty, ale niezawodny szablon umowy na planowanie wydarzeń w wersjach Word i PDF, dzięki czemu możesz go używać wielokrotnie.

Co jest w tym modelu?

• Usługi

• płatność

• Anulowanie/zakończenie

Co to jest umowa na organizację imprezy?

Umowa Imprezy oznacza dwie strony zaangażowane (tj. Organizatora Imprezy i Klienta) w umowę o dostarczenie miejsca, zakwaterowania, udogodnień, transportu, rozrywki, cateringu lub innych towarów lub usług w zamian za wynagrodzenie.

Co to jest planowanie wydarzeń?

Planowanie wydarzeń to proces przygotowania się do wydarzenia, a zwłaszcza do tych, które odbywają się w miejscach publicznych lub prywatnych. Można to porównać do usługi planowania ślubu, w której w świadczenie różnych usług zaangażowanych jest wiele stron.

Jakie są rodzaje umów na planowanie wydarzeń?

Istnieje kilka rodzajów umów na imprezy, które są dostarczane przez organizatorów imprez.

Umowa o miejsce na imprezy

Umowa miejsca wydarzenia to umowa pomiędzy właścicielem/najemcą miejsca planowania wydarzenia, organizatorem wydarzenia i organizatorem wydarzenia w celu świadczenia usług wymaganych przez klienta. Właściciel/najemca lokalu przekaże organizatorowi wydarzenia lokalizację lokalu. W zamian organizator imprezy zajmuje się przygotowaniem i obsługą imprezy na miejscu, organizator imprezy zajmuje się zaproszeniem uczestników itp. Umowa gwarantuje, że miejsca będą dostępne do planowania wydarzeń w określonym dniu i godzinie.

Umowa na catering imprezowy

Event Catering Contract to umowa między lokalną firmą cateringową a organizatorem imprezy. Lokalny catering zapewnia usługi niezbędne do organizacji imprezy. W zamian event planner promuje wydarzenie i dba o zarządzanie salą. Umowa gwarantuje, że wymagane usługi po określonej stawce zostaną wykonane po uzgodnionej cenie.

Umowa o zarządzanie imprezą

Umowa o zarządzanie wydarzeniem to umowa między organizatorem wydarzenia a jego klientem. W ramach umowy organizator imprezy organizuje wszystkie prace związane z wydarzeniem w zamian za opłatę serwisową, która zwykle jest obliczana jako procent budżetu, a także procent od sprzedaży.

Umowa na promocję wydarzenia

Umowa Promocji Imprezy to umowa między organizatorem imprezy a jego klientem. W ramach umowy organizator imprezy zobowiązuje się do promowania imprezy w zamian za ustaloną opłatę.

Jak zawrzeć umowę na organizację imprezy?

Umowa obiektu to dokument prawny wiążący umowę między właścicielem obiektu, w którym odbywa się impreza, a klientem.

Umowa dotycząca miejsca jest kluczową częścią planowania imprezy. Wydarzenie nie może i nie powinno odbywać się w wybranym wydarzeniu bez niego. Jeśli więc posiadasz miejsce na wydarzenie, upewnij się, że uzyskałeś umowę na miejsce wydarzenia, zanim pozwolisz klientom korzystać z Twojej nieruchomości.

Oto kroki, które należy wykonać, aby zawrzeć umowę dotyczącą miejsca wydarzenia:

Krok 1: Określ nazwy obu stron

Twoje imię i nazwisko jako właściciela pokoju oraz imię i nazwisko klienta powinny być jasne w umowie. Oboje jesteście umawiającymi się stronami. I tak powinieneś zamanifestować to w dokumencie. Twoje nazwiska na umowie będą jasne, kto jest odpowiedzialny, jeśli pojawią się jakiekolwiek istotne aktualizacje lub problemy dotyczące umowy.

Krok 2: Określ datę/godzinę rozpoczęcia i datę/godzinę zakończenia

Ważne jest, aby określić, jak długo klient będzie korzystał z Twojej witryny. Więc go zapytaj. Następnie określ datę/godzinę rozpoczęcia i zakończenia korzystania z lokalizacji przez klienta. To, jak długo goście będą korzystać z lokalu, będzie miało wpływ na całkowitą opłatę za wynajem.

Krok 3: Zobacz zestawienie płatności i termin płatności

Podaj klientowi szczegółowe informacje o płatności. Pokaż mu, jak zgromadził określoną kwotę. Możesz to przedstawić w formie kosztorysu. W ten sposób klient nie sprzeciwi się całkowitej płatności. Rozkład płatności pozwoli klientowi zrozumieć, dlaczego musi zapłacić określoną kwotę. A także nie zapomnij narzucić terminu płatności.

Krok 4: Ustal kary za opóźnienia w płatnościach i odszkodowania

Jako właściciel witryny musisz się zabezpieczyć, jeśli kiedykolwiek klient stanie się odpowiedzialnością. Rozumiemy przez to sytuację, w której klient nie płaci na czas i powoduje znaczne szkody w Twoim mieniu. W tym celu należy ustalić kary. Tymi sankcjami mogą być kary pieniężne lub wymiana uszkodzonego towaru. W przypadku poważnych i poważnych naruszeń ważną konsekwencją jest złożenie reklamacji przeciwko klientowi.

Ważne warunki

Co powinno znaleźć się w umowie o organizację wydarzenia?

Zawarcie umowy podczas planowania wydarzenia gwarantuje, że wszystkie strony dobrze rozumieją trwające prace, a także dodatkowe aspekty działalności związanej z planowaniem wydarzeń.

Sporządzając umowę dotyczącą planowania imprezy, pamiętaj o uwzględnieniu:

• Lista świadczonych usług :

• Umowa powinna zawierać jasne oczekiwania co do świadczonych usług i charakteru tych usług.

• Usługi, które nie są szczegółowo zdefiniowane, mogą zostać źle zrozumiane, co prowadzi do niespełnienia oczekiwań.

• Świadczone usługi mogą obejmować catering, obsługę wydarzenia na miejscu, sprzęt marketingowy i audiowizualny, ale ważne jest również określenie, które usługi nie są uwzględnione.

• Wyraźnie wypisz te zadania w umowie, aby klient w pełni zrozumiał, jakie usługi będziesz świadczyć, a jakich nie.

• Używaj szerokiego języka w umowie, aby zabezpieczyć się przed wykonaniem usługi poza swoją strefą komfortu.

• Podaj szczegółowo dostawców, z którymi współpracujesz, oraz usługi, które świadczą

• Harmonogram płatności:

• Określ wszystkie szczegóły płatności w umowie z organizatorem wydarzeń.

• Nakreśl szacunkowy budżet wydarzenia, aby dać klientowi ogólne wyobrażenie o tym, czego się spodziewać.

• Nie martw się zbyt szczegółowymi kosztorysami, zawsze możesz później renegocjować budżet.

• Wskaż termin płatności początkowej wpłaty w umowie i zwróć uwagę, że żadne prace nie rozpoczną się, dopóki nie zostanie ona wpłacona.

• Wskazać datę, do której należy otrzymać płatność końcową za świadczenie usług.

• Harmonogram płatności powinien najlepiej odpowiadać Twoim potrzebom biznesowym i przepływom pieniężnym, w tym dodatkowym opłatom i podatkom.

• Warunki anulowania:

• Zawarcie w umowie klauzuli o anulowaniu gwarantuje, że otrzymasz zapłatę, jeśli gospodarz wydarzenia będzie musiał anulować swoje plany lub wycofać się.

• Klauzule anulowania muszą zawierać informację, że wszelkie opłaty lub kaucje wpłacone do czasu anulowania nie podlegają zwrotowi.

• Te warunki chronią Twoje zarobki i zmniejszają prawdopodobieństwo rezygnacji klienta, zwłaszcza gdy ktoś ma dużo pieniędzy do stracenia.

• Klauzule te powinny określać, co stanowi ważne odwołanie wydarzenia i jak długo klient musi anulować, zanim zostanie obciążony pełną kwotą.

• Klauzula wypowiedzenia:

• Klauzula wypowiedzenia, znana również jako klauzula siły wyższej, zapewnia planistom ochronę prawną w przypadku odwołania usług z przyczyn od nich niezależnych.

• Okoliczności pozostające poza jego kontrolą obejmują huragany, tornada i powodzie.

• Ta klauzula daje planistom prawo do anulowania wszystkich zobowiązań i usług w pewnych ekstremalnych warunkach.

• Klauzula powinna określać, jakie okoliczności są nią objęte, kto jest uprawniony do odwołania usług i co się stanie, jeśli te usługi zostaną odwołane.

• Klauzula odszkodowawcza:

• Klauzula ta chroni organizatora imprez przed działaniami prawnymi z powodu zaniedbania klienta.

• Dzięki tej klauzuli klient nie może pociągnąć Ciebie ani Twojej firmy planistycznej do odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody, obrażenia lub straty, które wystąpią w wyniku ich działań.

• Klauzula anulowania (przez Ciebie):

• W niektórych przypadkach organizator imprezy może chcieć wycofać się w połowie umowy.

• Ta klauzula powinna określać scenariusze, w których możesz zrezygnować, w tym nieuzasadnione prośby w ostatniej chwili lub brak personelu.

• Zarysuj warunki dla klienta, jeśli się wycofasz, takie jak znalezienie zewnętrznego planisty lub zwrot depozytów.

Dlaczego kontrakty są ważne dla wydarzenia?

W niektórych sytuacjach konsekwencje mogą być zarówno szkodliwe, jak i kosztowne. Posiadanie umowy na planowanie imprezy gwarantuje, że Ty i Twój klient dobrze rozumiecie pracę, która zostanie wykonana, oraz inne aspekty niezbędne do wspólnego prowadzenia interesów. Tworząc umowę dotyczącą planowania wydarzeń, pamiętaj o uwzględnieniu tych pięciu elementów.

Jak negocjować umowę eventową?

Zasady handlu

W stosownych przypadkach stosuj zasady negocjacji handlowych. Pamiętaj o następujących obszarach: przygotowanie do negocjacji, wybór środków negocjacji, nawiązanie kontaktu między stronami, rozpoczęcie procesu negocjacyjnego, określenie opcji porozumienia itp.

• Poproś o propozycję bez podawania danych dotyczących budżetu:

Znajomość budżetu klienta z wyprzedzeniem jest kluczem do zakwalifikowania go jako podstawowego źródła dochodu. Jednak niektórzy potencjalni klienci będą się wahać przed omawianiem z tobą swoich liczb.

• Nie skupiaj się na jednym miejscu, ale zdobądź kilka propozycji:

Możesz zastosować tę samą lokalizację do wielu elementów planu. Nawet jeśli zaczynasz od tylko dwóch opcji budżetu (powiedzmy górnego i dolnego), nie myśl tylko o lokalizacji. Spróbuj znaleźć coś innego, co można uwzględnić.

• Nie polegaj na dobrej ofercie sprzedaży:

Będziesz potrzebował solidnych podstaw, aby przedstawić swoją ofertę sprzedaży. Pamiętaj jednak, że ludzie nie zawsze są chętni do czytania lub słuchania długich recytacji na temat Twoich zamiarów sprzedażowych, wskaźników przychodów itp. Po prostu wybierz najlepsze informacje, którymi chcesz się z nimi podzielić.

• Użyj internetu:

Używając go skutecznie, poczta elektroniczna i Internet to dobre kanały komunikacji, które liderzy biznesowi mogą wykorzystać do negocjacji. Skorzystaj ze źródeł internetowych, aby uzupełnić luki w swojej wiedzy handlowej.

• Jak uzyskać najlepszą cenę:

Skutecznie płacisz za aktywa, które już kupiłeś. Po wygaśnięciu umowy masz wybór. Jeśli jesteś zadowolony z warunków istniejącej umowy na wydarzenie, możesz obniżyć cenę lub stawkę płatności za użycie jako lojalny klient lub możesz targować się o lepszą ofertę. Tak czy inaczej, powinieneś być w stanie obniżyć miesięczny rachunek, negocjując z dostawcami wydarzeń.